Мудрый Экономист

Учесть трудовую книжку

"Расчет", N 1, 2005

Приняли работника - выдали трудовую книжку. Казалось бы, обычное дело. Но вот вопрос: как это учесть? На практике бухгалтеры действуют абсолютно разными способами. Но, по существу, их можно свести к двум.

Первый способ предполагает учитывать книжки по типу посреднической сделки. Согласно второму, выдачу бланков надо проводить как реализацию. Какой вариант выбрать, решать вам. Рассмотрим оба.

Транзитом

Приверженцы первого подхода рассуждают так. Фирма покупает трудовые книжки не для себя, а для личных целей сотрудников. При этом они ссылаются на п.47 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства от 16 апреля 2003 г. N 225). Там сказано, что работник обязан заплатить фирме за выданный ему документ.

Таким образом, фирма является всего лишь посредником между работниками и продавцом бланков. Поэтому приходовать книжки не нужно. Их надо учитывать на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности" вместе с НДС.

При выдаче книжек их реализации не происходит. Значит, начислять НДС не нужно. У фирмы расходы на бланки проходят "транзитом".

В налоговом учете операции с трудовыми книжками отражать не надо.

Пример. В январе 2005 г. ЗАО "Актив" приобрело 20 бланков трудовых книжек по 59 руб. Всего на сумму 1180 руб., в том числе НДС - 180 руб. В том же месяце фирма оплатила их.

В марте Актив" принял в штат Сергея Павлова, который устроился на работу впервые. Кадровик завел на него трудовую книжку. Ее стоимость сотрудник внес в кассу фирмы.

В учете "Актива" операции отражены так:

в январе 2005 г.

Дебет 76 Кредит 51

Дебет 73 субсчет "Расчеты за трудовые книжки" (обезличенно) Кредит 76

Дебет 006

в марте 2005 г.

Дебет 73 Кредит 73 субсчет "Расчеты за трудовые книжки"

Кредит 006

Дебет 50 Кредит 73

У этого способа есть недостатки.

Во-первых, если фирма решит продать книжки, сделать этого она не сможет. Бланки учтены за балансом, и "легализовать" их будет нельзя.

Во-вторых, при данном способе невозможно учесть списание испорченных бланков.

Если недостатки этого подхода не являются для вас существенными, утвердите его в учетной политике вашей фирмы.

Без навара

Второй метод более привычный для бухгалтера. Здесь бланки трудовых учитываются как товар. Раз сотрудники обязаны возместить фирме стоимость бланков, значит, они куплены для продажи. А имущество, предназначенное для продажи, и есть товар. То, что его реализуют без выгоды, значения не имеет.

При продаже книжек фирма должна начислить НДС. При этом входной налог по ним она может принять к вычету. Разумеется, если они оприходованы, оплачены и на них есть счет-фактура.

Пример. Воспользуемся данными предыдущего примера. Добавим лишь, что фирма начисляет НДС "по отгрузке".

Операции по учету трудовых книжек бухгалтер ЗАО "Актив" отразил так:

в январе 2005 г.

Дебет 60 Кредит 51

Дебет 41 Кредит 60

Дебет 19 Кредит 60

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС"

Кредит 19

в марте 2005 г.

Дебет 73 Кредит 90-1

Дебет 90-2 Кредит 41

Дебет 90-3 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДС"

Дебет 50 Кредит 73

Некоторые бухгалтеры учитывают книжки на счете 10, субсчет 6 "Прочие материалы". В этом случае проводки будут аналогичными, только реализацию проводят через счет 91 "Прочие доходы и расходы".

Напомним, что при наличных расчетах фирма должна использовать кассовый аппарат. Если у вас нет ККТ, то покупать его только ради книжек неразумно. Но без наличных денег можно обойтись, если стоимость бланка удержать из зарплаты сотрудника.

Используя этот метод, фирма ничего не теряет, поскольку расходы на покупку книжек равны доходам от их продажи. К тому же он выглядит более традиционно и не вызовет вопросов у проверяющих. Еще одним плюсом является то, что данный способ позволяет списать испорченные бланки. О том, как учитывать их в этой ситуации, читайте на с. 105.

Н.Руденкова