Мудрый Экономист

Мобильная связь: как правильно учесть

"Российский налоговый курьер", N 9, 2003

Сегодня без мобильных телефонов уже не могут обойтись сотрудники, наверное, ни одной организации, если их работа связана с разъездами. И это не удивительно, ведь сотовая связь очень удобна и позволяет оперативно решать многие вопросы. Но, как показывает практика, при признании расходов на мобильную связь у бухгалтеров порой возникает масса вопросов, ответы на которые вы найдете в этой статье.

Покупаем телефон

Мобильный телефон - это основное средство, которое в бухгалтерском учете отражается на счете 01 "Основные средства". Если стоимость телефона более 10 000 руб., его надо амортизировать. В соответствии с Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы, которая утверждена Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 N 1, мобильные телефоны относятся к третьей группе. Это значит, что в налоговом учете организация должна их амортизировать со сроком свыше 3 лет до 5 лет включительно. Какой срок выбрать, она определяет сама. Для бухучета целесообразно утвердить тот же срок. Стоимость недорогих телефонов, например до 10 000 руб., нужно списать на расходы в момент ввода их в эксплуатацию. Это правило действует и в бухгалтерском, и в налоговом учете.

Чтобы начать пользоваться мобильным телефоном, его надо подключить к оператору сотовой связи. Стоимость подключения списывается на расходы единовременно. И здесь правила бухгалтерского и налогового учета совпадают.

Пример 1. В апреле 2003 г. организация приобрела мобильный телефон стоимостью 11 520 руб. (в том числе НДС - 1920 руб.). Одновременно она оплатила его подключение - 2400 руб. (в том числе НДС - 400 руб.). Телефон введен в эксплуатацию в том же месяце.

Бухгалтер организации в апреле 2003 г. должен сделать следующие проводки:

Дебет 08 Кредит 60

Дебет 19 Кредит 60

Дебет 26 Кредит 60

Дебет 19 Кредит 60

Дебет 01 Кредит 08

Дебет 26 Кредит 01

Дебет 60 Кредит 51

Дебет 68 субсчет "Расчеты с бюджетом по НДС" Кредит 19

Когда можно признать стоимость разговоров

Сотовый телефон отличается от обычного только тем, что он не прикреплен ни к какому помещению и может постоянно быть при его владельце, где бы тот не находился.

Стоимость услуг сотовой связи, так же как и услуг проводной связи, в целях исчисления налога на прибыль является прочим расходом, связанным с производством и реализацией. Это установлено пп.25 п.1 ст.264 НК РФ. Все прочие расходы, в том числе и услуги связи, косвенные. Соответственно они признаются единовременно, а не распределяются как прямые расходы (ст.318 НК РФ).

В какой момент можно учесть услуги связи в целях налогообложения? Об этом сказано в ст.ст.272 и 273 Кодекса. Статья 272 диктует правила признания расходов для метода начисления, а 273-я - для кассового метода.

При методе начисления датой осуществления расходов на мобильную связь может быть либо последний день отчетного периода или года, либо день предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов.

Чтобы признать расход на телефонную связь в день предъявления документов, нужно, чтобы эта услуга была уже оказана, а счет за нее или детализация звонков поступили в месяце, следующем за месяцем оказания услуги. Дело в том, что до того как у организации не будет первичных документов, подтверждающих расход, учесть его в целях налогообложения нельзя. Это установлено п.1 ст.252 Кодекса.

Пример 2. 10 апреля 2003 г. организация получила счет за оказанные в марте услуги сотовой связи на сумму 12 000 руб. (в том числе НДС - 2000 руб.). Дата счета - 5 апреля 2003 г. Организация оплатила счет 11 апреля. Доходы и расходы она определяет по методу начисления.

В данном случае расходы по услугам сотовой связи надо признать в день предъявления организации документов, служащих основанием оплаты услуг связи. В нашем примере счет выставлен 5 апреля 2003 г. Дата доставки счета значения не имеет.

В бухучете эти расходы тоже можно отразить в апреле. Показать их в марте бухгалтер не может - у него нет на то основания, ведь бухгалтерский учет ведется на основании первичных документов. Поэтому в апреле бухгалтер должен сделать следующие проводки:

5 апреля

Дебет 26 (44, 20) Кредит 60

Дебет 19 Кредит 60

11 апреля

Дебет 60 Кредит 51

Дебет 68 субсчет "Расчеты с бюджетом по НДС" Кредит 19

Итак, если услуги связи оказаны, например, в марте, а первичные документы по этим услугам выставлены в апреле, расход в виде стоимости услуги нужно учесть в апреле. И это не зависит от того, когда счет был доставлен в организацию. Если, допустим, счет доставили в мае, то услуги надо признать все равно в апреле.

Пример 3. Воспользуемся условием примера 2. Допустим, что документы, служащие основанием оплаты услуг связи, доставили в июне 2003 г. Организация уплачивает налог исходя из фактически полученной прибыли, соответственно отчетными периодами у нее будут январь, январь - февраль, январь - март и так далее.

