Мудрый Экономист

Экономическая оценка эффективности внедрения средств автоматизации обработки наличности

"Расчеты и операционная работа в коммерческом банке", 2006, N 2

В продолжение темы автоматизации обработки наличности <1> в настоящей статье рассматриваются вопросы оценки эффективности внедрения новой кассовой техники в банках и на предприятиях, работающих с большими объемами наличности. Оставив в стороне всевозможные "политические" стороны этой области банковской деятельности (организацию тендеров, выбор поставщика, обслуживающей организации и др.), автор остановился на технико-экономическом обосновании различных вариантов оснащения банков с помощью математических моделей.

<1> См.: "Расчеты и операционная работа в коммерческом банке", 2006, N 1, с. 64 - 76.

Достаточно очевидным является тот факт, что главной задачей внедрения новой банковской техники и средств автоматизации является повышение эффективности кассовых операций как на отдельных участках, так и в банке в целом.

Что представляют собой кассовые операции? Хотя официального их определения и перечня не имеется, под этим часто употребляемым термином принято понимать все действия, связанные с движением наличных денежных средств и ценностей в банке: инкассацией, приходом, зачислением на расчетный счет, хранением и выдачей. Каким образом можно их совершенствовать?

Операции по обработке наличности - наиболее трудоемкие. Именно они являются узким местом в цепочке кассовых операций, и их нужно автоматизировать в первую очередь. Экономически и технологически обоснованная перестройка (реинжиниринг) кассовой работы создает двойной положительный эффект. Во-первых, снижаются операционные расходы банка на обработку наличности, а во-вторых, при грамотном маркетинге появляется возможность увеличения доходов от кассовых операций.

Все это хорошо понимают специалисты ведущих западных коммерческих банков, поэтому они постоянно работают над совершенствованием организационной структуры и технической оснащенности кассовых подразделений. Для периодического анализа и всесторонней оценки деятельности банка, для разработки любых достаточно серьезных проектов на Западе привлекаются группы высококвалифицированных экспертов консалтинговых компаний. В ходе бенчмаркинга (benchmarking) - специальных исследований (case study) типа "Эталонное тестирование кассовых операций" они идентифицируют ключевые критерии в каждой области кассовых операций, создавая полный комплекс данных для анализа и разработки стратегии.

Основы бенчмаркинга

Не вдаваясь в подробности организации и проведения исследований, приведем перечень основных вопросов, которые обычно изучает группа экспертов в рамках исследования (детали, разумеется, зависят от конкретных условий). Опыт консалтинговой работы автора показывает, что центральные (национальные) и коммерческие банки разных стран охотно используют эти показатели в своей работе. Даже простое перечисление исследуемых вопросов и показателей позволяет судить о сложности и многогранности проблемы.

Центральные банки

Коммерческие банки и организации, работающие с наличностью

Сети банкоматов:

Отделения:

Банкоматы в отделениях:

Услуги "за стойкой":

Корпоративные клиенты:

Кассовые центры:

Общие проблемы

Разумеется, приведенный перечень является далеко не исчерпывающим, многое зависит от ситуации в банковской системе страны и в конкретном банке. Детали уточняются в ходе проведения опросов и исследований. Дальнейшая работа включает обработку полученного материала с помощью используемых методик и математических моделей. Затем на основе опыта совершенствования кассовых операций в различных странах и банках осуществляется разработка стратегии и тактики реинжиниринга бизнес-процессов управления денежными потоками.

Таким образом, мы убеждаемся в том, что кассовые операции, и в первую очередь операции, связанные с обработкой наличных денежных средств, являются одной из важнейших, сложнейших и наиболее трудоемких сторон повседневной деятельности современного банка. И только детально обоснованный, правильный учет разнообразных экономических факторов обработки наличности позволяет оптимизировать процесс, увеличивая прибыль банка и снижая расходы на проведение кассовых операций.

Рассмотрим некоторые методики начиная с самых простых, предназначенных для выбора отдельных типов и моделей банковского оборудования.

Оценка экономической эффективности механизации кассовых операций

Первый, наиболее очевидный и наиболее распространенный в российских банках, путь улучшения кассовой работы - приобретение более производительного оборудования. Строго говоря, это не автоматизация обработки наличности, а механизация наиболее трудоемких операций с целью интенсификации процесса обработки. Что дает применение более производительного оборудования с этой точки зрения?

