Мудрый Экономист

Расчеты наличными между организациями: как применять новый закон о ККТ

"Главбух", N 15, 2003

Теперь организации, получающие наличные от клиентов или покупателей, должны выбивать кассовый чек даже в том случае, если этот клиент - организация. Таково главное требование нового Федерального закона N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон о ККТ). Документ вступил в силу 28 июня, поэтому сейчас выполнять его предписания обязаны все организации, которые проводят расчеты "живыми" деньгами.

Наверное, на взгляд законодателей, это несложно - ведь выбивали же раньше организации чек ККМ, когда получали наличные от физических лиц... Однако из-за того, что организации стали пробивать чек, получая деньги и от лиц юридических, возникла проблема с заполнением кассовой книги, книги продаж и оформлением приходных кассовых ордеров, счетов-фактур. Следуя утвержденным ранее правилам заполнения книг и оформления документов, можно завысить сумму полученной наличности... Мы разберем эту проблему и покажем, как ее можно решить.

Какие документы оформлять, получая наличные?

Законодательство требует, чтобы бухгалтер, получивший "живые" деньги от организации, выписал приходный кассовый ордер по форме N КО-1. Такой порядок был до 28 июня, когда вступил в силу новый Закон о контрольно-кассовой технике, действует он и сейчас. Выдавать кассовый ордер требует п.13 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением совета директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993 г. N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций).

Но теперь помимо ордера нужно выдать и кассовый чек. Иначе говоря, получив деньги от другой организации, вы должны обязательно пробить полученную сумму на кассовом аппарате. Чек передайте представителю организации, которая внесла наличные. Такой порядок установлен п.1 ст.2 Закона о ККТ.

Кроме того, покупателю - юридическому лицу надо выставить счет-фактуру, как предписывает п.3 ст.168 Налогового кодекса РФ. А также необходимо оформить товарную накладную по форме N ТОРГ-12.

Кстати, напомним: расчеты наличными не должны превышать 60 000 руб. по одной сделке. Это установлено п.1 Указания Центрального банка РФ от 14 ноября 2001 г. N 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке".

Казалось бы, к прежним требованиям добавилось только одно - выбивать кассовые чеки. Однако именно из-за этого у предприятий-продавцов возникли сложности при заполнении кассовой книги и книги продаж. Рассмотрим подробнее, как новое требование Закона о ККТ отразится на заполнении этих книг.

Как вести кассовую книгу?

Порядок заполнения этой книги остался прежним. Как и раньше, получив деньги от организации и выдав представителю приходный ордер, бухгалтер должен сделать запись в кассовой книге - указать номер ордера, сумму, на которую он выписан. И здесь нет никаких сложностей и вопросов. Однако в конце дня кассир-операционист выбивает итоговый чек (так называемый Z-отчет), в котором значится общая сумма наличности, полученной от всех клиентов - как от юридических, так и от физических лиц. На основании чека на общую итоговую сумму бухгалтер или главный кассир тоже выписывает приходный ордер и фиксирует все сведения в кассовой книге. В результате получается, что сумма, полученная от юридических лиц, проходит в кассовой книге дважды. Один раз - по отдельному приходному ордеру, а второй раз - по ордеру на сумму всей выручки. Из-за этого в дебет счета 50 "Касса" будут записаны суммы, превышающие фактическую наличность фирмы.

Разумеется, раньше такой проблемы не возникало. Ведь деньги, полученные от организаций, по кассовому аппарату не проходили, а фиксировались только в приходном ордере. Следовательно, в сумму выручки, поступившей в кассу от граждан, деньги от юридических лиц не включались.

Как же теперь решить проблему и избежать двойного отражения в кассовой книге наличности, полученной от юридических лиц? Продавцу просто не надо выписывать покупателю-юрлицу отдельный приходный кассовый ордер. Таким образом, сумма выручки будет отражаться только в том приходнике, который выписан на основании итоговых данных кассового аппарата. Такой порядок надо закрепить приказом руководителя.

Естественно, можно возразить: данный совет заставляет нарушить п.13 Порядка ведения кассовых операций. Однако давайте разберемся: грозит ли какая-нибудь ответственность предприятию за такое нарушение? Нет, предприятие, которое не выписало организации отдельный приходник, не может быть оштрафовано. Ведь ст.15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях предусматривает штраф, если деньги в кассу были не оприходованы или оприходованы не в полном объеме.

А в нашем случае в конце дня все деньги будут оприходованы, включая и те, что получены от организации.

