Мудрый Экономист

Электронный документооборот в страховой компании

"Финансовый менеджмент в страховой компании", 2007, N 4

Работа любой страховой компании сегодня невозможна без использования автоматизированных компьютерных систем. Традиционный бумажный документооборот замещается электронным, поскольку первый уже не отвечает требованиям бизнеса и не может обеспечить быстроту обработки данных. В настоящей статье рассказывается о преимуществах электронного документооборота, алгоритмах работы при его использовании.

Электронный документооборот для бизнеса

Тема автоматизации документооборота компаний становится все более популярной. В течение последних нескольких лет рынок автоматизированных систем управления документами неуклонно растет. Многие компании, внедряя у себя электронный документооборот, ожидают получить очередное компьютерное чудо, которое позволит сократить издержки, повысить прозрачность и управляемость, ускорить процесс обработки. Но в большинстве случаев чуда не происходит, и документ в электронном виде по-прежнему остается документом, который необходимо готовить, редактировать, согласовывать, читать, исполнять, контролировать, выполняя те же процедуры, которые проводились с бумажными документами. Количество сотрудников, работающих с документами, не уменьшается, а сокращение времени на обработку, если такое действительно происходит, компенсируется временем, затрачиваемым на перевод документа в электронный вид. Однако есть сферы бизнеса, в которых использование систем электронного документооборота может дать существенный эффект. Прежде всего это касается тех областей, где объемы хранимых и обрабатываемых документов значительны, а скорость поиска и доступа к информации может дать компаниям преимущества в конкурентной борьбе.

Страхование - область бизнеса, в которой осуществляется обработка большого количества документов различных видов: договоров, страховых полисов, заявлений, справок, медицинских свидетельств, документов на право владения имуществом, результатов экспертиз и прочих документов, количество разновидностей которых для средней страховой компании переваливает за сотню. Все эти документы формируются в дела, дела составляют тома, помещаемые в архивы, доступ в которые осуществляется в момент наступления страховых случаев, по мере изменения условий договора, по окончании срока его действия и в других случаях. Чем больше страховая компания, тем большее разнообразие программ страхования она предлагает и тем более разнородные документационные архивы имеет.

Стремясь охватить как можно большее количество клиентов, страховая компания открывает агентства в других районах и городах, решая вопросы организации распределенных архивов либо проблемы транспортировки документов в центральный офис. Работа с большими объемами документов в страховой компании является частью ее операционной деятельности, поэтому решение проблем обработки документов в действительности может повысить эффективность работы компании, скорость и качество обслуживания клиентов.

Построение электронных архивов и автоматизация процессов обработки документов, как правило, осуществляются на базе специализированных систем, которые носят общее название "Системы управления корпоративным содержанием - Enterprise Content Management System (ECM)". К данному классу систем относятся промышленные платформы, обладающие целым рядом свойств, начиная от способности хранить большие объемы документов в нескольких распределенных хранилищах, находящихся в разных городах или даже странах, до возможности моделирования процессов обработки документов и их интеграции с электронной почтой, web-сайтами и другими системами. Использование такого рода систем оправданно в тех случаях, когда речь идет о больших объемах информации, организации надежного хранения и обеспечении быстрого доступа к информации.

Использование электронного архива

Если использовать электронный архив неумело, можно превратить его в дополнительный груз, требующий лишних затрат на обслуживание. При грамотном применении он превращается в средство повышения эффективности бизнеса. Ниже приведен перечень некоторых возможностей, которые получает страховая компания при использовании электронного архива:

Все документы архива являются электронными образами, полученными с оригиналов документов, что гарантирует достоверность информации. Документы могут храниться в распознанном виде, что обеспечивает поиск не только по отдельным реквизитам документа, но и по любому сочетанию слов непосредственно в тексте документа. Поиск и доступ к документам осуществляется в течение нескольких секунд.

Документы в компанию могут поступать из разных источников (страховые агентства, брокеры, контрагенты) в различной комплектации (разнородно, в комплектах по клиенту, в пакетах по видам договоров). Часть документов может приходить в электронном виде.

Большая часть документов создается в самой компании. Для каждого случая может быть использован свой уникальный механизм помещения документов в электронный архив. Ниже рассмотрено несколько основных способов.

Синхронизация со страховой системой компании

Данные страхового полиса вносятся сотрудниками компании в специализированную страховую систему. По запросу пользователя или по расписанию происходит синхронизация страховой системы с электронным архивом. В электронном архиве создаются карточки страховых полисов, содержащие реквизиты, полученные из страховой системы. Если карточка страхового полиса уже существует и из страховой системы поступил запрос на обновление реквизитов полиса, в электронном архиве создается новая версия документа. Старые реквизиты полиса сохраняются.

