Мудрый Экономист

Оформляем доверенности

"Новая бухгалтерия", 2006, N 2

Контрагенты организации должны быть уверены в том, что они имеют дело с официальным представителем фирмы, а для этого нужен подтверждающий документ. Таким документом служит доверенность, которая оформляется для подтверждения полномочий работника в различных случаях.

Если руководитель организации (а иногда и его заместители) представляет организацию без доверенности на основании устава (учредительных документов), то всем остальным работникам нужна доверенность.

Доверенность необходима при совершении от имени организации любых действий, имеющих юридическое значение. Например, при получении материальных ценностей, документов в ИФНС или обслуживающем банке, при представительстве в суде и т.д.

Гражданский кодекс РФ определяет доверенность как документ, который одно лицо (доверитель) выдает другому (представителю) для представительства перед третьими лицами.

Доверенности могут оформляться от имени юридических лиц, индивидуальных предпринимателей или от граждан. Юридическую силу имеет только правильно оформленная доверенность.

В этой статье мы подробно расскажем о том, как и когда необходимо оформлять доверенности.

Общие правила оформления доверенностей

Общие требования к оформлению доверенности изложены в ст. ст. 185 - 189 ГК РФ. Никакие иные правила, изложенные в других документах, не должны противоречить Гражданскому кодексу РФ.

Доверенность согласно Гражданскому кодексу РФ должна составляться в письменной форме, заверяться подписью руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, и печатью организации и содержать дату выдачи.

Поскольку доверенность - это документ, который подтверждает право представителя действовать от чужого имени, в ней обычно определяются условия и ограничения этих прав.

Доверенность может быть адресована конкретному лицу, с которым предполагается, например, заключение сделок, или быть безадресной. В случае безадресной доверенности она предъявляется всем лицам, с которыми представитель уполномочен иметь дело.

Согласия представителя на выдачу ему доверенности не требуется. Однако представитель вправе в любое время отказаться от нее, что по сути означает отказ представлять интересы доверителя.

Лицо, выдавшее доверенность, может во всякое время отменить доверенность. Если доверитель выдал доверенность, а потом отменил ее, то он обязан известить об этом лицо, которому доверенность выдана, а также известных ему третьих лиц, для представительства перед которыми дана доверенность (п. 1 ст. 189 ГК РФ).

Составить доверенность можно в виде особого документа, письма, телеграммы и др. При этом соответствующий документ должен обязательно содержать следующие сведения:

Унифицированная форма существует только для доверенностей на получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Во всех остальных случаях необходимо лишь соблюсти требования Гражданского кодекса РФ.

Использовать фирменный бланк организации или указывать номер доверенности не обязательно.

Заверять доверенность у нотариуса необходимо только в тех случаях (ст. 163 ГК РФ), которые указаны в законе, или тогда, когда это предусмотрено соглашением сторон (если по закону для сделок данного вида нотариальная форма не требовалась).

Согласно п. 2 ст. 185 ГК РФ нотариально нужно заверять доверенность на совершение сделок, требующих нотариального заверения.

Кроме того, в Гражданском кодексе РФ особо подчеркивается обязательность нотариального удостоверения доверенности при оформлении доверенности в случае передоверия (п. 3 ст. 187 ГК РФ).

Некоторые виды доверенностей могут быть удостоверены организацией, в которой доверитель работает (доверенность на получение заработной платы) или учится (на получение пенсий, пособий и стипендий), или жилищно-эксплуатационной организацией по месту жительства, а также администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором доверитель находится.

Организации любых организационно-правовых форм могут выдавать доверенности только за одной подписью руководителя.

Если доверенность выдается от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности (учреждения, казенного предприятия, государственного или муниципального унитарного предприятия), на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей, на ней должен быть еще один обязательный реквизит - подпись главного или старшего бухгалтера организации.

Доверенность выдается на определенный период. Гражданский кодекс РФ устанавливает максимальный срок ее действия - три года (ст. 186 ГК РФ). Отсутствие в доверенности срока ее действия не означает, что данный документ недействителен, так же как не может и служить основанием для отказа ее к приему.

