Мудрый Экономист

Как учитывать доходы сотрудников

"Расчет", N 2, 2003

Доходы сотрудников фирмы учитывают в специальных ведомостях. В конце прошлого года МНС утвердило новую форму этого документа. Как заполнять такой бланк, читайте в нашей статье.

Где отражать доходы

Доходы сотрудников бухгалтер фирмы должен отражать в специальной ведомости по форме N 1-НДФЛ. Она утверждена Приказом МНС России от 2 декабря 2002 г. N БГ-3-04/686. Применять эту форму нужно с 2003 г.

Обратите внимание: налоговики могут потребовать, чтобы фирма переписала в новую ведомость сведения о доходах сотрудников за прошлый год. Они считают, что МНС выпустило приказ в 2002 г., поэтому и применять его нужно с прошлого года.

Такая позиция неверна. Дело в том, что Приказ МНС вступает в силу через 10 дней после официального опубликования. А напечатан он был в "Российской газете" только 9 января 2003 г. Следовательно, руководствоваться им нужно уже в этом году.

Форму N 1-НДФЛ нужно заполнять отдельно на каждого человека, которому организация выплачивает доходы. Ведомость состоит из девяти разделов.

Как заполнять разделы 1 и 2

В разд.1 и 2 формы N 1-НДФЛ отражается общая информация о фирме (наименование, ИНН, КПП, код налоговой) и о сотруднике (фамилия, имя, отчество, адрес, дата рождения и т.д.).

В разд.2 надо указать различные коды: код документа, удостоверяющего личность, код дохода и т.д. Эти показатели нужно взять из специальных справочников.

Примечание. Коды, указываемые в форме N 1-НДФЛ, приведены в Приказе МНС России от 1 ноября 2000 г. N БГ-3-08/379.

Пример. Смирнов Николай Владимирович (ИНН 770824689436) работает в ООО "Пассив" (ИНН 7724863569, КПП 772401001).

Работник проживает по адресу: 129301, г. Москва, ул. Б. Галушкина, д. 15, кв. 36.

В январе 2003 г. бухгалтер "Пассива" завел на сотрудника карточку по форме N 1-НДФЛ. Раздел 1 карточки заполнен так:

-----------------------------------------------------------------¬
¦ Раздел 1. Сведения о налоговом агенте ¦
¦ (источнике доходов) ¦
¦ ¦
¦ 1.1. ИНН/КПП (для организации или ИНН для налогового¦
¦ 7724863569/772401001 ¦
¦агента - индивидуального предпринимателя) _____________________ ¦
¦ ¦
¦ 1.2. Код налогового органа, где налоговый агент состоит на¦
¦ 7724 ¦
¦учете, _________________________________________________________¦
¦ ¦
¦ 1.3. Наименование (фамилия, имя, отчество) налогового агента¦
¦ ООО "Пассив" ¦
¦________________________________________________________________¦
¦ ¦
L-----------------------------------------------------------------

Раздел 2 формы N 1-НДФЛ заполнен так:

-----------------------------------------------------------------¬
¦ Раздел 2. Сведения о налогоплательщике ¦
¦ (получателе доходов) ¦
¦ ¦
¦ 770824689436 ¦
¦ 2.1. ИНН ___________________________________________________¦
¦ 001-035-820 70 ¦
¦ 2.2. Номер страхового свидетельства ПФР ____________________¦
¦ Смирнов Николай Владимирович ¦
¦ 2.3. Фамилия, имя, отчество ________________________________¦
¦ 21 ¦
¦ 2.4. Вид документа, удостоверяющего личность: код __________¦
¦ 03 03 658 996 ¦
¦ 2.5. Серия, номер документа ________________________________¦
¦ 25 января 1965 год ¦
¦ 2.6. Дата рождения (число, месяц, год) _____________________¦
¦ 643 ¦
¦ 2.7. Гражданство (код страны) ______________________________¦
¦ 643 ¦
¦ 2.8. Адрес постоянного местожительства: код страны _________¦
¦ 129301 77 ¦
¦почтовый индекс ______ код региона __ район __________________¦
¦город _____________________ населенный пункт __________________¦
¦ Б. Галушкина 15 36 ¦
¦улица ______________ дом __ корпус __ квартира __ ¦
¦ 1 ¦
¦ 2.9. Статус (1 - резидент, 2 - нерезидент) ___; реквизиты¦
¦ ¦
¦ Паспорт 03 03 658 996 ¦
¦документа, подтверждающего статус, _____________________________¦
¦ ¦
¦ 2.10. Стандартные налоговые вычеты заявлены (1), не¦
¦ 1 ¦
¦заявлены (2) ___ ¦
L-----------------------------------------------------------------

Примечание. Коды стран указаны в Постановлении Госстандарта России от 14 декабря 2001 г. N 529-ст.

