Мудрый Экономист

Документооборот по командировкам

"Главбух". Приложение "Учет в туристической деятельности", N 3, 2004

Чтобы принять участие в специализированной выставке, ознакомиться с новыми отелями или маршрутами, разрешить проблемы, возникшие у туристов во время путешествия, сотрудникам турфирм приходится выезжать в командировки. Как и любая операция, направление работника в командировку, выдача ему денег на предстоящие расходы, а также отчет сотрудника - все это должно быть документально оформлено <*>. Какими документами? Читайте об этом в нашей статье.

<*> Об учете расходов по командировкам мы рассказывали в следующих статьях: "Если работник направлен в зарубежную командировку" - Приложение N 1, 2003, с. 14; "Дорожные чеки для загранкомандировок" - Приложение N 4, 2003, с. 16; "Командировки сотрудников" - Приложение N 1, 2004, с. 9.

Командировки по России Служебное задание

Направляя работника в командировку, руководитель структурного подразделения должен оформить и подписать служебное задание - первую часть формы N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении". Форма этого документа утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление Госкомстата России N 1). Это задание утверждает руководитель турфирмы или уполномоченное лицо, а затем оно передается в кадровую службу. Если ее нет - в бухгалтерию.

После возвращения из командировки работник должен составить краткий отчет о выполненной работе, который нужно согласовать с руководителем структурного подразделения. Затем эти сведения вносятся опять же в форму N Т-10а, после чего ее передают в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.

Приказ о направлении работника в командировку

На основании служебного задания сотрудник кадровой службы (или бухгалтерии) издает приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по форме N Т-9, утвержденной Постановлением Госкомстата России N 1. В ней указывают фамилию, имя, отчество и должность командируемого сотрудника, структурное подразделение, в котором он работает. А также цель, срок, дату начала и окончания командировки, место этой командировки. Кроме того, можно указать источник оплаты командировочных расходов. Форму N Т-9 применяют в случае, если в командировку едет один работник. А вот на несколько человек нужно составлять приказ (распоряжение) по форме N Т-9а (она также утверждена Постановлением Госкомстата России N 1). Но в любом случае эти формы (приказы) подписывает руководитель турфирмы или его уполномоченное лицо. Каждый сотрудник подтверждает факт ознакомления с приказом своей подписью.

Командировочное удостоверение

На основании утвержденного приказа (распоряжения) в кадровой службе (или бухгалтерии) выписывают командировочное удостоверение по форме N Т-10. Эта форма утверждена Постановлением Госкомстата России N 1.

В командировочном удостоверении указывают фамилию, имя, отчество и должность сотрудника, структурное подразделение, в котором он работает, место и цель командировки, ее продолжительность в календарных днях (не считая времени в пути), дату начала и окончания, данные документа, удостоверяющего личность. Командировочное удостоверение должно быть подписано руководителем турфирмы или уполномоченным лицом (с расшифровкой его подписи).

На оборотной стороне удостоверения в каждом пункте назначения делают отметки о дате прибытия и выбытия, которые заверяют подписью ответственного лица (с расшифровкой и указанием его должности) и печатью организации.

Первую запись о выбытии командированного с места работы делает сотрудник кадровой службы (или бухгалтерии), выписывая командировочное удостоверение. Далее записи делаются в каждом месте, куда работник прибывает (и откуда соответственно выбывает). Последнюю запись - о прибытии на постоянное место работы - опять же ставит работник кадровой службы (бухгалтерии) турфирмы.

Авансовый отчет

В течение трех рабочих дней после возвращения сотрудник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55.

На оборотной стороне этой формы командированный работник заполняет графы 1 - 5, то есть указывает расходы по отчету. Для этого он записывает в графу 4 перечень документов, подтверждающих расходы (транспортные документы, квитанции, чеки ККМ, товарные чеки и пр.), нумеруя их по порядку в графе 1 и указывая дату и номер документа в графах 2 и 3. Все эти бумаги должны быть приложены (подклеены) к авансовому отчету; их также следует пронумеровать в порядке записи в отчете. По каждому из документов в графе 5 указывается сумма расходов. А если какой-то расход подтверждается сразу двумя документами (например, товарным и кассовым чеками), то в отчет вписываются номера и даты обоих документов, но сумма указывается только один раз.

