Мудрый Экономист

Рекомендации по составлению должностной инструкции

"Бухгалтерская отчетность организации", 2007, N 4

Грамотно составленная должностная инструкция дает четкое представление о трудовых обязанностях работника и помогает разрешать возникающие трудовые споры. Должностные инструкции служат основой для аттестации персонала, помогают равномерно распределять обязанности между сотрудниками с похожими должностями и избегать их дублирования. Должностная инструкция, подписанная работником, позволяет работодателю расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием работника занимаемой должности. При наличии должностных инструкций трудовые споры часто разрешаются внутри организации без привлечения государственных органов. Инструкции помогают работодателю доказать в суде, что дисциплинарное взыскание за неисполнение обязанностей было наложено правомерно.

Составление должностных инструкций обязательно только для государственных учреждений, коммерческие организации делают это по желанию.

Исходя из требований Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ), каждый работодатель должен оформить следующие документы, регламентирующие трудовые отношения:

Кроме того, ТК РФ устанавливает обязанность работодателя по документированию трудовых правоотношений с работником:

Комплекс кадровых документов можно разделить на два вида:

  1. обязательные кадровые документы, наличие которых прямо предусмотрено ТК РФ для всех работодателей (юридических лиц и индивидуальных предпринимателей);
  2. локальные кадровые документы, которые работодатель может принимать в рамках локального нормотворчества, их перечень, порядок ведения работодатель определяет самостоятельно.

Должностная инструкция для работников относится к локальным кадровым документам и носит рекомендательный характер.

Она является одним из локальных нормативных актов, в соответствии с которым работник осуществляет трудовую деятельность. Она регламентирует организационно-правовое положение работника, его обязанности, права, ответственность, предъявляемые к нему квалификационные требования, порядок приема, увольнения, замещения и обеспечивает условия для его эффективной работы. Как нормативно-правовой документ должностная инструкция служит основанием для пересмотра штатного расписания, разрешения трудовых споров, производственных конфликтов, например о необходимости исполнения тех или иных обязанностей, о подчиненности работника конкретному руководителю, о правомерности тех или иных мер дисциплинарных взысканий и т.п.

Должностная инструкция находится в основании иерархии локальных нормативных актов, принимаемых работодателем.

Главными целями разработки должностной инструкции являются:

Должностная инструкция помогает работнику понять, чего от него ожидают и по каким критериям будет оцениваться его деятельность; очерчивает сферу компетентности в отношении его должностных обязанностей и возможной ответственности в случае их неисполнения по его вине; решить проблемы, связанные с его трудовой деятельностью. Участие в обсуждении должностной инструкции предоставляет работнику возможность влиять на условия, организацию, критерии оценки своего труда.

Должностная инструкция является разновидностью локального правового акта о положении наемного работника в организации. В разд. III ТК РФ упоминания о должностной инструкции нет. И это большой минус ТК РФ. В частности, работника можно уволить по п. 5 ст. 81 ТК РФ за неоднократное неисполнение им без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание. Как видим, в ст. 81 ТК РФ должностная инструкция не упоминается, хотя она - важнейший документ, фиксирующий обязанности работника на рабочем месте.

Должностная инструкция - это правовой акт индивидуальной направленности или применения нормы права. Существуют два вида инструкций, определяющих правовое положение работника на рабочем месте:

  1. должностная инструкция для служащих;
  2. рабочая инструкция для рабочих.

На работника в организации возлагаются следующие виды обязанностей:

  1. общие обязанности наемного работника. Они прописаны в федеральном законодательстве, в частности в ст. 21 ТК РФ;
  2. отраслевые обязанности, или обязанности, которые возлагаются на работников различных отраслей народного хозяйства;
  3. обязанности, возлагаемые организацией на каждого работника, так называемые корпоративные обязанности;
  4. обязанности, выполняемые работником на своем рабочем месте. Они указываются в должностной инструкции.

Все перечисленные обязанности являются обязанностями конкретного работника, которые возложены на него трудовым договором.

Должностная инструкция составляется по тарифно-квалификационным характеристикам. Этот процесс включает:

Структура должностной инструкции

Широко распространена следующая структура должностной инструкции.

  1. Общие положения (дается, как правило, точное наименование должности работника, указывается, кому непосредственно подчиняется работник, какие требования предъявляются к уровню образования и стажу для работников, замещающих эту должность, оговариваются основная задача работника, занимающего должность, и нормативные акты, правила, стандарты, которыми он должен руководствоваться при осуществлении трудовых обязанностей).
  2. Обязанности работника подразделяются на ежедневные; еженедельные; ежемесячные; ежеквартальные; а также те, которые необходимо выполнять при наступлении определенных событий. В данном разделе следует очень четко, подробно и последовательно изложить все те обязанности, которые вменяются работнику. От правильности и полноты их изложения в дальнейшем будет зависеть то, выполнение каких именно обязанностей можно требовать от работника указанной должности. Чем конкретнее и доступнее будут изложены обязанности работника, тем больше вероятность их исполнения со стороны работника и тем проще контроль за их выполнением со стороны работодателя.