Если говорить о пересчете, то это безусловное увеличение объема (или сокращение очередей в кассах) и повышение качества обработки денег. Достаточно легко можно подсчитать, что, например, 6 кассиров, работающих вручную, без каких-либо счетчиков и детекторов (хотя сейчас для мало-мальски приличных банков это является анахронизмом), способны в среднем обработать не более 90 пачек банкнот за 8-часовую смену. Отметим при этом, что они вряд ли смогут выявить поддельные банкноты или монету. Столько же кассиров, применяющих малопроизводительные счетчики (до 1000 банкнот/мин, с учетом заторов и повторного пересчета) и детекторы, обработают примерно 130 пачек. В случае использования высокопроизводительных счетчиков банкнотов (1750 банкнот/мин) с встроенным набором детекторов эти же кассиры за смену способны обработать до 240 - 250 пачек. Применение 6 настольных сортировщиков De La Rue 3700 производительностью 20 пачек в час каждый позволило бы (при оптимальных условиях) отсортировать около 800 пачек за смену.

Практика показывает, что применение бандерольных машин (например, COM JD-240) также существенно повышает производительность обработки. Скорость обандероливания на COM JD-240 на 20 - 25% выше, чем при ручном обандероливании опытным кассиром, и составляет 25 корешков в минуту. Кроме того, при упаковке бандерольной машиной расход ленты на 1 корешок меньше почти в 3 раза, поэтому стоимость упаковки одного корешка ниже на 20%. Аналогичные данные можно привести по счетчикам и сортировщикам монеты, вакуумным упаковщикам, диспенсерам и другой технике.

Таким образом, повышение производительности отдельных операций обработки налицо. И первый вопрос, который возникает в данном случае, - какую именно модель банковского оборудования применить? Для ответа на этот вопрос можно использовать различные методики.

Применение метода экспертных оценок

С точки зрения выбора необходимой модели счетчика банкнот или монет, детектора или другой отдельной единицы банковской техники заслуживает внимания методика, разработанная автором в 1997 г. совместно с директором управления информатизации и автоматизации банковских работ Тверского банка Сбербанка России Г.Ф. Литинским. Она была апробирована в ходе испытаний нескольких моделей счетно-денежных машин отечественного и зарубежного производства, проводившихся в кассах ОПЕРУ Тверского банка Сбербанка России и Центрального отделения Сбербанка N 13 Твери в июле - августе 1997 г.

Цель испытаний заключалась в определении модели, наиболее эффективной при относительно небольших нагрузках (филиалы и обменные пункты, удаленные отделения). В течение периода испытаний (1,5 месяца) проверялась работа счетчиков банкнотов Magner 35, Magner 95, Kobell 8743, De La Rue 2000, Brandt 8630 в сравнении с уже имеющимися в эксплуатации отечественными счетчиками "Импульс-22" и "Купюра".

Испытания проводились с использованием метода экспертных оценок следующим образом:

Таблица

  Показатель 
  Место 
по
важности
 Импульс
22
Купюра
 Magner
35
 Magner
95
Kobell
8743И
 De La 
Rue
2000
Brandt
8630
Простота     
освоения
   10   
  4,50  
 4,00 
  4,33 
  3,38 
 3,33 
  5,00 
 4,50
Уровень шума 
    9   
  4,25  
 3,25 
  4,00 
  3,50 
 3,00 
  4,00 
 3,50
Индикация    
   11   
  4,25  
 3,00 
  4,00 
  3,67 
 3,00 
  4,33 
 5,00
Скорость     
пересчета
    8   
  4,33  
 3,00 
  3,00 
  4,25 
 3,33 
  3,00 
 4,67
Качество     
пересчета:
- новых      
банкнотов
    3   
  3,50  
 3,00 
  3,33 
  3,25 
 2,67 
  4,00 
 3,75
- ветхих     
банкнотов
    1   
  3,00  
 3,25 
  3,33 
  2,75 
 2,67 
  3,75 
 4,25
- валюты     
    5   
  3,25  
 3,00 
  4,00 
  4,00 
 3,00 
  4,50 
 4,50
Качество     
детекции:
- сдвоенности
    4   
  3,67  
 3,67 
  3,00 
  3,00 
 3,00 
  4,00 
 4,50
- размера    
    7   
  3,33  
 3,33 
  3,00 
  4,25 
 3,00 
  4,00 
 4,67
Устранение   
заторов
    6   
  4,50  
 3,25 
  3,67 
  3,25 
 3,67 
  4,50 
 5,00
Надежность   
    2   
  3,00  
 3,25 
  3,5  
  2,88 
 3,00 
  4,00 
 4,50
Удобство     
чистки
   12   
  4,50  
 4,00 
  3,67 
  3,25 
 3,67 
  4,00 
 5,00
Средний балл 
  3,84  
 3,33 
  3,57 
  3,45 
 3,11 
  4,09 
 4,49
Общий балл (с
учетом
важности)
 10,68  
10,15 
 10,71 
  9,83 
 9,11 
 12,35 
 13,57
Общее место  
    4   
   5  
   3   
   6   
   7  
   2   
   1

