Мудрый Экономист

Особенности оплаты стоимости проезда работников при служебных разъездах и служебных командировках сроком до одних суток

"Консультант Бухгалтера", N 3, 2000

Оплата стоимости проезда при служебных перемещениях гарантируется ст.116 КЗоТ РФ. Как явствует из названия темы, необходимость осуществления таких расходов регулярно возникает в двух случаях - при служебных разъездах и служебных командировках (кроме этого стоимость проезда оплачивается и при переводах к новому месту работы или службы, но этот вид расходов регулярным не является и в данной статье не рассматривается).

Таким образом, изложение вопроса целесообразно разделить на две части: оплата проезда при служебных разъездах и оплата проезда при служебных командировках.

Оплата стоимости проезда при служебных разъездах

В соответствии с п.7 Положения о составе затрат компенсирующие выплаты (к которым в соответствии с КЗоТ РФ относится оплата стоимости проезда) подлежат включению в себестоимость продукции (работ, услуг) по элементу "Затраты на оплату труда".

При определении правомерности отнесения на себестоимость подобных расходов решающее значение имеет характер деятельности работника, которому возмещается стоимость проезда.

Постановлением Совета Министров РСФСР от 04.05.1963 N 521 был определен перечень должностей работников, работа которых носит разъездной характер и которым предприятие может оплачивать проездные билеты (проезд).

В данный перечень включены курьеры, экспедитор, работники городского хозяйства (электрических, газовых, водопроводных и канализационных сетей, связи) и др., если эти работники не обеспечиваются специальным транспортом на время выполнения ими своих служебных обязанностей.

Письмом Госналогинспекции по г. Москве от 19.02.1998 N 31-08/4437 разъяснено, что этот перечень не является исчерпывающим, а кроме того, он был установлен для бюджетных учреждений и организаций, приобретавших указанные билеты за счет средств бюджета, и утратил силу в части предприятий, перешедших на полный хозрасчет.

Поскольку в настоящее время иного перечня не утверждено, то руководители других хозяйствующих субъектов вправе своим приказом расширить круг этих должностей, включив в него других работников, работа которых носит разъездной характер, если эти работники не обеспечиваются специальным транспортом для выполнения служебных обязанностей.

При этом стоимость проездных билетов, оплаченная предприятием для таких работников, не включается в их совокупный налогооблагаемый доход.

По нашему мнению, данная схема, безусловно, может быть использована только в том случае, когда проездные билеты приобретаются обезличенно - для работников определенных профессий (например, дежурному сантехнику) и после поездки сдаются в какую-либо службу организации. Если же проездной билет приобретается для конкретного работника (например, курьера) и выдается ему на весь срок действия документа, по нашему мнению, на себестоимость может быть отнесена только сумма стоимости билета в части, относящейся к рабочему времени (по графику работы организации).

Например, стоимость месячного проездного билета - 180 руб., количество календарных дней в месяце - 30, рабочих - 20. В данном случае на себестоимость следует отнести 120 руб. (180 : 30 х 20). Оставшаяся сумма должна возмещаться за счет личных средств работника либо за счет чистой прибыли.

Кроме того, в подобной ситуации может быть поставлен вопрос о включении в совокупный облагаемый доход работника суммы стоимости его проезда от места жительства к месту работы и обратно, так как в соответствии с Положением о составе затрат такие расходы в себестоимость включаться не могут. Осторожность использованной нами формулировки обусловлена тем, что работники, производственная деятельность которых связана с постоянными служебными разъездами, по своим обязанностям могут не приезжать ежедневно к месту постоянной работы, а направляться непосредственно с места жительства к месту осуществления тех или иных функций. При этом вовсе не обязательно, первое перемещение может быть связано с переездом (оно может находиться в непосредственной близости к месту жительства).

