Мудрый Экономист

Формирование системы материальной заинтересованности

"Кадровик. Кадровый менеджмент", 2008, N 1

Судя по многочисленным объявлениям, рынок труда испытывает дефицит в квалифицированных специалистах. При этом требования к кандидатам предъявляются достаточно специфичные: знание методик построения системы грейдов - HAY, MERCER, FES, опыт реализации статистических методов при анализе экономических показателей, умение проанализировать рынок систем компенсаций по западным стандартам - WATSON WYATT. Вместе с тем, обладая специфическими знаниями и навыками, специалисты не всегда понимают поставленные задачи, критерии оценки эффективности, объекты и субъекты систем мотивации.

Цели системы материальной мотивации

Для более четкого понимания предлагается рассмотреть структурированный подход к разработке систем мотивации и оплаты труда в современных организациях, основанный на опыте построения систем оплаты труда и компенсаций на ряде средних и крупных производственных предприятий.

Структурно система материальной мотивации, как и любая другая система, имеет свою цель, задачи, субъекты, объекты, предмет и прогнозируемый результат.

Как правило, основными целями систем мотивации считают:

К общим принципам, на которых целесообразно осуществлять построение системы мотивации, можно отнести:

Задачи построения системы материальной мотивации должны четко исходить из поставленных ранее целей, а также укладываться в озвученные выше принципы, а именно:

1.1. Направленность системы мотивации на выполнение задач, значимых для компании в целом (среднесрочные задачи - год/6 месяцев), зависимость системы мотивации от операционных результатов работы своих подразделений.

1.2. В соответствии со стандартами рынка труда формирование и развитие высокого уровня менеджерских качеств для высшего и среднего управленческого персонала.

1.3. Обеспечить высокий уровень заинтересованности в долгосрочной работе в организации.

1.4. Соответствие профессионального уровня сотрудников профессиональным стандартам рынка труда.

2.1. Создание оптимального баланса между материальной и нематериальной составляющей системы мотивации (социальный пакет, профессиональное обучение конкретным навыкам).

2.2. Взаимосвязь личных результатов работы и уровня оплаты.

2.3. Соответствие системы мотивации требованиям рынка.

2.4. Управляемая низкая текучесть персонала, создание системы, способствующей "закреплению" персонала в компании при оптимальных затратах.

Типовая структура заработной платы

В современных условиях в организациях применяются различные формы оплаты труда. И все чаще на практике встречается комбинированное применение традиционной оплаты по тарифу или окладу и премиальной части, которая зависит от различных факторов. Эти части принято называть постоянной и переменной частями заработной платы. Но для начала рассмотрим комплексно порядок формирования всего ФОТ.

Словарь управления персоналом. ФОТ - фонд оплаты труда сотрудников организации, в который входят все виды материальных выплат.

Сдельная система оплаты труда - оплата труда на основе установленных тарифных ставок (окладов) рабочих-сдельщиков и расценок на производимые операции (товары, изделия, услуги), а также негарантированных доплат в виде премий за высококачественное выполнение или перевыполнение установленных производственных заданий.

Доход - все причитающиеся сотруднику выплаты в отчетном месяце за выполнение трудовой функции.

Оплата труда сотрудников формирует ФОТ, плановый показатель которого утверждается руководителем организации в начале календарного года. Плановый показатель ФОТ корректируется в зависимости от плана продаж (реализации активов) в конкретном месяце года, плановыми изменениями в системе оплаты труда сотрудников, изменением уровня инфляции. ФОТ целесообразно планировать ежегодно с помесячной разбивкой в разрезе структурных подразделений.

Как уже упоминалось, ФОТ состоит из всех материальных выплат за труд сотрудникам, основными из которых являются выплаты постоянного (гарантированного независимо от результатов финансово-хозяйственной и производственной деятельности организации) и переменного (негарантированного, зависимого от результатов финансово-хозяйственной деятельности организации и отдельно результатов работы сотрудника за отчетный период) характеров. Сокращенно эти выплаты называют постоянной и переменной частью заработной платы сотрудников.

