Мудрый Экономист

Документы внутреннего распорядка

"Практическая бухгалтерия", 2006, N 4

В каждой фирме существуют свои внутренние законы - локальные нормативные акты. Они помогают руководить работой сотрудников, с которыми был заключен трудовой договор, а также избежать споров и недоразумений с работниками.

Неотъемлемой частью трудовых отношений являются кадровые документы. Поэтому они есть на каждом предприятии. Локальные нормативные акты принимаются по вопросам, касающимся:

Внутрифирменные нормативные акты могут быть как прямо предусмотрены Трудовым кодексом, так и нет (ст. 8 ТК РФ). Первым обязательным документом, с которым сталкивается каждый работник, является штатное расписание.

Штатное расписание

Для штатного расписания предусмотрен типовой бланк. Его форма (N Т-3) утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.

Штатное расписание составляется в одном экземпляре сотрудником отдела кадров или бухгалтером. Этот документ утверждает руководитель фирмы своим приказом, составленным в произвольной форме. Например, он может выглядеть так:

-----------------------------------------------------------------¬
¦ ООО "Комета"¦
¦ ¦
¦ Приказ ¦
¦от 30 декабря 2005 г. N 57¦
¦ ¦
¦Утвердить штатное расписание на 2006 г. (приложение к настоящему¦
¦приказу). ¦
¦ ¦
¦Генеральный директор ООО "Комета" Данилов /Н.А. Данилов/¦
L-----------------------------------------------------------------

Штатное расписание - документ не кадровый, а экономический. Поэтому составляют его начальники отделов вместе с главным бухгалтером. Они же его и подписывают. А в кадровом отделе хранится копия этого документа. Штатное расписание на год утверждает руководитель фирмы. Изменения, вносимые в течение года, оформляются приказом.

Образец заполнения штатного расписания приведен на странице 43.

Документ

                                                         ---------¬
¦ Код ¦
+--------+
Форма по ОКУД ¦ 0301017¦
ООО "Комета" +--------+
------------------------------------------------ по ОКПО ¦40072014¦
наименование организации L---------
----------T-----------¬
¦ Номер ¦ Дата ¦
¦документа¦составления¦
+---------+-----------+
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ ¦ 5 ¦ 30.12.2005¦ УТВЕРЖДЕНО
L---------+------------
2006 г. 01 января 06
на период ------- с "--" ------ 20-- г. Приказом организации
30 декабря 05 57
от "--" ------- 20-- г. N --
18
Штат в количестве ----- единиц
--------------------T---------T------T--------T--------------------------------T--------T-------¬
¦ Структурное ¦Должность¦Коли- ¦Тарифная¦ Надбавки, руб. ¦Всего в ¦Приме- ¦
¦ подразделение ¦(специ- ¦чест- ¦ ставка +----------T----------T----------+ месяц, ¦чание ¦
+-------------T-----+альность,¦во ¦(оклад) ¦ ¦ ¦ ¦ руб. ¦ ¦
¦ наименование¦ код ¦профес- ¦штат- ¦ и пр., ¦ ¦ ¦ ¦(гр. 5 +¦ ¦
¦ ¦ ¦сия), ¦ных ¦ руб. ¦ ¦ ¦ ¦гр. 6 + ¦ ¦
¦ ¦ ¦разряд, ¦единиц¦ ¦ ¦ ¦ ¦гр. 7 + ¦ ¦
¦ ¦ ¦класс ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦гр. 8) x¦ ¦
¦ ¦ ¦(катего- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦гр. 4 ¦ ¦
¦ ¦ ¦рия) ква-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦лификации¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------+-----+---------+------+--------+----------+----------+----------+--------+-------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦
+-------------+-----+---------+------+--------+----------+----------+----------+--------+-------+
¦Администрация¦ 01 ¦директор ¦ 1 ¦ 20 000¦ - ¦ - ¦ - ¦ 20 000¦ - ¦
+-------------+-----+---------+------+--------+----------+----------+----------+--------+-------+
¦ ¦ ¦зам. ¦ 1 ¦ 18 000¦ ¦ ¦ ¦ 18 000¦ ¦
¦ ¦ ¦директора¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------+-----+---------+------+--------+----------+----------+----------+--------+-------+
¦ ¦ ¦главный ¦ 1 ¦ 16 000¦ - ¦ - ¦ - ¦ 16 000¦ - ¦
¦ ¦ ¦бухгалтер¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------+-----+---------+------+--------+----------+----------+----------+--------+-------+
¦ ¦ ¦бухгалтер¦ 2 ¦ 10 000¦ - ¦ - ¦ - ¦ 10 000¦ - ¦
+-------------+-----+---------+------+--------+----------+----------+----------+--------+-------+
¦ ¦ ¦секретарь¦ 1 ¦ 8 000¦ - ¦ - ¦ - ¦ 8 000¦ - ¦
+-------------+-----+---------+------+--------+----------+----------+----------+--------+-------+
¦ ... ¦ ... ¦ ... ¦ ... ¦ ... ¦ ... ¦ ... ¦ ... ¦ ... ¦ ... ¦
L-------------+-----+---------+------+--------+----------+----------+----------+--------+--------
Итого ¦ 18 ¦ 180 000¦ ¦ ¦ ¦ 180 000¦
L------+--------+----------+----------+----------+---------
Руководитель кадровой начальник Румянцев И.В. Румянцев
службы ----------- --------- -------------------
должность личная расшифровка подписи
подпись
Калинина А.В. Калинина
Главный бухгалтер ----------- -----------------------------
личная расшифровка подписи
подпись

Как и в любой унифицированный бланк, в штатное расписание можно добавлять новые графы. А вот удалять из формы ничего нельзя.

