Мудрый Экономист

Недостачи: оформление и учет

"Главбух". Приложение "Учет в сфере образования", 2005, N 4

Хозяйственная деятельность учебных заведений подразумевает использование широкого спектра товарно-материальных ценностей. Наша статья о том, как оформить недостачи ТМЦ и кто в ответе за их сохранность.

Материальная ответственность

Договор о материальной ответственности - соглашение между работником и образовательным учреждением, в котором оговорены их обязанности по обеспечению сохранности имущества организации, вверенного работнику.

Следует иметь в виду, что материальная ответственность наступает при наличии совокупности следующих условий:

Расторжение трудового договора после причинения ущерба не влечет за собой освобождение стороны этого договора от материальной ответственности.

Определение размера ущерба

Если работник не является штатным сотрудником учреждения и выполняет работу на основании договора гражданско-правового характера, то он возмещает ущерб в полном размере и в соответствии с гл. 59 Гражданского кодекса РФ.

В соответствии со ст. 246 Трудового кодекса РФ размер ущерба при утрате и порче имущества работодатель определяет по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа имущества. То есть работодатель вправе определить размер любого ущерба по рыночным ценам и взыскать его с работника, даже если по данным бухгалтерского учета стоимость утраченного или поврежденного имущества равна нулю (например, остаточная стоимость за вычетом износа равна нулю).

До принятия решения о возмещении ущерба организация должна провести проверку, которая позволит установить размер причиненного ущерба и причину его возникновения, в том числе потребовать от работника объяснения в письменной форме. Установление причин необходимо, поскольку материальная ответственность исключается, если ущерб возник вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий хранения имущества, вверенного работнику (ст. 239 Трудового кодекса РФ).

Ограниченная материальная ответственность

Работник может быть привлечен к ограниченной или полной материальной ответственности. В большинстве случаев законодательством установлена ограниченная материальная ответственность, при которой общая сумма возмещения ущерба не должна превышать среднемесячный заработок. К такой ответственности работника привлекают в случаях:

Взыскать с виновного работника сумму причиненного ущерба, не превышающую среднемесячного заработка, можно по распоряжению работодателя, которое должно быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера причиненного ущерба. Несогласие работника с возложением на него такой материальной ответственности не приостанавливает исполнение приказа (распоряжения) об удержании.

Пример 1. В результате неосторожных действий завхоза школы Михайловой М.М. было испорчено оборудование, остаточная стоимость которого составляет 3350 руб. Рассмотрим две ситуации:

а) среднемесячный заработок Михайловой составляет 3150 руб., и тогда организация может взыскать с нее только эту сумму;

б) среднемесячный заработок Михайловой составляет 5200 руб. В этом случае школа может взыскать с нее всю сумму причиненного ущерба - 3350 руб.

А вот если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, превышающий его средний заработок, то взыскать ущерб можно исключительно через суд.

Полная материальная ответственность

При полной материальной ответственности сотрудник должен полностью возместить учреждению всю сумму ущерба. Это случается лишь в ситуациях, упомянутых в ст. 243 Трудового кодекса РФ.

Полная материальная ответственность разделяется на индивидуальную и коллективную (бригадную). В учреждениях образования чаще применяется индивидуальная. Причем договор о ней можно заключить только с некоторыми категориями работников, перечень которых утвержден Постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. N 85.

При заключении индивидуального договора о полной материальной ответственности работник несет полную индивидуальную материальную ответственность лишь за необеспечение сохранности ценностей, которые лично получил по накладной или иным установленным документам.

Кроме работников, деятельность которых непосредственно связана с денежными средствами (кассиры и пр.) и сохранностью ТМЦ (кладовщики, завскладом и т.д.), в сфере образования полная матответственность может применяться к лаборантам, методистам кафедр, деканатов, заведующим секторами библиотек, завхозам и комендантам зданий. Преподаватели и учителя в перечне не упомянуты.

Возмещение материального ущерба

По общему правилу, изложенному в ст. 138 Трудового кодекса РФ, удержания из заработной платы не могут превышать 20 процентов от заработной платы, причитающейся работнику (за вычетом НДФЛ). При удержании по нескольким исполнительным документам за работником в любом случае должна быть сохранена половина зарплаты.

Рассмотрим, как в бухгалтерском учете бюджетного учреждения отражают списание недостающего или испорченного имущества и возмещение работниками ущерба.

Пример 2. В результате инвентаризации в ГОУ "Институт кинематографии" обнаружена недостача видеокамеры. Стоимость недостающего имущества - 20 000 руб. Амортизация начислена в размере 15 000 руб. В ходе проверки недостача отнесена за счет материально-ответственного лица. Рыночная стоимость имущества - 30 000 руб. Часть ущерба по рыночной стоимости работник погасил через банк (20 000 руб.), остальную часть внес наличными в кассу учреждения.

Бухгалтер сделал следующие проводки в учете:

   Содержание операции   
      Дебет      
      Кредит      
      Сумма      
Списание суммы           
начисленной амортизации
при выбытии ОС
1 104 04 410     
"Уменьшение
стоимости
машин
и оборудования
за счет
амортизации"
1 101 04 410      
"Уменьшение
стоимости
машин
и оборудования"
15 000 руб.      
Списана остаточная       
стоимость ОС
1 401 01 172     
"Доходы от
реализации
активов"
1 101 04 410      
"Уменьшение
стоимости машин
и оборудования"
5000 руб.        
(20 000 - 15 000)
Начисление недостачи     
по рыночной стоимости
0 209 01 560     
"Увеличение
дебиторской
задолженности
по недостачам
основных средств"
0 401 01 172      
"Доходы от
реализации
активов"
30 000 руб.      
Погашение недостачи      
через банк
0 201 01 510     
"Поступления
денежных
средств
учреждения
на банковские
счета"
0 209 01 660      
"Погашение
дебиторской
задолженности
по недостачам
основных средств"
20 000 руб.      
Погашение недостачи      
через кассу
0 201 04 510     
"Поступления
в кассу"
0 209 01 660      
"Погашение
дебиторской
задолженности
по недостачам
основных средств"
10 000 руб.      
(30 000 - 20 000)

С.В.Румянская

Аудитор

г. Санкт-Петербург