Постоянная часть заработной платы сотрудников организации, как правило, состоит из:

Переменная часть заработной платы сотрудников организации направлена на стимулирование работников к выполнению производственных показателей в максимальном объеме и уровне качества и состоит из:

Такая систематизация по фондам позволяет более качественно анализировать все виды выплат, рассматривать их в динамике по конкретным категориям персонала. И как итог, более качественно формировать и контролировать бюджет по ФОТ с учетом выбранной на текущий период стратегии развития организации.

Фонд оплаты по тарифным ставкам (окладам)

Фонд оплаты по тарифным ставкам (окладам) формируется посредством утверждения руководителем организации (при наличии Профсоюзного органа - строго по согласованию с последним) размеров тарифных ставок (должностных окладов), зависящих от уровня квалификации и сложности выполнения конкретной работы.

Размер минимальной тарифной ставки (оклада) не может быть ниже минимального размера оплаты труда, установленного в Российской Федерации.

Изменение размера тарифной ставки (оклада) должно, прежде всего, производиться в соответствии с законодательством РФ. К примеру, при сдельной системе оплаты труда руководство организации обязано уведомить сотрудников об изменении тарифных ставок за 2 месяца до даты изменения.

Основными критериями пересмотра тарифных ставок (окладов) могут быть:

От указанных критериев зависит и периодичность пересмотра тарифных ставок (окладов). К примеру, при покупке обзора рынка заработных плат необходимо четко дифференцировать должности исходя из методики обзора. Дифференциация приводит к распределению должностей (в рамках тех или иных выполняемых функций) по уровням (грейдам), каждому из которых соответствует конкретный размер рыночного дохода. Оценка должности по уровням (грейдам) предполагает анализ работ, выполняемых на данной должности, по следующим критериям:

При периодическом анализе размеров заработных плат описание грейда должности будет постоянным, а вот уровень дохода (прежде всего постоянной части заработной платы) будет меняться. Причиной изменения во многих случаях банально является инфляционная конъюнктура. Таким образом, для различных уровней должностей возможно построение систематичной и прозрачной политики изменения уровня доходов, что является важным конкурентным преимуществом в процессе привлечения и удержания высококвалифицированных сотрудников. К примеру, для сотрудников высшего и среднего управленческого звена целесообразно изменение уровня доходов 1 раз в год в начале календарного года, т.к. по итогам года можно сопоставить итоги деятельности подчиненного структурного подразделения и финансово-хозяйственных показателей деятельности организации в отчетном году. По опыту практической деятельности эффективным периодом изменения уровня доходов для рабочих, специалистов и технических исполнителей является периодичность 1 раз в полгода.

Фонд доплат

Фонд доплат состоит в основном из доплат и надбавок к тарифным ставкам (окладам), предусмотренным в действующем законодательстве РФ, если более широкий перечень и/или больший размер доплат и надбавок не предусмотрен коллективным договором, утвержденным в организации. Наиболее часто используются такие доплаты и надбавки, как:

Система оплаты труда организации предполагает в соответствии с законодательством дополнять окладную часть заработной платы данными доплатами и надбавками. При разработке переменной части заработной платы необходимо обращать внимание на то, что размер переменной части должен быть четко определен относительно тарифной ставки (оклада), доплаты и надбавки нужно отделять как компенсацию трудовых рисков.

Выделение данных видов доплат и надбавок в один фонд помогает организациям более дифференцированно планировать бюджет ФОТ и отслеживать динамику фактических выплат конкретным категориям персонала.

