Мудрый Экономист

Машина сотрудника: ищем выгодный вариант

"Учет. Налоги. Право", 2006, N 9

Не всегда у организации есть возможность и желание приобрести автомобиль. Зачастую для поездок используется транспорт сотрудников. При этом возникает вопрос, как лучше оформить такие отношения.

Пользуйтесь безвозмездно

Оформить использование организацией автомобиля, принадлежащего сотруднику, можно тремя разными способами. При этом все они будут законными. Однако налоговые последствия каждый из вариантов оформления повлечет свои.

Первый вариант предполагает заключение договора безвозмездного пользования. По такому договору организация (ссудополучатель) обязана поддерживать вещь в исправном состоянии и нести все расходы на ее содержание (ст. 695 ГК РФ). Такие затраты можно учесть в расходах при подсчете обязательств перед бюджетом по прибыли (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

С единым социальным налогом и НДФЛ проблем также не возникнет. Поскольку по такому договору работник плату за пользование автомобилем просто не получит. Именно в этом и кроется основной недостаток этого варианта. Однако если сотрудник согласен не получать дополнительное вознаграждение, то безвозмездное пользование является идеальным способом оформления.

Экипаж заказывали?

Проблему с выплатой вознаграждения снимает заключение договора аренды автомобиля. Чтобы документально подтвердить расходы на аренду, необходимо заключить договор в письменной форме (ст. ст. 633, 643 ГК РФ).

Арендные платежи относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). В понятие "платежи" включается не только арендная плата. Затраты на топливо и запчасти, компенсируемые арендатором, также можно учесть в расходах, если договор содержит в себе такое условие (Письмо Минфина России от 28.12.2005 N 03-03-04/1/463).

Поскольку аренда не признается услугой, с арендной платы ЕСН начисляться не должен (ст. 38, п. 1 ст. 236 НК РФ). Однако, если заключен договор аренды транспортного средства с экипажем (то есть с услугами по управлению), по этому поводу возможны конфликты с налоговой. Налоговики считают, что часть платы по такому договору идет на оплату услуг водителя. А это уже объект обложения ЕСН. Такой подход прямо противоречит ГК РФ, который не предусматривает разделения платы по договору аренды машины с экипажем (ст. 632 ГК РФ). Но во избежание спора лучше оформлять договор аренды без экипажа, а в дальнейшем приказом по организации поручать сотруднику управлять арендованным авто.

Зато никаких проблем нет с НДФЛ. Арендная плата как по договору аренды с экипажем, так и по договору аренды без экипажа является доходом сотрудника (пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). Следовательно, облагается НДФЛ. Организация в таком случае является налоговым агентом и должна удержать налог при выплате арендной платы.

Двуличная компенсация

Наконец, третий вариант предполагает оформление использования автомобиля по правилам Трудового кодекса. Статья 188 ТК РФ разрешает сотруднику использовать при работе свое имущество, если это происходит с согласия и ведома работодателя. Последний в таком случае обязан, во-первых, возместить сотруднику расходы, связанные с использованием машины. И во-вторых, выплатить компенсацию за использование, износ (амортизацию) транспорта.

Налогообложение при таком варианте оформления использования автомобиля будет следующим. И компенсация, и возмещение расходов не будут облагаться ЕСН и НДФЛ. Так, компенсация подпадает под действие ст. ст. 238 и 217 НК РФ соответственно. Эти статьи освобождают от "зарплатных" налогов, в частности компенсации, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ. Обратите внимание, что ЕСН и НДФЛ не начисляются на всю сумму компенсации, установленную в соглашении работника и работодателя (Постановления федеральных арбитражных судов Уральского округа от 26.01.2004 по делу N Ф09-5007/03-АК и Северо-Западного округа от 23.01.2006 по делу N А26-6101/2005-210).

Компенсация же расходов в принципе не подпадает под объект обложения как ЕСН, так и НДФЛ. Поскольку не является вознаграждением по трудовому договору, а значит, и доходом сотрудника в том смысле, которое этому понятию придает ст. 41 НК РФ.

Что же касается налога на прибыль, то компенсацию, выплаченную сотруднику, можно учесть в прочих расходах, связанных с производством и реализацией лишь в пределах норм (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Эти нормы содержатся в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. За легковое авто с двигателем объемом до 2000 куб. см работнику организации полагается компенсация 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя превышает указанное значение, то 1500 руб. в месяц.

А вот возмещение расходов, на наш взгляд, можно учесть в полном размере (п. 49 ст. 264 НК РФ). Правда, Минфин в данном случае придерживается другой позиции, считая, что затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт уже учтены при расчете предельных размеров компенсации (Письмо от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140). Однако такой подход противоречит ст. 188 ТК РФ, которая прямо предусматривает два вида выплат, полагающихся сотруднику, использующему при работе свое имущество.

Таким образом, оформление использования автомобиля по правилам ТК РФ позволяет учесть выплаты сотруднику при налогообложении прибыли (в пределах лимитов) и вывести их из-под обложения ЕСН и налога на доходы физлиц. Этот вариант, на наш взгляд, самый выгодный.

М.Щербакова

Эксперт "УНП"