Если срок действия доверенности не указан, то по умолчанию она считается выданной на один год с даты ее совершения. Поэтому на доверенности обязательно должна быть указана дата ее выдачи.

Доверенности, выдаваемые на получение ТМЦ от поставщика, фактически ограничены в сроке действия сроком действия соответствующего договора.

Из общего правила о трехгодичном максимальном сроке действия доверенности Гражданский кодекс РФ сделал одно исключение - для доверенностей, выданных с целью совершения действий за границей. Если такая доверенность не содержит указания на срок ее действия, то, будучи удостоверенной нотариусом, она действует неограниченное время вплоть до ее отмены доверителем (п. 2 ст. 186 ГК РФ).

Кроме подписи, на доверенности необходимо поставить печать организации. Отсутствие на доверенности печати юридического лица может повлечь недействительность заключенной представителем сделки.

Виды доверенностей

В зависимости от существа хозяйственных операций и специфики их осуществления на практике принято различать три вида доверенностей: генеральные, специальные и разовые. Это деление условно.

Генеральные доверенности выдаются для управления и распоряжения имуществом доверителя, совершения всех возможных сделок, представительства перед любыми третьими лицами. Частным случаем выдачи генеральной доверенности является оформление доверенности руководителю филиала или представительства, а также выдача доверенности руководителю государственного унитарного предприятия собственником этого предприятия при его создании или заключении трудового договора с ним.

----------------------------------------------------------------¬
¦ Генеральная доверенность ¦
¦ ¦
¦ Пятое февраля две тысячи шестого года г. Москва¦
¦ ------------------------------------- ---------¦
¦ ¦
¦ общество с ограниченной¦
¦ Настоящей доверенностью -------------------------------¦
¦ (наименование организации) ¦
¦ответственностью "Фолд" ¦
¦-------------------------- в лице генерального директора,¦
¦ Иванову Александру¦
¦действующего на основании устава, доверяет --------------------¦
¦ (Ф.И.О. представителя)¦
¦Тихоновичу, начальника¦
¦------------ состоящему в штате на должности ----------¦
¦коммерческого отдела (приказ N 37 от 5 января 2006 г.),¦
¦---------------------------------------------------------------¦
¦ ООО "Фолд" ¦
¦совершать от имени ------------- следующие действия. ¦
¦ (наименование организации) ¦
¦ ООО "Фолд" ¦
¦ 1. Представлять интересы ---------- и заключать договоры со¦
¦всеми организациями и физическими лицами. ¦
¦ 2. Распоряжаться имуществом и денежными средствами¦
¦ООО "Фолд". ¦
¦---------- ¦
¦ 3. Получать и отправлять грузы, подписывать транспортные¦
¦документы. ¦
¦ 4. Совершать все необходимые действия в целях охраны¦
¦вверенных материальных ценностей. ¦
¦ ООО "Фолд" ¦
¦ 5. Представлять ----------- в судах (общей юрисдикции и¦
¦ Иванов А.Т. ¦
¦арбитражных), в том числе ----------- имеет право осуществлять¦
¦все полномочия и совершать все процессуальные действия от имени¦
¦ООО "Фолд" ¦
¦-----------, предоставляемые стороне в гражданском процессе, в¦
¦том числе право подписи искового заявления, предъявления его в¦
¦суд, передачи спора на рассмотрение третейского суда,¦
¦предъявления встречного иска, полностью или частично¦
¦отказываться от исковых требований, уменьшать их размер,¦
¦признавать иск, изменять предмет или основание иска, заключать¦
¦мировое соглашение, обжаловать судебные постановления, в том¦
¦числе определения, решения, обжаловать действия судебного¦
¦пристава-исполнителя, предъявлять и отзывать исполнительный¦
¦лист и другие документы, получать присужденное имущество или¦
¦деньги. ¦
¦ ¦
¦ "01" марта 2006 г.¦
¦ Настоящая доверенность выдана сроком до ------------------¦
¦без права передоверия. ¦
¦ ¦
¦ Иванов ¦
¦ Подпись представителя -------- удостоверяю. ¦
¦ ¦
¦Генеральный директор ООО "Фолд" Васильев Васильев В.Ф. ¦
¦------------------------------- --------- ---------------------¦
¦ (должность) (подпись) (расшифровка подписи)¦
L----------------------------------------------------------------

