Мудрый Экономист

Бланки строгой отчетности: бухгалтерский и налоговый учет

"Новая бухгалтерия", 2006, N 1

Организации сложно обойтись в работе без различных бланков. Формы многих из них унифицированы. Большинство применяемых бланков - это обычные канцелярские товары. Но есть особая категория бланков - это бланки строгой отчетности. О них и пойдет речь в этой статье.

Каждая организация в своей работе использует большое количество различных бланков. Они применяются для оформления кассовых операций, поступления товаров и материалов, проведения инвентаризации и т.д. Но среди всего многообразия бланков есть группа, которая требует особого учета - это бланки строгой отчетности (БСО). Основное их отличие от других бланков состоит в том, что они должны обязательно изготавливаться типографским способом. Такие бланки учитываются по специальным правилам.

Общие правила учета БСО

Отдельных правил по учету БСО на данный момент законодательством не предусмотрено. Поэтому можно лишь порекомендовать организациям руководствоваться Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105) и Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием пластиковых карт без применения контрольно-кассовой техники (утв. Постановлением Правительства РФ от 31.03.2005 N 171), где изложен порядок поступления, учета и хранения бланков строгой отчетности в организациях.

Приобретенные бланки поступают в организацию вместе с копией сопроводительного документа (накладной, квитанции и т.д.) с указанием наименования бланков, их серии, номеров и стоимости.

Приказом руководителя создается комиссия для принятия БСО в организацию. Руководитель назначает также работника, ответственного за хранение бланков (обычно это кассир организации).

Бланки принимает работник, ответственный за их хранение, в присутствии комиссии. Проверяется соответствие фактического количества, серий и номеров бланков данным, указанным в сопроводительных документах, и составляется акт о поступлении в организацию БСО.

Этот акт утверждается руководителем организации и является основанием для принятия бланков на учет. Форма акта не установлена, поэтому она может быть любой, например такой, как приведена на с. 17.

                                                         Утверждаю
Генеральный директор
"ООО Дельта"
Степанов Степанов А.Н.
---------- ---------------------
(подпись) (расшифровка подписи)
"16" января 06
---- ------ 20-- г.
Акт
о поступлении в организацию бланков строгой отчетности
ООО "Дельта"
Организация --------------------------------------------------
    Дата   
составления
    От кого    
получено
Наименование
бланков
   Основание  
(наименование,
дата, номер
документа)
 Количество
(серия
и номер)
16.01.2006 
ООО "Спецбланк"
Трудовые    
книжки
Накладная     
N 1350
от 16.01.2006
10 штук    
серия КР
N 0707007 -
0707016
    Комиссия,   назначенная  приказом  N  135  от  14.01.2006,   в
составе:
главный бухгалтер - Лазутикова Л.П.,
бухгалтер - Артемова Т.Н.,
кассир - Ветрова И.А.
произвела осмотр принимаемых в организацию бланков строгой
отчетности.
Наименование, количество, серия, номера бланков, отраженных в
накладной N 1350 от 16.01.2006, соответствуют их фактическому
наименованию, количеству, серии и номерам.
Десять штук трудовых книжек
Общее количество БСО прописью --------------------------------
Председатель комиссии
Главный бухгалтер Лазутикова Лазутикова Л.П.
----------------- ---------- ---------------------
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Члены комиссии:
Бухгалтер Артемова Артемова Т.Н.
----------------- ---------- ---------------------
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Кассир Ветрова Ветрова И.А.
----------------- ---------- ---------------------
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Бланки строгой отчетности переданы на хранение ответственному
лицу - кассиру Ветровой И.А., назначенной приказом N 101 от
2 февраля 2005 г.
Принял:
Кассир Ветрова Ветрова И.А.
----------------- ---------- ---------------------
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах или металлических шкафах.

Если в организации бланков немного, то они обычно хранятся в кассе организации, поскольку она уже оборудована для хранения ценностей. Если организация получает бланки в большом количестве, то они могут храниться в специально оборудованных помещениях, в условиях, исключающих их порчу и хищение. По окончании рабочего дня места хранения бланков опечатываются или опломбировываются.

Ответственность за хранение бланков строгой отчетности несет работник, отвечающий за их хранение, с которым руководитель обязан заключить договор о полной материальной ответственности.

Учет БСО ведется в Книге по учету бланков. Записи в Книгу учета производятся при любом движении бланков. Листы в ней должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены печатью и подписаны руководителем и главным бухгалтером организации. На каждый вид бланков строгой отчетности должна быть заведена отдельная Книга.

Если в организации бланков немного, то на основании решения руководителя организации можно вести единую Книгу учета. В таком случае в Книге выделяется необходимое количество страниц для учета каждого вида бланков отдельно от других бланков.

