Мудрый Экономист

"Командировочный" авансовый отчет

"Практическая бухгалтерия", 2008, N 1

Поездка персонала в командировки - обычное явление для многих организаций. Бухгалтеру же нужно проследить, чтобы командируемые лица вовремя отчитались по полученным денежным средствам и сдали правильно заполненные авансовые отчеты. Рассмотрим порядок заполнения таких отчетов на примере.

Работник, вернувшийся из командировки, должен не позднее трех рабочих дней после возвращения составить авансовый отчет и представить его в бухгалтерию. К нему также прилагаются "оправдательные" документы: билеты на проезд, счета на оплату жилья и т.д.

"Руководство к действию"

Рассмотрим порядок принятия к учету авансового отчета сотрудника:

  1. Выдача наличных денег под отчет.

Основание - командировочное удостоверение или приказ руководителя организации о направлении работника в служебную командировку.

  1. Возвращение сотрудника из командировки.
  2. Составление подотчетным лицом авансового отчета и сдача его в бухгалтерию не позднее трех дней после возвращения.
Внимание! Следующая выдача наличных денег подотчетному лицу может производиться только при условии его полного отчета по ранее полученному авансу. Если у подотчетного лица на руках осталась сумма неиспользованных средств, повторная выдача другой подотчетной суммы не допускается.

Если денег потрачено меньше, чем получено, то остаток неизрасходованных сумм возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру.

Если денег потрачено больше, чем получено, то перерасход по авансовому отчету выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру.

  1. Проверка бухгалтером целевого расходования средств, выданных командируемому работнику.
  2. Проверка бухгалтером наличия всех оправдательных документов, подтверждающих расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и другие).
  3. На лицевой и оборотной сторонах авансового отчета бухгалтер указывает суммы расходов, принятые к учету, и корреспондирующие счета (субсчета).
  4. Руководитель или уполномоченное на это лицо утверждают проверенный авансовый отчет.
  5. Авансовый отчет принимается к учету.

Пример. Менеджер отдела продаж А. Иванов был направлен в служебную командировку (по территории России). По возвращении из нее 19 марта 2007 г. сотрудник представил в бухгалтерию авансовый отчет N 15. К нему он приложил авиационный билет на сумму 3780 руб. и чек контрольно-кассовой машины (ККМ) на оплату услуг гостиницы на сумму 6720 руб.

Образец заполнения авансового отчета П. Нечаева показан на с. 73 - 74.

Унифицированная форма N АО-1

                                                                 ---------¬
¦ Код ¦
+--------+
Форма по ОКУД ¦ 0302001¦
ЗАО "Актив" +--------+
------------------------------------------------------ по ОКПО ¦15328751¦
наименование организации L---------
УТВЕРЖДАЮ
------T----------¬ Отчет в сумме ___________________
¦Номер¦ Дата ¦ _________________ руб. _____ коп.
АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ +-----+----------+ Руководитель ____________________
¦ 15 ¦19.03.2007¦ должность
L-----+----------- __________ ______________________
подпись расшифровка подписи
" " _____________ 20 г.
------------¬
¦ Код ¦
отдел продаж +-----------+
Структурное подразделение ------------------------------------¦ 03 ¦
Иванов А.Н. +-----------+
Подотчетное лицо ---------------------------- Табельный номер ¦ 37 ¦
фамилия, инициалы L------------
менеджер командировочные расходы
Профессия (должность) -------- Назначение аванса --------------------------
------------------------T-----------¬ ------------------------------------¬
¦Наименование показателя¦ Сумма, ¦ ¦ Бухгалтерская запись ¦
¦ ¦ руб. коп. ¦ ¦ ¦
+-----------------------+-----------+-+-----------------T-----------------+
¦ остаток ¦ - ¦ ¦ дебет ¦ кредит ¦
¦Предыдущий ----------+-----------+ +------T----------+------T----------+
¦ аванс перерасход¦ - ¦ ¦счет, ¦сумма, ¦счет, ¦сумма, ¦
¦ ¦ ¦ ¦суб- ¦руб. ¦суб- ¦руб. ¦
¦ ¦ ¦ ¦счет ¦коп. ¦счет ¦коп. ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------------+-----------+ +------+----------+------+----------+
¦Получен аванс 1. из ¦ 15 000=00 ¦ ¦ 71 ¦ 15 000=00¦ 50-1 ¦ 15 000=00¦
¦кассы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------T---------+-----------+ +------+----------+------+----------+
¦1а. в валюте ¦ ¦ ¦ ¦ 19 ¦ 1 667=00¦ 71 ¦ 1 667=00¦
¦(справочно) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------+---------+-----------+ +------+----------+------+----------+
¦ 2. ¦ ¦ ¦ 44 ¦ 10 633=00¦ 71 ¦ 10 633=00¦
+-----------------------+-----------+ +------+----------+------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ 50-1 ¦ 2 700=00¦ 71 ¦ 2 700=00¦
+-----------------------+-----------+ +------+----------+------+----------+
¦Итого получено ¦ 15 000=00 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------------+-----------+ +------+----------+------+----------+
¦Израсходовано ¦ 12 300=00 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------------+-----------+-+------+----------+------+----------+
¦ Остаток ¦ 2 700=00 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ----------------------+-----------+-+------+----------+------+----------+
¦ Перерасход ¦ - ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-----------------------+------------ L------+----------+------+-----------
3 3
Приложение ----- документов на ----- листах
Двенадцать тысяч триста
Отчет проверен. К утверждению в сумме -------------------------------------
00 12 300 00 сумма прописью
руб. ----- коп. (------- руб. ---- коп.)
Петрова С.И. Петрова
Главный бухгалтер --------------- -------------------------------------
подпись расшифровка подписи
Лисичкина А.Л. Лисичкина
Бухгалтер --------------- -------------------------------------
подпись расшифровка подписи
Остаток внесен -----------¬ -----¬
-------------------- в сумме ¦ 2700 ¦ руб. ¦ 00 ¦ коп. по кассовому
-Перерасход выдан- L----------- L-----
27 19 марта 07
ордеру N --- от "--" --------- 20-- г.
Лисичкина А.Л. Лисичкина 19 марта 07
Бухгалтер (кассир) --------- ------------------------- "--" ------- 20-- г.
подпись расшифровка подписи
---------------------------------------------------------------------------
линия отреза
Иванова А.Н.
Расписка. Принят к проверке от ----------------------------- авансовый
15 19 марта 07
отчет N --- от "--" ---------- 20-- г.
Двенадцать тысяч
триста 00
на сумму ------------------ руб. -- коп., количество документов
прописью
3 3
------- на -------- листах
Лисичкина А.Л. Лисичкина 19 марта 07
Бухгалтер ------------- ---------------------- "--" ----------- 20-- г.
подпись расшифровка подписи

