Не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня

"Московский бухгалтер", N 11, 2002

(Подошел срок проведения ежегодной обязательной инвентаризации)

Все предприятия обязаны перед составлением годовой отчетности провести инвентаризацию своего имущества и обязательств. Как правило, бухгалтеры откладывают ее на последний момент. А зря. Учитывая загруженность счетных работников в период составления годового отчета, мы предлагаем начать инвентаризацию уже сейчас.

Вообще-то инвентаризацию можно было начинать уже с первых чисел октября. Об этом говорится в ст.12 Федерального закона "О бухгалтерском учете". Также в ней указано, что обязательная инвентаризация проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, но не ранее 1 октября текущего года. Проведенная раньше этого срока проверка для годовой отчетности будет считаться недействительной. В результате чего предприятию придется провести повторную инвентаризацию.

Минфином разработаны Методические указания о проведении инвентаризации имущества и обязательств (они утверждены Приказом от 13 июня 1995 г. N 49). Указания действительны для всех организаций, кроме банков. Согласно этому документу, инвентаризацию основных средств нужно проводить один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. Сроки проведения инвентаризации другого имущества можно устанавливать самостоятельно. Причем эти сроки должны быть записаны в учетной политике.

Инвентаризация проводится для того, чтобы получить достоверные сведения об имуществе и обязательствах предприятия. Затем они сверяются с данными бухгалтерского учета, которые подлежат корректировке в соответствии с выявленными расхождениями.

Этапы "большого пути"

Рассмотрим этапы, из которых состоит эта процедура. Вначале, как правило, издается приказ руководителя. Работник кадровой службы должен оформить его по форме N ИНВ-22 "Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации" (Постановление Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88).

-----------------------------------------------------------------¬
¦                          ООО "Вихрь"                           ¦
¦                                                                ¦
¦                             Приказ                             ¦
¦                                                                ¦
¦    от 11 ноября 2002 г.                                    N 24¦
¦                                                                ¦
¦    О проведении инвентаризации                                 ¦
¦                                                                ¦
¦    Для проведения инвентаризации в ООО "Вихрь"                 ¦
¦    Назначается инвентаризационная комиссия в составе:          ¦
¦    Председатель комиссии_гл. инженер_ _Беликов Сергей Юрьевич__¦
¦    Члены комиссии:      _экономист___ _Порошина Клара Олеговна_¦
¦                         _менеджер____ _Карпов Игорь Викторович_¦
¦                         _товаровед__ _Сальникова Анна Сергеевна¦
¦    Инвентаризации подлежит ___имущество и обязательства фирмы__¦
¦    К инвентаризации приступить ______с 18 ноября 2002 г._______¦
¦и окончить _______2 декабря 2002 г._____________________________¦
¦    Причина инвентаризации ___ обязательная, перед составлением_¦
¦годовой бухгалтерской отчетности (п.5 Учетной политики__________¦
¦на 2002 г.)_____________________________________________________¦
¦    Материалы по  инвентаризации сдать в бухгалтерию ООО "Вихрь"¦
¦не позднее 2 декабря 2002 г.                                    ¦
¦                                                                ¦
¦    Генеральный директор         Марфин              К.Н. Марфин¦
L-----------------------------------------------------------------

Руководитель устанавливает время начала и окончания проверки, назначает председателя и остальных членов комиссии по ее проведению. В состав обязательно включаются работники, ответственные за тот или иной объект, а также бухгалтеры. Остальными членами комиссии могут быть и другие специалисты. Комиссия в полном составе должна присутствовать от начала и до конца проверки. Если кто-то из них "прогуляет" дни инвентаризации, то весь процесс придется проделать заново.

Проверка имущества не может начаться без некоторых формальностей. Например, материально ответственные работники должны составить последний отчет. К нему прикладываются все документы на поступившие и выбывшие ценности.

