Мудрый Экономист

Оформление трудовой книжки и внесение записей в нее

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2006, N 4

Общие сведения о трудовой книжке

Трудовая книжка является одним из основных документов, подтверждающих трудовую деятельность человека, и подлежит грамотному заполнению, бережному и правильному хранению.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" (далее по тексту - Постановление N 225) введены новые бланки трудовой книжки и вкладыша в нее. По формату она приближена к паспорту, состоит из 44 страниц. Цвет ее обложки изменен с зеленого на серый, на ней отпечатан Герб России и наименование бланка "Трудовая книжка". При изготовлении новых книжек используются современные полиграфические технологии, в том числе специальное оборудование, что позволяет усилить защиту от подделок этого документа. Дополнительно была разработана новая бумага с химзащитой и эксклюзивным водяным знаком, состоящим из аббревиатуры "ТК". Шитье книжки защищенными нитками специальным швом исключает возможность замены листов.

Вкладыш нового образца имеет 36 листов и исполнен так же, как и трудовая книжка, имеет бумажную обложку серого цвета.

В соответствии с п. 2 Постановления N 225 трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат.

Согласно п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением N 225 (далее по тексту - Правила), ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя в лице специально уполномоченного сотрудника, назначаемого приказом (распоряжением).

В крупной организации ведением трудовых книжек обычно занимается отдел кадров; в небольшой, из-за отсутствия соответствующего специального подразделения, делать подобную работу могут бухгалтеры, секретари и другие должностные лица.

В примере 1 представлен образец приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками (см. пример 1).

Пример 1.

         Общество с ограниченной ответственностью "Конфил"
ПРИКАЗ
30 марта 2006 г. N 24
г. Саратов
О назначении ответственного должностного лица
за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек
В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых
книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими
работодателей (утвержденных Постановлением Правительства
Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225),
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. С 30 марта 2006 г. назначить ответственным лицом по ведению,
хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним
специалиста по кадрам Татьяну Александровну Кузнецову.
2. Контроль за исполнением данного приказа оставляю за собой.
Генеральный директор Ленский В.Н. Ленский
С приказом ознакомлена Кузнецова Т.А. Кузнецова
30 марта 2006 года

По записям в трудовой книжке можно:

характер выполняемой человеком работы;

общий и непрерывный трудовой стаж;

В трудовую книжку вносятся записи о поощрениях и награждениях работника, свидетельствующие о его добросовестном отношении к труду.

Должностному лицу следует проводить определенную поэтапную работу с трудовыми книжками:

Необходимо пояснить, какими нормативными актами следует руководствоваться при работе с трудовыми книжками. Ими являются:

Случаи оформления трудовых книжек

Согласно ст. 66 ТК РФ трудовые книжки должны вестись в обязательном порядке во всех организациях на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для него основной.

Работодатель - физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. И все же некоторые индивидуальные предприниматели до сих пор совершают ошибку и вносят запись о работе в трудовую книжку своего сотрудника.

Решая вопрос о правомерности хранения трудовой книжки у такого работодателя, мы должны исходить из следующего. Отдельного нормативно-правового акта, который бы регулировал трудовые отношения с работодателями - физическими лицами не существует. В гл. 48 Трудового кодекса РФ вообще ничего не говорится о возможности хранения трудовой книжки у работодателя - физического лица или, наоборот, невозможности этого. Соответственно, руководствуясь принципом "что не запрещено, то разрешено", можно сделать вывод, что данное хранение допустимо, но, конечно, только с согласия сотрудника.

Заполнение сведений о работнике

В трудовую книжку при ее оформлении на титульный лист вносятся следующие сведения о работнике:

Запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании надлежаще заверенных документов:

профессия и/или специальность - на основании документов об:

Пример 2. Профессиональная подготовка лиц, допущенных к обращению с опасными отходами, подтверждается свидетельством (сертификатом) на право работы с опасными отходами, специальным сертификатом, который выдается на основании послевузовского профессионального образования (ординатуры) или свидетельством о дополнительном образовании (повышения определенными видами).

Фрагмент документа. Пункт 28 Типового положения об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования, утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 июня 1995 г. N 610

Слушателям, которые успешно завершили курс обучения, выдают следующие документы государственного образца:

Сведения о результатах повышения квалификации и профессиональной переподготовки специалистов направляются в отделы кадров по месту их основной работы.

Трудовая функция определяется путем установления сторонами трудового договора:

Профессия - это вид трудовой деятельности, определяемый характером и целью трудовых функций.

Специальность - это более дробное деление профессии, одна из ее разновидностей. Специальность зависит от характера навыков и знаний по данной профессии, приобретенных в процессе специального образования.