Как заполнять раздел 3

В разд.3 рассчитывается налог с доходов сотрудников-резидентов (граждан, проживающих в России не менее 183 дней в году), облагаемых по ставке 13 процентов.

Примечание. Ставки налога на доходы указаны в ст.224 Налогового кодекса.

В этом же разделе надо отразить все доходы, выплачиваемые нерезидентам. С них нужно удержать налог по ставке 30 процентов.

Обратите внимание: в разд.3 не указываются доходы, выплаченные предпринимателям. Также здесь не надо отражать выплаты за купленное у граждан имущество. Такие доходы показываются в разд.7 формы N 1-НДФЛ.

Чтобы подтвердить, что фирма платила деньги предпринимателю, у него надо взять копию свидетельства о постановке на учет в налоговой инспекции.

Если в предыдущие годы бухгалтер неправильно рассчитал налог с дохода работника, то ошибочно удержанную (или, наоборот, неудержанную) сумму надо отразить в разд.3. Для этого предусмотрены специальные ячейки в начале раздела.

Рядом с ними есть ячейки, где указываются сведения о работнике, пришедшем в организацию не с начала года. В них надо указать зарплату, полученную новичком на прежней работе. Этот показатель нужно взять из справки, принесенной сотрудником с бывшего места работы.

После этого приводится таблица, в которой каждый месяц нужно указывать доходы сотрудника, налоговые вычеты, начисленный и удержанный налог и т.д.

Пример. Воспользуемся условием предыдущего примера.

Оклад Смирнова равен 5000 руб. в месяц. В январе 2003 г. фирма выдала ему материальную помощь в размере 4000 руб.

Работнику положены налоговые вычеты в сумме 400 руб. на себя и 300 руб. на ребенка.

Смирнов уволился из "Пассива" 30 апреля 2003 г.

Раздел 3 формы N 1-НДФЛ бухгалтер фирмы заполнил так:

Раздел 3. РАСЧЕТ НАЛОГОВОЙ БАЗЫ И  НАЛОГА  НА  ДОХОДЫ  ФИЗИЧЕСКОГО
ЛИЦА
(для доходов, облагаемых по ставкам 13% и 30%)
--------------------------T---------------------T------------¬
¦ На начало налогового ¦ Долг по налогу ¦ - ¦
¦ периода ¦за налогоплательщиком¦ ¦
¦ +---------------------+------------+ -----------------------------------------T-------¬
¦ ¦ Долг по налогу ¦ - ¦ ¦Сумма дохода, облагаемого по ставке 13%,¦ - ¦
¦ ¦за налоговым агентом ¦ ¦ ¦с предыдущего места работы: ¦ ¦
L-------------------------+---------------------+------------- L----------------------------------------+--------
Наименование показателя  
Январь
Февраль
 Март 
Апрель
Май
...
Декабрь
 Итого
<2000> Заработная плата  
 5 000
  5 000
 5 000
 5 000
 - 
...
   -   
20 000
<2760> Материальная      
помощь
 4 000
   -   
   -  
   -  
 - 
   -   
 4 000
<код дохода>             
   -  
   -   
   -  
   -  
 - 
   -   
   -  
<код дохода>             
   -  
   -   
   -  
   -  
 - 
   -   
   -  
<код дохода>             
   -  
   -   
   -  
   -  
 - 
   -   
   -  
Налоговые      
вычеты, за
исключением
стандартных
 код 503 
 2 000
   -   
   -  
   -  
 - 
   -   
 2 000
 код     
   -  
   -   
   -  
   -  
 - 
   -   
   -  
 код     
   -  
   -   
   -  
   -  
 - 
   -   
   -  
Общая сумма    
доходов за
минусом
вычетов
 за месяц
 7 000
  5 000
 5 000
 5 000
 - 
   -   
22 000
 с начала
года
 7 000
 12 000
17 000
22 000
 - 
   -   
22 000
Стандартные    
налоговые
вычеты
(статья 218
Налогового
кодекса
Российской
Федерации)
 за месяц
(101)
   300
    300
   300
   -  
 - 
   -   
   900
 за месяц
(102)
   -  
   -   
   -  
   -  
 - 
   -   
   -  
 за месяц
(103)
   400
    400
   400
   -  
 - 
   -   
 1 200
 за месяц
(104)
   -  
   -   
   -  
   -  
 - 
   -   
   -  
 за месяц
(105)
   -  
   -   
   -  
   -  
 - 
   -   
   -  
 общая   
сумма с
начала
года
   700
  1 400
 2 100
 2 100
 - 
   -   
 2 100
Налоговая база (с начала 
года)
 6 300
 10 600
14 900
19 900
 - 
   -   
19 900
Налог исчисленный        
   819
  1 378
 1 937
 2 587
 - 
   -   
 2 587
Налог удержанный         
   819
  1 378
 1 937
 2 587
 - 
   -   
 2 587
Долг по налогу за        
налогоплательщиком
   -  
   -   
   -  
   -  
 - 
   -   
   -  
Долг по налогу за        
налоговым агентом
   -  
   -   
   -  
   -  
 - 
   -   
   -  
Сумма налога, переданная 
на взыскание в налоговый
орган
   -  
   -   
   -  
   -  
 - 
   -   
   -  
Возвращена налоговым     
агентом излишне
удержанная сумма налога
   -  
   -   
   -  
   -  
 - 
   -   
   -  
ПРАВО НА СТАНДАРТНЫЕ НАЛОГОВЫЕ ВЫЧЕТЫ:
--¬
3.1. Необлагаемый минимум дохода в размере: 3000 руб. - ¦ ¦,
L--
--¬ --¬
500 руб. - ¦ ¦, 400 руб. - ¦Х¦ - (в нужном поле проставить любой
L-- L--
знак);
заявление
основание для предоставления налогового вычета ___________________
--¬
3.2. Расходы на содержание 1 ребенка в размере: 300 руб. - ¦Х¦,
L--
--¬
в размере 600 руб. - ¦ ¦ - (в нужном поле проставить любой знак);
L--
1
количество детей _________________________________________________
2003 год
период действия вычета ___________________________________________
заявление, копия
основание для предоставления налогового вычета ___________________
свидетельства о рождении
__________________________________________________________________
документы, подтверждающие статус вдовы (вдовца), одинокого
родителя, опекуна или попечителя _________________________________