Обратите внимание: столь любимые руководителями "вилки" окладов незаконны, поскольку Конституция гарантирует равенство прав и возможностей. Поэтому у двух бухгалтеров или у двух инженеров не может быть разных окладов.

Учесть преимущества того или иного работника следует с помощью надбавок. Они могут быть за работу в выходные, за выслугу лет, за командировки и т.д. Условия получения надбавок, премий и иных выплат нужно учитывать в другом локальном акте - положении об оплате труда.

Оплата труда

Поскольку характер трудовых отношений весьма разнообразен, нельзя определить размер вознаграждения работника на основе какого-то единого критерия. В основном размер зарплаты зависит от отработанного времени или количества качественной продукции (услуг), произведенной (оказанных) работником.

Для учета рабочего времени предусмотрены специальные формы: Т-12 "Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда" и Т-13 "Табель учета рабочего времени". Их бланки можно найти в Постановлении Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.

Проверяя табель, трудовые инспекторы в первую очередь обращают внимание на учет сверхурочной работы. Если в табеле проставлены цифры не больше 8 часов, а кто-то из сотрудников работал сверхурочно, то фирме придется им доплатить.

Положение об оплате труда на фирме составляется в произвольной форме начальником кадровой службы или главным бухгалтером. Утверждает этот документ руководитель. С этим документом фирма обязана ознакомить каждого сотрудника под расписку.

Обратите внимание: изменить оклад работника, надбавки и поощрительные выплаты, установленные когда-то работнику, достаточно непросто. Согласно ст. 57 Трудового кодекса перечисленные пункты являются существенным условием трудового договора. Об изменении таких условий работника нужно предупреждать за два месяца.

Трудовой распорядок

Наиболее любимый трудовыми инспекторами документ - правила внутреннего трудового распорядка фирмы. Этот локальный нормативный акт определяет порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания и т.д. Об этом сказано в ст. 189 Трудового кодекса.

Этот перечень не исчерпывающий. Фирма может установить в правилах внутреннего трудового распорядка и другие условия. Главное, чтобы они не ухудшали положения работника по сравнению с Трудовым кодексом и коллективным договором (если он есть).

Утверждает правила внутреннего трудового распорядка руководитель фирмы с учетом мнения представительного органа работников, если такой имеется. С правилами внутрифирменного распорядка нужно ознакомить сотрудника под расписку при приеме на работу. А если руководство решило внести изменения в этот документ - за два месяца до их утверждения. Отметим, что работник даже может согласно ст. 62 Трудового кодекса потребовать себе его копию.

В правилах внутреннего трудового распорядка нужно показать специфику работы вашей фирмы, не отклоняясь при этом от Трудового кодекса. Например, запрещено указывать, на сколько частей можно разбивать отпуск работника. Главное, чтобы одна из них была не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Лишать надбавок сотрудника, находящегося на испытательном сроке, также незаконно.

Охрана труда

Согласно ст. 212 Трудового кодекса работодатель обязан обеспечить на предприятии безопасные условия и охрану труда.

В первую очередь сотрудников нужно ознакомить с правилами техники безопасности. Это следует сделать сразу после заключения с работником трудового договора. Факт инструктажа необходимо зафиксировать письменно. Для этого можно завести специальный журнал. Отметим, что для некоторых категорий работников предусмотрены как предварительные (перед приемом на работу), так и последующие медицинские осмотры за счет фирмы (ст. 213 ТК РФ).

Если руководитель допустил к работе сотрудника, который не прошел инструктаж по охране труда или обязательное медобследование, ему грозит штраф. Согласно ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях он составляет от 500 до 5000 руб.

Сведения о сотрудниках

Обязанность кадровой службы вести личные дела предусмотрена только для государственных учреждений (ст. 44 Закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ). Другие фирмы могут самостоятельно разработать порядок сбора и хранения информации о сотрудниках. Для этого руководитель фирмы должен утвердить Положение о персональных данных работника. С ним также нужно ознакомить каждого сотрудника под расписку.

В деле каждого работника могут быть следующие документы:

Сотрудник вправе в любое время посмотреть свое личное дело и сделать копии нужных ему документов. Об этом говорится в ст. 89 Трудового кодекса. А вот работодатель обязан соблюдать режим секретности, поскольку все сведения о работнике можно получить только у него самого (п. 3 ст. 86 ТК РФ). И если другой фирме понадобились сведения о вашем бывшем сотруднике, то их можно предоставить только по письменному запросу. К нему должно быть приложено заявление этого человека со словами "Прошу сообщить обо мне такие-то сведения фирме такой-то, в которой я работаю в настоящее время". В противном случае дело может дойти до суда.

Доступ к личным данным разрешен только специально уполномоченным лицам, например работникам милиции или прокуратуры. Им предоставляются сведения о сотрудниках в необходимом для работы объеме.

М.Рыбакова

Юрист