Мудрый Экономист

Инвентаризация: полезные советы

"Главбух". Приложение "Учет в сельском хозяйстве", 2005, N 4

В конце года организации необходимо проверить остатки по всем счетам. А для этого нужно провести инвентаризацию, в ходе которой и формируются документы, содержащие оценку имущества и обязательств, которые обеспечивают достоверность данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. И только после этого можно осуществлять реформацию баланса.

О проведении инвентаризации и документальном оформлении ее результатов - в нашей статье.

Инвентаризация имущества

Проведение инвентаризации всегда сопряжено с оформлением большого количества документов. Так, перед началом инвентаризации нужно составить приказ о ее проведении по установленной форме N ИНВ-22.

В первую очередь ревизии подлежит имущество сельскохозяйственной организации. Оно включает: основные средства, нематериальные активы, материалы, готовую продукцию, деньги и т.д. Чтобы провести их инвентаризацию, необходимо:

Отметим, что инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере, и в приравненных к ним местностях инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков.

Составление акта инвентаризации (инвентаризационной описи)

Для инвентаризационных описей и актов предусмотрены специальные формы. Например, акт инвентаризации по расходам будущих периодов составляется по форме N ИНВ-11, по отгруженным товарам - по форме N ИНВ-4, по материалам - по форме N ИНВ-3 и т.д.

Особое внимание следует уделить инвентаризации животных и молодняка животных. Так, взрослый продуктивный и рабочий скот заносится в описи, в которых указываются следующие данные (п. 3.36 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49):

Молодняк крупного рогатого скота, племенных лошадей и рабочего скота включается в описи индивидуально. Так же, как и крупный рогатый скот, рабочий скот, свиньи (матки и хряки) и особо ценные экземпляры овец и других животных (племенное ядро). Прочие животные основного стада включаются в описи по возрастным и половым группам с указанием количества голов и живой массы (веса) по каждой группе.

Животные на откорме, молодняк свиней, овец и коз, птица и другие виды животных, учитываемые в групповом порядке, включаются в описи согласно номенклатуре, принятой в учетных регистрах, с указанием количества голов и живой массы (веса) по каждой группе.

Описи составляются по видам животных отдельно по фермам, цехам, отделениям, бригадам в разрезе учетных групп и материально-ответственных лиц.

В сельскохозяйственных организациях инвентаризация фактического поголовья взрослых продуктивных животных, рабочего скота, молодняка животных, животных на откорме, кроликов, зверей, подопытных животных и птицы проводится, как правило, не менее одного раза в квартал. В специализированных сельскохозяйственных организациях с промышленными методами производства, где птица содержится в широкогабаритных птичниках, в безоконных помещениях с регулируемым микроклиматом, инвентаризация проводится один раз в год по состоянию на 31 декабря отчетного года; пчелосемей - не менее двух раз в год (не позднее 1 июня и 1 октября). На это указано в п. 54 Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету животных на выращивании и откорме в сельскохозяйственных организациях, утвержденных Приказом Минсельхоза России от 2 февраля 2004 г. N 73.

Описи составьте в двух экземплярах. Первый остается в бухгалтерии, а второй передается работнику, ответственному за сохранность вверенного ему имущества.

Этот сотрудник должен дать расписку на первой странице каждой описи, подтверждая, что имущество по всем первичным документам им учтено - оприходовано или списано. Такие операции необходимо осуществить до проведения инвентаризации.

В ходе инвентаризации проверьте свое имущество - сосчитайте основные средства, взвесьте корма, сырье, удобрения и т.д. По мере таких действий нужно заполнять инвентаризационные описи и акты.

Когда проверка будет закончена, члены инвентаризационной комиссии должны подписать все описи.

Оформление сличительной ведомости

По итогам ревизии вы можете обнаружить нехватку ценностей либо их излишек, а также пересортицу. В таком случае необходимо составить сличительную ведомость.

Для сличительных ведомостей применяем следующие формы:

Отметим, что после проверки денег в кассе предприятия сличительная ведомость не оформляется. Для оформления результатов инвентаризации кассы предусмотрен специальный бланк по форме N ИНВ-15.

Сличительная ведомость оформляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в бухгалтерии, а второй передается работнику, ответственному за сохранность вверенных ему ценностей.

Заполнение ведомости по результатам инвентаризации

Итоговые данные по инвентаризации имущества отражаются в специальной форме N ИНВ-26, форма которой утверждена Постановлением Госкомстата России от 27 марта 2000 г. N 26. В этом документе отражаются итоговые данные по всем видам имущества.

Данные для заполнения этой ведомости нужно взять из инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

Отражение результатов инвентаризации в учете

В случае выявления имущества, не числящегося в учете, его нужно оприходовать записью по дебету счетов учета материальных ценностей (10, 41, 43 и т.д.) и кредиту счета 91 "Прочие доходы и расходы" (субсчет "Прочие доходы").

Если обнаружится нехватка имущества, то на его стоимость сделайте запись по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" и кредиту счетов учета материальных ценностей.

Конечно, недостачи имущества выявляются при инвентаризации значительно чаще, чем излишки. Порядок отражения недостач установлен п. 3 ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации.

Эти документы предусматривают списание недостач имущества в пределах норм естественной убыли на издержки производства или обращения, а сверх норм - за счет виновных лиц. В случае если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков, убытки от недостачи имущества списываются на финансовые результаты.

Согласно п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, предложения о регулировании всех выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю сельскохозяйственной организации. Окончательное решение о списании недостач на финансовые результаты или на счета виновных лиц принимает руководитель организации.