Помимо работников, работа которых связана с постоянными разъездами (категории которых перечислены выше), в организациях некоторых отраслей имеется персонал, переезды которого в течение рабочей смены предусмотрены должностными обязанностями, но сами разъезды не являются регулярными или осуществляются не ежедневно. К числу таких работников можно отнести линейный инженерный персонал строительных организаций, инженеры предприятий коммунального обслуживания и некоторые другие.

Для оплаты таких служебных разъездов приобретение месячных или квартальных проездных билетов может оказаться нецелесообразным. В этом случае необходимо организовать документооборот таким образом, чтобы первичными документами можно было подтвердить сам факт служебных разъездов и размер фактических расходов, произведенных работником.

В этих целях ранее широко использовались так называемые "маршрутные листы", которые оформлялись на конкретного работника на один отчетный период (месяц или квартал). По окончании отчетного периода работник сдавал маршрутный лист с приложением проездных документов (билетов на проезд в городском транспорте) в бухгалтерию и оформлял авансовый отчет. Данная схема позволяла осуществить эффективный контроль за целевым назначением расходуемых средств и полностью возместить расходы, произведенные работником. Поэтому такую схему можно рекомендовать к использованию и в настоящее время. Альбомами унифицированных форм первичной учетной документации маршрутные листы не предусмотрены. Следовательно, маршрутный лист должен быть разработан непосредственно в организации по произвольной форме, а сама форма утверждена руководителем при утверждении учетной политики организации. Так как основным назначением маршрутного листа является подтверждение факта пребывания работника вне своего рабочего места (размер расходов подтверждается проездными документами), то в форме маршрутного листа достаточно предусмотреть три графы, например:

  Дата 
поездки
   Наименование   
организации,
в которую
направлен работник
  Цель 
поездки
   Вид    
транспорта
     Отметка      
о нахождении
в организации,
куда направлен
работник
   1   
         2        
   3   
     4    
         5        

В графе "Отметка..." проставляется подпись должностного лица, с которым взаимодействовал приехавший работник. Кроме того, необходимо проставление в этой графе какой-либо печати или штампа, позволяющего однозначно идентифицировать организацию, в которой находился работник и, при необходимости, провести встречную проверку.

В заголовочной части маршрутного листа следует предусмотреть следующие реквизиты:

При сдаче маршрутного листа свободные строки прочеркиваются, а сам лист подписывается работником и его непосредственным руководителем и после утверждения руководителем организации сдается для оплаты в бухгалтерию.

Оплата стоимости проезда при служебных командировках

После начала рыночных преобразований новых законодательных и нормативных документов, которые бы регулировали порядок оплаты командировочных расходов, нет. Пунктом 26 Письма Госналогслужбы России от 30.08.1996 N ВГ-6-13/616 "По отдельным вопросам учета и отчетности для целей налогообложения" подтверждено, что порядок учета командировочных расходов определен Минфином СССР, Госкомитетом СССР по труду и социальным вопросам, ВЦСПС в Инструкции о служебных командировках в пределах СССР от 07.04.1988 N 62, разработанной и утвержденной в соответствии с п.9 Постановления Совмина СССР от 18.03.1988 N 351 (далее - Инструкция).

В п.1 Инструкции дано определение:

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

В тех случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав объединения, предприятия, учреждения, организации, находятся в другой местности, местом постоянной работы работника считается то производственное подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, не считаются командировками.

Из этого определения можно сделать два вывода:

В общем случае командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а также выплачиваются суточные.

Вопрос об оплате суточных зависит от времени пребывания работника в командировке - если командировка продолжается менее суток, то суточные не выплачиваются. То есть, при действующих нормах суточных - 55 руб. - именно эта сумма в качестве суточных выплачена быть не может.

В соответствии с п.6 Инструкции фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

Отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются той печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности то или иное предприятия или учреждение для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

В соответствии с п.7 Инструкции днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.

Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего назначения (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

При наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, администрация может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта.

При командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные, как уже отмечалось выше, не выплачиваются. Если командированный работник по окончании рабочего дня по своему желанию остается в месте командировки, то при представлении документов о найме жилого помещения расходы по найму ему возмещаются в размерах, предусмотренных законодательством (п.15 Инструкции N 62).

Вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается руководителем объединения, предприятия, учреждения, организации, в которой работает командированный, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

В связи со сказанным может возникнуть вопрос, чем отличаются служебные разъезды, осуществляемые нерегулярно (и оформляемые маршрутными листами) от служебных командировок? По нашему мнению, здесь за основу должен быть принят принцип целесообразности. В принципе, командировочное удостоверение может выписываться в любом случае, когда работник выполняет обязанности в другом населенном пункте. Однако если расходы по проезду незначительны или для оплаты проезда приобретается месячный или квартальный проездной билет, необходимости в оформлении командировки нет. То есть, если перемещение к месту выполнения обязанностей производится общегородским транспортом (пригородными электропоездами, автобусами местных маршрутов и т.п.) целесообразно оформлять переезды маршрутным листом, а не командировочным удостоверением.

Следует отметить, что Положение о составе затрат не ограничивает возможности организации относить на себестоимость продукции (работ, услуг) расходы на командировки только размерами, установленными законодательством.

Следовательно, руководитель организации имеет право принять решение о выплате суточных не только в размерах, превышающих установленные нормы, но и в том случае, когда отъезд в командировку и возвращение из нее осуществляются в течение одних суток. Эта позиция подтверждена в Письме Минфина России от 15.01.1998 N 04-02-11/2.

При этом на суммы оплаты, превышающие нормы, производится корректировка налогооблагаемой прибыли.

Особенности оплаты заграничных командировок

Порядок оплаты командировок за границу РФ регулируется Постановлением Совмина - Правительства РФ от 01.12.1993 N 1261 "О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств".

Что касается оплаты стоимости проезда, то здесь нет существенных различий с командировками на территории страны.

Имеются особенности при оплате суточных.

В тех случаях, когда работники, направленные в краткосрочную командировку за границу, в период командировки обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит. Если принимающая сторона не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет им за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает им суточные в размере 30 процентов нормы.

Например, работник, выехавший в Республику Беларусь в командировку сроком до 1 суток имеет право на получение суточных из расчета 10 долл. США (выплата производится в рублях, так как на территории Беларуси рубль имеет хождение наравне с национальной валютой; норма командировочных в размере 20 долл. США в день установлена Письмом Минфина России от 27.10.1996 N 110).

Однако, если принимающая сторона обеспечивает работника питанием за свой счет, то размер суточных составит из расчета 3 долл. США (30 процентов от 10 долл., так как в данном случае нормой должен считаться половинный размер суточных).

Работникам, выехавшим в командировки за границу и возвратившимся из-за границы в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы.

При направлении работников в командировки в государства - участники Содружества Независимых Государств выплата суточных производится по нормам, установленным Распоряжением Совета Министров - Правительства Российской Федерации от 27 июля 1993 г. N 1330-р, причем в государствах, не использующих рубль в качестве платежа, выплата суточных производится в национальной валюте этих государств, исходя из установленного соотношения рубля и национальной валюты.

В соответствии с Письмом Госналогинспекции по г. Москве от 22.01.1997 N 11-13/1276 (со ссылкой на Письма Госналогслужбы России от 20.08.1996 N 05-01-09/839 и от 05.01.1997 N 13-0-16/2) затраты на командировки, связанные с производственной деятельностью, включая расходы по оформлению выездных документов, относятся на себестоимость.

В том случае, если выездные документы не могут быть оформлены без оплаты медицинской страховки, указанные расходы включаются в состав себестоимости.

Иностранными государствами, которые выдвигают указанные требования, являются: Германия, Австрия, Франция, Испания и США.

Загранкомандировки - вопросы оформления, учета и налогообложения
 
Особенности учета и налогообложения предпринимательской деятельности общественных организаций инвалидов