Мудрый Экономист

Практика проведения и бухгалтерского учета отдельных видов внутрибанковских операций

"Налогообложение, учет и отчетность в коммерческом банке", 2005, N 11

К числу внутрибанковских расходов, обоснованность которых особенно тщательно проверяется налоговыми органами, относятся командировочные, представительские расходы и расходы на содержание автотранспорта кредитной организации. Порядок осуществления указанных расходов должен быть регламентирован учетной политикой кредитной организации или утвержден ее отдельными внутрибанковскими документами. Рассмотрим основные нормативные положения по учету указанных расходов, обязательные для исполнения кредитными организациями.

Бухгалтерский учет командировочных расходов Порядок оформления командировок

Служебной командировкой считается поездка сотрудника кредитной организации по распоряжению руководителя кредитной организации на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Выплата суточных таким работникам не производится.

Основанием для командировки сотрудника является приказ руководителя кредитной организации с указанием цели, пункта (пунктов) назначения и срока командировки, оформленный по форме ОКУД 0301023, и служебное задание, оформленное по форме ОКУД 0301025.

Расходы по командированию специалиста, работающего в кредитной организации по гражданско-правовому договору, не могут включаться в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль кредитной организации.

Срок пребывания сотрудника кредитной организации в командировке определяется со дня выезда по числу дней по день приезда, но не более 40 дней (не считая времени нахождения в пути).

Если сотрудник направлен в командировку на территории Российской Федерации или в страны СНГ, обязательным является оформление командировочного удостоверения по форме ОКУД 0302001, подтверждающего факт пребывания сотрудника в той или иной местности.

При выезде в страны дальнего зарубежья командировочное удостоверение не оформляется. Днем выезда (приезда) в загранкомандировку считается день пересечения границы Российской Федерации. Дни пересечения границы определяются на основании отметок в загранпаспорте выезжающего в командировку сотрудника. Отметка является основанием для расчета срока командировки.

Для командировок в пределах Российской Федерации днем выезда в командировку считается день отправления поезда, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день фактического прибытия транспортного средства к месту постоянной работы.

Если транспорт, которым командированный сотрудник выезжает к месту командирования, отправляется до 24 часов включительно, днем выезда считаются текущие сутки. Если транспорт отправляется в 00:00 часов и позднее, но учитывается время, необходимое для проезда командированного сотрудника до аэропорта, находящегося за пределами города, днем выезда также могут считаться текущие сутки.

Фактическое число дней нахождения в командировке исчисляется начиная со дня отправления до дня прибытия транспортного средства к месту постоянной работы.

Если фактическое время пребывания в командировке превысило число дней, указанных в приказе, то количество дней командировки в обязательном порядке должно быть продлено приказом руководителя кредитной организации.

Отметки в командировочном удостоверении о прибытии и отъезде сотрудника должны производиться в пунктах, где фактически выполняется задание, теми организациями, куда командирован сотрудник.

На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех организаций, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, неиспользованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.

Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в порядке, установленном законодательством РФ.

В случаях, когда по распоряжению администрации работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.

Для участия в заседании совета кредитной организации или собрании акционеров служебные командировки в установленном порядке могут оформляться членам совета кредитной организации.

Состав статей расходов на командировки и их нормирование

Командировочные расходы - это затраты, связанные со служебными командировками сотрудников кредитной организации, относящиеся в соответствии со ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

Лимит командировочных расходов кредитной организации и ее подразделений на финансовый год должен определяться сметой.

В состав расходов в период пребывания в служебных командировках включаются:

В составе расходов кредитной организации, учитываемых при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль, расходы на выплату суточных в рублях РФ учитываются в размере норм, определяемых Правительством Российской Федерации.

При оплате сотрудникам кредитной организации расходов на командировки в доходы сотрудника, подлежащие налогообложению, суточные в рублях РФ, выплачиваемые в пределах норм, установленных локальным нормативным актом кредитной организации, не включаются (подтверждением данного положения является Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 16.03.2005 N 03-05-01-04/59);

В составе расходов кредитной организации, учитываемых при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль, расходы на выплату суточных в иностранных валютах учитываются в размере норм, определенных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией";

В целях обоснованности расходов по оплате билетов по тарифу бизнес-класса кредитной организации рекомендуется определить внутренним распорядительным документом перечень лиц, имеющих право пользования билетами бизнес-класса;

В целях обоснованности расходов по оплате номеров повышенной комфортности во время командировок кредитной организации рекомендуется определить внутренним распорядительным документом перечень лиц, имеющих право пользования номерами повышенной комфортности;

Оплата стоимости проезда командированного на такси в иных случаях (от гостиницы до предприятия в месте командирования, провоз материалов и оборудования от гостиницы до места проведения мероприятия и т.д.) не допускается;

Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также время вынужденной остановки в пути, подтвержденной документально.