Так как документы организация получила уже после того, как уплатила налог на прибыль и сдала декларацию по этому налогу (28 мая 2003 г.), она должна внести соответствующие изменения в данные за апрель 2003 г. и сдать уточненную декларацию за этот период.

При кассовом методе расходы на услуги связи можно признать в день оплаты услуг, если к этому моменту они уже оказаны. Дело в том, что оплатой признается прекращение встречного обязательства (п.3 ст.273 НК РФ). Значит, обязательство должно возникнуть, то есть услуга к моменту оплаты должна быть уже оказана. До оказания услуги сумма, перечисленная оператору связи, является предоплатой, которая расходом не признается (п.14 ст.270 НК РФ).

Итак, расходы на мобильную связь можно учесть, только если они подтверждены соответствующими документами. Например, счетом телефонной станции и детализацией телефонных разговоров.

Налоговый инспектор вправе потребовать документы, которые указывают на производственный характер взаимоотношений с абонентом, например договор. Довольно часто при проверке просят предъявить документы, подтверждающие, что конкретный номер принадлежит клиенту организации. Право на это у инспектора есть (п.1 ст.31 НК РФ). Примером такого документа также может быть договор с контрагентом, который содержит сведения о номерах его телефонов. А вот потребовать отчет о содержании переговоров налоговый инспектор не может. Это сказано в Письме МНС России от 22.05.2000 N ВГ-9-02/174.

Иногда организация оплачивает услуги оператора мобильной связи, покупая карты авансовых платежей. Как мы уже говорили, это предоплата услуг связи, которая расходом не является. И здесь организация должна позаботиться о том, чтобы у нее были оправдательные документы. Конечно, это не всегда бывает возможно. Но без этих документов расход в целях налогообложения прибыли учесть нельзя.

Для признания расходов связи в налоговом учете придется доказать, что работникам, которые пользуются сотовой связью, она необходима в работе. Тогда эти расходы будут обоснованными, на чем настаивает ст.252 Кодекса. Чаще всего обоснованием является разъездной характер работы сотрудника. Заметим: лучше всего, если это будет вытекать из внутреннего документа организации, например должностной инструкции работника.

Личные телефоны в служебных целях

Иногда бывает, что работник использует в производственных целях свой мобильный телефон с согласия или ведома руководителя организации. Тогда ему выплачивается денежная компенсация за эксплуатацию личного телефона, а также возмещаются расходы по его использованию. Такой порядок установлен ст.188 Трудового кодекса.

Обратите внимание: по мнению специалистов Департамента налогообложения прибыли МНС России, то, что работнику будет компенсироваться использование личного телефона, надо обязательно прописать в трудовом договоре. Только в этом случае такие расходы можно признать в налоговом учете.

Чтобы легче было обосновать этот расход, сумму компенсации можно рассчитывать, используя нормы амортизации основных средств для целей налогообложения.

Пример 4. Сотрудник использует личный мобильный телефон в служебных целях. В мае 2003 г. организация оплатила счет работника на сумму 18 000 руб. Из них стоимость личных разговоров - 12 000 руб. (с учетом НДС), стоимость разговоров производственного характера - 6000 руб. (с учетом НДС - 1000 руб.). Кроме того, организация выплачивает работнику компенсацию за использование телефона. Срок службы мобильного телефона - примерно 3 года, его стоимость - 3600 руб.

В бухгалтерском учете надо сделать следующие проводки:

Дебет 60 Кредит 51

Дебет 73 Кредит 60

Дебет 44 Кредит 60

Дебет 19 Кредит 60

К вычету НДС не принимается, так как не выполняется одно важное условие - у организации не будет счета-фактуры, выставленного оператором связи. Поэтому надо сделать такую проводку:

Дебет 91 Кредит 19

В налоговом учете они не признаются (п.1 ст.170 НК РФ).

Ежемесячная компенсация за использование личного телефона составит 100 руб. (3600 руб. : 36 мес.):

Дебет 44 Кредит 73

Дебет 70 Кредит 73

Одно из условий признания расходом стоимости разговоров с личных телефонов - наличие первичных документов, подтверждающих их производственный характер. Такими документами могут быть:

Генеральному директору

ОАО "Сигма" Крупнову В.В.

Заявление

26 марта 2003 г. мною были произведены телефонные переговоры по уточнению деталей заключаемого нашей организацией договора о сотрудничестве с ОАО "Камские просторы" (г. Набережные Челны).

В связи с тем что в момент разговора я находился на переговорах в другой организации, переговоры велись по моему личному мобильному телефону.

Прошу Вас оплатить мне стоимость этого разговора в размере 344 руб., списанных с моего лицевого счета. Детализированный счет от оператора связи прилагаю.

10.04.2003                        Умнов                          /Умнов Б.А./

В.В.Егоров

Аудитор