Мудрый Экономист

Бухгалтерский учет приобретения литературы

"Современный бухучет", 2005, N 6

Подписка на периодические издания

Приобретение периодики по подписке осуществляется на основании договора, заключенного с распространителем печатных изданий, в качестве которого могут выступать редакция или издатель, выполняющие функции по распространению периодических печатных изданий, другая организация или индивидуальный предприниматель, выполняющие функции по распространению указанных изданий на основании договора с редакцией, издателем или на иных законных основаниях.

Отношения между подписчиками и редакциями, издателями, распространителями, вытекающие из договора подписки на периодические печатные издания, регулируются Правилами распространения периодических печатных изданий по подписке, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 01.11.2001 N 759. Этим документом определены порядок оформления, изменения и расторжения договора подписки на периодическое печатное издание, ответственность редакции, издателя, распространителя и подписчика.

Порядок отражения в бухгалтерском учете расходов, связанных с подпиской на периодические издания, специальным образом в нормативных документах не урегулирован. Поэтому у бухгалтеров часто возникают сомнения по поводу квалификации таких расходов. Одни полагают, что эти расходы следует включать в состав расходов будущих периодов, другие - что их следует учитывать в качестве авансов выданных.

До 1 января 2004 г. вопрос о порядке отражения в учете расходов на подписку на периодические издания имел важное значение с точки зрения налогообложения налогом на имущество предприятий - расходы будущих периодов участвовали в формировании налоговой базы по этому налогу (п. 4 Инструкции Госналогслужбы России от 08.06.1995 N 33 "О порядке исчисления и уплаты в бюджет налога на имущество предприятий"). Поэтому налоговые органы, как правило, требовали включать стоимость подписки в расходы будущих периодов.

С введением в действие гл. 30 "Налог на имущество организаций" НК РФ объект налогообложения по налогу на имущество изменился, теперь им признаются только объекты основных средств. Поэтому представляется, что налоговые органы не будут столь категоричны.

По нашему мнению, оплата подписки представляет собой не что иное, как предоплату за еще не полученную продукцию - периодические издания. Это утверждение основано на нормах Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н (далее - ПБУ 10/99), устанавливающего правила формирования в бухгалтерском учете информации о расходах организаций.

В соответствии с п. 3 ПБУ 10/99 выбытие активов в порядке предварительной оплаты материально-производственных запасов и иных ценностей, работ, услуг, в виде авансов, задатка в счет оплаты материально-производственных запасов и иных ценностей, работ, услуг расходами не признается.

Поскольку расходы на оплату подписки не могут быть признаны расходами для целей бухгалтерского учета, они не могут быть учтены и в составе расходов будущих периодов, а следовательно, должны быть отражены в учете как авансы выданные.

В соответствии с Планом счетов суммы выданных авансов и предварительной оплаты учитываются обособленно на счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками":

Дебет 60 Кредит 51 "Расчетные счета" - на сумму денежных средств, перечисленных в счет оплаты подписки на периодические издания.

По мере поступления периодических изданий и документов распространителя расходы на их приобретение будут признаваться в бухгалтерском учете:

Дебет 26 "Общехозяйственные расходы" Кредит 60 - на сумму стоимости поступивших в отчетном периоде периодических изданий;

Дебет 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" Кредит 60 - на сумму НДС;

Дебет 68 "Расчеты по налогам и сборам" Кредит 19 - на сумму НДС, предъявленного к вычету.

В случае если организация выписывает газеты и журналы непроизводственного характера, расходы на их приобретение учитываются в составе прочих доходов и расходов без уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль:

Дебет 60 Кредит 51 - на сумму денежных средств, перечисленных в счет оплаты подписки на периодические издания;

Дебет 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 2 "Прочие расходы" Кредит 60 - на сумму стоимости поступивших в отчетном периоде периодических изданий (без уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль).

Расходы на подписку не учитываются для целей налогообложения и в том случае, если подписка оформляется на имя работника организации (на его домашний адрес) и возмещается за счет организации. Такая операция отражается в учете следующим образом:

Дебет 91, субсчет 2 "Прочие расходы" Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" - на сумму начисленного возмещения стоимости подписки (без уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль);

Дебет 73 Кредит 50 "Касса" - на сумму денежных средств, выданных работнику в счет возмещения стоимости подписки.