Следующим важным шагом будет оформление расписок. Их обязаны представить как заведующие складами и кассиры, так и сотрудники, не отчитавшиеся за подотчетные суммы или доверенности. Для расписок не предусмотрены отдельные формы. Они являются частью описи. Первую расписку вставляют в начале описи. В ней ответственные работники подтверждают правильность и достоверность составленного отчета и составляющих его документов. Второй распиской опись заканчивается.

Все полученные отчеты и документы визируются председателем комиссии. На каждом листе он должен проставить дату и свою подпись.

Затем комиссия приступает непосредственно к проверке. Она заключается в последовательном занесении имущества в инвентаризационную опись. Специально для этого предназначены унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 (их перечень см. в таблице на стр. 36).

Таблица

Код формы (описи) N	Первичные документы, необходимые для оформления инвентаризационной формы
ИНВ-1 "Инвентаризационная опись основных средств"	Акт приемки-передачи основных средств ф. N ОС-1
ИНВ-1а "Инвентаризационная опись нематериальных активов"	Карточка учета нематериальных активов ф. N НМА-1
ИНВ-2 "Инвентаризационный ярлык"	Приходный ордер ф. N М-4 Акт о приемке товаров ф. N ТОРГ-1 Карточка учета материалов ф. N М-17 Товарный отчет ф. N ТОРГ-29
ИНВ-3 "Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей"
ИНВ-4 "Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных"
ИНВ-6 "Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути"
ИНВ-8 "Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них"
ИНВ-8а "Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях"
ИНВ-9 "Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них"
ИНВ-10 "Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств"	Акт приемки Справка о стоимости выполненных работ и затрат N КС-3
ИНВ-11 "Акт инвентаризации расходов будущих периодов"	Акт о выполнении работ (оказании услуг), учитываемых в составе расходов будущих периодов
ИНВ-15 "Акт инвентаризации наличных денежных средств"	Отчет кассира
ИНВ-16 "Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности"	Ведомость ф. N 2-сн
ИНВ-17 "Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами"	Выписка из ссудного счета в учреждении банка Договор займа Кредитный договор Счет-фактура Товарно-транспортная накладная ф. N 1-Т Товарная накладная ф. N ТОРГ-12 Расчетная ведомость ф. N Т-51 Налоговая декларация
Приложение к форме ИНВ-17 "Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами"

Чаще всего составляются два экземпляра описи. При необходимости их может быть и больше. Рассмотрим особенности заполнения. Каждой ценности в описи присваивается порядковый номер. Проставляется наименование, количество, сумма и единица измерения.

По мере заполнения на каждой странице описи подводится итог. Заносится прописью общая сумма, количество порядковых номеров и натуральных показателей. Что касается последних, то они суммируются даже по отличающимся друг от друга измерениям. К примеру, если на одной странице описи записаны два стула и пять метров ковровой дорожки, то общая сумма натуральных показателей будет семь единиц.

Немаловажным является еще один момент. Не допускаются пропущенные строки. Нельзя оставлять их незаполненными. Однако это не относится к последней странице описи. Там в пустых строках ставятся прочерки.

Отметим, что опись должна быть составлена без помарок. Впрочем, редко в процессе инвентаризации обходится без неточных записей. Для этого существует правило исправления ошибок. Их нужно зачеркивать одной чертой так, чтобы была видна старая запись. Этот факт подтверждается всеми членами комиссии. Они должны поставить свои подписи возле исправленных фрагментов.

Все проверяющие должны расписаться в конце каждой страницы и на последнем листе описи. Еще одна подпись всех членов комиссии ставится в конце все той же описи возле отметки. Она нужна для подтверждения того, что комиссией проверены цены имущества, таксировка и подведены верные итоги.

После того как все ценности будут занесены в опись, настанет очередь второй расписки, о которой мы вели речь ранее. Она находится в конце бланка описи. В ней материально ответственные работники должны подтвердить, что к качеству проведенной инвентаризации претензий не имеют. А ценности по описи передаются им на ответственное хранение.