Фонд текущего премирования

Фонд текущего премирования включает те выплаты, которые сотрудники получают в результате своей успешной деятельности. Эти выплаты и составляют переменную часть заработной платы сотрудников организации. На наш взгляд, это одна из основных составляющих системы материальной мотивации, т.к. даже формирование постоянной (гарантированной) части иногда не имеет такой важной роли, как организация текущего премирования (например, в продажах).

Текущее премирование в первую очередь должно быть направлено на увеличение заинтересованности в повышении количества и качества (эффективности) труда, в разной степени влияющего на достижение общих результатов (целей) как структурного подразделения, так и организации в целом.

Формирование фонда текущего премирования в организации осуществляется посредством установления процента премии в расчетном периоде от тарифной ставки (оклада) для конкретной должности. Расчетным периодом считается время работы, за которое можно наиболее эффективно оценить качество выполнения работ (должностных обязанностей) в зависимости от конкретной профессии (должности). Расчетными периодами для оценки качества и выплаты по ее результатам премии могут быть месяц, квартал, полугодие, год. Более длительные периоды в основном относятся к руководителям среднего и высшего звена управления организации.

Для эффективного определения результата деятельности сотрудника и структурного подразделения в целом в современных условиях все чаще используются ключевые показатели эффективности (KPI - key performance indicators). Для этого требуется в первую очередь представить полное описание деятельности каждого сотрудника и исходя из полученной информации определить те результаты в натуральных величинах, которые необходимы организации в текущий или перспективные периоды.

Основным преимуществом системы, построенной на базе KPI, является ее универсальность <1>. Наиболее эффективно применять KPI в крупных компаниях розничной торговли, которые имеют разветвленную сеть. В этом бизнесе каждая торговая точка генерирует одни и те же бизнес-процессы. Это дает возможность топ-менеджменту головного офиса благодаря разработке простых показателей видеть различия в работе филиалов и предсказывать трудности. К тому же, постоянно сравнивая и анализируя результаты деятельности каждого из подразделений, с высокой долей вероятности можно спрогнозировать тенденции развития бизнеса в целом.

<1> Роман Душулин, заместитель финансового контролера, ООО "ДХЛ Логистика". Источник: журнал "Консультант" N 21, 2005.

Проще всего рассчитать финансовые показатели деятельности. На их основе строятся бюджеты подразделений и в конечном итоге разрабатывается долгосрочная стратегия компании. Однако расчеты финансовых показателей должны обеспечиваться прозрачной формой представления финансовой или управленческой отчетности, что не всегда реализуемо на практике.

При разработке системы KPI необходимо понимать, некоторые показатели, применимые для оценки топ-менеджера и бизнеса в целом, зачастую нельзя использовать для оценки какого-либо отдела. Примером тому служит показатель EBIT (earnings before interest and tax) - прибыль, остающаяся в распоряжении организации до уплаты налогов и процентов. Этот показатель эффективен для руководителя финансовой службы, а для оценки работы менеджера отдела по работе с клиентами совершенно не применим. EBIT - исключительно финансовый показатель. Он характеризует эффективность ведения бизнеса, то есть напрямую зависит от доходов и расходов компании. Менеджер отдела по работе с клиентами напрямую на эти цифры не влияет. Оценкой его работы должен служить другой, нефинансовый показатель. Например, количество урегулированных претензий клиентов или процент этого количества к общему числу претензий.

Помимо этого, KPI выполняют и другие функции, например:

При разработке системы KPI следует учитывать определенные требования, которые предъявляются к каждому из коэффициентов:

  1. Каждый коэффициент должен быть четко определен, тогда измерить его сможет любой пользователь. В том числе и сотрудник, результаты которого оцениваются посредством данного индикатора.
  2. Утвержденные показатели и нормативы должны быть достижимы. Цель должна быть реальной, но в то же время являться стимулом.
  3. Каждый из показателей должен быть в сфере ответственности тех людей, которые подвергаются оценке.
  4. Показатели должны способствовать мотивации и росту эффективности персонала, а это напрямую связано с постановкой целей.
  5. Показатели также должны быть сопоставимыми, то есть одни и те же показатели можно сравнить в двух подобных ситуациях.
  6. Динамика изменения коэффициента должна иметь возможность быть представленной наглядно (графически), чтобы на основании результатов можно было делать выводы и принимать решения.

