Мудрый Экономист

Подготовка к годовому общему собранию акционеров

"АКДИ "Экономика и жизнь", N 1, 2002

Начало года для каждого акционерного общества - это период подготовки к исполнению обязанности по проведению годового общего собрания акционеров. Глобальные изменения, внесенные в Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах", затронули и порядок подготовки и проведения собрания высшего органа управления.

В настоящей статье рассмотрен порядок подготовки к проведению годового общего собрания акционеров с учетом изменений и дополнений, внесенных в указанный Закон.

В жизни акционерных обществ наступает очередной период нововведений, предусмотренных Федеральным законом от 07.08.2001 N 120-ФЗ "О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон "Об акционерных обществах" (далее - Закон N 120-ФЗ). Основная часть изменений законодательства, касающегося акционерных обществ, вступает в силу с 1 января 2002 г. С указанной даты действующие правовые акты, регулирующие вопросы акционерного права, применяются на территории Российской Федерации в части, не противоречащей Закону N 120-ФЗ.

Итоговые решения, принятые на общем собрании, важны для любого акционерного общества, которое заинтересовано в том, чтобы эти решения не были впоследствии признаны судом недействительными. Иначе общество лишится возможности осуществлять нормальную хозяйственную деятельность, так как при возбуждении процесса в суде по вопросу признания решения общего собрания недействительным оно будет вынуждено отвлекаться от решения хозяйственных вопросов, направленных на достижения основной цели деятельности общества - получение прибыли. Поэтому очень важно, соблюдая все требования законодательства, провести необходимые подготовительные мероприятия к проведению годового собрания, не нарушая установленных законодательством предельных сроков и осуществляя все необходимые процедуры, предусмотренные Федеральным законом "Об акционерных обществах" (далее - Закон).

Срок созыва годового общего собрания акционеров

Акционерные общества обязаны ежегодно проводить годовое общее собрание акционеров в сроки, установленные уставом общества, в соответствии со ст.47 Закона. Закон содержит императивную норму, устанавливающую временные границы проведения годового общего собрания акционеров: "не ранее чем через два месяца и не позднее чем через шесть месяцев после окончания финансового года общества". Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" установлено, что отчетным годом для всех организаций является календарный год - с 1 января по 31 декабря включительно. Следовательно, общество обязано созывать годовое общее собрание акционеров не ранее 1 марта, но не позднее 30 июня каждого года.

Нарушение сроков проведения годового общего собрания акционеров влечет прекращение полномочий состава совета директоров, избранного на прошлом годовом общем собрании, за исключением полномочий по подготовке созыва и проведения годового общего собрания акционеров (п.1 ст.66 Закона).

Компетенция по подготовке и созыву годового общего собрания

В каждом обществе должен быть определен орган, в чью компетенцию входит вопрос по подготовке и созыву годового общего собрания акционеров. Если в обществе создан совет директоров, то этот вопрос решен на законодательном уровне. Федеральный закон "Об акционерных обществах" содержит прямое указание на компетентный орган - совет директоров (п.1 ст.65 Закона).

Заседание совета директоров, посвященное созыву годового общего собрания акционеров, созывается председателем совета директоров общества по его собственной инициативе. Порядок созыва и проведения заседаний совета директоров общества определяется уставом общества или его внутренним документом. Указанными документами общества может быть предусмотрена возможность проведения заочного голосования (ст.68 Закона). Кворум для проведения заседания совета директоров общества определяется его уставом, но не должен быть менее половины от числа избранных членов совета директоров общества. При решении вопросов на заседании совета директоров каждый его член обладает одним голосом, передача которого запрещена (ст.68 Закона).

Статьей 64 Закона установлено, что в обществе с числом акционеров - владельцев голосующих акций менее 50 устав общества может предусматривать, что функции совета директоров осуществляет общее собрание акционеров. В этом случае устав общества должен содержать указание об определенном лице или органе общества, к компетенции которого относится решение вопроса о проведении общего собрания акционеров и об утверждении его повестки дня.

Исключением из установленных правил является общество с единственным акционером. В соответствии с п.3 ст.47 Закона в обществе, все голосующие акции которого принадлежат одному акционеру, решения по вопросам, относящимся к компетенции общего собрания акционеров, принимаются этим акционером единолично и оформляются письменно. При этом положения главы Закона, определяющей порядок и сроки подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров, не применяются, за исключением положений, касающихся сроков проведения годового общего собрания акционеров.