Специальные доверенности дают право на юридические действия в определенной сфере или для заключения ряда однородных сделок. Такова, например, доверенность, выдаваемая на ведение дел в судах. Часто работникам выдают специальные доверенности по операциям, связанным с получением грузов от транспортных организаций.

Разовая доверенность выдается на совершение какого-то конкретного действия. Чаще всего такие доверенности выдаются работникам организации для получения ТМЦ от поставщика.

Гражданский кодекс РФ не требует регистрации выдаваемых доверенностей в специальном журнале или книге. Однако по правилам делопроизводства, для того чтобы иметь полную информацию обо всех исходящих документах данного вида, рекомендуется составлять хронологический список всех доверенностей, выданных организацией.

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей

Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (утв. Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н) установлено, что для получения ТМЦ со склада поставщика или от транспортной организации уполномоченному лицу выдаются соответствующие документы и доверенность.

Доверенность на получение ТМЦ не требуется, если ценности получает сам руководитель организации-покупателя (уполномоченный на то учредительными документами), а также ПБОЮЛ.

Порядок оформления доверенностей и получения по ним ТМЦ определен Инструкцией от 14.01.1967 N 17 "О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности" (утв. Минфином СССР). Инструкция N 17 применяется в части, не противоречащей Гражданскому кодексу РФ и Федеральному закону от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Для получения ТМЦ Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а утверждены специальные унифицированные формы доверенности. Это формы N М-2 (с отрывным корешком) и форма N М-2а (без корешка). Выбор формы доверенности определяется самой организацией и спецификой ее деятельности. Законодательных ограничений на использование той или иной формы нет.

Доверенности выдаются на получение ТМЦ, отпускаемых по счету, договору, заказу, соглашению или по другому заменяющему их документу. Если в документе на отпуск (накладная и т.д.) приводятся наименования и количество ТМЦ, подлежащих получению, то перечень ценностей на оборотной стороне доверенности прочеркивается.

Выдача доверенностей, полностью или частично не заполненных, и доверенностей без образцов подписей лиц, на имя которых они выписаны, не допускается.

Бухгалтер организации оформляет доверенность в одном экземпляре и выдает ее получателю ТМЦ под расписку.

Согласно п. 1 Инструкции N 17 доверенности на получение ТМЦ подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или иными лицами, уполномоченными приказом руководителя, и заверяются печатью организации.

Эта норма отчасти противоречит п. 5 ст. 185 ГК РФ, поскольку требует подписи главного бухгалтера на доверенностях, выдаваемых организациями любой организационно-правовой формы. Поэтому отсутствие подписи главного бухгалтера на доверенности, выданной, например, обществом с ограниченной ответственностью, не повлечет за собой недействительность такой доверенности. Однако на практике лучше ставить подпись главного бухгалтера, нежели спорить с налоговыми органами.

Срок действия доверенности на получение ТМЦ устанавливается, как правило, не более чем на 15 дней. Доверенности на получение ТМЦ, расчеты за которые производятся в порядке плановых платежей, допускается выдавать на весь календарный месяц.

Организация может аннулировать доверенность до истечения срока ее действия.

Но при этом она должна немедленно поставить в известность поставщика об аннулировании доверенности, срок действия которой не истек, поскольку именно с этого момента прекращается отпуск товара по такой доверенности и ответственность за выдачу товара по аннулированной доверенности переходит на поставщика.

В случае неизвещения поставщика об аннулировании доверенности ответственность за выдачу товара по ней возлагается на организацию - получателя товара (п. 5 Инструкции N 17). Аннулированная доверенность должна быть отобрана у доверенного лица.

