Мудрый Экономист

Непредвиденные обстоятельства в командировке

"Практическая бухгалтерия", N 7, 2003

Работник фирмы во время командировки заболел или задержался из-за нелетной погоды, запланированную командировку отменили. Естественно, что в таких ситуациях возникают расходы. Как их учесть в бухгалтерском и налоговом учете?

Командировку отменили

Командировка была запланирована заранее. Накануне отъезда ее отменили, так как пропала необходимость в ней. Однако средства уже были потрачены: куплены билеты, получены визы, выданы суммы на командировочные расходы.

Ясно, что подотчетные деньги будут возвращены. А вот как быть с другими расходами?

Обычно деньги за неиспользованные билеты можно получить назад. Правда, при этом возвращают не всю сумму. А вот пошлины за получение визы обратно получить нельзя.

Все эти затраты являются непроизводственными. В бухгалтерском учете их относят к внереализационным расходам (ПБУ 10/99).

Для признания же затрат в налоговом учете необходимо, чтобы они были экономически оправданными. В данном случае сложно связать расходы по отмененной командировке с получением прибыли.

Неустойку, которая будет удержана при возврате билетов, можно обосновать как расходы на штраф за нарушение договора перевозки. Такие штрафы могут уменьшать налогооблагаемую прибыль (пп.13 п.1 ст.265 НК РФ). Но в этом случае будьте готовы отстаивать свою позицию в суде.

Как правило, такие расходы незначительны и редки. Поэтому, чтобы избежать споров с налоговиками, на них налогооблагаемую прибыль не уменьшают.

Пример 1. ООО "Пассив" запланировало командировку своего сотрудника М.И. Семенова в Чехию. Цель командировки - заключение договора с потенциальным покупателем. Заранее была получена виза и приобретены авиабилеты.

Стоимость авиабилетов составила 7500 руб. Оплата осуществлялась через расчетный счет. В подотчет на командировочные расходы Семенову было выдано из кассы предприятия 8000 руб.

Бухгалтер "Пассива" сделал проводки:

Дебет 76 Кредит 51

Дебет 50-3 Кредит 76

Дебет 71 Кредит 50

В день отлета был получен факс от потенциального клиента, в котором говорилось, что он отказывается от сделки. Командировка была отменена. Семенов вернул деньги в кассу фирмы:

Дебет 50 Кредит 71

Были сданы авиабилеты. Агентство вернуло их стоимость в сумме 7000 руб. и удержало неустойку - 500 руб.

В учете были сделаны проводки:

Дебет 76 Кредит 50-3

Дебет 51 Кредит 76

Дебет 91-2 Кредит 76

В налоговом учете удержанная неустойка (500 руб.) не принимается для целей налогообложения прибыли.

В командировке возникли форс-мажорные обстоятельства

Работник находится в командировке. Однако вовремя не может вернуться из нее по объективным причинам: нелетная погода, наводнение, карантин. Что должна выплатить фирма, когда сотрудник приедет?

Фирма должна возместить работнику:

Эти затраты будут уменьшать налогооблагаемую прибыль (пп.6 п.2 ст.265 НК РФ).

В бухгалтерском учете их отражают как чрезвычайные расходы (п.13 ПБУ 10/99). Однако на практике иногда бывает сложно получить документы, подтверждающие факт чрезвычайного обстоятельства. Поэтому проще поступить таким образом.

Надо издать приказ о продлении командировки. В таком случае можно списать затраты как обычные командировочные расходы. Бухгалтер отразит это все проводкой:

Дебет 20 (26, 10, 08...) Кредит 71

Чтобы не возникало проблем, надо попросить фирму-партнера, к которой направлен сотрудник, поставить в командировочном удостоверении отметки о выбытии тем днем, когда работник реально будет выезжать из места командировки. То есть в дни командировки будут включены и дни стихийного бедствия.

Если по каким-либо причинам сделать это не удастся, можно обосновать расходы только приказом о продлении и билетами. Однако в этом случае могут возникнуть разногласия с налоговиками при проверке. Дополнительным аргументом в вашу пользу может здесь служить Письмо Минфина России от 6 декабря 2002 г. N 16-00-16/158. В нем сказано, что для подтверждения командировки достаточно наличия только одного приказа.

Сотрудник в командировке заболел

Работник отправлен в командировку в пределах России. В этот момент он заболел.