Основные квалификационные характеристики наиболее распространенных должностей содержатся в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37. Как отмечается в самом Квалификационном справочнике, с использованием его положений можно разрабатывать внутренние организационно-распорядительные документы - должностные инструкции, содержащие конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их прав и ответственности. При необходимости обязанности, включенные в характеристику определенной должности, могут быть распределены между несколькими исполнителями.

Работник должен также выполнять обязанности, записанные в Правилах внутреннего трудового распорядка и ТК РФ, коллективном договоре, трудовом договоре.

  1. Права работника включают:

Здесь перечисляются права работника, занимающего конкретную должность, позволяющие оптимальным образом организовать его труд. Например, право работника получать нужную информацию от работников других должностей, право на определенные условия организации трудового места и т.п.

  1. Работы, выполняемые совместно с другими работниками. Работник - руководитель работ.
  2. Работы, выполняемые совместно с другими работниками. Работник - исполнитель работ.
  3. Раздел "Ответственность" устанавливает меру ответственности должностного лица за несоблюдение требований должностной инструкции и иных локальных правовых документов организации, распоряжений руководителя, а также нарушения работником трудовой дисциплины по законодательству Российской Федерации. В раздел могут быть включены другие пункты, уточняющие и конкретизирующие ответственность должностного лица за те или иные нарушения. Если работник несет материальную ответственность по заключенному договору о полной материальной ответственности работника, это также отмечается в данном разделе. В силу ст. 419 ТК РФ ответственность подразделяется:

Можно дополнить должностную инструкцию разделами "Оценка исполнения трудовых обязанностей", "Процесс организации работы" и т.п.

Должностная инструкция обычно разрабатывается непосредственно руководителем предприятия или руководителями структурных подразделений.

При этом используют следующие нормативные акты:

  1. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37;
  2. Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 09.02.2004 N 9;
  3. Рекомендации по разработке должностной инструкции, утвержденные Приказом Госкомэкологии России от 10.12.1997 N 552 "Об утверждении Положения о системе управления охраной труда в организациях Государственного комитета Российской Федерации по охране окружающей среды", в которых приведены правила использования квалификационных характеристик и рекомендации по структуре должностных инструкций;
  4. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536.

Отметим, что в разработке должностных инструкций сотруднику кадровой службы оказывает помощь непосредственный руководитель работника, занимающий должность, на которую оформляется инструкция, так как любая должностная инструкция имеет специфичность при разработке пунктов "Права" и "Функциональные обязанности" и кадровый работник будет в этом вопросе некомпетентен.

Согласование, утверждение и ознакомление

Должностная инструкция согласовывается с юридической службой предприятия. Юрист проверяет должностные инструкции на соответствие законодательству и требованиям охраны труда, а также трудовым договорам сотрудников и визирует инструкцию своей подписью. Если в штате организации нет юриста, эту функцию может исполнить сотрудник кадровой службы. И в этом случае именно он ставит свою подпись на инструкции.

Должностная инструкция может согласовываться с другими подразделениями организации и вышестоящим начальником, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

Руководитель ставит в графе "Утверждаю" свою подпись, дату утверждения и, как правило, заверяет печатью предприятия, хотя это и не является обязательным требованием. Должностная инструкция разрабатывается применительно к каждой должности, в том числе и для руководителя предприятия. В случае если речь идет о должностной инструкции руководителя предприятия, она утверждается учредителем (учредителями).

Существует два варианта ознакомления работников с должностной инструкцией:

Работник должен быть ознакомлен под роспись с должностной инструкцией, так как лист ознакомления работника с должностной инструкцией является неотъемлемой ее частью, в котором он обязан поставить дату ознакомления и подпись об ознакомлении с должностной инструкцией. Лист ознакомления может вестись в организации как отдельный документ, но может быть продолжением должностной инструкции. Требования должностной инструкции являются обязательными для работника, работающего по названной в ней должности, с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения.