Квалификация - это уровень подготовки, опыта, знаний по данной специальности, определяемый:

После указания даты заполнения трудовой книжки, в соответствии с п. 2.2 Инструкции, работник своей подписью на первой странице заверяет правильность внесенных записей. Обращаем ваше внимание на то, что он ставит только свою подпись, никакой дополнительной информации типа "С записями ознакомлен" вносить не следует.

Ниже расписывается сотрудник кадровой службы или другое уполномоченное для ведения трудовых книжек должностное лицо.

В левом нижнем углу титульного листа трудовой книжки ставится печать организации. См. образец заполнения с. 1 трудовой книжки в Примере 3.

Пример 3.

--------------------------------------------------T--------------------------------------------------------
¦
Фамилия Сидорова изменена на фамилию Аулова. ¦ ТРУДОВАЯ КНИЖКА
Основание: свидетельство о заключении брака II-МЮ ¦
N 230258981, выданное Измайловским отделом ЗАГС ¦ ТК N 8604301
Управления ЗАГС города Москвы 1 октября 2005 г. ¦
¦ Аулова
Специалист по кадрам ¦ (Сидорова)
ООО "Конфил" Кузнецова Т.А. Кузнецова ¦ Фамилия ----------------------------------------------
¦ Светлана
Печать ¦ Имя --------------------------------------------------
ООО "Конфил" ¦ Ивановна
¦ Отчество ---------------------------------------------
¦ 14 мая 1970 года
¦ Дата рождения _________________________________________
¦ (число, месяц, год)
¦ высшее
¦ Образование ------------------------------------------
¦ _______________________________________________________
¦ бухгалтер
¦ Профессия, специальность -----------------------------
¦ 23 мая 2003 г.
¦ Дата заполнения --------------------------------------
¦ (число, месяц, год)
¦ Сидорова
¦ Подпись владельца книжки -----------------------------
¦
¦ М.П. Подпись лица, ответственного за ведение
¦ Печать трудовых книжек
¦ ООО "Конфил" Кузнецова
¦ --------------------------------------
¦ (разборчиво)
--------------------------------------------------+--------------------------------------------------------

Внесение изменений в сведения о работнике

За время трудовой деятельности в жизни каждого человека происходят различные события, благодаря которым меняются некоторые анкетно-биографические данные человека. Мы попытаемся разъяснить, как правильно внести данные изменения в трудовую книжку. Прежде всего надо пояснить, на основании каких документов они производятся. Подтверждающими документами признаются:

С представленных работником документов снимается копия, которая заверяется в обычном порядке и подшивается в личное дело работника. При смене сотрудником фамилии, имени, отчества, даты рождения необходимо издать приказ об изменении анкетно-биографических данных (см. пример 5).

Фрагмент документа. Пункт 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек

Изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов со ссылкой на их номер и дату.

Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

А теперь покажем (см. пример 4), как правильно внести изменение записи о полученном образовании.

Фрагмент документа. Пункт 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек

Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

Пример 4. Допустим, у работника на момент заведения трудовой книжки было среднее образование, а позже он получил высшее, сведения о котором и надо отразить в трудовой книжке. Это можно сделать следующим образом:

                среднее, высшее
Образование -----------------------------
_________________________________________
бухгалтер
Профессия, специальность ----------------

Пример 5.

                            ООО "Конфил"
ПРИКАЗ
5 октября 2005 N 127
Москва
Об изменении фамилии
В связи со вступлением С.И. Сидоровой в брак
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Изменить в учетных документах фамилию Светланы Ивановны
Сидоровой, бухгалтера финансовой службы, на Аулову с 5 октября
2005 г.
2. Службе персонала:
- подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору,
заключенному с работником;
- внести соответствующие записи в личную карточку и трудовую
книжку работника;
- довести приказ до финансовой службы.
Основание: свидетельство о заключении брака II-МЮ N 230258981,
выданное Измайловским отделом ЗАГС Управления ЗАГС города Москвы
1 октября 2005 г.
Генералов
Генеральный директор --------------- Е.К. Генералов
С приказом ознакомлены: Аулова
Работник --------------- С.И. Аулова
5 октября 2005 г.
Уваров
Главный бухгалтер --------------- А.Н. Уваров
5 октября 2005 г.

В случае если на момент окончания бланка трудовой книжки (выдается вкладыш) у работника изменились фамилия, образование и специальность, то данные изменения вносятся на титул самой книжки, на вкладыше же фиксируются новые данные. Ссылка на соответствующие документы при этом дается один раз - на внутренней стороне обложки трудовой книжки.

Из следующих номеров журнала вы узнаете о том, как правильно вносить в трудовую книжку сведения о приеме на работу, переводах, увольнениях и награждениях; как вносить изменения в эти записи и др.

Н.Г.Пономарева

Начальник отдела кадров

ООО "Конфин"