В качестве примера имеет смысл привести несколько наиболее распространенных KPI, представленных в таблице 1. Они могут быть использованы для оценки того или иного руководителя или подразделения.

Таблица 1

Примеры показателей для оценки результатов работы

   Показатель   
  Что означает 
     Кто     
оценивается
   Возможная  
периодичность
расчета
Для чего может быть
использован
EBIT, прибыль   
остающаяся после
налогообложения,
уплаты процентов
и дивидендов
Прибыль,       
остающуюся
после уплаты
налогов,
на которую
влияют уровни
доходов,
расходов,
инвестиций
(амортизации)
Генеральный  
директор,
директора
филиалов,
отвечающие
за доходную
и расходную
часть своего
бюджета
Ежемесячно,   
ежеквартально,
ежегодно
Расчет бонусов,    
резерв
самофинансирования,
получение кредитов,
оценка
рентабельности
вложений и т.д.
Gross Margin,   
уровень
прибыльности
(как правило,
в процентах)
Отношение      
валовой прибыли
к выручке
(общему объему
продаж)
Руководители 
отделов,
направлений
бизнеса,
развивающие
продукт или
услугу
Ежегодно,     
ежемесячно,
а также вплоть
до товара или
технологически
завершенного
процесса
Для оценки         
перспектив развития
продукта, влияния
спроса на товар или
услугу, влияния
конкуренции
Turnover ratio, 
ротация кадров
Отношение      
общего числа
уволенных
за период к
среднесписочной
численности
работающих за
тот же период
Директор     
по персоналу,
руководители
структурных
подразделений
компании,
имеющие
отдельное
штатное
расписание
Ежемесячно,   
ежеквартально,
ежегодно
Для оценки влияния 
текучести кадров
на результаты
бизнеса,
прогнозирования
периодов наиболее
активного поиска
персонала,
определения
лояльности каждой
категории
работающих,
для выявления
скрытых резервов
экономии, оценки
эффективности
работы кадрового
аппарата
Средний объем   
продаж
Объем продаж   
(в штуках,
денежных
единицах),
который
приносит каждый
продавец
Отдел продаж,
менеджер
по продажам
Ежедневно,    
еженедельно,
ежемесячно,
ежеквартально,
ежегодно
Планирование       
доходной части
бюджета
подразделения,
измерение
эффективности
работы каждого
человека или отдела
и, как следствие,
распределение
премиального фонда,
выявление
сезонности
Соотношение     
периодов
оборачиваемости
дебиторской и
кредиторской
задолженности
(равно как и
каждый
из периодов
в отдельности)
Отношение      
среднего срока
оплаты
покупателей
к среднему
сроку оплаты
поставщикам
Отдел        
по работе
с клиентами,
финансовый
отдел,
коммерческий
отдел, отдел
продаж
Ежемесячно,   
ежеквартально,
ежегодно
Планирование       
денежных потоков
и кассовых
разрывов, получение
кредитов, расчет
отсрочек платежей
по контрактам,
установление
размеров скидок
за раннюю оплату,
выявление
внутренних
источников
финансирования

Разработка системы KPI начинается с детализированного анкетирования сотрудника и его непосредственного руководителя. В конце этого этапа основной задачей является сбор детализированного описания функциональных областей, в которых сотрудник работает, и должностных обязанностей, выполняемых им в данных областях. После этого определяются конкретные результаты, которых работник должен достичь в ходе своей деятельности за определенный период времени.

Результаты деятельности должны соответствовать следующим критериям:

Приведенное выше описание соответствия KPI определенным критериям схоже с описанием соответствия целей системе SMART. Однако здесь есть важные дополнения, касающиеся установления весов, определения стабильности и стоимости.

