Мудрый Экономист

Как вернуть "нелишние" деньги?

"Практическая бухгалтерия", 2008, N 1

Заработная плата работника организации в процессе трудовой деятельности может быть уменьшена на сумму различных удержаний не только в пользу бюджета, третьих лиц, но и по инициативе самой организации, например в сумме излишне уплаченных работнику денег. Но предприятие в данном случае не всегда имеет возможность удержать полную сумму задолженности. Рассмотрим, в каких случаях работодатель может удержать долг из заработной платы сотрудника.

Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться только в строго определенных случаях (ст. 137 ТК РФ).

  1. Возмещение неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы.
  2. Погашение неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность.
  3. Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск.

Обратите внимание - удержания за эти дни не производятся, если работник увольняется по следующим основаниям:

  1. Возврат сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простоя.

Отметим, что понятие "счетная ошибка" нигде в законодательстве не раскрыто. Поэтому в каждом конкретном случае придется доказать и документально обосновать, что ошибка была именно счетной, то есть допущенной при проведении арифметических подсчетов. Во всех других случаях, в том числе и при неправильном применении администрацией законов или иных нормативных правовых актов, вернуть излишне выданные деньги нельзя.

Осторожно! При возврате сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, придется доказать и документально обосновать, что ошибка именно арифметическая.

Возвращаем по закону

Работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Если же ошибка обнаружена позднее, работник уже уволился или не согласен на возврат, то у работодателя остается один путь для взыскания денег - обращение в суд.

Работодатель должен оформить решение в форме приказа или распоряжения. Унифицированной формы такого документа нормативными правовыми актами не установлено.

Как вариант решение работодателя может быть оформлено в виде резолюции на данной докладной записке главного бухгалтера на имя генерального директора о выявлении счетной ошибки. Примерная форма докладной записки показана ниже.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Генеральному директору ООО "АКТИВ"¦
¦ Нифантьеву Р.Е.¦
¦ ¦
¦ Докладная записка N 67 от 27 декабря 2007 г. ¦
¦ ¦
¦Уважаемый Рустам Ефимович! ¦
¦ ¦
¦Вследствие допущенной бухгалтером отдела бухгалтерского учета¦
¦Н. Лузмановой счетной ошибки при расчете отпускных за период¦
¦с 19.12.2007 по 25.12.2007 инженеру А. Кискину 15.12.2007¦
¦в кассе была излишне выплачена сумма в размере 4000 (четырех¦
¦тысяч) руб. 00 коп. ¦
¦Прошу разрешить удержание из заработной платы инженера А. Кискина излишне¦
¦выплаченной по причине счетной ошибки суммы в размере 4000 (четырех¦
¦тысяч) руб. 00 коп. ¦
¦Инженер А. Кискин оповещен о произошедшей ошибочной выплате указанной¦
¦суммы, основания и размеры удержания не оспаривает, что подтверждается¦
¦соответствующей надписью и личной подписью А. Кискина на копии извещения.¦
¦ ¦
¦Приложение: ¦
¦1. Копия письменных объяснений бухгалтера отдела бухгалтерского учета¦
¦Н. Лузмановой по факту счетной ошибки б/н от 27.12.2007. ¦
¦2. Копия расчета отпускных инженеру А. Кискину за период с 19.12.2007. ¦
¦по 25.12.2007. ¦
¦3. Копия платежной ведомости N 16 от 15.12.2007. ¦
¦4. Копия извещения инженера А. Кискина о произошедшей ошибочной выплате. ¦
¦ ¦
¦Главный бухгалтер ООО "АКТИВ" Черникова Л.Ф. Черникова¦
¦ ¦
¦Удержание из заработной платы разрешаю Петренко С.И. Петренко ¦
L--------------------------------------------------------------------------

И даже при выполнении всех вышеперечисленных условий мы не всегда можем удержать с работника полную сумму задолженности.

Следует помнить, что в соответствии с нормами ст. 138 Трудового кодекса общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50 процентов заработной платы, причитающейся работнику. При удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником в любом случае должно быть сохранено 50 процентов заработной платы.

При этом законодательством определено, что ограничения, установленные настоящей статьей, не распространяются на удержания из заработной платы при отбывании исправительных работ, взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещении вреда, причиненного работодателем здоровью работника, возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, и возмещении ущерба, причиненного преступлением. В этих случаях размер удержаний из заработной платы не может превышать 70 процентов.

Бухгалтерский учет

Удержание из заработной платы суммы отпускных за неотработанные дни отпуска может быть отражено как уменьшение расходов по обычным видам деятельности, при этом производится сторнировочная запись по дебету счета затрат (20, 25, 26, 44) и кредиту счета 70 "Расчеты по оплате труда" (Письмо Минфина России от 20 октября 2004 г. N 07-05-13/10).

Если удержание производится в результате счетной ошибки, дополнительно вносят исправительные записи. Порядок их внесения в бухгалтерский учет зависит от времени, когда обнаружены неверные записи или ошибки (п. 11 Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности, которые утверждены Приказом Минфина России от 22 июля 2003 г. N 67н).

Когда вносить исправления в зависимости от момента совершения ошибки, показано в таблице ниже.