Перед началом испытаний каждый из 10 участников ранжировал изучаемые показатели по важности (на первое место ставился самый важный показатель). Как выяснилось, наиболее важным свойством машины большинство кассиров считают качественный пересчет ветхих банкнотов, затем идут надежность и качество пересчета новых банкнотов. Наименее существенными были признаны простота освоения, удобство индикации и чистки счетчика.

В ходе испытаний каждый кассир, проработав несколько дней на счетно-денежной машине, выставлял по каждому из показателей свою оценку по пятибалльной шкале (причем допускались и дробные оценки, например 4,2 балла).

При обработке результатов выводился средний балл по каждому показателю, по счетчику в целом, а также общий балл с учетом важности показателя (в данном случае "вес" показателя принимался обратно пропорциональным его месту по важности, после чего выводились средневзвешенное значение общего балла и, соответственно, занятое им место).

Результаты испытаний подтвердили, что основными требованиями, предъявляемыми кассирами к счетчикам, являются высокая надежность (чего, к сожалению, пока не хватает отечественным моделям), минимальное количество сбоев и остановок при пересчете ветхих купюр и точность пересчета новых или замасленных купюр.

Специалисты обеих касс единодушно отметили, что в кассах пересчета целесообразно применять только уже выпускающиеся (хотя и более дорогие по сравнению с другими) счетчики Brandt 8643 как наиболее точные и надежные в условиях высоких нагрузок, а также более быстрые. Их общий балл, рассчитанный по предложенной методике, составил 15,37 при среднем балле 4,92.

По заключению кассовых работников Тверского банка Сбербанка России, участвовавших в испытаниях, наиболее целесообразным для применения при небольших нагрузках (филиалы и обменные пункты, удаленные отделения) как с точки зрения эксплуатационных характеристик, так и с точки зрения экономии средств было признано использование счетно-денежных машин Brandt 8630 или De La Rue 2000.

Рассмотренная методика была разработана и применена летом 1997 г. С тех пор многое изменилось, ряд моделей уже снят с производства, появились и новые (в частности, хорошо себя зарекомендовавший счетчик банкнотов серии Kobell 8750, который имеет не только детекторы сдвоенности, размера банкнот, УФ-свечения и магнитный детектор, но и пылезащитную систему). Однако сам подход вполне можно применять и в настоящее время при выборе как счетчиков банкнотов, так и счетчиков монеты.

Более простой вариант метода экспертных оценок применялся автором в ходе исследований, проводившихся НИИ Гознака в середине 1998 г. В опросном листе среди вопросов, касающихся отношения кассиров к новым российским банкнотам и монетам, был и вопрос о том, какие счетчики банкнотов и монеты лучше/хуже справляются с пересчетом.

В итоге 240 кассовых работников из 25 различных организаций, в том числе 21 банковского учреждения, начиная с крупнейших банков (Московский банк Сберегательного банка РФ, Автобанк, Инкомбанк, "Менатеп", Мост-банк), включая учреждения ЦБ РФ, а также 4 небанковских организаций (железнодорожный вокзал, трамвайно-троллейбусное управление, сеть универмагов, хлебопромышленное объединение), определили исходя из своего опыта эксплуатации, какие счетчики банкнотов и монеты имеют лучшие, а какие - худшие показатели.