Выдаваемые доверенности необходимо регистрировать в книге или журнале доверенностей (п. 6 Инструкции N 17). Способ регистрации зависит от вида бланка доверенности (с корешком или без корешка).

При выдаче доверенности по форме N М-2 бухгалтер организации регистрирует ее в корешке книжки бланков доверенностей. В этой книжке все листы должны быть пронумерованы до начала выдачи из нее доверенностей. На последнем листе книжки за подписью главного (старшего) бухгалтера делается надпись "В настоящей книжке пронумеровано ______ листов". Количество листов указывается прописью (обычно 50 или 100 листов). Корешки доверенностей хранятся не менее 5 лет.

Организации, у которых получение ТМЦ по доверенностям носит массовый характер, обычно используют форму N М-2а (без корешка) и регистрируют доверенности в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале "Учет выданных доверенностей".

В Инструкции N 17 представлена следующая форма такого журнала.

N дове-
реннос-
ти
Дата      
выдачи
Срок  
дейст-
вия
Должность и фамилия
лица, которому вы-
дана доверенность
Расписка в
получении
доверенно-
сти
Наименование
поставщика
N и дата наряда 
(счета, специ-
фикации и др.
заменяющего
наряд документа)
или извещения
Отметка о 
выполнении
поручения
по
выданной
доверен-
ности
   1   
     2    
   3  
         4         
     5    
     6      
        7       
     8    
   1   
18.01.2006
  10  
Иванов Т.И.        
Иванов    
ООО         
"Азимут"
Счет N 15 от    
10.01.2006
Товар     
получен.
Накладная
N 26 от
19.01.2006

Работник, которому выдана доверенность, обязан не позднее следующего дня после каждого получения ценностей (независимо от того, получены они по доверенности полностью или частями), представить в бухгалтерию документы о выполнении поручений и о сдаче на склад или соответствующему материально-ответственному лицу полученных им ТМЦ.

Не использованная работником доверенность должна быть возвращена в организацию на следующий день после истечения срока ее действия. О возвращении неиспользованной доверенности делается отметка в корешке книжки доверенностей или в журнале учета выданных доверенностей (в графе "Отметки о выполнении поручений"). Возвращенные неиспользованные доверенности погашаются надписью "Не использована" и хранятся до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию (например, у бухгалтера, менеджера по работе с клиентами, секретаря и т.д.). По окончании года такие неиспользованные доверенности уничтожаются с составлением об этом соответствующего акта. Лицам, не отчитавшимся в использовании доверенностей, по которым истек срок действия, новые доверенности не выдаются.

Доверенное лицо, получая ТМЦ, предъявляет доверенность поставщику.

Поставщик отбирает ее у доверенного лица при первом отпуске ТМЦ независимо от срока действия доверенности.

При отпуске ТМЦ частями на каждый частичный отпуск составляется накладная (акт приемки) с указанием в ней номера доверенности и даты ее выдачи. В этих случаях один экземпляр накладной передается получателю ТМЦ, а другой подкладывается к оставшейся у поставщика доверенности и используется для контроля за отпуском ценностей согласно доверенности, а также для предъявления счета покупателю.

По окончании отпуска ТМЦ доверенность сдается ответственным лицом поставщика в бухгалтерию вместе с документами на отпуск последней партии ценностей по данной доверенности.

Пример заполнения доверенности по форме N М-2 показан на с. 21. По этой доверенности менеджер ООО "Фолд" Иванов И.С. может получить печатную продукцию на складе поставщика - ЗАО "Пронт" в течение 10 дней.

На лицевой стороне доверенности в строке "Материальные ценности по" указывается документ, по которому поставщик отпускает товар (договор, счет и т.д.).

На оборотной стороне бланка ставится подпись лица, получившего доверенность, которая заверяется подписями руководителя, главного бухгалтера и печатью организации.

На корешке доверенности в поле 8 "Номер, дата документа, подтверждающего выполнение поручения" лицо, ответственное за выдачу доверенностей, записывает номера и даты сопроводительных документов, которые работник привез от поставщика вместе с материальными ценностями.