Установление веса значимости одного KPI над другим, как правило, осуществляется экспертным путем, где в качестве экспертов выступают непосредственный руководитель сотрудника, а также прямой руководитель - непосредственный руководитель непосредственного руководителя сотрудника. В качестве примера рассмотрим работу менеджера по подбору персонала, результаты которой определяются простыми показателями, но имеющими разное стратегическое значение для организации. Первым показателем всегда на практике является наличие активной (увольнение сотрудников по собственному желанию) текучести, а вторым - количество подобранных сотрудников. Как видно, первый показатель имеет большее влияние на организацию в целом, т.к. отражает различные факторы недовольства сотрудников работой в организации, в то время как второй отражает результативность сотрудника на рабочем месте, но частично влияет на первый. Таким образом, второй фактор должен иметь больший вес, чем первый (примерно в соотношении 70/30). Таким образом, 70% переменной части заработной платы менеджера по персоналу будет зависеть от количества подобранных сотрудников, а оставшиеся 30% - от динамики изменения показателя активной текучести.

Говоря о стабильности получаемых KPI, необходимо предварительно затронуть такой вопрос, как определение нормативного значения. Если наши результаты исчисляемы натуральными показателями и получены (зафиксированы) независимым источником, норматив можно определить как среднеарифметическое значение за 6 месяцев, а еще лучше за год. Такой период позволит учесть все сезонные колебания, влияющие на работу сотрудника. Если организация динамично развивается, на нее влияют непрогнозируемые факторы, усложняющие работу, норматив можно снизить (представить как первый квартиль, 30, 35, 40, 45 персентили или выбрать медиану при условии, что она меньше среднего арифметического в данной выборке значений KPI). И, наоборот, при стабильном производственном цикле норматив можно увеличить, добиваясь от сотрудников качественного выполнения работы путем усиления веса этого показателя. Стабильными результатами деятельности являются данные, находящиеся в 30%-ном диапазоне как в плюс, так и в минус от норматива. При превышении/уменьшении показателя в течение 3 месяцев подряд нормативное значение следует пересмотреть в прямой зависимости от динамики показателя. В противном случае необходимо повторно провести анализ выполняемых работ на рабочем месте.

Последний перечисленный фактор KPI - стоимость, объективность оценки достижения сотрудником результата. Это один из основополагающих критериев системы материальной мотивации, который зависит от финансово-экономического положения организации, степени влияния на прибыльность организации того или иного структурного подразделения. Если иногда сотрудники зарабатывающих структурных подразделений не имеют ограничения на размер получаемой переменной части заработной платы (менеджеры по продажам получают фиксированную сумму от части цены каждой проданной единицы готовой продукции, т.е. чем дороже и больше продал, тем больше премия), то в обслуживающих структурных подразделениях величину переменной части необходимо ограничивать. Это необходимо с точки зрения эффективности и объективности оплаты, а также возможности качественного полноценного бюджетирования этой статьи расходов на оплату труда. Как уже упоминалось ранее, размер переменной части рассчитывается как процент от тарифной ставки (оклада) по должности и в совокупности образует сумму дохода сотрудника, которая должна быть выше среднерыночного значения уровня оплаты, что позволит удерживать и получать максимальный результат от работы сотрудника.

Рассмотрим всю последовательность разработки системы материальной мотивации на примере работы менеджера по подбору персонала. Исходные данные представлены в табл. 2.