Достоинством метода экспертных оценок является его достаточно высокая объективность (снижается возможность предвзятого отношения при закупках техники в больших количествах). Вместе с тем кассовые работники знакомятся с новейшими образцами техники, производители - получают ценные замечания и пожелания по ее совершенствованию. Недостатком является некоторая "громоздкость" метода, проведение испытаний требует значительных затрат сил и времени при их организации, в определенной степени отвлекается от своей непосредственной работы персонал. Кроме того, оцениваются дизайн, технические и эксплуатационные характеристики, но не экономическая эффективность внедрения.

Для оценки не только технических и эксплуатационных характеристик, но и экономического обоснования эффективности внедрения автором статьи была разработана методика, позволяющая оценить качество различных типов счетно-денежных машин (СДМ) и ориентировочные сроки их окупаемости. Естественно, после того как техника себя окупит, ее применение начинает приносить прибыль.

Расчет эффективности счетно-денежных машин

Математическая модель "Расчет эффективности счетно-денежных машин" позволяет определить наиболее предпочтительные варианты выбора счетчиков банкнотов и счетчиков монет исходя из их рейтингов по критерию "эффективность/стоимость", а также вычислить производительность работы кассиров при пересчете денег вручную и с помощью различных типов СДМ. Исходя из этих данных определяются сроки окупаемости СДМ. Модель реализована на базе MS Excel.

В основу предлагаемой методики положен следующий принцип: какое количество кассиров потребовалось бы для обработки заданного объема наличности за установленное время - без какой бы то ни было техники и с применением различных типов машин. Соответственно, определяется экономия заработной платы, поскольку приобретение счетчиков банкнотов, например, является единовременным вложением средств банка, а выплата зарплаты кассирам производится ежемесячно.

Исходными данными являются заработная плата кассиров, коэффициент их загрузки, требуемый объем обрабатываемой наличности за смену, типы счетчиков, их технические характеристики и цена. Начальный рейтинг (1000 единиц) изменяется в зависимости от скорости (и количества скоростей) пересчета, надежности пересчета, наличия детекторов (УФ, магнитного, размера, сдвоенности), наличия порта RS 232 и пылезащиты с использованием коэффициентов, определенных методом экспертных оценок (на основе опроса кассиров и хронометража операций).

Расчет эффективности, выполненный в 1999 г. для одного из банков, приведен на рис. 1 <1>.

<1> Рис. 1 не приводится.

В итоге с помощью рассчитанной таблицы и диаграммы можно определить ориентировочные сроки окупаемости различных типов техники. В частности, расчеты показывают, что при средней зарплате кассира, соответствующей 150 долл. в месяц, недорогие счетчики банкнот Kobell 8750 UV и Magner 35 окупаются за 0,91 и 1,96 месяца соответственно. Правда, рейтинг Kobell 8750 существенно выше (из-за разнообразного набора детекторов со ступенчато изменяемой чувствительностью). Впрочем, и достаточно дорогие мощные счетчики Brandt/De La Rue 8672 окупаются за 5,19 месяца. При современном уровне зарплаты кассиров в 500 долл. они окупятся за 1,53 месяца.

Аналогичные результаты получены и для определения сроков окупаемости счетчиков монет в зависимости от зарплаты кассиров, цены и производительности счетчиков. В 2002 г. математическая модель "Расчет окупаемости счетно-денежных машин" применялась для сравнительной оценки различных счетчиков банковского класса и настольных сортировщиков банкнотов "БАРС 5000".

Учитывая значительные объемы денежной массы в России, можно предположить, что будущее в обработке наличности принадлежит не только высокопроизводительным счетчикам и счетчикам-сортировщикам, но и достаточно мощным сортировочным системам, особенно в связи с переходом к централизованной обработке наличности. Рассмотрим вопросы экономической целесообразности применения таких систем в крупных кассовых узлах и кассовых центрах в тесной связи с задачами повышения эффективности обработки денежной массы.