Форма Книги законодательно не установлена, поэтому организация разрабатывает ее самостоятельно.

Рассмотрим порядок заполнения Книги на примере талонов на ГСМ <*>, которые являются бланками строгой отчетности (см. с. 18).

<*> Об особенностях учета таких БСО см. в статье И. Чвыкова "Деньги - талон - бензин" в журнале "Новая бухгалтерия" N 6(12) за 2003 г.

КНИГА ПО УЧЕТУ БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ (талоны на ГСМ)

      Дата      
  От кого  
получено
или кому
отпущено
Основание  
(наимено-
вание до-
кумента,
номер и
дата)
         Приход          
          Расход         
    Остаток   
число
месяц
 год
  серия   
и номер
бланка
коли-  
чество
сумма,
руб.
   серия  
и номер
бланка
коли-  
чество
сумма,
руб.
коли-  
чество
сумма,
руб.
  1  
  2  
  3 
    4      
     5     
     6    
   7   
   8  
     9    
   10  
  11  
   12  
  13  
  10 
  08 
2005
ООО        
"Топливная
Компания -
Магистраль"
Приходный  
ордер
N 125 от
10.08.2005
к накладной
N 186 от
10.08.2005
Серия ММ  
N 555443 -
N 555642
200 шт.
(АИ-95
по 10
литров)
31 200
  10 
  08 
2005
Васильева  
В.В.
Требование-
накладная
N 125 от
10.08.2005
Серия ММ  
N 555443 -
555542
100 шт.
(АИ-95
по 10
литров)
15 600
100 шт.
15 600
  30 
  10 
2005
Васильева  
В.В.
Требование-
накладная
N 142 от
30.10.2005
Серия ММ  
N 555543 -
555612
70 шт. 
(АИ-95
по 10
литров)
10 920
30 шт. 
 4 680
  28 
  11 
2005
Васильева  
В.В.
Требование-
накладная
N 185 от
29.11.2005
Серия ММ  
N 555613 -
555642
30 шт. 
(АИ-95
по 10
литров)
 4 680
   -   
   -  

Все хозяйственные операции по движению БСО оформляются первичными учетными документами. При поступлении бланков заполняется приходный ордер по форме N М-4 с указанием серий и номеров бланков. Выдавать бланки под отчет материально-ответственным лицам следует по требованию-накладной (форма N М-11), также указывая их серии и номера. Формы этих бланков утверждены Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а.

Подотчетное лицо, которому выданы бланки для работы, представляет в бухгалтерию организации отчет об их использовании (в произвольной форме). Если при использовании бланков в организации остаются корешки бланков, то они прикладываются к отчету. Если какие-то бланки испорчены, то они перечеркиваются и также прилагаются к отчету. Периодичность представления отчетов устанавливается руководителем организации, но, на наш взгляд, она должна быть не реже, чем раз в месяц.

БСО, как и все другие объекты бухгалтерского учета, подлежат инвентаризации, которая в силу п. 20 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов проводится одновременно с инвентаризацией наличных денежных средств и кассовых документов. Для инвентаризации бланков используют унифицированную форму N ИНВ-16 "Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности", утвержденную Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

Копии использованных бланков (либо корешки) хранятся в организации не менее пяти лет. После того как установленный срок хранения закончится и пройдет один месяц со дня последней инвентаризации, использованные бланки уничтожают. При этом составляют акт на списание и уничтожение документов строгой отчетности. Его подписывает руководитель организации.

Испорченные, а также изъятые из обращения бланки списывают и уничтожают по акту. Форму такого акта организация также разрабатывает самостоятельно.

Правила бухгалтерского учета БСО

На сегодняшний день нет единых правил порядка учета расходов на изготовление или приобретение БСО в бухгалтерском учете.

Одни организации учитывают бланки строгой отчетности на счете 10 "Материалы" (по стоимости их приобретения или изготовления), а затем списывают их стоимость с этого счета на расходы по мере выдачи для использования.

Другие организации расходы на приобретение бланков сразу относят в дебет счетов учета затрат (20, 25, 26, 44), поскольку эти расходы несущественны. А затем учет бланков ведут на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности".

Способ учета бланков (на балансе организации или за балансом) зависит в первую очередь от вида бланков. Стоимость бланков, предназначенных для отражения отдельных хозяйственных операций (например, бланков квитанций и т.п.), можно сразу списывать на расходы и в дальнейшем учитывать за балансом.

А вот бланки, представляющие собой денежные документы, например оплаченные талоны на ГСМ, учитывать за балансом нельзя. Их нужно обязательно учитывать на балансе.