Инвентаризация расчетов

Для проведения инвентаризации расчетов с поставщиками и покупателями необходимо:

Составление акта сверки расчетов

Форма акта сверки не установлена законодательством, поэтому его можно составлять в произвольной форме при условии наличия в этом акте всех необходимых реквизитов. Ниже мы приведем возможную форму акта сверки.

--------------------------------------------------------------------------------------------¬
¦ Акт сверки расчетов ¦
¦ ¦
¦ между ОАО "Сахарный завод" и ОАО "Содружество" ¦
¦ по состоянию на 31 декабря 2005 г. ¦
¦ ¦
¦ ----------------T----------------¬ ¦
¦ ¦Номер документа¦Дата составления¦ ¦
¦ +---------------+----------------+ ¦
¦ ¦ 112 ¦ 31.12.2005 ¦ ¦
¦ L---------------+----------------- ¦
¦ ¦
¦ Возникновение задолженности Погашение задолженности ¦
¦ ОАО "Содружество" перед ОАО "Сахарный завод" ОАО "Содружество" перед ОАО "Сахарный завод"¦
¦ -----------T-----------T------------------¬ -----------T-----------T------------------¬ ¦
¦ ¦ Дата ¦Сумма, руб.¦ Основание ¦ ¦ Дата ¦Сумма, руб.¦ Основание ¦ ¦
¦ +----------+-----------+------------------+ +----------+-----------+------------------+ ¦
¦ ¦28.10.2005¦ 490 000= ¦ Акт ¦ ¦07.11.2005¦ 300 000= ¦ Частичная ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦об оказании услуги¦ ¦ ¦ ¦ оплата ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ по изготовлению ¦ ¦ ¦ ¦ за услуги, ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ сахара ¦ ¦ ¦ ¦ п/п N 415 ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ от 28.10.2005 ¦ ¦ ¦ ¦ от 07.11.2005 ¦ ¦
¦ +----------+-----------+------------------+ +----------+-----------+------------------+ ¦
¦ ¦15.11.2005¦ 355 000= ¦ Акт ¦ ¦21.11.2005¦ 455 000= ¦ Погашение ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ об оказании ¦ ¦ ¦ ¦ долга путем ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ услуги ¦ ¦ ¦ ¦ зачета встречных ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ по изготовлению ¦ ¦ ¦ ¦требований сторон.¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ сахара ¦ ¦ ¦ ¦ Акт взаимозачета ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ от 15.11.2005 ¦ ¦ ¦ ¦ от 21.11.2005 ¦ ¦
¦ +----------+-----------+------------------+ +----------+-----------+------------------+ ¦
¦ ¦Итого: ¦ 845 000= ¦ - ¦ ¦Итого: ¦ 755 000= ¦ - ¦ ¦
¦ L----------+-----------+------------------- L----------+-----------+------------------- ¦
¦ ¦
¦Таким образом, задолженность ОАО "Содружество" перед ОАО "Сахарный завод" за услуги по¦
¦переработке сахарной свеклы по состоянию на 31 декабря 2005 г. составляет 90 000 руб.,¦
¦включая НДС по ставке 18%. ¦
¦ ¦
¦Генеральный директор ОАО "Содружество" Генеральный директор ОАО "Сахарный завод" ¦
¦ Грибков (В.П. Грибков) Катин (И.Н. Катин) ¦
¦----------- ----------- ¦
¦ ¦
¦Главный бухгалтер ОАО "Содружество" Главный бухгалтер ОАО "Сахарный завод" ¦
¦ Новикова (М.А. Новикова) Тарабарина (А.А. Тарабарина) ¦
¦----------- ----------- ¦
¦ ¦
¦М.П. М.П. ¦
L--------------------------------------------------------------------------------------------

Такие акты нужно составить по каждому покупателю и поставщику в двух экземплярах. Первый остается в бухгалтерии, а второй направляется на подписание контрагенту.

Оформление акта инвентаризации

Чтобы оформить акт инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами, используйте специальную форму N ИНВ-17.

Отражение результатов инвентаризации

По результатам инвентаризации выявите долги с истекшим сроком исковой давности. Списать их нужно на прочие доходы (когда должна ваша организация) или на прочие расходы (если должны, напротив, вам).

Для списания долга руководителю необходимо составить приказ. Такой приказ составляется в произвольной форме. Приведем пример его составления.

-----------------------------------------------------------------¬
¦ОАО "Содружество" ¦
¦ ¦
¦ Приказ N 27 ¦
¦ ¦
¦31 декабря 2005 г. ¦
¦ ¦
¦ О списании просроченной ¦
¦ кредиторской задолженности ¦
¦ ¦
¦На основании акта инвентаризации расчетов с покупателями и¦
¦поставщиками от 31 декабря 2005 г. ¦
¦ ¦
¦приказываю: ¦
¦ ¦
¦Списать задолженность с истекшим сроком исковой давности перед¦
¦ЗАО "Стелз Шугар" в размере 157 000 (Сто пятьдесят семь тысяч)¦
¦руб. ¦
¦Бухгалтерии произвести своевременное отражение в учете операции¦
¦по списанию задолженности с истекшим сроком исковой давности. ¦
¦Контроль за исполнением приказа возлагаю на себя. ¦
¦ ¦
¦Генеральный директор ¦
¦ОАО "Содружество" Грибков (В.П. Грибков)¦
¦ ------- ¦
¦ ¦
¦Виза ознакомления: ¦
¦"Ознакомлена" ¦
¦Главный бухгалтер ОАО "Содружество" Новикова (М.А. Новикова)¦
¦ -------- ¦
L-----------------------------------------------------------------

Т.В.Барышева

Ведущий аудитор

ООО "Юридическое агентство

"Персона Грата"