Таблица. Порядок исправления счетных ошибок

----T-------------------------------T--------------------------------------
N ¦Момент выявления ошибки ¦Когда вносить исправления
п/п¦ ¦
----+-------------------------------+--------------------------------------
1 ¦До окончания отчетного года ¦В том месяце отчетного периода, когда
¦ ¦выявлена ошибка
----+-------------------------------+--------------------------------------
2 ¦После окончания отчетного года ¦Записями 31 декабря отчетного года.
¦(отчетность еще не утверждена и¦Исправительные записи в бухгалтерском
¦не сдана в налоговую инспекцию)¦учете делаются методом "красное
¦ ¦сторно"
----+-------------------------------+--------------------------------------
3 ¦В учете прошлого года (годовой ¦Изменения вносятся в учете текущего
¦отчет уже утвержден) ¦года. Бухгалтерскую отчетность за
¦ ¦прошлый год исправлять не нужно.
¦ ¦Ошибки, допущенные в прошлых годах,
¦ ¦рассматриваются как прибыль или
¦ ¦убыток прошлых лет. Для исправления
¦ ¦ошибки производится бухгалтерская
¦ ¦запись в корреспонденции со счетом 91
¦ ¦"Прочие доходы и расходы". Это
¦ ¦позволяет организации не искажать
¦ ¦показатели продаж (выручка,
¦ ¦себестоимость и др.) отчетного
¦ ¦периода
----+-------------------------------+--------------------------------------

Пример 1. Продавец И. Михайлов работает в ООО "Радуга" с 17 мая 2007 г.

В ноябре он написал заявление с просьбой предоставить ему ежегодный оплачиваемый отпуск в размере 28 календарных дней. Такой отпуск ему был предоставлен на период с 3 по 31 декабря 2007 г.

Фактический заработок И. Михайлова за расчетный период (май - ноябрь 2007 г.) составил 99 120 руб. В мае сотрудник отработал 13 рабочих дней, а июнь, июль, август, сентябрь, октябрь и ноябрь были отработаны сотрудником полностью.

Сумма отпускных составила 16 800 руб. (99 120 руб. : (13 р. дн. x 1,4 + 5 мес. x 29,4) x 28 к. дн.).

В декабре 2007 г. в бухгалтерском учете ООО "Радуга" были сделаны такие проводки:

Дебет 44 Кредит 70

Дебет 70 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ"

Предположим, что И. Михайлов решил уволиться с 13 февраля 2008 г.

Таким образом, за период с 17 мая 2007 г. по 13 февраля 2008 г. он фактически отработал 9 месяцев. Следовательно, ему положен отпуск в размере 21 календарного дня (28 к. дн. : 12 мес. x 9 мес.). Остальные 7 календарных дней отпуска, который был предоставлен ему авансом (28 к. дн. - 21 к. дн.), И. Михайлов не отработал. Сумма отпускных за эти дни в размере 4200 руб. (16 800 руб. : 28 к. дн. x 7 к. дн.) будет удержана при выплате заработной платы.

На момент увольнения сотрудника бухгалтерская отчетность за 2007 г. еще не была утверждена. Поэтому в бухгалтерском учете ООО "Радуга" были сделаны следующие записи, датированные 31 декабря 2007 г.:

Дебет 44 Кредит 70

Дебет 70 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ"

Дебет 44 Кредит 70

Пример 2. Используем условия предыдущего примера.

Предположим, что на момент увольнения И. Михайлова бухгалтерская отчетность была уже утверждена. В этом случае сумму излишне начисленных отпускных необходимо отразить в бухгалтерском учете в феврале 2008 г. следующим образом:

Дебет 70 Кредит 91, субсчет 1 "Прочие доходы"

Дебет 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ" Кредит 70

Дебет 91, субсчет 2 "Прочие расходы" Кредит 70

Налоговый учет

Как известно, в течение отчетного периода (квартала) налогоплательщики рассчитывают и перечисляют в бюджет авансовые платежи по ЕСН и взносам на обязательное пенсионное страхование. Сумма авансовых платежей определяется на основании величины выплат, облагаемых указанными налогами, и установленной ставки.

А значит, при удержании денег из заработной платы работника необходимо учесть уменьшение налоговой базы по ЕСН и взносам на обязательное пенсионное страхование при расчете авансовых платежей за текущий месяц.

Внимание! При удержании денег из заработной платы работника необходимо учесть уменьшение налоговой базы по ЕСН и взносам на обязательное пенсионное страхование при расчете авансовых платежей за текущий месяц.

Кроме того, так как в расходах организации работодателя ранее были учтены излишне выплаченные суммы, то доходы в виде удержания из оплаты труда работника в связи с его увольнением необходимо учесть в составе внереализационных доходов.

Если удержание производится в результате счетной ошибки, которая относится к прошлым налоговым или отчетным периодам, то налоговую базу прошлого периода следует пересчитать. Такой порядок установлен абз. 2 п. 1 ст. 54 Налогового кодекса.

Кроме того, следует представить в налоговые органы уточненную декларацию по ЕСН и взносам на обязательное пенсионное страхование за тот период, в котором была допущена ошибка и сделан перерасчет.

При уточнении декларации по ЕСН за истекший отчетный или налоговый период возникает необходимость корректировки базы для исчисления налога на прибыль.

О.Дученко

Ведущий налоговый консультант

ООО "ВВ-Аудит"