Мудрый Экономист

Оформляем график отпусков

"Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", 2008, N 1

Наступил декабрь, и в предпраздничной суматохе важно не забыть о такой существенной кадровой процедуре, как планирование отпусков сотрудников на следующий календарный год.

Закон предписывает всем работодателям утвердить график отпусков не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Таким образом, график отпусков на 2008 г. должен быть составлен и утвержден в установленном порядке не позднее 17.12.2007.

При отсутствии графика к административной ответственности могут быть привлечены и работодатель, и руководитель предприятия одновременно. Частью 1 ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрено административное наказание в виде:

Унифицированная форма N Т-7 графика отпусков утверждена Постановлением Госкомстата N 1 <1> и применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. При его составлении учитываются положения действующего законодательства РФ, специфика деятельности организации и пожелания работников.

<1> Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков (ст. ст. 123, 372 ТК РФ).

Образец заполнения графика отпусков приведен на с. 52.

Унифицированная форма N Т-7

                                                         --------¬
¦ Код ¦
+-------+
Форма по ОКУД ¦0301020¦
Общество с ограниченной ответственностью ¦ ¦
"Справедливость" +-------+
------------------------------------------------ по ОКПО ¦ ¦
наименование организации L--------
Мнение выборного профсоюзного
органа
УТВЕРЖДАЮ Генеральный
директор
от "__" ________ 20__ г. N ___ учтено ----------T-----------T-----¬ Руководитель --------------
¦ Номер ¦ Дата ¦ На ¦ должность
¦документа¦составления¦ год ¦ Михеев А.Ю. Михеев
¦ ¦ ¦ ¦ ------- -------------------
+---------+-----------+-----+ личная расшифровка подписи
ГРАФИК ОТПУСКОВ ¦ 98 ¦ 14.12.2007¦ 2008¦ подпись
L---------+-----------+------
14 декабря 07
"--" -------- 20-- г.
   Структурное  
подразделение
    Должность    
(специальность,
профессия)
по штатному
расписанию
  Фамилия,  
имя,
отчество
Табель-
ный
номер
                          ОТПУСК                         
   Примечание   
коли-   
чество
кален-
дарных
дней
         дата        
    перенесение отпуска   
запланиро-
ванная
факти-    
ческая
 основание
(документ)
дата предпола- 
гаемого отпуска
        1       
        2        
      3     
   4   
    5   
     6    
     7    
     8    
       9       
       10       
Отдел продаж    
Менеджер         
Панкратов   
Тимофей
Иванович
   05  
   14   
01.02.2008
01.02.2008
Бухгалтерия     
Бухгалтер        
Промыслов   
Александр
Сергеевич
   08  
    7   
12.05.2008
12.05.2008
Административный
отдел
Начальник        
административного
отдела
Суслова     
Серафима
Андреевна
   12  
   28   
16.06.2008
16.06.2008
Административный
отдел
Курьер           
Рыжов       
Константин
Кириллович
   17  
   31   
<*>
01.07.2008
01.07.2008
Отдел продаж    
Начальник отдела 
продаж
Рукина Вера 
Антоновна
   04  
   28   
14.07.2008
14.07.2008
Бухгалтерия     
Бухгалтер        
Промыслов   
Александр
Сергеевич
   08  
   21   
21.08.2008
21.08.2008
Дирекция        
Генеральный      
директор
Михеев      
Анатолий
Юрьевич
   01  
   28   
01.09.2008
01.09.2008
Отдел продаж    
Менеджер         
Панкратов   
Тимофей
Иванович
   05  
   14   
01.09.2008
06.10.2008
Приказ от 
11.07.2008
N 76/к
   06.10.2008  
Отпуск перенесен
в связи с
производственной
необходимостью
Руководитель кадровой
Службы Начальник
отдела кадров Васина П.С. Васина
------------- -------- --------------------
должность личная расшифровка подписи
подпись
<*> Курьер Рыжов К.К. не достиг возраста 18 лет, поэтому продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска данного работника составляет 31 календарный день.

Примечание. Графы 7, 8, 9 имеют особенности заполнения: в графе 7 в течение года отмечают дату фактического начала отпуска, а в графах 8 и 9 данные отражаются в случае переноса отпуска с указанием его предполагаемой даты.

Безусловно, составлению графика отпусков предшествует сбор информации о пожеланиях работников о времени отпуска. При этом необходимо иметь в виду, что согласно ст. 123 ТК РФ отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. В настоящее время федеральным законодательством право на получение ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное время предоставлено:

<2> Федеральный закон от 09.01.1997 N 5-ФЗ "О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы".
<3> Закон от 15.01.1993 N 4301-1 "О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы".
<4> Федеральный закон от 12.01.1995 N 5-ФЗ "О ветеранах".
<5> Закон РФ от 09.06.1993 N 5142-1 "О донорстве крови и ее компонентов".
<6> Федеральный закон от 10.01.2002 N 2-ФЗ "О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне".
<7> Закон РФ от 15.05.1991 N 1244-1 "О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС".