Доверенности на участие в общем собрании акционеров

Одна организация может быть учредителем (акционером) другой организации. Как акционер она участвует в общем собрании акционеров через своего представителя (п. 1 ст. 57 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах").

В этом случае организация-акционер, направляющая своего представителя для участия в общем собрании акционеров, должна оформить ему доверенность.

Акционер может выдать доверенность относительно как всех принадлежащих ему акций, так и любой их части. Иначе говоря, доверенность может выдаваться как одному, так и нескольким представителям одновременно. В случае выдачи доверенности на совершение действий относительно всего пакета акций акционер направляет для участия в собрании одного представителя. При этом не следует указывать конкретное число акций, так как доверенность может действовать до трех лет и за это время количество его акций может измениться.

Типовая межотраслевая форма N М-2

------T----------T----------T---------T--------¬ ¦                                           ---------¬
¦Номер¦ Дата ¦Срок ¦Должность¦Расписка¦ ¦ ¦ Коды ¦
¦дове-¦выдачи ¦действия ¦и фамилия¦в полу- ¦ ¦ +--------+
¦рен- ¦ ¦ ¦лица, ко-¦чении ¦ ¦ л Форма по ОКУД ¦ 0315001¦
¦ности¦ ¦ ¦торому ¦доверен-¦ ¦ и +--------+
¦ ¦ ¦ ¦выдана ¦ности ¦ ¦ н ООО "Фолд", г. Москва, ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦доверен- ¦ ¦ ¦ и ул. Тверская, д. 10 ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ность ¦ ¦ ¦ я Организация ------------------ по ОКПО ¦41423955¦
+-----+----------+----------+---------+--------+ ¦ L---------
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ ¦ о 67
+-----+----------+----------+---------+--------+ ¦ т ДОВЕРЕННОСТЬ N ---------
¦ 67 ¦22.02.2006¦03.03.2006¦Менеджер ¦ Иванов ¦ ¦ р
¦ ¦ ¦ ¦Иванов ¦ ¦ ¦ е 22 февраля 06
¦ ¦ ¦ ¦И.С. ¦ ¦ ¦ з Дата выдачи "--" ----------- 20-- г.
+-----+----------+----------+-----T---+--------+ ¦ а 03 марта 06
¦ Поставщик ¦Номер и дата ¦Номер, дата ¦ ¦ Доверенность действительна по "--" ------ 20-- г.
¦ ¦наряда (за- ¦документа, ¦ ¦ ООО "Фолд", г. Москва, ул. Тверская, д. 10
¦ ¦меняющего ¦подтверждаю-¦ ¦ -------------------------------------------------
¦ ¦наряд доку- ¦щего выпол- ¦ ¦ наименование потребителя и его адрес
¦ ¦мента) или ¦нение пору- ¦ ¦ ООО "Фолд", г. Москва, ул. Тверская, д. 10
¦ ¦извещения ¦чения ¦ ¦ -------------------------------------------------
+----------------+----------------+------------+ ¦ наименование плательщика и его адрес
¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ ¦ 407104108105000000001111 в КБ "Кентавр"
+----------------+----------------+------------+ ¦ Счет N ------------------------------------------
¦ЗАО "Пронт" ¦Договор ¦Накладная ¦ ¦ наименование банка
¦ ¦N 71-06-03 от ¦N 71 от ¦ ¦ менеджеру Иванову Илье Сергеевичу
¦ ¦13.01.2006, ¦24.02.2006 ¦ ¦ Доверенность выдана --------- -----------------------
¦ ¦извещение N 63 ¦ ¦ ¦ должность фамилия, имя,
¦ ¦от 13.02.2006 ¦ ¦ ¦ отчество
L----------------+----------------+------------- ¦ 47 02 987623
¦ Паспорт: серия --------- N ----------------------
¦ паспортным столом N 2 ОВД Коньково
¦ Кем выдан ---------------------------------------
¦ 23 февраля 04
¦ Дата выдачи "--" ----------- 20-- г.
¦ ЗАО "Пронт", г. Москва,
¦ ул. Заморенова, д, 45
¦ На получение от ---------------------------------
¦ наименование поставщика
¦ договору N 71-06-03 от
¦ 13.01.2006 и извещению
¦ N 63 от 13.02.2006
¦ материальных ценностей по -----------------------
¦ наименование,
¦ _________________________________________________
¦ номер и дата документа