Требования к оформлению должностной инструкции

Основные требования изложены в Типовой инструкции по делопроизводству и Государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 "УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов", утвержденном Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Требования к оформлению должностной инструкции распространяются на состав реквизитов документа, а также на порядок расположения реквизитов документа на бланках установленного вида. Состав реквизитов должностной инструкции определяется согласно предписаниям разд. 2 ГОСТа Р 6.30-2003 и включает:

Проекты документов организации, как правило, направляются на внутреннее согласование должностным лицам финансовой, экономической и иных служб, юристу организации, а также заместителю руководителя организации, в ведении которого находится вопрос (направление) деятельности, затрагиваемый в содержании проекта документа. Замечания (предложения) по проекту документа могут быть представлены заинтересованными сторонами на отдельных листах, прилагаемых к проекту документа и предварительно подписанных и датированных должностными лицами организации.

Должностная инструкция представляет собой внутренний организационно-нормативный документ организации, подлинник (первый экземпляр) которого применяется исключительно в организации, поэтому ГОСТ Р 6.30-2003 допускает оформление виз согласования в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Кроме того, по усмотрению организации документ может визироваться полистно.

Надлежаще оформленную, согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй - у руководителя подразделения, третий - у работника. Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до ее замены новой должностной инструкцией. Возможно указание заранее установленного срока замены, например 5 лет. Но лучше детально перечислить условия пересмотра должностной инструкции:

При освобождении должности в случае перевода работника или увольнения до приема нового работника старую должностную инструкцию следует внимательно проверить и, если необходимо, внести коррективы, уточнить технологию или добавить те обязанности, которые дополнительно будут возложены на нового работника.

__________________________________               Утверждаю
(наименование организации, (фамилия, инициалы)
предприятия и т.п., его точная _________________________
организационно-правовая форма) (директор или иное
должностное лицо,
уполномоченное утверждать
должностную инструкцию)
" " _________ 20 ____г.
М.П.
Должностная инструкция главного бухгалтера
______________________________________________
(наименование организации, предприятия и т.п.)
" " _____________ 20___г. N ______
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на
основании трудового договора с ____________________________________________
(наименование должности лица, на которого
______________________________________________________ и в соответствии с
составлена настоящая должностная инструкция)
положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных
актов, регулирующих правоотношения в Российской Федерации.
  1. Общие положения.

1.1. Главный бухгалтер относится к категории руководителей, принимается на работу и увольняется с нее приказом директора предприятия.

1.2. Главный бухгалтер непосредственно подчиняется директору предприятия, а по отдельным вопросам согласовывает свою работу с заместителем директора по финансовым вопросам и персоналу.

1.3. На должность главного бухгалтера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое, финансово-экономическое) образование и стаж финансово-бухгалтерской (финансово-экономической) работы на руководящих должностях не менее _______ лет.

1.4. В своей деятельности главный бухгалтер руководствуется:

1.5. Главный бухгалтер должен знать:

1.6. Во время отсутствия главного бухгалтера его обязанности выполняет заместитель, назначаемый в установленном порядке и несущий полную ответственность за надлежащее исполнение обязанностей главного бухгалтера.

  1. Функции.

На главного бухгалтера возлагаются следующие функции:

2.1. Руководство ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности на предприятии.

2.2. Формирование учетной политики с разработкой мероприятий по ее реализации.

2.3. Оказание методической помощи работникам подразделений предприятия по вопросам бухгалтерского учета, контроля и отчетности.

2.4. Обеспечение составления расчетов по зарплате, начислений и перечислений налогов и сборов в бюджеты разных уровней, платежей в банковские учреждения.

2.5. Выявление внутрихозяйственных резервов, осуществление мер по устранению потерь и непроизводительных затрат.

2.6. Внедрение современных технических средств и информационных технологий.

2.7. Контроль за своевременным и правильным оформлением бухгалтерской документации.

2.8. Обеспечение здоровых и безопасных условий труда для подчиненных исполнителей, контроль за соблюдением ими требований законодательных и нормативных правовых актов по охране труда.

  1. Должностные обязанности.

Для выполнения возложенных на него функций главный бухгалтер предприятия обязан:

3.1. Осуществлять организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия.

3.2. Формировать в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику, исходя из структуры и особенностей деятельности предприятия, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости.

3.3. Организовывать учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, исполнения смет расходов, выполнения работ (услуг), результатов финансово-хозяйственной деятельности предприятия, а также финансовых, расчетных и кредитных операций, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением.

3.4. Осуществлять контроль за соблюдением порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств, расходованием фонда заработной платы, проведением инвентаризаций основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, проверок организации бухгалтерского учета и отчетности, а также документальных ревизий в подразделениях предприятия (филиалах).

3.5. Принимать меры по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансового и хозяйственного законодательства.

3.6. Обеспечивать законность, своевременность и правильность оформления документов, выполняемых работ (услуг), расчеты по заработной плате, правильное начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, погашение в установленные сроки задолженностей банкам по ссудам, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия.

3.7. Участвовать в оформлении материалов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей, контролировать передачу в необходимых случаях этих материалов в следственные и судебные органы.