Повестка дня годового общего собрания акционеров

Повестка дня общего собрания акционеров - это план собрания, принятие решений по которому соответствует реализации управленческих функций акционерного общества. Законом к содержанию повестки дня собрания акционеров, особенно годового, предъявляются требования, обязательные для исполнения.

Принципиальная особенность повестки дня годового собрания состоит в том, что некоторые вопросы повестки дня должны быть рассмотрены только на годовом собрании. К таким вопросам относятся:

избрание совета директоров (наблюдательного совета) общества;

избрание ревизионной комиссии (ревизора) общества;

утверждение аудитора общества;

утверждение годовых отчетов, годовой бухгалтерской отчетности, в том числе отчетов о прибылях и убытках (счетов прибылей и убытков) общества, а также распределение прибыли, в том числе выплата (объявление дивидендов и убытков общества по результатам финансового года).

Приведенный перечень вопросов должен быть включен в повестку дня годового общего собрания акционеров в обязательном порядке, на что указывает п.2 ст.54 Закона.

Повестка дня может также включать и иные вопросы, отнесенные к компетенции общего собрания акционеров.

Инициирование вопросов в повестку дня

Согласно общему правилу инициирования вопросов в повестку дня годового общего собрания акционеров (см. п.1 ст.53 Закона) акционеры (акционер), являющиеся в совокупности владельцами не менее чем 2% голосующих акций общества, вправе внести вопросы в повестку дня годового общего собрания акционеров и выдвинуть кандидатов в органы управления, контроля и счетную комиссию общества.

Следует обратить внимание, что голосующими акциями в установленных Законом случаях могут быть не только обыкновенные акции, но и привилегированные. Голосующей признается полностью оплаченная и находящаяся в обращении акция, представляющая ее владельцу право голоса при решении вопроса на общем собрании акционеров.

Голосующими акциями по всем вопросам повестки дня общего собрания акционеров в соответствии со ст.ст.31 - 32 Закона признаются:

обыкновенные акции;

некумулятивные привилегированные акции, размер дивиденда по которым определен в уставе общества, начиная с собрания, следующего за годовым общим собранием акционеров, на котором независимо от причин не было принято решение о выплате дивидендов или было принято решение о неполной выплате дивидендов по привилегированным акциям этого типа. Право акционеров - владельцев привилегированных акций такого типа участвовать в общем собрании акционеров прекращается с момента первой выплаты по указанным акциям дивидендов в полном размере;

кумулятивные привилегированные акции, начиная с собрания, следующего за годовым общим собранием акционеров, на котором должно было быть принято решение о выплате по этим акциям в полном размере накопленных дивидендов, если такое решение не было принято или было принято решение о неполной выплате дивидендов. Право акционеров - владельцев кумулятивных привилегированных акций определенного типа участвовать в общем собрании акционеров прекращается с момента выплаты всех накопленных по указанным акциям дивидендов в полном размере.

Вместе с тем Законом предусмотрен случай, когда привилегированные акции всегда являются голосующими, а именно при решении вопросов о реорганизации или ликвидации общества, а в случае решения вопроса о внесении изменений и дополнений в устав общества, ограничивающих права владельцев определенного типа привилегированных акций, голосующими становятся привилегированные акции соответствующего типа.

Итак, акционеры (акционер) общества, обладающие необходимым количеством голосующих акций, вправе направить в общество свои предложения, состоящие из собственно вопросов в повестку дня и предложений по кандидатурам в рабочие органы акционерного общества. Следует отметить, что ограничение количества предложений, вносимых акционерами в повестку дня общего собрания, установленное предыдущей редакцией Закона, с 1 января 2002 г. снято. Теперь акционеры вправе внести любое количество предложений в повестку дня, но при этом должны выполняться определенные требования.

Во-первых, вопрос, предложенный для внесения в повестку дня общего собрания акционеров общества, должен быть отнесен к его компетенции и соответствовать требованиям Закона и иных правовых актов Российской Федерации.

