Мудрый Экономист

Полученный счет-фактура неправильно оформлен: что делать

"Практическая бухгалтерия", N 5, 2003

Налоговый инспектор утверждает, что счет-фактура неправильно оформлен. Придется ли фирме в этом случае восстанавливать НДС?

Принять к вычету НДС, перечисленный поставщику, фирма может только на основании счета-фактуры.

Однако если счет-фактура, выставленный поставщиком, составлен с нарушениями и эти нарушения существенны, налоговая инспекция может признать налоговый вычет неправомерным (п.2 ст.169 НК РФ).

Как следствие, налоговики уменьшат сумму налоговых вычетов.

Кроме того, если нарушение в составлении счета-фактуры повлечет неполную уплату налога, фирму могут привлечь к ответственности по п.1 ст.122 Налогового кодекса - штраф в размере 20 процентов от суммы неуплаченного налога.

Примечание. Оштрафовать за неправильно оформленный счет-фактуру могут, только если это повлекло неполную уплату налога.

Что считается нарушением правил составления счетов-фактур

Приведем несколько типичных примеров.

Заполнены не все графы счета-фактуры

Счет-фактура считается составленным с нарушением, если в нем не заполнен хотя бы один из обязательных реквизитов. Перечень обязательных реквизитов приведен в п.п.5 и 6 ст.169 Налогового кодекса.

Так, если фирма не укажет, к примеру, порядковый номер или дату составления счета-фактуры, налоговый вычет, принятый по нему, налоговики потребуют восстановить. То же самое грозит фирме, если какая-то графа в счете-фактуре будет заполнена неверно.

Однако хотим обратить ваше внимание на один важный момент. Если информация для заполнения каких-то граф счета-фактуры отсутствует, то в этих графах можно поставить прочерк.

К примеру, фирма оказывает услуги (выполняет работы). В этом случае она может поставить прочерки в графах "Грузоотправитель и его адрес", "Грузополучатель и его адрес" и "Единица измерения". По мнению самих налоговиков, это не будет считаться нарушением (Письмо МНС России от 21 мая 2001 г. N ВГ-6-03/404).

С этим также соглашаются и суды (см., например, Постановление ФАС Московского округа от 21 августа 2002 г. N КА-А40/5509-02).

В остальных же случаях мы рекомендуем заполнять все графы счета-фактуры. Однако есть вероятность, что какая-то из граф, по мнению налоговиков, окажется заполнена неправильно.

Графы счета-фактуры заполнены неверно

Например, налоговики обращают особое внимание на заполнение граф "Грузоотправитель и его адрес", "Грузополучатель и его адрес". Если в этих графах записаны не полные реквизиты фирмы, а "Он же" или "Тот же", налоговая инспекция откажется возмещать НДС.

Дело в том, что право писать в этих графах "Он же" или "Тот же" предоставлено Правительством (Постановление Правительства от 2 декабря 2000 г. N 914).

Однако, по мнению налоговиков, Правительство вправе разрабатывать только порядок ведения журналов учета счетов-фактур, книг покупок и книг продаж (п.7 ст.169 НК РФ).

А все необходимые реквизиты, которые нужно указать в счете-фактуре, прописаны в Налоговом кодексе.

Так, в пп.3 п.5 ст.169 Налогового кодекса сказано, что в счете-фактуре должны быть указаны "наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя". По мнению налоговиков, это значит, что в соответствующих графах фирма должна полностью написать название грузоотправителя (грузополучателя) и его точный адрес. Причем сделать это нужно, даже если грузоотправителем и продавцом товара является одна и та же фирма.

Отметим, что на практике суды все-таки решают такие споры в пользу фирм (см., например, Постановление ФАС Московского округа от 5 ноября 2002 г. N КА-А40-/7369-02).

Счет-фактура неправильно подписан

В Налоговом кодексе сказано, что подписывают счет-фактуру руководитель и главный бухгалтер (п.6 ст.169 НК РФ). Причем расшифровывать подписи не обязательно, поскольку Налоговый кодекс этого не требует.

Примечание. Расшифровывать подписи на счете-фактуре необязательно.

На практике может случиться, что в штатном расписании фирмы отсутствует должность главного бухгалтера. Счета-фактуры в таких фирмах подписать может только руководитель.

Налоговики обязательно обратят внимание на то, что в счете-фактуре отсутствует подпись главного бухгалтера.

Поэтому если среди ваших поставщиков есть фирмы, в которых отсутствует должность бухгалтера, мы советуем заранее предпринять меры, чтобы избежать лишних споров с налоговым инспектором. Для этого поступите следующим образом.

Во-первых, попросите у поставщика выписку из приказа. В ней должно быть указано, что в штатном расписании отсутствует должность главного бухгалтера и его обязанности возложены на директора. Это разрешено Законом "О бухгалтерском учете" (пп."г" п.2 ст.6).

Во-вторых, попросите у него взять в банке справку. В справке также должно быть указано, что в штатном расписании вашего поставщика отсутствует должность главного бухгалтера и директор уполномочен подписывать документы за главного бухгалтера.

Также на практике счета-фактуры могут подписывать не только руководитель и главный бухгалтер, но и другие сотрудники фирмы (например, менеджер по продажам).

Чтобы избежать лишних споров с налоговиками, в такой ситуации руководитель должен издать приказ, в котором будет указан перечень работников, имеющих право подписывать счета-фактуры.

Руководитель фирмы также может выдать доверенность работнику, которому он хочет предоставить право подписывать счета-фактуры.

Как лучше поступить

Если вы не хотите ввязываться в спор с налоговым инспектором, мы рекомендуем внимательно следить за тем, чтобы полученный счет-фактура был составлен по всем правилам. Если поставщик не заполнит (или неправильно заполнит) какой-либо реквизит в счете-фактуре, верните его и попросите исправить.

Конечно, проверять каждую графу счета-фактуры - дело, которое требует больших затрат времени. Неудивительно, что бухгалтеры часто по случайности упускают из виду какую-либо ошибку в счете-фактуре, а выясняется это уже при проверке.

Примечание. Заменить или исправить счет-фактуру можно даже во время налоговой проверки.

Однако даже в этом случае можно избежать налоговой ответственности. Дело в том, что исправить или заменить счет-фактуру вы можете даже во время проведения налоговой проверки. Налоговый кодекс не запрещает этого делать.

Обратите внимание: налоговики могут не принять исправленные или замененные счета-фактуры.

Такие действия налоговой инспекции вы можете оспорить в суде. Как показывает практика, суды часто в этом вопросе занимают сторону налогоплательщиков (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 27 августа 2002 г. N А56-9657/02).

А в некоторых случаях суды разрешают фирмам представлять исправленные или замененные счета-фактуры даже в ходе судебного разбирательства (Постановление ФАС Московского округа от 22 августа 2002 г. N КА-А40/5482-02).

И.Карпов

Редактор-эксперт