Таблица 2

Информация по расчету дохода менеджера по подбору персонала

                          Наименование                          
Значение
"S" - оклад, руб.                                               
 20 000 
Максимальный размер премии в % от оклада                        
   100  
"PRmax" - максимальный размер премии в руб.                     
 20 000 
"TAn" - нормативное значение по показателю "Активная текучесть  
персонала в месяц", %
    15  
"Vn" - нормативное значение по показателю "Количество           
подобранных сотрудников в месяц", чел.
    5   
Удельный вес показателя "Активная текучесть персонала           
в месяц", %
    30  
Удельный вес показателя "Количество подобранных сотрудников     
в месяц", %
    70  
"TAf" - активная текучесть персонала в месяц, факт, %           
    18  
"Vf" - количество подобранных сотрудников в месяц, факт, чел.   
    7   
Dta - коэффициент редукции для показателя "Активная текучесть   
персонала в месяц"
    1   
Dv - коэффициент редукции для показателя "Количество подобранных
сотрудников в месяц"
    1   

Таким образом, расчет заработной платы можно представить в виде следующей формулы:

ZP = S + PRf,

где PRf - переменная (премиальная) часть заработной платы сотрудников:

PRf = PRmax x (0,7 x ((1 - TAf / TAn) x Dta + 1) + 0,3 x ((Vf / Vn - 1) x Dv + 1)),

при условии, что:

0 <= PRf <= 20 000.

Важным моментом в приведенной системе расчета переменной части заработной платы является установление коэффициентов редукции по каждому из показателей. В нашем примере по умолчанию мы поставили коэффициент, равный 1. Это означает, что при росте/уменьшении фактического значения по отношению к плановому на величину "X", доля переменной части, зависящей от этого показателя, увеличивается/уменьшается ровно на ту же величину "X" (при коэффициенте редукции, равном 0,5, значение переменной части изменится так, что при росте/уменьшении соотношения на 2% переменная часть увеличится/уменьшится на 1%, и, наоборот, при коэффициенте редукции, равном 2, переменная часть увеличится/уменьшится на 4%). Данный механизм дает возможность усилить или ослабить степень влияния показателя на премиальную часть. К примеру, в момент бурного роста организации коэффициент редукции можно увеличить с целью мотивирования менеджера по подбору персонала закрывать больше позиций в короткий срок, и, напротив, в период стабилизации бизнеса уменьшить коэффициент, сделав акцент на качестве подбора, а не на количестве.

Подобным образом определяют процент переменной части заработной платы по всем структурным подразделениям. Далее формируется бюджет фонда текущего премирования на год, который должен соответствовать одному жесткому требованию - по итогам года он не должен быть израсходован полностью, т.к. принцип правильно сформированного механизма материального мотивирования основан на максимально сложном (эксклюзивном) достижении максимальных результатов в выполняемой работе. Контролирующей инстанцией данного условия должна выступать служба по работе с персоналом посредством ежемесячного мониторинга соответствия размеров выплаченных премий и достигнутых в ходе работы производственных результатов KPI.

Помимо премиальной части заработной платы в переменную часть можно отнести бонусы, получаемые сотрудниками при сверхэффективных результатах работы. Сразу отметим, что бюджетная политика в отношении бонусов бывает двух направлений. С одной стороны, при реализации проекта, направленного не на получение финансовой прибыли (продажа высоколиквидного актива), а на совершенствование деятельности организации (IT-проекты), возможно дополнить бюджет фонда текущего премирования дополнительной статьей, направленной на бонусирование участников проектов. С другой стороны, когда реализация проектов приносит организации конкретную прибыль или даже сверхприбыль, бонусирование участников проекта осуществляется из вырученных средств, а поскольку данная сумма заранее не известна и ее источник не сформирован на момент бюджетирования, данный расход на оплату труда в бюджет не вносится. Существует множество подходов к расчетам и распределению бонусной части, но все они имеют одну особенность: необходимо четко, понятно и справедливо определить размер и распределить среди участников бонусный фонд. Стоит сказать, что в процессе реализации каждого проекта формирование системы бонусов должно быть индивидуально и учитывать специфику конкретного проекта.

М.Розин

Главный специалист

Управления по работе с персоналом

АБ "Оргрэсбанк" ОАО