Мудрый Экономист

Требования к бухгалтерии "на стороне"

"Консультант", 2006, N 3

Любой организации хорошо знакома ситуация, когда катастрофически не хватает людей для ведения бухучета, расчета заработной платы, кадрового делопроизводства. Выходом может стать привлечение аутсорсинговой компании. Но как сделать подобную передачу дел эффективной и безопасной?

Аутсорсинг бизнес-процессов - довольно новое понятие для России. Наиболее востребованы на данный момент аутсорсинг финансовых и бухгалтерских функций, аутсорсинг расчета заработной платы, а также кадрового делопроизводства.

"Сопутствующие" услуги

Прибегнуть к аутсорсингу бухгалтерских услуг и услуг по расчету заработной платы можно только в случае, если компания готовит "белую" отчетность. Аутсорсер берет на себя ответственность за защиту результатов работы перед государственными инстанциями. Например, налоговыми органами. Исходя из этого, можно отметить первый плюс работы с аутсорсером - упрощение процедуры прохождения налоговых проверок. По доверенности аутсорсер сдает в соответствующие инстанции все необходимые документы клиента и защищает их.

В обычную практику входят консультации по налогообложению, которые клиенту предоставляет аутсорсинговая компания. Специалисты отслеживают все изменения законодательства и корректируют в соответствии с ними документы заказчика. Это позволяет не отрывать руководство организации от более важных задач. Такие функции, как расчет заработной платы, ведение бухучета и кадрового делопроизводства, не являются стратегическими и не дают конкурентных преимуществ. Таким образом, аутсорсинг позволяет сфокусироваться на основном бизнесе.

Еще одним преимуществом передачи бизнес-процессов на аутсорсинг является снижение затрат. В среднем стоимость услуги ведения бухгалтерии провайдером выше заработной платы квалифицированного специалиста. На первый взгляд может показаться, что переплачивать за выполнение работы бухгалтера невыгодно, но это не так. При сравнительном анализе нужно учитывать не только размер его заработной платы. Не стоит забывать про амортизацию оборудования, аренду офиса, поддержку и совершенствование программного обеспечения, повышение квалификации сотрудников и т.д. Помимо этого, для качественного выполнения работы нужны не только бухгалтеры, но и юристы, и специалисты по кадровому оформлению. В результате требуется значительный штат.

Зоны ответственности

Необходимо учесть и тот факт, что передача бизнес-процессов на аутсорсинг - это взаимное сотрудничество заказчика и поставщика. В договоре следует тщательно разграничить ответственность клиента и провайдера за выполнение тех или иных операций. Именно поэтому в практику аутсорсинговых компаний входит составление Приложения к договору возмездного оказания услуг (см. табл.).

Ответственность сторон, прописанная в Приложении к договору оказания услуг по ведению бухгалтерии <*>

                      Функции                     
Ответственное
лицо
Ведение Главной книги и налогового учета                        
Введение проводок по поставщикам в Главную книгу  
      IC     
Закрытие периода, расчет курсовых, суммовых разниц
и отложенных налоговых обязательств
      IC     
Ведение регистров налогового учета и подготовка   
налоговых деклараций
      IC     
Авторизация налоговых деклараций, писем и отчетов 
      CL     
Представление налоговых отчетов в налоговые органы
и фонды
      IC     
Представительство в налоговых органах             
(на основании доверенности)
      IC     
Подготовка и сдача статистической отчетности      
      IC     
Учетная политика, налоговое планирование, консультирование      
и управленческая отчетность
Разработка и корректировка учетной политики,      
разработка методологии бухгалтерского учета
      IC     
Разработка и внедрение системы обмена данными     
и документами между отдельными участками учета
      IC     
Организация и методологическое обеспечение работы 
сотрудников клиента в области бухгалтерии
      AH     
Выборочная проверка результатов работы сотрудников
клиента в области бухгалтерии
      AH     
Налоговое консультирование и планирование         
      AH     
Составление управленческой отчетности и отчетности
для головного офиса
      AH     
Консультации и переписка с головным офисом        
по поводу отчетности и налогообложения
      AH     
Сопровождение клиента в процессе инициативного    
или налогового аудита
      AH     
Работа с банком                                                 
Подготовка платежных поручений и других банковских
документов
      IC     
Подготовка документов валютного контроля          
      IC     
Авторизация банковских платежных документов       
      CL     
Реализация                                                      
Предоставление информации о реализованных товарах 
или услугах
      CL     
Составление счетов                                
      CL     
Кодирование выставленных счетов для целей         
фискального и управленческого учета
      IC     
Составление отгрузочных документов, счетов-фактур 
      CL     
Авторизация и рассылка счетов                     
      CL     
Авторизация и рассылка отгрузочных документов,    
счетов-фактур
      CL     
Ведение книги продаж                              
      IC     
Подшивка документов по реализации                 
      CL     
Контроль и выверка дебиторской задолженности      
      IC     
Прочие услуги административного характера                       
Продление регистрационных документов по мере      
истечения срока их действия
      AH     
Перерегистрация по требованию государственных     
органов
      AH     
Подготовка решений учредителей на основе          
формулировок, предоставленных клиентом
      AH     
Регистрация изменений в учредительных документах  
      AH     
Подбор и копирование бухгалтерской документации   
для головного офиса клиента
      AH     
Организация подписи на налоговых и бухгалтерских  
документах представителем клиента за границей
      AH     
<*> Используемые сокращения: IC - провайдер, CL - клиент, AH - провайдер (по договоренности с клиентом).