Тем не менее здесь есть один нюанс. Он касается предприятий, которые через один кассовый аппарат пробивают чеки и гражданам, и юридическим лицам. Получается, что сумма по приходнику, составленному на основании отчета кассира-операциониста, включает выручку от продаж как населению, так и организациям. Между тем такие продажи в бухгалтерском учете отражаются по-разному. А именно:

Дебет 50 Кредит 90 субсчет "Выручка"

или

Дебет 50 Кредит 62

Дебет 62 Кредит 90 субсчет "Выручка"

Чтобы разделить выручку, полученную от граждан и организаций, советуем пробивать чеки в разных секциях кассового аппарата. И выручку по каждой секции оформлять отдельным приходным ордером. Или же вообще приобрести новый кассовый аппарат для расчетов с юрлицами.

Пример 1. ЗАО "Экспресс" занимается продажей кондитерских изделий как гражданам, так и организациям.

ЗАО "Экспресс" 21 июля 2003 г. продало ООО "Лакомка" 50 кг конфет по 36 руб. за 1 кг (в том числе НДС 6 руб.). ООО "Лакомка" расплатилось за сладости наличными. При этом ЗАО "Экспресс" выбило чек через первую секцию на сумму 1800 руб. (50 кг x 36 руб.).

Но в этот же день ЗАО "Экспресс" продавало сладости и населению. Выручка составила 12 600 руб. (в том числе налог с продаж по ставке 5% 600 руб., НДС 2000 руб.). Продажа товаров населению пробивается через вторую секцию.

Предположим, что других поступлений в кассу ЗАО "Экспресс" и выплат из нее 21 июля не было. Остаток на начало дня равен 112 руб.

На основании журнала кассира-операциониста Любченко А.А. было составлено два приходных кассовых ордера:

Кассовая книга организации за 21 июля 2003 г. будет заполнена следующим образом.

Касса за 21 июля 2003 года

   Номер   
документа
   От кого   
получено
или кому
выдано
       Номер      
корреспондирующего
счета, субсчета
 Приход, 
руб. коп.
 Расход, 
руб. коп.
     1     
      2      
         3        
    4    
    5    
Остаток на начало дня                       
   112-00
    х    
235        
От кассира-  
операциониста
Любченко А.А.
по первой
секции
        62        
 1 800-00
236        
От кассира-  
операциониста
Любченко А.А.
по второй
секции
        90        
12 600-00
Итого за день                               
14 400-00
    -    
Остаток на конец дня                        
14 512-00
    x    
В том числе на заработную плату, выплаты    
социального характера и стипендии
    -    
    x    

А в бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки:

Дебет 50 Кредит 62

Дебет 62 Кредит 90 субсчет "Выручка от продаж юрлицам"

Дебет 90 субсчет "Налог на добавленную стоимость" Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДС"

Дебет 50 Кредит 90 субсчет "Выручка от продаж населению"

Дебет 90 субсчет "Налог с продаж" Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу с продаж"

Дебет 90 субсчет "Налог на добавленную стоимость" Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДС"

Как вести книгу продаж?

Как мы уже говорили, продав товары другому предприятию за наличные, счет-фактуру выставить все равно необходимо (п.3 ст.168 Налогового кодекса РФ). Этого не нужно делать только тогда, когда деньги за товары поступают от населения. Об этом говорится в п.7 ст.168 Налогового кодекса РФ.

Счет-фактуру необходимо отразить в книге продаж в соответствии с п.16 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. N 914.

Но кроме счета-фактуры, согласно Закону о ККТ предприятию необходимо выбить и кассовый чек. А все показания лент кассовых аппаратов также заносятся в книгу продаж. В итоге возникает та же ситуация, что и при заполнении кассовой книги. Одна и та же сумма выручки пройдет в книге продаж дважды - по счету-фактуре, выписанному конкретному предприятию, и в составе общей наличной выручки по итогам дня.

Как поступить в такой ситуации - зависит от того, в одну секцию или в разные вы пробиваете чеки гражданам и юридическим лицам.

Если в одну, то рекомендуем поступать так. Отражая в книге продаж выручку по данным ленты ККТ, уменьшите эти данные на суммы, которые значатся в счетах-фактурах.

Но, как мы уже говорили, суммы, полученные от организаций и граждан, лучше пробивать через разные секции. Тогда вам просто не понадобится отражать в книге продаж выручку по той секции, где зафиксированы поступления от юридических лиц.

А если у вас вообще две разные кассовые машины, то в книге продаж не надо записывать показания той из них, которую используют для расчетов с организациями.

