Мудрый Экономист

Составляем график отпусков на 2017 год

"Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", 2017, N 1

В соответствии со ст. 123 ТК РФ отпуска предоставляются согласно графику отпусков, который работодатель ежегодно утверждает с учетом мнения выборного профсоюзного органа организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года. О том, что нужно учесть при составлении графика, расскажем в статье.

Как было сказано, не позднее чем за две недели до наступления календарного года (до 19.12.2016) в учреждении должен быть составлен график отпусков. Напомним те нюансы трудового законодательства и других законодательных актов, которые необходимо учесть при составлении графика.

Право на предоставление отпусков

В первую очередь - кому полагается отпуск. Отпуск предоставляется всем лицам, принятым на работу по трудовому договору. Право на использование отпуска за первый год возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у работодателя. При этом первый рабочий год начинается с первого дня работы у конкретного работодателя (Письмо Роструда от 18.12.2012 N 1519-6-1). По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

До истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен (ст. 122 ТК РФ):

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.

При составлении графика отпусков следует учесть, что работники-совместители тоже имеют право на отпуск. В соответствии со ст. 286 ТК РФ лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.

Если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности.

Таким образом, если в учреждении работает внешний совместитель, то, чтобы правильно организовать работу, его отпуск тоже следует включить в график отпусков. Для этого у данного работника следует запросить справку с основного места работы.

Право на отпуск в удобное время

Как правило, большая часть работников желает провести отпуск в летний период. Однако порой это невозможно в силу отраслевой специфики организации, поэтому отпуска предоставляются в течение года равномерно, чтобы сохранить рабочий процесс. В то же время работники некоторых категорий имеют право на отпуск в удобное для них время года, например женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет (пп. "б" п. 3 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 N 235). Как отмечено в Апелляционном определении Магаданского областного суда от 02.07.2014 по делу N 2-1729/2014, 33-533/2014, работодатель не вправе отказать женщине, имеющей двух детей в возрасте до 12 лет, в предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное для нее время. Также право на предоставление отпуска в удобное время имеют следующие работники:

Продолжительность отпуска

При составлении графика отпусков необходимо учитывать его продолжительность. Напомним, что в соответствии со ст. 115 ТК РФ продолжительность основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Некоторым категориям работников предоставляются отпуска большей продолжительности (удлиненные основные отпуска) (например, педагогическим работникам согласно Постановлению Правительства РФ от 14.05.2015 N 466 - 42 и 56 календарных дней).

Что касается продолжительности дополнительных оплачиваемых отпусков, то законодательством РФ регламентируется их минимальная продолжительность (например, отпуск за ненормированный рабочий день не может быть менее трех календарных дней (ст. 119 ТК РФ)). Поэтому работодатели, учитывая свои финансовые возможности, могут установить и большую их продолжительность.

При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском (ст. 120 ТК РФ).

При составлении графика отпусков следует учесть, что отпуск может быть предоставлен полностью либо разделен на части, одна из которых не должна быть менее 14 дней.

Заполнение графика отпусков

Унифицированная форма графика отпусков (Т-7 "График отпусков") утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Бюджетные учреждения могут применять указанную форму либо разработать ее самостоятельно и утвердить как приложение к учетной политике организации.

Ниже предлагаем рассмотреть унифицированную форму. Она состоит из 10 граф:

Как правило, на практике график отпусков составляется по структурным подразделениям учреждения. В соответствующих графах (1, 2, 3, 4) указывается должность работника в соответствии со штатным расписанием, фамилия, имя, отчество, табельный номер.

В графе 5 необходимо указать количество календарных дней отпуска, положенных работнику (отметим, что в данной графе отражается отпуск, полученный в результате сложения дополнительного и основного отпуска), а в графе 6 - запланированную дату отпуска. Если отпуск разбивается на две или более частей, в графе 5 указывается количество дней каждой такой части, в графе 6 - соответствующие запланированные даты отпусков.

В графах 7 и 8 указываются основания переноса отпуска. Напомним, что в соответствии со ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок в случаях:

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска сотруднику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на ходе работы организации, индивидуального предпринимателя, переносить отпуск на следующий рабочий год допускается с согласия работника. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

В графе 10 "Примечание" возможны различные отметки, например об увольнении работника в течение года.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков.

Уведомление работника об отпуске

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под подпись не позднее чем за две недели до его начала. Как отмечают чиновники Роструда в Письме от 30.07.2014 N 1693-6-1, формы и способы выполнения данного требования работодатель определяет самостоятельно. Это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы, ведомости и т.п. Также Роструд считает допустимым внести изменения в форму Т-7 "График отпусков", дополнив ее графами 11, 12. В одной из них работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой - указать дату уведомления о начале отпуска.

* * *

В заключение отметим следующее. Статья 123 ТК РФ определяет очередность предоставления оплачиваемых отпусков и время их использования и таким образом обеспечивает реализацию конституционного права на отдых. В соответствии с данной статьей стороны трудового договора должны согласовать календарный период отпуска, после чего работодатель издает приказ о предоставлении работнику отпуска.

Если график отпусков не соблюдается, например работодатель не предоставил отпуск в установленные графиком сроки, к работодателю применяется административная ответственность, установленная ст. 5.27 КоАП РФ. В то же время работодатель может предложить работнику перенести его отпуск на следующий рабочий год в случае, когда предоставление отпуска по графику может неблагоприятно отразиться на работе организации. Но если работник возражает, отпуск должен быть предоставлен ему по графику.

Многие организации пренебрегают требованиями ст. 123 ТК РФ, и отпуска работникам предоставляются по решению работодателя. Так, Верховный суд Республики Карелия рассмотрел нарушение в части несоблюдения порядка предоставления отпуска (см. Решение от 15.10.2010 N 21-208/2010). Заместитель директора учреждения счел, что правомерно издал приказ на меньшее количество дней отпуска, поскольку у работника отсутствовал необходимый отработанный стаж для предоставления полного отпуска. Более того, он полагал, что по аналогии с расторжением трудового договора работодатель может в одностороннем порядке изменить график отпусков. Решением высшей судебной инстанции должностное лицо было признано нарушителем трудового законодательства и привлечено к административной ответственности с наложением штрафных санкций в размере 2 000 руб.

Аналогичное нарушение рассмотрено в Постановлении Саратовского областного суда от 25.10.2016 по делу N 4А-659/2016.

К работнику трудовое законодательство также устанавливает определенные требования. Самовольное использование дней отгулов и самовольный уход в отпуск (основной, дополнительный) относятся к грубым нарушениям трудовых обязанностей, как прогул (см. Определение КС РФ от 29.09.2015 N 1833-О).

Советуем серьезно подойти к процедуре составления графика отпусков. Необходимо учесть пожелания работников льготных категорий, правильно определить продолжительность отпусков, а также по возможности максимально грамотно распределить очередность отпусков, принимая во внимание технологические особенности организации и взаимозаменяемость работников.

М. Зарипова

Эксперт журнала

"Бюджетные организации:

бухгалтерский учет и налогообложение"