Во-вторых, предложение о внесении вопросов в повестку дня общего собрания акционеров и предложение о выдвижении кандидатов вносятся в письменной форме с указанием имени (наименования) представивших их акционеров (акционера), количества и категории (типа) принадлежащих им акций и должны быть подписаны акционерами (акционером).

В-третьих, предложение о внесении вопросов в повестку дня общего собрания акционеров должно содержать формулировку каждого предлагаемого вопроса, а предложение о выдвижении кандидатов - имя каждого предлагаемого кандидата, наименование органа, для избрания в который он предлагается, а также иные сведения о нем, предусмотренные уставом или внутренними документами общества. Предложение о внесении вопросов в повестку дня общего собрания акционеров может содержать формулировку решения по каждому предлагаемому вопросу.

В-четвертых, число кандидатов в совет директоров (наблюдательный совет) общества, коллегиальный исполнительный орган, ревизионную комиссию (ревизоры) и счетную комиссию общества не должно превышать количественного состава соответствующего органа.

В-пятых, предложения должны поступить в общество не позднее 30 января (не позднее 30 дней после окончания финансового года), если уставом общества не установлен более поздний срок.

Следует обратить внимание на то, что совет директоров общества не вправе вносить изменения в формулировки вопросов, предложенных для включения в повестку дня общего собрания акционеров, и формулировки решений по таким вопросам.

Важным новшеством, внесенным Законом N 120-ФЗ, является включение совета директоров в круг лиц, имеющих право по своему усмотрению вносить предложения в повестку дня как по вопросам, так и по кандидатурам.

Из изложенных выше общих правил Законом в отношении инициирования вопросов в повестку дня предусмотрены исключения. Некоторые вопросы могут быть внесены в повестку дня только по инициативе совета директоров. К ним относятся следующие вопросы:

о реорганизации и утверждении всех документов, необходимых при реорганизации;

о добровольной ликвидации общества и назначении ликвидационной комиссии;

о передаче полномочий единоличного исполнительного органа общества управляющей организации или управляющему;

рекомендация размера компенсаций и вознаграждения, выплачиваемых ревизионной комиссии (ревизору);

рекомендация размера дивиденда по акциям и порядок его выплаты;

об утверждении годового отчета общества.

Формирование повестки дня

Учитывая требования, предъявляемые к вопросам повестки дня, лица, имеющие право их инициировать, не позднее предельного срока (по общему правилу - 30 января, если более поздний срок не установлен уставом общества) направляют в совет директоров предложения для формирования повестки дня годового общего собрания акционеров.

Совет директоров на своем заседании не позднее пяти дней после окончания предельного срока обязан рассмотреть поступившие предложения и принять решение о включении их в повестку дня общего собрания или об отказе во включении. В случае принятия решения об отказе во включении предложения в повестку дня или кандидата в список кандидатур совет директоров обязан не позднее трех дней с даты его принятия направить инициатору мотивированное решение (ст.53 Закона).

Из рассмотренных и одобренных предложений акционеров и предложений, исходящих от совета директоров, формируется повестка дня годового общего собрания акционеров. Следует отметить, что совет директоров должен включить в повестку дня обязательные вопросы годового общего собрания, содержащиеся в ст.47 Закона.

Помимо повестки дня в соответствии со ст.54 Закона совет директоров на своем заседании обязан определить:

форму проведения общего собрания акционеров. Следует помнить об императивной норме п.2 ст.50 Закона, согласно которой запрещается проводить годовое общее собрание в заочной форме;

дату, место, время проведения общего собрания акционеров и в случае, когда в соответствии с п.3 ст.60 Закона заполненные бюллетени могут быть направлены обществу почтой, - почтовый адрес, по которому могут направляться заполненные бюллетени, дату окончания приема бюллетеней для голосования и почтовый адрес, по которому должны направляться заполненные бюллетени;

дату составления списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров;

порядок сообщения акционерам о проведении общего собрания акционеров;

перечень информации (материалов), предоставляемой акционерам при подготовке к проведению общего собрания акционеров, и порядок ее предоставления;

форму и текст бюллетеня для голосования в случае голосования бюллетенями.