Примечание. Иногда при планировании отпусков у работодателей возникает вопрос о том, обязательно ли равномерно их распределять в течение календарного года. Спешим успокоить, такого требования действующее законодательство не содержит. Соответственно, каждая организация самостоятельно, с учетом специфики своей деятельности определяет наиболее приемлемое для работодателя и сотрудников время отпуска.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ). Однако в соответствии со ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях:

Работодатель обязан предоставить ежегодный отпуск по требованию работника независимо от графика:

Согласно Указаниям по заполнению графика отпусков, приведенным в Постановлении Госкомстата N 1, при переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, его утвердившего, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством РФ, на основании документа, составленного в произвольной форме. По мнению автора, в таких случаях целесообразно издавать приказ руководителя организации о переносе срока отпуска и внесении изменений в график отпусков.

Приведем примерную форму такого приказа:

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью "Справедливость" ¦
¦ (ООО "Справедливость") ¦
¦ ----------------------------------------------------------------------- ¦
¦ улица Пушкина, дом 330, Нижний Новгород, 603000 ¦
¦ ¦
¦ Приказ N 76/к ¦
¦ ¦
¦ Нижний Новгород 11.07.2008 ¦
¦ ¦
¦ О переносе срока отпуска ¦
¦ на другое время и ¦
¦ внесении изменений в ¦
¦ график отпусков ¦
¦ ¦
¦ В связи с производственной необходимостью ¦
¦ приказываю: ¦
¦ 1) Перенести срок ежегодного оплачиваемого отпуска (части ежегодного ¦
¦ оплачиваемого отпуска продолжительностью 14 (четырнадцать) календарных ¦
¦ дней) менеджера отдела продаж Панкратова Тимофея Ивановича на другое ¦
¦ время: ¦
¦ с периода с 01.09.2008 по 14.09.2008 на период с 06.10.2008 по ¦
¦ 19.10.2008. ¦
¦ 2) Начальнику отдела кадров Васиной Полине Сергеевне внести ¦
¦ соответствующие настоящему приказу изменения в график отпусков от ¦
¦ 14.12.2007 N 98. ¦
¦ ¦
¦ Генеральный директор Михеев А.Ю.Михеев ¦
¦ ¦
¦ С приказом ознакомлены: ¦
¦ ¦
¦ Менеджер Панкратов Т.И. Панкратов 11.07.2008 ¦
¦ ---------------- ------------- ------------------- ------------------- ¦
¦ должность подпись И.О. Фамилия дата извещения ¦
¦ ¦
¦ Начальник отдела ¦
¦ кадров Васина П.С. Васина 11.07.2008 ¦
¦ ---------------- ------------- ------------------- ------------------- ¦
¦ должность подпись И.О. Фамилия дата извещения ¦
L--------------------------------------------------------------------------

При составлении графика отпусков необходимо иметь в виду, что ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. Такое деление отпуска допустимо по соглашению работника и работодателя. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Статьей 123 ТК РФ предусмотрена обязанность работодателя извещать под роспись каждого работника о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. С целью исполнения данного требования рекомендуем возложить на определенного сотрудника кадровой службы обязанность по извещению работников о предстоящих отпусках. Безусловно, ТК РФ не содержит требования к форме такого извещения, однако представляется целесообразным введение в организации его унифицированной формы, например такой:

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью "Справедливость" ¦
¦ (ООО "Справедливость") ¦
¦ ----------------------------------------------------------------------- ¦
¦ улица Пушкина, дом 330, Нижний Новгород, 603000 ¦
¦ ¦
¦ от 06.08.2008 исх. N 58-к Бухгалтеру ¦
¦ ------------------------- А.С. Промыслову ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ Александр Сергеевич, ¦
¦ ¦
¦ настоящим извещаем Вас о том, что 21 августа 2008 г. начинается ¦
¦ Ваш ежегодный оплачиваемый отпуск. ¦
¦ ¦
¦ Основание: график отпусков от 14.12.2007 N 98 ¦
¦ ¦
¦ Инспектор отдела кадров Петрова Ю.М. Петрова ¦
¦ ¦
¦ О времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска извещен(а): ¦
¦ ¦
¦ Бухгалтер Промыслов А.С. Промыслов 06.08.2008 ¦
¦ ----------- ---------------- ------------------ ----------------- ¦
¦ должность подпись И.О. Фамилия дата извещения ¦
L--------------------------------------------------------------------------

В случае нарушения установленного порядка извещения работника о предстоящем отпуске у работника возникает право требовать (по письменному заявлению), а у работодателя - обязанность перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок (ст. 124 ТК РФ).

А.Г.Уткина

Юрист

КГ "Аюдар"