И опять же советуем такой порядок заполнения книги продаж закрепить приказом руководителя.

Пример 2. ООО "Морской прибой" изготавливает и продает мыло, шампуни и пену для ванн. Причем товары продаются как оптом, так и в розницу. Для расчетов наличными с физическими и юридическими лицами ООО "Морской прибой" использует разные кассовые аппараты.

Организация 10 июля 2003 г. продала ООО "Юность" за наличные пять коробок шампуня на общую сумму 4800 руб. (в том числе НДС 800 руб.). При этом ООО "Морской прибой" выписало ООО "Юность" счет-фактуру N 158 и выбило кассовый чек.

В этот день юридические лица больше не совершали покупок за наличные. Поэтому кассир-операционист Мороз Е.Ю. за день сдала выручку в сумме 4800 руб.

Кроме того, в этот же день ООО "Морской прибой" продало населению моющие средства на общую сумму 25 200 руб. (в том числе налог с продаж по ставке 5% 1200 руб., НДС 4000 руб.). 10 июля 2003 г. кассир-операционист Левченко О.А. сдала эти деньги в кассу предприятия.

Бухгалтер ООО "Морской прибой" заполнил книгу продаж следующим образом.

Книга продаж

Продавец _ООО "Морской прибой"_______________________________

Идентификационный номер

налогоплательщика-продавца _7701524968_______________________

Продажа за период с _1 июля 2003 г.___ по _31 июля 2003 г.___

   Дата   
и номер
счета-
фактуры
продавца
 Наименование 
покупателя
    ИНН   
покупателя
   Дата   
оплаты
счета-
фактуры
продавца
   Всего   
продаж,
включая НДС
 В том числе  продажи,
облагаемые налогом
по ставке 20 процентов
(5)
 Стоимость 
продаж
без НДС
 Сумма НДС
    (1)   
      (2)     
    (3)   
   (3а)   
    (4)    
    (5а)   
   (5б)   
N 158 от  
10.07.2003
ООО "Юность"  
7705689543
10.07.2003
 4 800 руб.
 4 000 руб.
  800 руб.
10.07.2003
Выручка,      
сданная
кассиром-
операционистом
Левченко О.А.
10.07.2003
24 000 руб.
20 000 руб.
4 000 руб.
                                          Всего
28 800 руб.
24 000 руб.
4 800 руб.

Заметьте: данные лент кассового аппарата, на котором работает кассир-операционист Мороз Е.Ю., в книгу продаж ООО "Морской прибой" не заносятся.

В бухгалтерском учете ООО "Морской прибой" были сделаны следующие проводки:

Дебет 50 Кредит 62

Дебет 62 Кредит 90 субсчет "Выручка от продаж юрлицам"

Дебет 90 субсчет "Налог на добавленную стоимость" Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДС"

Дебет 50 Кредит 90 субсчет "Выручка от продаж населению"

Дебет 90 субсчет "Налог с продаж" Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу с продаж"

Дебет 90 субсчет "Налог на добавленную стоимость" Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДС"

Как учитывать товары, купленные за наличные?

Организации, покупающие товары за наличные, тоже столкнулись со сложностями после вступления в силу Закона о ККТ.

Чтобы возместить НДС, необходимо подтвердить, что налог был оплачен (п.1 ст.172 Налогового кодекса РФ). До 28 июня 2003 г. подтверждающим документом считался приходный кассовый ордер. В нем отдельно указывается и сумма НДС, уплаченная продавцу. Теперь же оплата товара подтверждается кассовым чеком. Но не у всех продавцов кассовый аппарат выбивает чеки, на которых отдельно указана сумма НДС.

Как быть, если продавец не выписал приходник, выдал только чек, а в нем сумма налога не указана? Сможет ли покупатель принять к вычету НДС? Да, по нашему мнению, он вправе так поступить. Ведь в п.1 ст.172 Налогового кодекса РФ сказано, что необходим лишь сам документ, подтверждающий оплату. А что НДС должен быть показан отдельной суммой, данная статья не требует. То есть достаточно сравнить общую сумму продаж, указанную в счете-фактуре, с данными кассового чека. Если они совпадают, значит, вся покупка, включая НДС, оплачена.

И еще один вопрос, который волнует покупателей: могут ли их оштрафовать, если, передав наличные, чека от продавца они так и не получили? Нет, этого не должны делать. Ведь за невыдачу чека отвечает только та сторона, которая наличные деньги получает, то есть продавец. Это следует из ст.14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Е.И.Филипенко