Мудрый Экономист

"Первичку" - на досрочную пенсию

"Практическая бухгалтерия", N 10, 2004

Как долго нужно хранить "первичку"? Различные нормативные акты определяют этот срок по-разному. Давайте разберемся, какой из них фирма должна соблюдать непременно.

Любая фирма в течение определенного срока обязана хранить свои первичные документы. Правда, следуют этому правилу далеко не все. Хаос в архивах, отсутствие половины документов, которые должны быть в наличии непременно, нынче никого не удивят. Другая крайность - хранение уже забытых всеми бумаг, которые давно пора бы выкинуть.

Срок годности "первички"

Обратимся к Налоговому кодексу. Подпункт 8 п.1 ст.23 обязывает хранить "первичку" четыре года. Уничтожить бумаги раньше этого срока нельзя. В то же время Закон о бухучете требует хранить всю бухгалтерскую документацию не менее пяти лет (ст.17 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ). О каких конкретно документах говорит законодатель, непонятно. Как определить срок хранения той "первички", что необходима для бухучета, и той, что подтверждает правильность расчета налогов, не знают ни контролеры, ни бухгалтеры. Если все-таки речь идет об одних и тех же документах, нестыковка по срокам налицо.

Внести ясность еще в 1999 г. попытался Минфин (Письмо от 9 февраля 1999 г. N 04-01-10). Он пояснил, что речь в Кодексе и Законе о бухучете попросту идет о разных документах: одни необходимы для бухгалтерского, другие для налогового учета. О том, как разделить документы на бухгалтерские и налоговые, финансовые работники умолчали. Непонятно, например, к какой из этих групп можно отнести оборотно-сальдовую ведомость по счету 26. Ведь этот счет используется и для формирования себестоимости в бухучете, и для группировки затрат при расчете налога на прибыль. Обратите внимание, что в любом случае хранение исчисляют с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

Правильное хранение правильных документов

Способ группировки документов в дела каждый бухгалтер выбирает самостоятельно. Например, счета на оплату многие счетоводы подшивают к платежным документам. А командировочные удостоверения - к авансовым отчетам. Особый порядок установлен только для счетов-фактур. Хранить их вы должны в журналах учета полученных и выставленных документов (п.1 Постановления Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. N 914).

Согласно КоАП соблюдение срока хранения документации проверяют налоговые работники. Если инспектор обнаружит, что у вас отсутствует необходимая "первичка", он вас оштрафует как минимум на 5000 руб. (ст.120 НК РФ).

Заметьте, конкретные сроки хранения для каждого документа определил Росархив. Так, согласно Перечню типовых управленческих документов (утв. Росархивом 6 октября 2000 г.) для первичных бухгалтерских документов этот срок установлен в пять лет. Кадровые документы перечень обязывает хранить 75 лет. А вот такие документы, как годовые балансы, хранить придется постоянно.

Имейте в виду, несмотря на то что по налоговому законодательству вы должны хранить документы четыре года, увидеть у вас наличие бумаг, составленных четыре года назад, они не смогут. Ведь налоговой проверкой могут быть охвачены только последние три года деятельности компании (ст.87 НК РФ). Иными словами, запросить у вас документы за последний (четвертый) год проверяющие не вправе. Выходит, большинство бланков, пролежавших у вас три года, вы спокойно можете выкинуть. И за их отсутствие по ст.120 Кодекса вас никто не оштрафует.

Ю.Духно

Эксперт ПБ