Заполнив отчет, работник сдает его в бухгалтерию. При этом ему отдается отрезная часть отчета - расписка, удостоверяющая факт приема авансового отчета и оправдательных документов к нему. После этого бухгалтер проверяет целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, и указывает на оборотной стороне отчета в графе 7 суммы расходов, принятые к учету, а в графе 9 - счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель турфирмы или уполномоченное лицо. При этом остаток неиспользованного аванса (если он есть) подотчетное лицо сдает в кассу по приходному кассовому ордеру. А если по авансовому отчету выявлен перерасход, то он выплачивается подотчетному лицу из кассы по расходному кассовому ордеру.

Схема документооборота по командировкам в России

-----------------------------¬     ------------------------------¬
¦ До командировки ¦ ¦ После командировки ¦
L-------------T--------------- L---------------T--------------
¦/ ¦/
--------------+--------------¬ ----------------+-------------¬
¦ Служебное задание для ¦ ¦Отчет о выполнении служебного¦
¦ направления в командировку ¦ ¦ задания ¦
+----------------------------+ +-----------------------------+
¦(первая часть формы N Т-10а)¦ ¦ (гр. 12 формы N Т-10а) ¦
L-------------T--------------- L---------------T--------------
¦/ ¦/
--------------+--------------¬ ----------------+-------------¬
¦ Приказ (распоряжение) ¦ ¦ Авансовый отчет ¦
¦ о направлении работника ¦ ¦ (форма N АО-1) ¦
¦ в командировку ¦ ¦ ¦
¦ (форма N Т-9 или N Т-9а) ¦ ¦ ¦
L-------------T--------------- L---------------T--------------
¦/ ¦/
--------------+--------------¬ ----------------+-------------¬
¦ Командировочное ¦ ¦ Бухгалтерия турфирмы ¦
¦ удостоверение ¦ ¦ ¦
¦ (форма N Т-10) ¦ ¦ ¦
L----------------------------- L------------------------------

Командировки за границу

Порядок документального оформления заграничных командировок в целом аналогичен порядку оформления командировок по России.

Однако есть и некоторые особенности.

Первая касается командировочного удостоверения (форма N Т-10).

Его необходимо оформлять только при командировках в страны СНГ, когда не ставят отметки в загранпаспорте. Если же сотрудник едет в страны дальнего зарубежья, для подтверждения времени пребывания работника в командировке достаточно приложить к авансовому отчету ксерокопию страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы.

Вторая особенность касается заполнения авансового отчета.

Если сотрудник получал наличные в иностранной валюте и соответственно расходовал ее, то в отчете должны быть заполнены строка 1а лицевой стороны и графы 6 и 8 оборотной стороны.

При этом валютные суммы в рубли пересчитывают по официальному курсу, действующему на дату утверждения авансового отчета.

Это следует из п.6 и Приложения к Положению по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" ПБУ 3/2000, утвержденному Приказом Минфина России от 10 января 2000 г. N 2н.

Кроме того, оправдательные документы, которые прилагают к авансовому отчету, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык. Таково требование п.9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н.

Еще хотелось бы обратить внимание на срок, в течение которого работник, вернувшись из загранкомандировки, должен представить в бухгалтерию авансовый отчет.

Раньше такой срок был установлен в п.6.1 Положения о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов, утвержденного Центральным банком РФ от 25 июня 1997 г. N 62. Он составлял 10 календарных дней после того, как работник вернулся из-за границы. Однако сейчас это Положение утратило силу.

И единственно, где еще прописан срок отчета по командировочным расходам - это п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993 г. N 40.

Как мы уже говорили в предыдущем разделе нашей статьи, такой срок составляет три рабочих дня после возвращения сотрудника из командировки. Причем здесь не уточняется, относится это к командировкам по России или за рубеж.

Получается, что этот срок распространяется на все командировки.

Обратите внимание: командировочное удостоверение и авансовый отчет - это первичные учетные документы, на основании которых делают записи в учете. Поэтому за их отсутствие налоговая инспекция может оштрафовать турфирму по ст.120 Налогового кодекса РФ. Так, если эти документы не оформлялись в течение одного года, штраф составит 5000 руб., а если несколько лет - 15 000 руб.

Если же турфирма не оформляет приказ или служебное задание на командировку, за это ее оштрафовать не могут. Тем не менее мы советуем вам оформлять эти документы, ведь они подтверждают производственный характер расходов. А это одно из условий для того, чтобы их можно было принять в целях налогообложения прибыли (п.1 ст.252 Налогового кодекса РФ).

Н.Н.Лавренова

Аудитор