Выбор типа сортировочных систем при оснащении кассовых центров

Для предварительного выбора типа сортировочной системы для обработки банкнотов и ее комплектации можно применять математическую модель "Расчет производительности сортировочных комплексов на базе квазиоптимального алгоритма обработки банкнотов" (рис. 2 <2>). С ее помощью исходя из необходимых объемов и структуры обрабатываемой наличности определяются тип, производительность, конфигурация (количество сортировочных карманов) сортировщиков банкнотов и общее количество сортировочных комплексов.

<2> Рис. 2 не приводится.

Модель была разработана в 1996 - 1997 гг. в период высокого интереса российских банков к мощным сортировочным системам при непосредственном участии автора статьи и апробирована на практике в ряде коммерческих банков.

В основу данной модели положен специально разработанный группой математиков квазиоптимальный алгоритм обработки банкнотов, обеспечивающий минимальное количество повторных проходов при обработке коммерческих депозитов с заданным купюрным строением при фиксированном количестве сортировочных карманов. Исходя из этого минимизируется время обработки депозитов и повышается общая производительность комплекса. Программирование выполнено на алгоритмическом языке VBA (Visual Basic for Applications) и реализовано в среде MS Excel.

Исходными данными для этой модели являются общее количество банкнотов, купюрное строение в процентах по номиналам, продолжительность рабочего дня в зависимости от количества смен операторов, коэффициент реальной производительности обработки, тип машины, количество сортировочных карманов и стратегия обработки (количество карманов на один номинал).

В приведенном варианте расчет проводится для одного сортировщика CPS 1500 при двухсменной работе по 7 часов. Купюрное строение взято не для конкретного банка, а использованы средние значения по России <3>. Сортировка 120 депозитов общим количеством 750 тыс. банкнотов в день проводится по критерию "ветхие/годные/годные для банкоматов".

<3> Структура наличной денежной массы в обращении по эмиссионному балансу по состоянию на 1 января 2006 г. // Вестник Банка России от 1 марта 2006 г. N 14 (884).

В итоге могут быть получены данные по общим временным затратам на сортировку, по необходимому количеству проходов для полного завершения сортировки и времени на каждый проход (рис. 4 <4>), по требуемому количеству машин для всех существующих типов и конфигураций сортировщиков производства фирм Currency Systems International (CSI), De La Rue, Giesecke and Devrient, BEB, "Дата-Центр"/BARS GmbH, Toshiba и др. (рис. 5 <5>). Так, например, для сортировки 750 тыс. банкнотов в день (по нормативам ЦБ РФ такую работу должны выполнять 30 кассиров) потребуется 2,46 (т.е. 3) сортировщика CPS 600 производства корпорации CSI (США), имеющих по девять сортировочных карманов и обслуживаемых всего двумя операторами каждый. Для выполнения этой же работы достаточно 0,99 (одного) мощного сортировщика CPS 1500.

<4> Рис. 4 не приводится.
<5> Рис. 5 не приводится.

Кроме того, эта модель дает рекомендации и по наилучшим вариантам обработки банкнотов при заданном купюрном строении наличности для машины конкретного типа и конфигурации.

Оценка эффективности различных вариантов организации кассовых центров

Для проведения комплексной оценки экономической эффективности различных вариантов организации кассовых центров и вычисления основных технико-экономических показателей можно использовать математическую модель "Расчет окупаемости систем автоматической обработки банкнотов", также разработанную автором статьи в 1996 - 1997 гг. Модель позволяет произвести сравнительную оценку эффективности применения и сроков окупаемости систем для трех типов кассовых узлов:

  1. неавтоматизированной кассы пересчета (оснащенной только счетчиками банкнотов, детекторами, бандерольными машинами и вакуумными упаковщиками);
  2. автоматического комплекса (где применяются только сортировщики банкнотов);
  3. автоматизированного кассового центра, где применяются как счетчики банкнотов, так и сортировщики.

Один из вариантов структуры кассовых узлов и основные технико-экономические характеристики оборудования показаны на рис. 6 и 7 <6>. В неавтоматизированной кассе пересчета работают 2 смены по 35 кассиров, один автоматический комплекс CPS 1500 работает в 3 смены (2 оператора по 7 часов), в автоматизированном кассовом центре установлен 1 сортировщик CPS 600 и 22 кассира работают в одну смену.