Оборотная сторона формы N М-2

Перечень материальных ценностей, подлежащих получению

 Номер 
по
порядку
  Материальные ценности  
Единица измерения
 Количество 
(прописью)
   1   
            2            
        3        
      4     
   1   
Буклеты                  
       экз.      
200 (двести)
   2   
Календари                
       экз.      
100 (сто)   
                                                  Иванов
Подпись лица, получившего доверенность -----------------------,
удостоверяем.
Васильев Васильев Б.Ф.
Руководитель ------------ ----------------------
подпись расшифровка подписи
М.П.
Петров Петров Л.В.
Главный бухгалтер --------- ---------------------
подпись расшифровка подписи

Во избежание таких проблем разумно включить в текст доверенности, например, следующую запись.

"Доверенность выдана на все обыкновенные и привилегированные акции, принадлежащие ООО "Фолд" в ЗАО "Конкорд".

Доверенность может быть выдана не только на определенный срок, но и на участие в конкретном собрании. В этом случае в ее тексте необходимо четко указать, на какое именно собрание она выдана.

Как известно, акционер в зависимости от категории и типа принадлежащих ему акций обладает различными правами (выдвигать кандидатов для избрания в органы общества на годовых и внеочередном собраниях, голосовать по вопросам повестки дня и т.д.). Поэтому доверенность может быть выдана либо на все эти права, либо на любую их часть. При этом необходимо в доверенности перечислить конкретный круг полномочий, которые доверитель предоставляет доверенному лицу. Так, в тексте доверенности можно указать, например, что она выдана только "на право проголосовать по второму и пятому пунктам повестки дня общего годового собрания".

Приведем пример доверенности на представление интересов ООО "Фолд" на общем собрании учредителей ЗАО "Конкорд", выданной Тихонову Савелию Николаевичу.

----------------------------------------------------------------¬
¦ Доверенность N 23 ¦
¦ ¦
¦ г. Москва Первое марта две тысячи шестого года¦
¦ ¦
¦ Тихонову Савелию Николаевичу,¦
¦ Настоящая доверенность выдана -----------------------------¦
¦ 47 00, 654321, 18 августа 2003 г. 52¦
¦паспорт: серия ------- N ------- выдан ---------------------¦
¦отделением милиции г. Москвы, 127255,¦
¦------------------------------- проживающему по адресу: -------¦
¦г. Москва, ул. Свободы, д. 28, кв. 5, ¦
¦-------------------------------------- являющемуся заместителем¦
¦ общества с ограниченной ответственностью¦
¦генерального директора ----------------------------------------¦
¦"Фолд", общества¦
¦-------- в том, что ему поручено представлять интересы --------¦
¦с ограниченной ответственностью "Фолд" ¦
¦------------------------------------------- на общем собрании¦
¦ закрытого акционерного общества "Конкорд". ¦
¦акционеров ------------------------------------------ ¦
¦ Тихонов С.Н. ООО "Фолд",¦
¦ -------------- имеет право: голосовать от имени -----------¦
¦принимать решения, касающиеся вопросов реорганизации¦
¦ЗАО "Конкорд". ¦
¦-------------- ¦
¦ два года ¦
¦ Настоящая доверенность выдана сроком на -------- (не более¦
¦трех лет) без права передоверия. ¦
¦ ¦
¦Генеральный директор: ¦
¦ ¦
¦ ООО "Фолд" Васильев /Васильев Ф.С./ ¦
¦ -------------------------- ----------- -------------------- ¦
¦ (наименование организации) (подпись) (расшифровка подписи)¦
L----------------------------------------------------------------

Е.Капкова

АКДИ "Экономика и жизнь"