После того как сотрудник вернется, фирма должна ему возместить суточные за время болезни, расходы по найму жилого помещения и больничные (ст.168 ТК РФ, совместная Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР").

Если работник лечился в стационаре, то за эти дни ему не выплачивают расходы по найму жилого помещения.

Суточные за время болезни в командировке фирма может возместить за период, не превышающий двух месяцев (п.16 совместной Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62).

Обратите внимание: больничные могут быть выплачены, только если у работника есть правильно оформленный больничный лист.

Если фирма направляет в командировку совместителя, то по основному месту работы такой сотрудник оформляет отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет). Если работник в этот период заболел, то больничные ему не выплачивают (п.15 Постановления Президиума ВЦСПС от 12 ноября 1984 г. N 13-6).

Может случиться, что работник пожелает получить свои больничные во время командировки (например, если болезнь будет продолжительной). В таком случае фирма может выслать ему эту сумму. Расходы на пересылку уменьшают налогооблагаемую прибыль (пп.25 п.1 ст.264 НК РФ).

Что же касается найма жилья и суточных, то такие затраты в налоговом учете включают в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль (п.12 ст.264 НК РФ). Однако при проверке налоговики могут сослаться на то, что расходы экономически не оправданы. Чтобы не было проблем, мы советуем предусмотреть эти затраты в коллективном или трудовом договоре. Тогда при проверках можно будет ссылаться на п.25 ст.255 Налогового кодекса. В нем сказано, что к расходам по оплате труда принимаются затраты, произведенные в пользу работников и предусмотренные в договорах.

Пример 2. Сотрудник ООО "Пассив" М.И. Семенов поехал в командировку в г. Брянск на срок с 1 по 15 мая.

5 мая работник заболел и смог приступить к исполнению своих служебных обязанностей 9 мая. Факт нетрудоспособности был подтвержден больничным листом, выданным поликлиникой г. Брянска.

Лечение производилось амбулаторно (то есть работник в больнице не находился). По больничному листу было начислено пособие в сумме 1900 руб.

Работник вернулся из командировки в установленный срок - 15 мая. Стоимость проживания в гостинице составила 500 руб. в сутки.

Фирма выплатила суточные в пределах установленных норм - 100 руб. в сутки.

В трудовом договоре, заключенном с Семеновым, предусмотрено возмещение расходов в случае болезни работника в командировке.

Бухгалтер "Пассива" сделал записи в учете:

Дебет 71 Кредит 50

Дебет 20 Кредит 71

Дебет 69 Кредит 70

Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ"

Дебет 70 Кредит 50

В налоговом учете сумма 9000 руб. будет уменьшать налогооблагаемую прибыль фирмы.

А как быть с работниками, направленными в загранкомандировку?

Раньше фирмы руководствовались Постановлением Госкомтруда СССР от 25 декабря 1974 г. N 365. Однако с 17 января 2003 г. этот документ утратил силу.

На практике сейчас все расходы по загранкомандировкам (суточные, расходы по найму жилого помещения) возмещают в таком же порядке, как и при командировках на территории России.

Сотруднику, заболевшему в командировке за границей, будут возмещены:

Суточные фирма должна возместить в порядке, установленном совместным Письмом Минтруда России и Минфина России от 17 мая 1996 г. N 1037-ИХ. Так, если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то при выезде из одной страны в другую суточные выплачивают по нормам той страны, куда въезжает сотрудник.

Нормы, по которым выплачивают суточные, установлены Постановлением Правительства от 8 февраля 2002 г. N 93.

Расходы по найму жилого помещения возмещают в размере фактических затрат, подтвержденных документами.

Что же касается больничных, то здесь надо учесть один момент: их выплачивают только на основании документа о нетрудоспособности, оформленного в соответствии с Приказом Минздравмедпрома России от 13 января 1995 г. N 5.

Поэтому, когда работник вернется из загранкомандировки, ему надо будет заменить документы, подтверждающие его болезнь (п.1.10 совместного Приказа Минздравмедпрома России от 19 октября 1994 г. N 206 и Постановления ФСС РФ от 19 октября 1994 г. N 21). Это сделает лечащий врач по месту жительства сотрудника, а утвердит администрация поликлиники.

И.Неверова

Редактор-эксперт