Далеко не всегда инвентаризацию какого-либо имущества можно провести за один день. В этом случае после завершения рабочего дня помещение, в котором она проводилась, запирается на замок. Двери обязательно опечатываются. Инвентаризационные описи и документы убираются в сейф. Желательно, чтобы он находился в том же помещении.

Инвентаризация считается оконченной после занесения в опись всех ценностей. Оформленные описи комиссией сдаются в бухгалтерию. А счетные работники сверяют результаты описи с данными бухгалтерского учета. Для этого они составляют сличительные ведомости. Такие формы бывают двух видов. Форма N ИНВ-18 предназначена для основных средств, а ИНВ-19 - для товарно-материальных ценностей. Часто в результате инвентаризации выявляются либо излишки ценностей, либо их недостача. Первые из них подлежат оприходованию, а стоимость недостающих покрывается виновными работниками (подробнее об этом см. статью "Обчищай... но возмещай" на стр. 46).

Результаты инвентаризации отражаются в годовом бухгалтерском отчете. Они заносятся в ведомость учета результатов формы N ИНВ-26. Это новая форма, которая была введена в действие с 1 января 2001 г. (Постановление Госкомстата России от 27 марта 2000 г. N 26).

При проверке нематериальных активов и финансовых вложений просматриваются все документы и правильность их отражения в балансе.

Таким же образом проводится инвентаризация расходов будущих периодов. Комиссия пересматривает соответствующие документы. Порядок списания этих расходов должен совпадать с тем, что был предусмотрен в учетной политике предприятия. Кроме того, комиссия должна подтвердить, что они относятся именно к будущим периодам. Надо заметить, что с введением в действие ПБУ 10/99 "Расходы организации" многие затраты, которые раньше относились к будущим периодам, теперь таковыми не являются. Вперед могут быть оплачены коммунальные платежи или стоимость подписки на газеты и журналы.

Инвентаризация ценных бумаг заключается в проверке правильности их заполнения и определения реальной стоимости. Стоит отметить, что в данном случае проводится одновременная инвентаризация денежных средств и в кассе. Проверку последней рассмотрим подробнее.

Инвентаризация кассы проводится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. N 40. В то же время годовая инвентаризация имущества - это не единственный повод для обязательной проверки кассы. Таковая проводится и при смене кассира (акт проверки составляется в трех экземплярах). Кроме инвентаризаций необходимо проведение регулярных проверок денежных средств. Частота их закрепляется в учетной политике фирмы в начале года. Инвентаризацию кассы можно проводить как ежемесячно, так и ежеквартально. Если руководство фирмы хочет получить достоверные сведения о денежных средствах, то лучше всего проверять кассу внезапно. То есть материально ответственный работник не должен быть в курсе запланированной проверки.

Теперь продолжим разговор об инвентаризации кассы в период подготовки к годовой бухгалтерской отчетности. Как мы уже говорили, кассиром составляется отчет, с него берется расписка. Затем комиссия подсчитывает наличные деньги, сумма которых заносится в акт инвентаризации (форма N ИНВ-15). В нем же указываются все находящиеся в кассе чековые книжки и бланки строгой отчетности. После завершения проверки один экземпляр акта сдается в бухгалтерию, второй остается у кассира.

Для оформления результатов инвентаризации расчетов с покупателями и поставщиками предназначена форма N ИНВ-17. Опись состоит из лицевой и оборотной сторон. В первую из них заносятся данные о дебиторской задолженности, а во вторую - о кредиторской. В графы следует внести данные о дебиторе или кредиторе, а также номера бухгалтерских счетов, на которых они учитываются. Сумма задолженности переносится из баланса, затем комиссия сверяет ее с документами. При этом выявляются суммы задолженностей подтвержденные, не подтвержденные, а также с истекшим сроком исковой давности.

Не факт, что руководитель будет удовлетворен порядком и документальным оформлением инвентаризации. В этом случае он вправе назначить контрольную проверку. Обычно она бывает выборочной и оформляется актом формы N ИНВ-24.

Д.Дмитриева