Оборотная сторона формы N АО-1

-------T----------------T-----------T-------------------------------T-----¬
¦Номер ¦ Документ, ¦Наиме- ¦ Сумма расхода ¦Дебет¦
¦по по-¦ подтверждающий ¦нование +--------------T----------------+сче- ¦
¦рядку ¦производственные¦документа ¦ по отчету ¦принятая к учету¦та, ¦
¦ ¦ расходы ¦(расхода) +---------T----+---------T------+суб- ¦
¦ +----------T-----+ ¦ в руб. ¦в ¦ в руб. ¦в ¦счета¦
¦ ¦ дата ¦номер¦ ¦ коп. ¦ва- ¦ коп. ¦ва- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦люте¦ ¦люте ¦ ¦
+------+----------+-----+-----------+---------+----+---------+------+-----+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦
+------+----------+-----+-----------+---------+----+---------+------+-----+
¦ 1 ¦11.03.2007¦ - ¦авиационные¦ 3 780=00¦ - ¦ 3 780=00¦ - ¦ 44 ¦
¦ ¦ ¦ ¦билеты ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------+----------+-----+-----------+---------+----+---------+------+-----+
¦ 2 ¦17.03.2007¦ 1782¦счет ¦ - ¦ - ¦ - ¦ - ¦ - ¦
¦ ¦ ¦ ¦гостиницы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------+----------+-----+-----------+---------+----+---------+------+-----+
¦ 3 ¦17.03.2007¦ 3682¦чек ККМ ¦ 6 720=00¦ - ¦ 6 720=00¦ - ¦ 44 ¦
¦ ¦ ¦ ¦на оплату ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦услуг ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦гостиницы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------+----------+-----+-----------+---------+----+---------+------+-----+
¦ - ¦19.03.2007¦ - ¦суточные ¦ 1 400=00¦ - ¦ 1 400=00¦ - ¦ 44 ¦
L------+----------+-----+-----------+---------+----+---------+------+------
Итого ¦11 900=00¦ - ¦11 900=00¦ - ¦
L---------+----+---------+-------
Иванов А.Н. Иванов
Подотчетное лицо --------------------- ----------------------------
подпись расшифровка подписи

Если сотрудник не вернул "излишки"

В случае если работник своевременно не вернул в кассу остаток неиспользованных средств, следует руководствоваться ст. 137 Трудового кодекса, которой предусмотрены случаи удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю.

В частности, удержания из заработной платы работника могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой. При этом работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Решения работодатель принимает и оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения, хотя унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено. Что касается согласия работника на удержание сумм из заработной платы, следует получить его письменное согласие.

Подробнее о порядке удержания из заработной платы работника задолженности работодателю читайте в статье на с. 36.

Заполняем отчет

Форма авансового отчета (N АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55. Авансовый отчет представляет собой двусторонний документ, который заполняется в одном экземпляре подотчетным лицом (оборотная сторона бланка, графы 1 - 6) и бухгалтером организации (лицевая сторона бланка и графы 7, 8, 9 оборотной стороны). Он может быть заполнен как на бумажном, так и на машинном носителе.

Подотчетное лицо на лицевой стороне указывает наименование организации, номер и дату авансового отчета, свою фамилию, инициалы, структурное подразделение, табельный номер (если есть), профессию (должность) и назначение аванса. Ниже, в левой части лицевой формы авансового отчета, расположена таблица, в которой подотчетное лицо указывает сведения о предыдущем авансе, полученных в настоящее время денежных средствах, расходе и остатке.

Лицевая сторона авансового отчета содержит таблицу "Бухгалтерская запись", в которую бухгалтер записывает проводки (корреспондирующие счета и суммы). Внизу лицевой части авансового отчета имеется раздел - расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ и т.д.), и суммы фактических затрат по ним. Если расходы произведены в валюте, кроме суммы в рублях указывается и сумма в валюте. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

И.Угланова

Ведущий эксперт "ПБ"