При оказании услуг по ведению бухгалтерии компания-провайдер берет на себя такие функции, как ведение Главной книги, работа с банком. Аутсорсинговая компания также разрабатывает и корректирует учетную политику клиента, по желанию заказчика занимается налоговым планированием. Естественно, в договоре прописываются сроки получения данных для расчета и предоставления результатов работы клиенту.

Руководство компании-заказчика должно до конца понимать саму концепцию аутсорсинга. Передача той или иной функции на аутсорсинг не подразумевает под собой принцип "отдать и забыть". Следует постоянно поддерживать связь с провайдером, налаживать партнерские, доверительные отношения. Для того чтобы аутсорсинг не отторгался компанией как нечто инородное, потребуются усилия как со стороны провайдера, так и со стороны клиента. В интересах компании-заказчика разъяснить своим работникам положительные стороны перехода на аутсорсинг. Показать, что сотрудники получат возможность просматривать свои расчетные листки через Интернет, запрашивать справку по форме 2-НДФЛ (например, для оформления кредитов), задавать вопросы по результатам расчета своей заработной платы и т.п.

Признаки профессионализма

С отрицательными моментами аутсорсинга заказчик может столкнуться в случае, если выбранный провайдер не отвечает всем требованиям высокопрофессионального поставщика услуг. Результатом может стать неправильный расчет, несвоевременность платежей, потеря данных и т.д.

Профессиональный провайдер услуг характеризуется наличием методики и методологии работы, которые накапливаются с опытом, наличием качественной технологической платформы. Во избежание оказания некачественных услуг необходимо также обратить внимание на существование у аутсорсера четкой модели сотрудничества. В нее входят процедура обмена данными между клиентом и провайдером, программа контроля над вводом данных, обеспечение конфиденциальности информации и разграничение уровня доступа к ней.

Удостовериться в качестве предоставляемых услуг до их непосредственного оказания очень сложно. Услуга не товар, качественные характеристики которого можно изучить, прежде чем купить. Услуга возникает в процессе, и гарантией надежного провайдера может служить в основном имеющийся пул клиентов и их рекомендации.

Модель сотрудничества

Для ведения учета первичную бухгалтерскую документацию необходимо регулярно предоставлять провайдеру. Ежедневно аутсорсеру отправляются только копии бумаг (в основном в электронном виде). Оригиналы же передаются в конце месяца. В целях безопасности в компаниях-аутсорсерах действуют система разделения доступа к информации, авторизация каждого сотрудника, ведется логирование всех операций с документами и электронной почтой. Аутсорсер проводит семинары, на которых разъясняет персоналу клиента основные требования к оформлению и подготовке документации.

При передаче функции оплаты счетов наиболее эффективно использовать систему "банк-клиент". Аутсорсер подготавливает платежные поручения, а генеральный директор компании-клиента получает право авторизовать какой-либо платеж или отложить его.

Обмен данными при расчете заработной платы у профессионального провайдера состоит прежде всего в гибком подходе к получению информации. В настоящий момент для сбора сведений, необходимых для расчета, часто применяется ввод данных через Интернет. Такой подход удобен для клиентов, работающих в удаленном режиме, в регионах.

Безопасность информации

Вопрос безопасности и конфиденциальности данных - один из первых, на которые обращает внимание заказчик, задумываясь о передаче бизнес-процессов на аутсорсинг. Большинство аутсорсеров с пониманием относятся к подобным опасениям и прописывают в договоре дополнительные страховочные пункты с целью предотвращения утечки информации. Содержание таких пунктов зависит от оказываемой услуги и отдельно оговаривается с клиентом. Все сотрудники аутсорсинговой компании должны, в свою очередь, подписать внутренние документы о неразглашении информации. Клиент вправе ознакомиться с должностными инструкциями сотрудников компании-аутсорсера, с положениями о сохранении конфиденциальной информации.

Профессиональный провайдер непременно инвестирует в совершенствование своей ИТ-системы. При выборе аутсорсера необходимо уделить этому особое внимание. Внутренняя корпоративная сеть должна быть защищена от проникновения через открытые каналы связи с помощью межсетевого экрана. На серверах и рабочих станциях должен быть установлен антивирусный комплекс, обеспечивающий защиту от проникновения вирусов через внешние носители и посредством электронной почты.

Материальная ответственность провайдера

Вопросы качества четко прописываются в "Соглашении об уровне обслуживания". В нем указываются такие параметры, как процент допустимых ошибок, скорость и время подачи результатов работы, быстрота реакции. Ошибок при оказании аутсорсинговых услуг в принципе быть не должно. Клиент редко соглашается на какой-либо процент ошибок. Если же такого рода ситуации возникают, то компания-провайдер несет материальную ответственность. Размер возмещения ущерба прописывается в договоре. Провайдер самостоятельно и полностью возмещает материальный ущерб, причиненный клиенту. Под ним подразумевается ущерб, причиненный непосредственно в результате документально подтвержденных действий провайдера, невыполнения или ненадлежащего выполнения им обязательств по договору. Однако невыполнение или ненадлежащее выполнение обязательств не считаются ущербом, если они являются результатом приостановления процесса оказания услуг. Кроме того, компания-провайдер, как правило, имеет договор страхования профессиональной ответственности со страховой компанией.

Н.Стольная

Управляющий директор по аутсорсингу

Компании "Интеркомп"