Мудрый Экономист

Копии, выписки, дубликаты документов

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2006, N 2

Копия документа

В соответствии с пп. 2.3.2.5 Государственной системы документационного обеспечения управления копия документа не обладает юридической силой, если она не заверена.

В ГСДОУ указано, что "организация может выдать копии только тех документов, которые создаются в самой организации". Положение это не распространяется на архивные учреждения и нотариат.

Однако в соответствии с действующим законодательством в необходимых случаях - при решении внутренних вопросов, формировании дел - организации могут изготовлять копии документов, выданных другими организациями.

Пример 1. При поступлении на работу кадровые службы обычно изготовляют копии документов об образовании: дипломов, аттестатов, сертификатов и т.п.

Жилищные, налоговые органы при регистрации сделок с имуществом - копии свидетельств о праве собственности, доверенностей и т.п.

При обращении гражданина в организацию, выдавшую подлинник документа, для оформления копии документа, непосредственно касающегося прав и интересов граждан, на оригинале, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда она выдана, а на самой копии - отметку, что подлинник хранится в данной организации.

Современные средства "оперативной полиграфии", которые упоминает ГСДОУ, сейчас являются наиболее распространенными способами создания копий. Но, безусловно, ГСДОУ предусмотрены другие способы "воспроизведения текстов копий": рукописный и машинописный. Конечно, сегодня они устарели, но пока не отменены.

Должностное лицо организации, выдавшее копию документа, обязано внимательно сверить текст выдаваемой копии с текстом оригинала (подлинника). Заверение осуществляется следующим образом:

Пример 2.

    Верно.
Петрова
Ведущий специалист общего отдела --------------- Н.М. Петрова
29.07.2005

На копиях исходящих документов, остающихся в деле (приложениях к копии сопроводительного письма), допускается не указывать должность лица, заверившего копию, и дату заверения.

Выписка из документа

Выписка из документа обычно требуется для подтверждения одного из фактов, изложенных в нем, если изготовление его копии нецелесообразно в связи с его большим объемом или наличием конфиденциальной информации.

Оформление выписки регламентировано многочисленными нормативно-правовыми актами, например, Общероссийским классификатором управленческой документации, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299 (в редакции от 01.08.2005). Образцы такого рода документов можно встретить в бухгалтерском учете, кадровой работе. Оформление выписки из документа показано в примере 3.

Пример 3.

Выписка из приказа Московский Государственный Социальный Университет Приказ

    05.09.2005                                                           N 23

г. Москва

Об отчислении

Отчислить 6 сентября 2005 г. за неуспеваемость следующих студентов: Марию Григорьевну Николаеву.

Основание: докладная записка декана экономического факультета от 4 сентября 2005 г.

    Ректор                   _________________                   Ю.М. Соколов
Основание: приказы ректора по личному составу за 2005 г.
Симешева
Секретарь ----------------- Д.П. Симешева

Симешева

364-81-96

Архивы, выдающие аналогичные выписки (копии, справки), вместо заголовка дела указывают номер:

Дубликат документа

По юридической силе дубликат документа является полным аналогом подлинника. Обычно он изготовляется и выдается той организацией, которая выдала подлинник, либо ее правопреемником. Существует практика выдачи дубликатов документа через подведомственные организации.

Порядок выдачи дубликатов документов регулируется рядом нормативно-правовых актов, среди которых Основы законодательства Российской Федерации о нотариате, утвержденные Верховным Советом Российской Федерации 11.02.1993 N 4462-1 (в ред. от 02.11.2004). В них указано, что "в случае утраты документов, экземпляры которых хранятся в делах нотариальной конторы, по письменным заявлениям граждан, законных представителей юридических лиц, от имени или по поручению которых совершались нотариальные действия, выдаются дубликаты утраченных документов".

Процедура выдачи дубликата документа иногда может быть несколько осложнена из-за отсутствия в организации документальной информации, подтверждающей факт выдачи утраченного документа. Такое бывает в случаях передачи дел организации в государственный, муниципальный или ведомственный архив.

Пример 4. Если вам необходимо восстановить утерянный аттестат о среднем образовании, вы можете не осуществить свой замысел "с первого захода" к директору своей родной школы. Причина этому следующая: школа в свое время передала сводные ведомости успеваемости и протоколы экзаменов за необходимый вам период в государственный, муниципальный или ведомственный архив. Туда вам сначала и порекомендуют обратиться за соответствующей справкой; после чего школа попросит Управление образования, а Управление - районный или городской комитет (или напрямую, минуя промежуточный орган власти, в соответствии с существующим порядком) выдать бланк аттестата для оформления его дубликата.

Аналогичные процедуры проходят достаточно сложно и длительно. При этом задержка в решении такого вопроса может иногда изменить вашу судьбу. Поэтому автор позволит себе дать несколько советов на случай, если вам нужно будет срочно получить копию документа, его дубликат или выписку.

Советы от автора

Итак, для скорейшего получения копии, дубликата или выписки из документа от сторонней организации:

  1. Старайтесь никуда не обращаться устно. Лучше это сделать через почту, послав необходимое заявление заказным письмом с уведомлением о вручении. Составлять его следует как можно более подробно, с указанием максимально возможного количества фактов, подтверждающих необходимые сведения:

Конечно, лучше всего обратиться с заявлением лично. Однако в таком случае следует попросить расписку должностного лица о приеме вашего заявления на втором экземпляре с подробной расшифровкой его подписи и указанием даты получения.

  1. При встрече (либо в разговоре по телефону) с должностным лицом организации, в которую вы направили по почте ваше заявление, постарайтесь уточнить:
  1. Организация может не принять ваше заявление, если оно составлено неправильно или небрежно. В этом случае вы имеете полное право уточнить, что вам следует в нем исправить.

В.В.Краснов

Заместитель начальника

отдела обеспечения ведения

кадастров объектов недвижимости

Федерального государственного учреждения

"Земельная кадастровая палата"