Как заполнять остальные разделы

Раздел 4 заполняют организации, которые выплачивают дивиденды гражданам-резидентам. Налог с таких доходов рассчитывается по ставке 6 процентов. Дивиденды, выплаченные нерезидентам, облагаются по ставке 30 процентов и отражаются в разд.3.

В разд.5 указываются доходы, облагаемые налогом по ставке 35 процентов: выигрыши в рекламных конкурсах, выплаты по договорам добровольного страхования и т.д.

В разд.6 рассчитывается общая сумма налога по итогам года. Данные для заполнения этого раздела берутся из итоговых строк разд.3, 4 и 5 формы N 1-НДФЛ.

Пример. Воспользуемся условиями предыдущего примера. Раздел 6 бухгалтер "Пассива" заполнил так:

Раздел 6. Общая сумма налога по итогам налогового периода

       Показатели       
        Общая сумма налога       
 ... 
   исчисленная  
   удержанная   
По ставке 6%            
        -       
        -       
По ставке 13%           
      2587      
      2587      
По ставке 30%           
        -       
        -       
По ставке 35%           
        -       
        -       
Итого                   
      2587      
      2587      

В разд.7 надо указать суммы, заплаченные гражданам за купленное у них имущество. Кроме того, здесь надо отразить вознаграждения предпринимателям за поставленные товары (выполненные работы, оказанные услуги).

Ошибки, сделанные бухгалтером в предшествующие годы, надо исправлять в разд.8. Для этого нужно пересчитать налог на доходы за прошлые периоды.

В разд.9 надо указать сведения о выданных работникам или сданных в налоговую инспекцию справках по форме N 2-НДФЛ. Здесь нужно отразить номер и дату выписанной справки.

Примечание. Справку по форме N 2-НДФЛ нужно сдать в налоговую инспекцию не позднее 1 апреля 2003 г. (ст.230 НК РФ).

Пример. Воспользуемся условиями предыдущего примера. Раздел 9 формы N 1-НДФЛ выглядит так:

-----------------------------------------------------------------¬
¦ Раздел 9. Сведения о представлении справок ¦
¦ ¦
¦ а) налоговому органу о доходах: N справки _____ дата _______¦
¦ 3 30 апреля¦
¦ б) налогоплательщику о доходах: N справки ___ дата _________¦
¦2003 года ¦
¦________________________________________________________________¦
¦ в) налоговому органу о сумме задолженности, переданной на¦
¦взыскание: N справки (письма) ____ дата ________________________¦
¦ ¦
¦ Правильность заполнения налоговой карточки проверена: ¦
¦ ¦
¦ Главный бухгалтер Дмитриева Анна Васильевна Дмитриева ¦
¦ _________________ _________________________ _________ ¦
¦ (должность) (фамилия, имя, отчество) (подпись) ¦
¦ ¦
¦ 30 апреля 2003 года ¦
¦ ___________________ ¦
¦ (дата) ¦
L-----------------------------------------------------------------

Д.Квитко

Эксперт "Расчета"