Мудрый Экономист

Кто заплатит за межгород?

"Московский бухгалтер", N 7, 2003

Письмо. Фирма, в которой я работаю, сотрудничает с иностранными компаниями, и нам часто приходится связываться с ними по телефону. Все затраты на международные разговоры мы включаем в себестоимость. Однако налоговики требуют подтверждать производственный характер этих расходов. Как это сделать?

Светлана Трофимова, бухгалтер, г. Москва

В ст.252 Налогового кодекса действительно указано, что фирмы могут включать в расходы только обоснованные и документально подтвержденные затраты. Следовательно, по логике налоговиков, фирма обязана доказать производственный характер понесенных расходов. К сожалению, арбитражная практика подтверждает такую позицию (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 18 декабря 2002 г. N А56-18106/02).

Таким образом, если фирма не сможет обосновать расходы на международные телефонные переговоры, ее могут оштрафовать за занижение налоговой базы. Причем это нарушение будет рассматриваться как грубое. Размер штрафа составит 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 тыс. руб. (п.3 ст.120 НК РФ).

Доказать инспектору, что звонили вы не приятелю в Лондон, а своему деловому партнеру, будет достаточно трудно. Однако, если доля расходов на переговоры велика, попробовать можно.

Во-первых, руководитель фирмы может издать специальный приказ по фирме. В нем должно быть закреплено, что на себестоимость продукции относятся расходы на оплату услуг связи (п.25 ст.264 НК РФ). В качестве документа, подтверждающего производственную необходимость расходов, можно использовать распечатку телефонных счетов. Если инспектор спросит о цели каждого конкретного звонка, вы можете представить ему договор с зарубежным партнером. Чтобы подтвердить, что звонили именно ему, достаточно сравнить коды городов, указанные в телефонной распечатке и в договоре.

Сложности могут возникнуть, если сотрудники вашей фирмы обзванивают потенциальных партнеров. Естественно, что в этом случае никакого договора у вас нет. Однако и здесь есть выход. Вы можете представить инспектору акт, в котором кроме общей информации о разговоре должна быть резолюция директора, подтверждающая целесообразность звонка. Кроме того, директор должен издать приказ, в котором будет оговорено, что в состав расходов, относимых на себестоимость, включаются затраты на текущее изучение рынка (п.27 ст.264 НК РФ), в том числе и на телефонные переговоры.

Чтобы доказать инспектору, что вы включаете в себестоимость только служебные разговоры, можно также вести журнал регистрации телефонных переговоров. Так вы разграничите "личные" и "деловые" звонки. В журнале указывают дату, город, номер телефона, должность того, с кем разговаривал ваш сотрудник, и тему разговора. "Личные" разговоры фиксируют с пометкой "за свой счет".

К.Берзов