При командировке в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства (городской транспорт), суточные не выплачиваются. При однодневных командировках суточные не выплачиваются.

При заграничных командировках суточные за день выезда оплачиваются в иностранной валюте как за один целый день, за день приезда суточные оплачиваются в рублях РФ.

При командировках в пределах Российской Федерации и стран СНГ суточные за день выезда и день приезда оплачиваются в валюте РФ по нормам кредитной организации как за два полных дня.

Командированным сотрудникам сохраняется среднемесячная заработная плата по месту постоянной работы на время командировки.

В случае если командированный работник израсходовал денежных средств больше суммы, выданной ему под отчет, и расходы подтверждены документально (например, расходы по найму жилья оказались выше, чем предполагалось), эти расходы подлежат возмещению в полном размере.

Если расходы совершены в размерах, превышающих установленные кредитной организацией правила использования средств на приобретение билетов или наем номеров в гостиницах, то возмещение расходов может быть произведено только по письменному распоряжению руководителя кредитной организации в случае признания их обоснованными. Если расходы будут признаны необоснованными, то разница подлежит возмещению за счет собственных средств командированного работника.

Задолженность по иностранной валюте, подлежащая выплате командированному работнику в связи с перерасходом по авансу, может быть погашена при его согласии путем выплаты работнику ее суммы в рублях РФ по курсу Банка России на день выплаты.

Оплата расходов по найму жилья производится в фактическом размере при представлении оправдательных документов, подтверждающих размер понесенных расходов. При отсутствии оправдательных документов расходы по найму жилья не оплачиваются.

При расчете фактических расходов по найму жилья по представленным первичным документам в расчет берутся:

Если документально подтвержденные расходы по оплате проживания в гостиничном номере указаны с расшифровкой сумм предоставляемых услуг (например, плата за пользование холодильником, телевизором, кроме обслуживания в барах и ресторанах, расходы за обслуживание в номере, расходы за пользование оздоровительными объектами), то в целях налогообложения такие расходы рассматриваются как расходы по найму жилого помещения и не включаются в совокупный доход командируемого работника кредитной организации (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Не подлежит включению в расчет расходов по найму жилого помещения и компенсируется за счет личных средств командированного сотрудника оплата стоимости дополнительных услуг, включенных в счет, не относящихся к арендной плате (тарифу), а именно оплата завтрака (обеда, ужина), мини-бара, стирки, глажения и т.п.

Транспортные расходы командированного сотрудника оплачиваются на основании проездных документов.

В счет фактических транспортных расходов берутся документально подтвержденные расходы на:

Сумма расходов на такси, в случае если она подтверждена документально, в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не включается в совокупный доход сотрудника и не подлежит налогообложению.

Компенсируются и не включаются в совокупный доход работника документально подтвержденные квитанцией или отметкой на проездном документе расходы за пользование постельными принадлежностями.

При потере документов, подтверждающих фактически произведенные расходы по проезду до места назначения и обратно, и невозможности представления дубликатов или справок руководитель кредитной организации может принять решение о возмещении расходов командированному сотруднику, однако такие расходы подлежат включению в совокупный доход работника, подлежащий налогообложению, но не могут быть включены в налогооблагаемую базу для расчета налога на прибыль кредитной организации.

Компенсируется и не подлежит включению в совокупный доход работника, подлежащий налогообложению, указанная в страховом полисе сумма страхового взноса по договору добровольного страхования от несчастного случая, заключенному при приобретении проездных билетов.

Расходы за пользование междугородной (международной) телефонной и телеграфной связью не включаются в совокупный доход командированного сотрудника, если в связи со служебным поручением ему вменяется в обязанность информировать непосредственного руководителя о ходе его выполнения.

Расходы за пользование услугами связи при наличии соответствующих счетов и квитанций об оплате возмещаются на основании резолюции руководителя кредитной организации на служебной записке командированного сотрудника, подтверждающей служебный характер и необходимость данных расходов.

Возмещение расходов по оплате пользования VIP-залом производится за счет расходов, не включаемых в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, только тем сотрудникам, которым право пользования VIP-залом предоставлено внутренним распорядительным документом кредитной организации.

О.С.Григораш

Главный бухгалтер

ОАО АКБ "ЮГРА"