Мудрый Экономист

Компенсация расходов работникам

"Финансовая газета. Региональный выпуск", 2006, N 5

В трудовых договорах с отдельными работниками организации в раздел "Обязанности работодателя" часто включаются положения, предусматривающие компенсацию определенных расходов. Каковы налоговые последствия данных компенсаций как для работника, так и для работодателя? Каким образом их правильно документально оформить? Рассмотрим наиболее типичные положения договоров.

По завершении испытательного срока и в течение дальнейшего действия настоящего договора работнику предоставляется оплаченный проездной билет для передвижения общественным транспортом в пределах города.

Согласно положениям ст. 252 НК РФ налогоплательщик при исчислении налога на прибыль уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов. Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. При этом расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В соответствии со ст. 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Одновременно п. 26 ст. 270 НК РФ предусмотрено, что при определении налоговой базы не учитываются расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, и за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Как следует из вышеизложенного, затраты организации по предоставлению работникам проездных билетов для проезда на общественном городском транспорте могут быть включены в расходы, принимаемые для целей обложения по налогу на прибыль в случае, когда это предусмотрено трудовыми и (или) коллективными договорами.

Кроме того, ст. 22 ТК РФ обязывает работодателя обеспечивать работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей. Обеспечение сотрудников, трудовые обязанности которых связаны с разъездным характером работы, проездными билетами следует рассматривать как обеспечение гарантий, предоставляемых работникам в рамках действующего трудового законодательства. Разъездной характер работы рекомендуется документально подтвердить приказом руководителя об утверждении соответствующего списка работников.

В случае выдачи проездных билетов работникам, чья трудовая деятельность имеет разъездной характер, не будет возникать объекта обложения по НДФЛ и ЕСН, поскольку обеспечение билетами не может рассматриваться в качестве вознаграждения за выполнение трудовых или иных обязанностей, выполненную работу, оказанную услугу.

На основании ст. 211 НК РФ при исчислении НДФЛ к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относится оплата (полностью или частично) за него организациями или индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика.

В соответствии с ст. 236 НК РФ объектом обложения ЕСН признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые налогоплательщиками в пользу физических лиц по трудовым договорам. Указанные выплаты и вознаграждения (вне зависимости от формы, в которой они производятся) не признаются объектом налогообложения, если у налогоплательщиков-организаций они не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде.

При исчислении ЕСН учитываются любые выплаты и вознаграждения вне зависимости от формы, в которой осуществляются данные выплаты, в частности полная или частичная оплата товаров (работ, услуг, имущественных или иных прав), предназначенных для физического лица - работника, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в его интересах, оплата страховых взносов по договорам добровольного страхования (ст. 237 НК РФ).

Таким образом, стоимость проездных билетов, выдаваемых сотрудникам на основании трудовых договоров не в связи с разъездным характером работы, в соответствии со ст. ст. 255 и 270 НК РФ можно включать в расходы при исчислении налога на прибыль. Кроме того, стоимость билетов следует включать в налогооблагаемую базу по НДФЛ и ЕСН в качестве доходов, полученных физическими лицами за выполнение ими трудовых обязанностей.

Компенсация работнику расходов на приобретение ГСМ и техническое обслуживание личного автомобиля, используемого в служебных целях.

В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию), в частности, личного транспорта, принадлежащего работнику, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Компенсация сотрудникам расходов на приобретение ГСМ и техническое обслуживание личного автомобиля также освобождается от налогообложения НДФЛ и ЕСН в пределах установленных законодательством норм, если это связано с исполнением ими своих трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 и пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ).

Нормы возмещения, как следует из ст. 188 ТК РФ, трудовым законодательством не предусмотрены. Все определяется трудовым договором.

Для целей исчисления налога на прибыль организаций Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92 утверждены нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

Именно в пределах этих норм указанные расходы следует учитывать для целей обложения по налогу на прибыль организаций (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Такой подход основан на Постановлении Президиума ВАС РФ от 26.04.2005 N 14324/04.

Законодательством о налогах и сборах нормы компенсаций работникам использования ими личного имущества в интересах работодателя применительно к НДФЛ, ЕСН, а также страховым взносам на обязательное пенсионное страхование не определены. Общий порядок установления таких норм и размеров предусмотрен только трудовым законодательством.

Предоставление работнику во исполнение им своих должностных обязанностей мобильного телефона с оплатой переговорного трафика в размерах, предусмотренных внутренними правилами работодателя.

При предоставлении работникам организации мобильного телефона для использования в служебных целях приказом руководителя необходимо утвердить соответствующие категории сотрудников, которые обеспечиваются данными средствами связи. При выдаче мобильных телефонов конкретным сотрудникам за каждым из них также приказом руководителя необходимо закрепить соответствующий инвентарный номер объекта основных средств (телефонного аппарата).

Включение затрат по абонентской плате и обслуживанию мобильного сотового телефона в расходы организации возможно лишь на основании договора, заключенного с оператором связи, и при наличии первичных подтверждающих документов.

Нормы затрат по оплате услуг связи, включаемых в расходы при исчислении налога на прибыль, законодательством не предусмотрены.

Но если приказом по организации утвержден трафик, превышение которого оплачивается за счет работника, то тем самым организация ограничила себя в суммах оплаты услуг связи, которые можно включать в расходы. То обстоятельство, что работник фактически безвозмездно пользуется служебным телефоном (имуществом организации) в личных целях, не доказуемо, так как превысить служебный трафик он может и в связи с исполнением служебных обязанностей. Кроме того, между организацией и работником не заключается договор о предоставлении телефонного аппарата в безвозмездное пользование.

А в соответствии со ст. 46 НК РФ взыскание налога в бесспорном порядке невозможно в случае изменения налоговым органом юридической квалификации сделок.

Объектов обложения НДФЛ и ЕСН в данной ситуации не возникает.

Ю.Кольцов

ООО "ЮВК Аудит"