Список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров

В первую очередь следует обратить внимание на изменение наименования документа. Ранее он именовался списком акционеров, но в связи с тем что фактически в список включались не только акционеры, но и иные лица, например их представители, наименование списка правомерно изменено. Так, при использовании в акционерных обществах исключительного права Российской Федерации, субъекта Российской Федерации, муниципального образования - "золотой акции" указанные субъекты, не являясь акционерами общества, вправе участвовать в общем собрании акционеров через своих представителей. На обязательное включение в список лиц представителей - обладателей "золотой акции" в Законе имеется специальное указание (п.1 ст.51 Закона).

Список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, составляется на основании данных реестра акционеров общества.

Сроки составления списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, изменены. По общему правилу дата составления списка лиц для участия в годовом общем собрании акционеров не может быть установлена ранее даты принятия решения о проведении общего собрания акционеров и более чем за 50 дней до даты проведения общего собрания акционеров. В случае если в повестку дня включены вопросы, кворум по которым различен, то дата составления списка лиц, имеющих право на участие в таком годовом общем собрании акционеров, устанавливается не менее чем за 45 дней до даты его проведения.

Список должен содержать следующую информацию:

имя (наименование) лица;

данные, необходимые для его идентификации (например, паспортные данные);

данные о количестве и категории (типе) акций, правом голоса по которым лицо обладает;

почтовый адрес в Российской Федерации, по которому должны направляться сообщение о проведении общего собрания акционеров, бюллетени для голосования в случае, если голосование предполагает направление бюллетеней для голосования, и отчет об итогах голосования.

Изменено количество голосующих акций общества, которыми должно обладать лицо, имеющее право ознакомиться со списком. Список лиц предоставляется обществом по требованию лиц, включенных в этот список и обладающих не менее чем 1% голосов. При этом данные документов и почтовый адрес физических лиц, включенных в этот список, предоставляются только с согласия этих лиц. Если лицо, имеющее право участвовать в общем собрании акционеров, обладает меньшим количеством голосов, оно вправе получить выписку или справку, удостоверяющую включение данного лица в список. Выписка из списка и справка являются новыми документами, предусмотренными Законом с 2002 г. Общество обязано предоставить заявителю указанные документы в течение трех дней с момента обращения соответствующего лица в общество. Следует обратить внимание на то, что выписка из списка лиц, имеющих право участвовать в общем собрании акционеров, подтверждает включение обратившегося лица в указанный список, а справка - об отсутствии права на участие в общем собрании.

Изменения в список могут вноситься только в двух случаях: при восстановлении нарушенных прав лиц, не включенных в указанный список на дату его составления, или при исправлении ошибок, допущенных при его составлении.

Информация о проведении общего собрания акционеров

В зависимости от включения или невключения в повестку дня вопроса о реорганизации сообщение о проведении годового общего собрания должно осуществляться в разные сроки. Если повестка дня общего собрания не содержит вопроса о реорганизации, то сообщение должно быть сделано не позднее чем за 20 дней; в случае включения указанного вопроса в повестку - не позднее чем за 30 дней до даты его проведения. Следовательно, общим сроком информирования о проведении собрания акционеров является дата, установленная не более чем за 20 дней до проведения годового общего собрания.

Теперь законодательно закреплены три возможных способа информирования лиц, имеющих право участвовать в годовом общем собрании акционеров, о его проведении. В указанные сроки сообщение о проведении общего собрания акционеров должно быть направлено каждому лицу, указанному в списке лиц, заказным письмом. Норма о направлении заказного письма является диспозитивной, т.е. общество самостоятельно может изменить указанную форму уведомления путем включения в устав положения об ином способе. Общество вправе определить форму информирования, например путем направления сообщения с обязательным соблюдением письменной формы (т.е. письмо может быть не заказным, а обычным почтовым отправлением). Обществам также предоставлена возможность информировать путем вручения сообщения каждому из указанных лиц в списке под роспись либо, если это предусмотрено уставом общества, путем опубликования в доступном для всех акционеров общества печатном издании, определенном уставом общества.

Обращаем внимание на то, что если устав общества не содержит положений о форме информирования о проведении общего собрания акционеров, общество обязано направить сообщение в адрес лица, имеющего право участвовать в общем собрании акционеров, заказным письмом.

Общество вправе дополнительно информировать акционеров о проведении общего собрания акционеров через иные средства массовой информации (телевидение, радио).

