Мудрый Экономист

Ищем нового сотрудника: как учесть расходы

"Расчет", N 8, 2003

Искать новых работников можно как самостоятельно, так и через кадровое агентство. В обоих случаях поиск сотрудников имеет свои особенности.

Самостоятельный поиск сотрудников

При самостоятельном поиске сотрудников основной расход фирмы - оплата за размещение информационных объявлений об имеющейся вакансии. Это можно сделать, например, в средствах массовой информации (СМИ) или на интернетовских сайтах. Возникает вопрос: учитывать ли эти расходы при расчете налога на рекламу?

Как указал Минфин, делать этого не нужно (см. Письмо от 28 февраля 2003 г. N 04-02-05/2/10). Дело в том, что такие расходы к рекламным не относятся.

Реклама - это информация о фирме, которая призвана формировать и поддерживать интерес к этой фирме и способствовать росту ее прибыли. В то же время информация о наборе сотрудников не отвечает такому определению, а следовательно, не может быть признана рекламой.

Примечание. Что такое реклама, написано в Законе РФ от 18 июля 1995 г. N 108-ФЗ "О рекламе".

Обратите внимание: в документах, выданных фирме, должно быть написано, что объявление связано с поиском новых сотрудников. Если же такая информация не указана (например, просто написано "Публикация объявления"), предъявите налоговикам издание или сайт, где опубликовано ваше сообщение. В этом случае доначислить налог на рекламу налоговики не смогут.

В бухгалтерском учете затраты на подбор персонала относятся к управленческим расходам. Производственные предприятия учитывают их на счете 26 "Общехозяйственные расходы", а торговые - на счете 44 "Расходы на продажу".

Суммы НДС, входящие в состав этих затрат, можно принять к вычету. Для этого у фирмы должны быть счет-фактура и документ, подтверждающий оплату.

Примечание. Когда НДС можно поставить к вычету, написано в ст.ст.171 и 172 Налогового кодекса РФ.

Пример. Расходы ООО "Пассив" на публикацию объявления в газете о поиске менеджера составили 420 руб. (в том числе НДС - 70 руб.). "Пассив" сделал предоплату в размере 100 процентов 12 августа 2003 г.

Газета вышла 19 августа 2003 г. В этот же день "Пассив" получил акт выполненных работ и счет-фактуру. В этих документах было написано: "Публикация объявления о поиске менеджера".

"Пассив" занимается производством. Затраты на публикацию объявления бухгалтер фирмы отразил так:

12 августа

Дебет 60 субсчет "Авансы выданные" Кредит 51

19 августа

Дебет 26 Кредит 60

Дебет 60 Кредит 60 субсчет "Авансы выданные"

Дебет 19 Кредит 60

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

Поиск через кадровое агентство

Если фирма решила воспользоваться услугами кадрового агентства, первым делом нужно составить договор. При его составлении обратите особое внимание на момент, когда услуга считается оказанной. От этого зависит, когда фирма отразит затраты на услуги кадрового агентства в бухгалтерском и налоговом учете.

Таким моментом может быть, например, день утверждения кандидата фирмой или первый рабочий день соискателя.

Кроме того, в договоре нужно предусмотреть, что если кандидат увольняется или его увольняют в течение испытательного срока, то агентство должно вернуть все или часть полученного от фирмы вознаграждения.

После заключения договора фирма составляет заявку, в которой перечисляются требования к кандидату. Обычно она оформляется как приложение к договору. Составляется такая заявка в произвольной форме.

После того как подходящий кандидат будет найден, кадровое агентство должно составить и передать фирме акт об оказании услуг и счет-фактуру.

Как платить налог на прибыль

Расходы по подбору персонала, в том числе через кадровое агентство, уменьшают налог на прибыль. Они включаются в состав прочих расходов.

Примечание. Затраты на поиск персонала относятся к прочим расходам (пп.8 п.1 ст.264 НК РФ).