Нельзя учитывать за балансом и бланки трудовых книжек (вкладышей). Ведь при оформлении их работникам за них взимается плата. Такие бланки нужно учитывать на счете 10 "Материалы" и списывать их стоимость на расходы по мере фактического использования.

Рассмотрим подробнее порядок учета некоторых видов бланков строгой отчетности, наиболее часто применяемых организациями.

Бланки трудовых книжек

Учет и хранение трудовых книжек в организации осуществляются в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила), утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

Согласно Правилам организация обязана постоянно иметь запас бланков трудовых книжек, вести их количественный учет, а также знать их стоимость (расходы на приобретение).

Организация должна вести две книги:

  1. Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в них, которая ведется в бухгалтерии. В этой Книге отражаются все операции, связанные с приобретением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей с указанием серии и номера каждого бланка;
  2. Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, принятых от работников. Ее ведет специалист отдела кадров.

Формы этих книг утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 и обязательны для всех организаций. Отсутствие этих книг или неправильное их оформление является серьезным нарушением, за которое предусмотрена административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ). Штраф, наложенный на должностное лицо организации, может составить от 500 до 5000 руб., а на организацию - от 30 000 до 50 000 руб.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены печатью организации.

В Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них регистрируют все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также те, которые были выданы работникам впервые, с указанием серии и номера. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в Книге учета движения трудовых книжек.

В Приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ответственный работник записывает, когда, у кого, в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были получены трудовые книжки и вкладыши, а также когда, кому (Ф.И.О., должность и подразделение), в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были выданы бланки.

Покажем порядок заполнения этой Книги на примере.

Пример 1. ООО "Дельта" на 16 ноября 2005 г. бланков трудовых книжек и вкладышей в остатке не имело. По накладной N 1350 от 16.11.2005 были получены 10 бланков трудовых книжек от ООО "Спецбланк" стоимостью 82 руб. каждый (в том числе НДС - 12,51 руб.). Бланки имеют серию КР и номера с 0707007 по 0707016.

1 декабря 2005 г. инспектору отдела кадров Ивановой А.А. по накладной N 60 от 01.12.2005 были выданы два бланка трудовой книжки (серия КР N N 0707007 и 0707008).

2 декабря 2005 г. по заказу организации ООО "Спецбланк" доставило в ООО "Дельта" бланки вкладышей в трудовые книжки в количестве 3 штук (серия ПС номера с 2881423 по 2881425). Стоимость каждого вкладыша 75 руб. (в том числе НДС - 11,44 руб.).

Исходя из этих данных Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее заполняется, как показано на с. 23.

ФОРМА ПРИХОДНО-РАСХОДНОЙ КНИГИ ПО УЧЕТУ БЛАНКОВ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ И ВКЛАДЫША В НЕЕ

N 
     Дата       
От кого по-
лучено или
кому отпу-
щено
Основание  
(наименова-
ние доку-
мента, N и
дата)
             Приход            
           Расход            
число
месяц
год 
      Количество      
  Сумма 
(руб.)
      Количество      
Сумма 
(руб.)
трудовых    
книжек (се-
рия и номер)
вкладышей
(серия и
номер)
трудовых    
книжек (се-
рия и номер)
вкладышей
(серия и
номер)
1 
  2  
  3  
  4 
     5     
     6     
      7     
    8    
    9   
     10     
    11   
  12  
 1
  16 
  11 
2005
ООО        
"Спецбланк"
Приходный  
ордер N 301
от
16.11.2005
к накладной
N 1350 от
16.11.2005
10 шт.      
Серия КР
N 0707007 по
N 0707016
    -    
820,00  
(82,00 х
10 шт.)
      -     
    -    
   -  
 2
  01 
  12 
2005
Инспектор  
отдела
кадров
Иванова
А.А.
Требование-
накладная
N 202 от
01.12.2005
      -     
    -    
    -   
2 шт.       
Серия КР
N 0707007 и
N 0707008
    -    
164,00
 3
  02 
  12 
2005
ООО        
"Спецбланк"
Приходный  
ордер N 355
от
02.12.2005
к накладной
N 1402 от
02.12.2005
      -     
3 шт.    
Серия ПС
N 2881423
по
N 2881425
225,00  
(75,00 х
3 шт.)
      -     
    -    
   -  

Если принятый на работу сотрудник ранее нигде не работал, то организация обязана на него оформить трудовую книжку.

В этом случае с работника взимается плата в размере расходов на приобретение бланка трудовой книжки (п. 47 Правил). То же самое происходит и при оформлении вкладыша в трудовую книжку.

Как только новая трудовая книжка или вкладыш к ней будут заполнены на работника, эти бланки уже перестают принадлежать организации, у них появляется новый собственник - работник организации.

