Мудрый Экономист

Если надо выдать валюту для загранкомандировки...

"Главбух", 2005, N 11

Отправляя работника за рубеж, фирма должна снабдить его иностранной валютой на предстоящие расходы - оплату жилья, суточные и т.д. Между тем валютное законодательство запрещает предприятиям выдавать работникам наличную валюту. Мы расскажем, как все же выдать аванс сотруднику, уезжающему за границу, не нарушая закона.

ЧЕМ ГРОЗИТ?

В п. 1 ст. 9 Федерального закона от 10 декабря 2003 г. N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле" дан исчерпывающий перечень валютных операций между резидентами. Выплата валюты работнику, командированному за рубеж, там не названа. Из этого Центральный банк РФ делает вывод, что суточные в валюте из кассы предприятия сотруднику выдать нельзя (см. Письмо Центрального банка РФ от 22 марта 2005 г. N 36-3/526).

В противном случае фирма нарушит валютное законодательство. А за это организацию, а также директора или главного бухгалтера могут оштрафовать. Штраф составит от 75 до 100 процентов от суммы, выданной командированному работнику. Такая санкция установлена п. 1 ст. 15.25 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

ЧТО ПРЕДПРИНЯТЬ?

Самый простой способ соблюсти валютное законодательство и все же обеспечить работника необходимыми для поездки за границу деньгами состоит в следующем. Кассир выдает рубли, а сам работник в любом обменном пункте покупает на них валюту. Вернувшись из командировки, сотрудник, так, же через обменник, продает неиспользованный остаток валюты и возвращает рубли в кассу фирмы. Для бухгалтера такой вариант достаточно удобен, поскольку не требует сложных расчетов и находится в рамках закона. А вот для командированного работника покупка и продажа валюты через обменный пункт обернутся финансовыми потерями. Разницу между курсами ему придется оплачивать из своего кармана. Ведь бухгалтер должен пересчитывать валюту в рубли по курсу Центрального банка РФ. Курс же обменного пункта ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете в расчетах использовать нельзя. Об этом напомнил Минфин России в Письме от 1 февраля 2005 г. N 07-05-06/32.

Пример. ООО "Закат" направило Образцова И.М. в загранкомандировку. 16 мая 2005 г. для оплаты командировочных расходов Образцову выдали из кассы 19 936 руб. Образцов купил на эти деньги 560 евро в обменном пункте по курсу 35,60 руб/EUR. Авансовый отчет Образцова был утвержден 20 мая 2005 г. Сумма командировочных расходов по отчету оставила 500 евро. Курс, установленный Центральным банком РФ на 20 мая, составил 35,4459 руб/EUR.

Бухгалтер рассчитал сумму, которую Образцов должен вернуть в кассу:

19 936 руб. - (500 EUR x 35,4459 руб/EUR) = 2213,05 руб.

Образцов продал через обменный пункт неизрасходованную валюту - 60 евро (560 - 500) - по курсу 35,30 руб/EUR. В итоге он получил на руки 2118 руб. (60 EUR x 35,30 руб/EUR). Разницу между долгом перед фирмой и суммой, вырученной от продажи валюты, - 95,05 руб. (2213,05 - 2118) - Образцову пришлось внести в кассу из собственных денег.

Оградить работника от денежных потерь можно с помощью корпоративной банковской карты. Такие карточки оформляют на имя тех сотрудников, которым приходится ездить в командировки или покупать товары или материалы. Деньги с корпоративных карт можно снимать как в рублях, так и в иностранной валюте. Ведь банкоматы установлены во многих городах мира. Никаких препятствий для использования корпоративных карт валютное законодательство не устанавливает. Впрочем, у корпоративных карт есть и недостатки. Так, фирме придется заплатить за ее открытие и обслуживание. И все же корпоративные карты - это надежный и удобный способ снабдить командированного работника деньгами, не нарушая валютного законодательства.

В заключение отметим, что 12 мая 2005 г. Государственная Дума приняла в первом чтении проект изменений в Закон о валютном регулировании. Одно из нововведений касается командировок за рубеж. А именно п. 1 ст. 9 этого Закона должен пополниться нормой, позволяющей российским фирмам выдавать из кассы наличную иностранную валюту сотрудникам, командированным за границу. И самим сотрудникам разрешат возвращать в кассу организации деньги, не израсходованные в поездке за рубеж. Таким образом, не исключено, что в ближайшем будущем проблем с оплатой расходов по зарубежным командировкам уже не будет.