В то же время, по мнению МНС, происходит это не всегда. Затраты, связанные с набором персонала, не уменьшают налог на прибыль, если в итоге фирма не взяла на работу сотрудника. Так написано в методичке по налогу на прибыль. С точки зрения налогового ведомства эти расходы нельзя рассматривать как экономически оправданные.

Однако с этим можно поспорить. Доказать оправданность обращения в кадровое агентство можно, например, штатным расписанием, в котором есть вакантное место. Ведь фирма не виновата, что кадровое агентство не смогло найти для нее подходящего сотрудника.

Если же вы не хотите ссориться с налоговиками, можно поступить и по-другому. В случае если вашу фирму не устроит ни один из вариантов, предложенных кадровиками, попросите кадровое агентство отразить расходы на поиск персонала в акте и счете-фактуре как консультационные или информационные услуги. Тогда налоговикам будет очень сложно предъявить фирме претензии.

Отражение затрат в налоговом учете зависит от метода учета доходов и расходов фирмы. Напомним, что считать налог на прибыль можно либо кассовым методом, либо методом начисления. В первом случае расходы на подбор персонала отражаются в налоговом учете на момент оплаты услуг. Если же фирма применяет метод начисления, то отразить такие расходы нужно в день получения акта об оказании услуг.

Пример. ЗАО "Актив" занимается оптовой торговлей. Фирма заключила договор с кадровым агентством на подбор для нее кандидатов на должность главного бухгалтера. По условиям договора дата оказания услуги - день выхода кандидата на работу.

Стоимость услуг кадрового агентства составила 7200 руб. (в том числе НДС - 1200 руб.).

Кандидат, которого нашло агентство, приступил к исполнению своих обязанностей 5 августа 2003 г. Этим же днем был подписан акт об оказанных услугах.

"Актив" оплатил услуги кадрового агентства 6 августа 2003 г. Фирма считает налог на прибыль по методу начисления.

В учете бухгалтер "Актива" сделал следующие записи:

5 августа

Дебет 44 Кредит 60

Дебет 19 Кредит 60

6 августа

Дебет 60 Кредит 51

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

В налоговом учете расходы на оплату услуг кадрового агентства "Актив" отразил в день подписания акта о выполненных работах. Таким образом, эти затраты будут учтены в составе расходов августа 2003 г.

Если по условиям договора с кадровым агентством оно возвращает все или часть денег в случае, если кандидат не выдержит испытательного срока, фирма должна скорректировать свои затраты на суммы, которые вернуло агентство. Это следует сделать как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. Кроме того, следует восстановить и НДС. Сделать это нужно в том отчетном периоде, в котором уволился кандидат.

Примечание. Продолжительность испытательного срока установлена ст.70 Трудового кодекса.

Пример. Воспользуемся условием предыдущего примера.

Главный бухгалтер не прошел испытательный срок и был уволен 28 августа 2003 г. Агентство вернуло ЗАО "Актив" часть денег в сумме 6000 руб. (в том числе НДС - 1000 руб.) 2 сентября 2003 г.

Бухгалтер фирмы сделал в учете следующие записи:

28 августа

Дебет 44 Кредит 60

       ----------¬
- ¦5000 руб.¦ (6000 - 1000) - сторнирована часть расходов по
L----------
подбору кандидата на должность главного бухгалтера;
Дебет 19 Кредит 60
----------¬
- ¦1000 руб.¦ - сторнирована часть НДС;
L----------
Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19
----------¬
- ¦1000 руб.¦ - сторнирована часть НДС, предъявленная к
L----------
налоговому вычету;

Дебет 76 субсчет "Расчеты по претензиям" Кредит 60

2 сентября

Дебет 51 Кредит 76 субсчет "Расчеты по претензиям"

В налоговом учете расходы фирмы за август будут уменьшены на 5000 руб. (6000 - 1000).

Е.Амарина

Эксперт АГ "РАДА"