Сообщение о проведении общего собрания акционеров должно содержать:

полное фирменное наименование общества и его местонахождение;

информацию о том, что общее собрание акционеров проводится в форме собрания;

дату, место, время проведения общего собрания акционеров;

почтовый адрес, по которому могут направляться заполненные бюллетени, в случае, когда голосование осуществляется при помощи бюллетеней;

дату составления списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров;

повестку дня общего собрания акционеров;

порядок ознакомления с информацией (материалами), подлежащей предоставлению при подготовке к проведению общего собрания акционеров, и адрес (адреса), по которому с ней можно ознакомиться.

Информация (материалы), подлежащие предоставлению

К информации (материалам), подлежащей предоставлению лицам, имеющим право на участие в общем собрании акционеров, при подготовке к проведению общего собрания акционеров общества, относятся:

годовая бухгалтерская отчетность;

заключение аудитора, заключение ревизионной комиссии (ревизора) общества по результатам проверки годовой бухгалтерской отчетности;

сведения о кандидате (кандидатах) в исполнительные органы общества, совет директоров (наблюдательный совет) общества, ревизионную комиссию (ревизоры) общества, счетную комиссию общества;

проект изменений и дополнений, вносимых в устав общества, или проект устава общества в новой редакции;

проекты внутренних документов общества;

проекты решений общего собрания акционеров, а также информация (материалы), предусмотренная уставом общества.

Указанная информация (материалы) в течение 20 дней до проведения общего собрания должна быть доступна лицам, имеющим право на участие в общем собрании акционеров, для ознакомления в помещении исполнительного органа общества и иных местах, адреса которых указаны в сообщении о проведении общего собрания акционеров.

Если повестка дня годового общего собрания содержит вопрос о реорганизации общества, срок, в течение которого перечисленная информация (материалы) должна быть доступна, увеличивается на 10 дней, т.е. в течение 30 дней до проведения общего собрания акционеров. Во время проведения общего собрания информация (материалы) также должна находиться в доступном месте, а по требованию лица, участвующего в собрании, должны быть представлены копии указанных документов, плата за которые не должна превышать затраты на их изготовление.

Итак, подготовка к проведению годового общего собрания акционеров осуществляется, как правило, советом директоров, хотя непосредственными участниками в подготовительном процессе являются также акционеры и иные лица, имеющие право участвовать в общем собрании, а также органы управления и контроля общества. Участие акционеров и их представителей в процессе подготовки к годовому общему собранию акционеров выражается в направлении предложений в повестку дня и предложений кандидатов в органы управления, контроля и счетную комиссию. Важную роль на подготовительном этапе играет единоличный исполнительный орган общества, на которого Законом возложена обязанность организовать подготовку годовых отчетов и бухгалтерской отчетности. Задействован также контрольный орган общества - ревизионная комиссия (ревизор), в чьи обязанности входит подтверждение достоверности данных, содержащихся в годовом отчете общества и годовой бухгалтерской отчетности.

Следует напомнить об обязанности совета директоров, установленной ст.89 Закона, предварительно утверждать годовой отчет общества. Причем этот документ должен быть утвержден не позднее чем за 30 дней до даты проведения годового общего собрания акционеров. В связи с тем что на открытые акционерные общества возложена обязанность раскрывать перед неограниченным кругом лиц информацию, содержащуюся в годовом отчете общества и годовой бухгалтерской отчетности (ст.92 Закона), необходимо привлекать аудитора, не связанного имущественными интересами с обществом или его акционерами, для проверки и подтверждения годовой финансовой отчетности.

Несмотря на участие в подготовительном процессе всех органов управления и контроля общества, а также акционеров и их представителей, главным действующим лицом, организующим годовое общее собрание акционеров, все же является совет директоров общества. На итоговом заседании совета директоров должны быть решены все необходимые вопросы по подготовке к собранию. Поэтому совету директоров каждого акционерного общества следует особо подготовиться к его проведению и обратить внимание на те документы и вопросы, которые должны быть подготовлены и решены. К заседанию совета директоров, посвященному созыву годового общего собрания акционеров, должны быть подготовлены следующие документы и информация:

А.Тюрина

АКДИ "Экономика и жизнь"