Приобретение литературы через розничную торговую сеть

Приобретение организациями деловой литературы, необходимой для использования в своей деятельности, через розничную торговую сеть осуществляется, как правило, через подотчетных лиц.

Основным документом, регламентирующим порядок выдачи под отчет денежных средств, является Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением Совета директоров Центробанка России от 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций).

В соответствии с п. п. 10 и 14 Порядка ведения кассовых операций выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий по расходным кассовым ордерам (форма N КО-2, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88) или надлежаще оформленным другим документам с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными.

Согласно Плану счетов учет расчетов с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, осуществляется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Выдача денежных средств работнику для приобретения деловой литературы оформляется в учете следующим образом:

Дебет 71 Кредит 50 - на сумму денежных средств, выданных для приобретения деловой литературы.

На основании п. 11 Порядка ведения кассовых операций работник, получивший наличные деньги под отчет, обязан не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы, применяется унифицированная форма "Авансовый отчет" (форма N АО-1), утвержденная Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

Проверенный бухгалтером авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.

В соответствии с п. 18 Положения по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 6/01, утвержденного Приказом Минфина России от 30.03.2001 N 26н, книги, брошюры и т.п. издания относятся к той категории основных средств, которые разрешается списывать на затраты на производство (расходы на продажу) по мере отпуска их в производство или эксплуатацию. В целях обеспечения сохранности этих объектов при эксплуатации в организации должен быть организован надлежащий контроль за их движением.

Таким образом, расходы на приобретение деловой литературы следует принимать к учету следующим образом:

Дебет 08 "Вложения во внеоборотные активы" Кредит 71 - на сумму стоимости литературы;

Дебет 01 "Основные средства" Кредит 08 - на сумму первоначальной стоимости приобретенных изданий;

Дебет 20 "Основное производство", 26 и др. Кредит 01 - на сумму стоимости изданий, переданных на нужды производства, управления и т.д.

Приобретение подотчетным лицом литературы осуществляется, как правило, посредством заключения договора розничной купли-продажи, без заявления о себе как о представителе организации.

Договор розничной купли-продажи является публичным договором (п. 2 ст. 492 ГК РФ), т.е. договором, заключенным коммерческой организацией и устанавливающим ее обязанности по продаже товаров, выполнению работ или оказанию услуг, которые такая организация по характеру своей деятельности должна осуществлять в отношении каждого, кто к ней обратится.

В соответствии со ст. 493 ГК РФ договор розничной купли-продажи считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека либо иного документа, подтверждающего оплату товара.

Пунктом 6 ст. 168 НК РФ установлено, что при реализации товаров (работ, услуг) населению по розничным ценам (тарифам) соответствующая сумма налога на добавленную стоимость включается в указанные цены (тарифы). При этом на ярлыках товаров и ценниках, выставляемых продавцами, а также на чеках и других выдаваемых покупателю документах сумма налога не выделяется.

Таким образом, в этом случае запись Дебет 08 Кредит 71 будет сделана на всю стоимость покупки (включая НДС).

Согласно п. 7 ст. 168 НК РФ при реализации товаров за наличный расчет организациями (предприятиями) и индивидуальными предпринимателями розничной торговли, а также другими организациями, индивидуальными предпринимателями, выполняющими работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению, требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы. То есть невыдача продавцом подотчетному лицу счета-фактуры не противоречит действующему законодательству.

Однако поскольку в соответствии со ст. 172 НК РФ в общем случае одним из основных условий предъявления к вычету уплаченного в составе цены товара налога на добавленную стоимость является наличие выставленного продавцом счета-фактуры, при приобретении товаров в описанном случае права на вычет налога не возникает.

Если подотчетное лицо заявило о себе как о представителе организации, т.е. предъявило доверенность, счет-фактура будет выписан.

В этом случае при приобретении деловой литературы будут оформлены проводки:

Дебет 08 Кредит 71 - на сумму стоимости литературы (без НДС);

Дебет 19 Кредит 71 - на сумму НДС;

Дебет 68 Кредит 19 - на сумму НДС, подлежащего вычету.

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру (форма N КО-1, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88) в установленном порядке:

Дебет 50 Кредит 71 - на сумму неизрасходованных денежных средств, возвращенных в кассу организации.

Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру:

Дебет 71 Кредит 50 - на сумму денежных средств, выданных подотчетному лицу.

Н.Ю.Иришина

Консультант журнала

"Современный бухучет"