3.8. Возглавлять работу по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, разработке форм документов внутренней бухгалтерской отчетности, а также обеспечению порядка проведения инвентаризаций, контроля за проведением хозяйственных операций, соблюдения технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота.

3.9. Участвовать в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и непроизводительных затрат.

3.10. Вести работу по обеспечению строгого соблюдения штатной, финансовой и кассовой дисциплины, смет административно-хозяйственных и других расходов, законности списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь, сохранности бухгалтерских документов, оформления и сдачи их в установленном порядке в архив.

3.11. Принимать меры по накоплению финансовых средств для обеспечения устойчивости предприятия.

3.12. Обеспечивать рациональную организацию бухгалтерского учета и отчетности на предприятии на основе максимальной централизации учетно-вычислительных работ и применения современных технических средств и информационных технологий, прогрессивных форм и методов учета и контроля, формирование и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской информации о деятельности предприятия, его имущественном положении, доходах и расходах, а также разработку и осуществление мероприятий, направленных на укрепление финансовой дисциплины.

3.13. Осуществлять взаимодействие с банками по вопросам размещения свободных финансовых средств на банковских депозитных вкладах (сертификатах) и приобретения высоколиквидных государственных ценных бумаг, контроль за проведением учетных операций с депозитными и кредитными договорами, ценными бумагами.

3.14. Участвовать в разработке и внедрении рациональной плановой и учетной документации, прогрессивных форм и методов ведения бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники.

3.15. Обеспечивать составление баланса и оперативных сводных отчетов о доходах и расходах средств, об использовании бюджета, другой бухгалтерской и статистической отчетности, представление их в установленном порядке в соответствующие органы.

3.16. Оказывать методическую помощь работникам отделов предприятия по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности.

3.17. Руководить работниками бухгалтерской службы предприятия.

  1. Права.

Главный бухгалтер имеет право:

4.1. Представлять интересы предприятия во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями предприятия и другими организациями по финансово-хозяйственным и иным вопросам.

4.2. Устанавливать должностные обязанности для подчиненных ему работников, с тем чтобы каждый работник знал круг своих обязанностей и нес ответственность за их выполнение. Работники других отделов, занятые бухгалтерским учетом, по всем вопросам организации и ведения бухгалтерского учета и отчетности подчиняются главному бухгалтеру.

4.3. Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по совершенствованию хозяйственно-финансовой деятельности.

4.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4.5. Своевременно получать от руководителей подразделений предприятия (специалистов) информацию и документы (приказы, распоряжения, договоры, сметы, отчеты, нормативы и др.), необходимые для выполнения своих должностных обязанностей. (За несвоевременное, недоброкачественное оформление и составление этих документов, задержку передачи их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за недостоверность содержащихся в документах данных, а также за составление документов, отражающих незаконные операции, ответственность несут должностные лица, составившие и подписавшие эти документы.)

4.6. Вносить на рассмотрение директора предприятия представления о назначении, перемещении, увольнении работников бухгалтерии, предложения об их поощрении или наложении на них взысканий.

4.7. Привлекать специалистов подразделений предприятия к решению возложенных на него задач (если это предусмотрено положениями об отделах, если нет - с разрешения руководителя).

4.8. Требовать от директора предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

  1. Ответственность.

Главный бухгалтер несет ответственность:

5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

  1. Взаимоотношения, связи по должности.


Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящей инструкцией, главный бухгалтер взаимодействует:

6.1. С директором по вопросам:

6.2. С заместителями директора по согласованию с директором по вопросам:

6.3. С руководителями отделов предприятия по вопросам:

6.4. С подчиненными работниками отдела бухгалтерского учета по вопросам:

6.5. С коммерческими банками по вопросам:

6.6. С инспекциями Министерства по налогам и сборам, с органами статистического управления, с внебюджетными фондами, Правительством г. Москвы по вопросам:



6.7. С аудиторскими фирмами по вопросам:

Примечание. Данный раздел представляется дополнительно к настоящей инструкции для применения пользователями по своему усмотрению.

    Должностная инструкция разработана в соответствии с ___________________
(наименование,
____________________________
номер и дата документа)
Руководитель предприятия (организации) (инициалы, фамилия)
по подчиненности главного бухгалтера _______________________
или руководитель кадровой службы (подпись)
предприятия (организации)
" " _____________ 20____г.
Согласовано:
Начальник юридического отдела
(инициалы, фамилия)
____________________________
(подпись)
" " ______________ 20___г.
С настоящей должностной инструкцией ознакомлен: (инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)
" " _____________ 20___г.

А.В.Грищенко

К. э. н.,

аттестованный аудитор

Минфина России