<6> Рис. 6 и 7 не приводятся.

Для проведения расчетов затрат на обработку наличности требуется достаточно большое число и других исходных данных (начиная с количества персонала и его заработной платы, стоимости оборудования, площади помещений, затрат на их аренду/содержание и целого ряда других). Часть из них показана в таблицах (рис. 7).

В итоге с учетом амортизации определяются такие показатели, как срок окупаемости, объем обработанной наличности в год, расходы по обработке наличности в течение первых восьми лет, стоимость обработки одной пачки и др. Результаты выводятся в виде таблиц, графиков и гистограмм. Например, на рис. 8 <7> представлен ряд графиков, характеризующих экономические показатели обработки наличности, включая интегральный, - стоимость обработки пачки банкнотов исходя из общих затрат на обработку наличности в течение 8 лет эксплуатации.

<7> Рис. 8 не приводится.

Результаты вычислений, проведенных в 1997 г. при достаточно низком уровне зарплаты кассиров (200 долл.), показывают, что, несмотря на значительные начальные затраты, один сортировочный комплекс CPS 1500 в сравнении с кассой пересчета на 35 рабочих мест с двухсменной работой окупается (с учетом амортизации оборудования) уже через 4 года. Что же касается стоимости обработки каждой пачки банкнотов, то при автоматической обработке она с самого начала примерно в 1,5 - 2,5 раза ниже (см. последний график на рис. 8).

Однако приведенные графики (вычисления были проведены в начале текущего года для уровня ежемесячной зарплаты кассиров, соответствующей 600 долл.) показывают, что внедрение сортировочных комплексов может окупиться уже через 1,5 - 2 года. Основным вопросом становится обеспечение необходимого объема наличности для их полной загрузки.

В дальнейшем с помощью той же модели можно определять эффективность инвестиций в обработку наличности путем расчета таких показателей, как чистый приведенный эффект инвестиции (NPV), индекс рентабельности инвестиции (PI), норма рентабельности инвестиции (IRR) и др.

В итоге для оснащения головного кассового центра можно выбрать один мощный, например, уже рассмотренный нами CPS 1500 или BPS 1000 (рис. 9 <8>) или несколько менее производительных сортировщиков банкнотов, можно комплексировать их применение с рабочими местами, оснащенными счетчиками или счетчиками-сортировщиками банкнотов.

<8> Рис. 9 не приводится.

Как уже отмечалось в предыдущих статьях, необходимой основой успешного функционирования кассовых центров являются правильный выбор и оснащение их автоматизированной системой для работы с наличностью. Мы уже упоминали такие автоматизированные системы различных уровней и назначения, как ПТК "Кассир операционной кассы" и Depros, ПТК "Касса пересчета", АБС "Мт-Банк", систему управления денежными потоками Maestro, систему прогнозирования "Prognis", комплексную систему управления денежными потоками Compass и др. <9>

<9> См.: "Расчеты и операционная работа в коммерческом банке", 2005, N 10, с. 70 - 81; 2006, N 1, с. 64 - 76.

Только комплексное применение мощных средств обработки наличности и автоматизированных систем управления денежными потоками позволяет повысить эффективность кассовых операций банка.

Заключение

В настоящей статье, посвященной повышению эффективности кассовых операций как на отдельных участках, так и в банке в целом, мы рассмотрели концептуальный подход к совершенствованию кассовой работы в коммерческом банке. Кроме того, рассказали о некоторых методиках и математических моделях, позволяющих оценить эффективность внедрения средств механизации и автоматизации обработки наличности с экономической и технологической точек зрения.

Итак, общий выигрыш и получаемые преимущества в случае интеграции процессов при автоматизированной обработке коммерческих депозитов и прогнозировании денежных потоков очевидны, по крайней мере для зарубежных банков. Будем надеяться, что и в России затянувшийся с конца 90-х годов кризис во внедрении в коммерческих банках современных технологий работы с наличностью постепенно будет преодолен. Тем более что для западных банков, все активнее внедряющихся на российский финансовый рынок, автоматизация и централизация обработки денег - давно уже пройденный этап.

В.М.Ионов

Партнер

компания Currency Research Ltd. (США)