Поэтому выдача трудовой книжки (вкладыша) в учете должна отражаться как реализация бланка.

На основании отчета ответственного лица, предоставляемого в бухгалтерию организации в конце каждого месяца (п. 42 Правил), бухгалтер списывает стоимость оформленных бланков трудовых книжек со счета 10 "Материалы".

Поскольку расходы на приобретение бланков оплачиваются работниками, то поступление платы, взимаемой за бланк, следует отражать на счете 91 "Прочие доходы и расходы".

Пример 2. Продолжим пример 1.

Трудовые книжки на вновь поступивших и не имевших их ранее работников Сухова Н.В. и Андреева С.К. были оформлены инспектором отдела кадров Ивановой А.А. 1 декабря 2005 г. В тот же день работники оплатили стоимость трудовых книжек в кассу.

В бухгалтерском учете эти операции отражаются следующими проводками.

Ноябрь:

Дебет 60 - Кредит 51

Дебет 10 - Кредит 60

Дебет 19 - Кредит 60

Дебет 68/"Расчеты по НДС" - Кредит 19

Декабрь:

Дебет 73/"Расчеты по оплате бланков трудовых книжек" - Кредит 91

Дебет 91 - Кредит 68

Дебет 91 - Кредит 10

Дебет 50 - Кредит 73/"Расчеты по оплате бланков трудовых книжек"

Стоимость бланков трудовых книжек, оформленных работникам, можно удержать из их заработной платы. Но для этого необходимо получить от работника заявление о таком удержании. Тогда вместо последней проводки делается запись:

Дебет 70 - Кредит 73/"Расчеты по оплате бланков трудовых книжек"

Квитанционные книжки

Организациям разрешено осуществлять наличные денежные расчеты без применения кассовых аппаратов при оказании услуг населению, если они используют бланки строгой отчетности. Причем изготавливаться такие бланки должны обязательно типографским способом (см. Письмо ФНС России от 20.10.2005 N ШТ-6-06/889@).

Обратите внимание! Самостоятельно изготавливать бланки, печатая их на принтере, не допускается.

Пример 3. Организация заказала бланки квитанций в количестве 3000 шт. для расчетов с населением в типографии ООО "Спецбланк" на сумму 3540 руб. (в том числе НДС - 540 руб.) 29 сентября 2005 г. бланки были получены по накладной N 1022 от 29.09.2005.

1 октября 2005 г. были выданы работнику организации под отчет 300 шт. бланков, а 31 октября 2005 г. он отчитался за 264 бланка.

Согласно учетной политике организации учет БСО ведется на забалансовом счете 006 в условной оценке (1 бланк = 1 руб.).

В бухгалтерском учете должны быть сделаны следующие записи.

Сентябрь:

Дебет 26 - Кредит 60

Дебет 19 - Кредит 60

Дебет 006/"БСО на хранении"

Октябрь:

Кредит 006/"БСО на хранении"

Дебет 006/"БСО у подотчетного лица"

Кредит 006/"БСО у подотчетного лица"

За балансом на 1 ноября 2005 г. на субсчетах к счету 006 числятся:

"БСО на хранении" - 2700 руб. (3000 шт. - 300 шт.);

"БСО у подотчетного лица" - 36 руб. (300 шт. - 264 шт.).

В книге учета бланков эти операции отражаются следующим образом (см. с. 25).

КНИГА ПО УЧЕТУ БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ (квитанции)

      Дата      
  От кого  
получено
или кому
отпущено
Основание  
(наимено-
вание до-
кумента,
номер и
дата)
        Приход        
        Расход        
  Остаток  
число
месяц
год 
   серия  
и номер
бланка
коли- 
чество
сум-
ма,
руб.
   серия  
и номер
бланка
коли- 
чество
сум-
ма,
руб.
коли- 
чество
сум-
ма,
руб.
  1  
  2  
 3  
    4      
    5      
   6      
   7  
  8 
   9      
  10  
 11 
  12  
 13 
  29 
  09 
2005
ООО        
"Спецбланк"
Приходный  
ордер N 160
от
29.09.2005
к накладной
N 1022 от
29.09.2005
Серия КО  
N 112000 -
N 114999
3000  
шт.
3000
   -      
   -  
  - 
3000  
шт.
3000
  01 
  10 
2005
Ефремова   
В.В.
Требование-
накладная
N 625 от
01.10.2005
Серия КО  
N 112000 -
N 112299
300   
шт.
 300
2700  
шт.
2700

В налоговом учете расходы организации на приобретение бланков квитанций уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль организации в соответствии с пп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ как канцелярские расходы.

Н.Потапова

АКДИ "Экономика и жизнь"