Получение документов из территориальных агентств

Агентства соединяются с центральным офисом каналами связи. В агентствах устанавливаются сканеры. По мере поступления документов сотрудники агентств сканируют документы. Документы автоматически попадают в электронный архив и помещаются в дело соответствующего договора страхования или дело страхового случая.

Оперативное размещение документов в архиве сразу после их поступления в агентства позволяет специалистам компании сразу приступить к их обработке. Это дает значительное ускорение циклов выпуска страховых полисов и принятия решения о страховых выплатах.

Размещение документов сотрудниками вручную

Сотрудники компании, имеющие доступ в архив с правами пополнения, размещают документы, поступившие к ним в электронном виде, "перетаскивая" их из электронной почты или из папки своего компьютера.

Импорт документов из других систем

Если в компании существуют системы, которые автоматически создают документы для клиентов (уведомления, информационные письма и т.п.), настраивается процедура импорта данных документов в электронный архив. Документы автоматически попадают в дело соответствующего договора страхования.

Потоковое сканирование и распознавание документов

Документы, поступающие в страховую компанию комплектами по корпоративным договорам страхования, такие как банковские страховые сертификаты, могут быть размещены в электронном архиве автоматически с использованием высокопроизводительных потоковых сканеров. После сканирования производится распознавание реквизитов и содержимого документов и идентификация атрибутов. Это позволяет размещать документы в архиве упорядоченно по клиентам и соответствующим договорам страхования.

Настройка механизмов размещения документов в электронном архиве позволяет автоматически создавать структуру хранения документов в соответствии с заложенными в систему правилами. Создание папок в структуре архива производится полностью без участия пользователей.

Поддержка специализированных рабочих мест

Работа с документами в ряде случаев требует организации специализированных рабочих мест пользователей. Наиболее яркими примерами являются рабочие места специалистов джетскрининга и андеррайтинга.

Процедура джетскрининга, состоящая из сверки реквизитов заявления страхования, введенных в страховую систему, с оригиналом документа, может быть эффективна только в том случае, если удобство сверки реквизитов в электронном виде перевесит привычную сверку бумажных документов. Использование специализированных 21-дюймовых мониторов и режима split-view позволяет организовать процедуру сверки с максимальным удобством для пользователей. Данный режим разбивает экран на две части. В одной части размещается страница документа формата А4 в натуральную величину. В другой части отображаются реквизиты документа, требующие проверки. Все данные для проверки находятся у сотрудника на экране монитора.

Специалистам андеррайтинга в этом режиме доступны дополнительные возможности, позволяющие заполнять весовые коэффициенты, необходимые для оценки рисков. Организация рабочих мест специалистов подобным образом позволяет уйти от работы с бумажными документами и перейти полностью к работе с документами в электронном виде.

Дополнительные возможности системы, поддержка бизнес-процессов

При работе с договорами страхования специалистам необходимо отслеживать состояния страховых полисов. Для процедуры андеррайтинга таких состояний может быть больше десятка: проверка реквизитов, андеррайтинг, запрос дополнительной информации, медицинское обследование, отсутствие денег, запрос на утверждение страховой суммы, отказ от выпуска полиса, готовность к выпуску полиса и т.п. Поддержка статусов полисов осуществляется с помощью механизмов жизненных циклов документов. Настройка определенных процедур позволяет сотрудникам отследить, какие полисы находятся в том или ином статусе, какие полисы требуют дальнейшей обработки. Сотрудники на своих рабочих местах осуществляют мониторинг состояний документов и, по мере перехода документов в определенные статусы, осуществляют дальнейшую обработку документов.

Дополнительным преимуществом обработки документов в электронном виде является поддержка системой бизнес-процессов. В данном случае уже не сотрудники отслеживают статусы документов, а система автоматически передает документ от сотрудника к сотруднику в соответствии с заданной процедурой обработки документа. Это позволяет еще больше сократить цикл обработки документов и улучшить такой показатель, как время выпуска полиса.

Аудит, отчетность, контроль

Важным элементом обработки документов является процедура отчетности и контроля. Удобные средства отчетности настроены на получение агрегированных данных в виде таблиц в формате Excel. Это позволяет пользователям копировать отчетные цифры в сводные отчеты или использовать для дальнейших расчетов.

Система отчетности используется также для контроля:

Доступ через Интернет

Все чаще обязательным атрибутом корпоративных систем является возможность представления информации клиентом через Интернет. Такая возможность позволяет сократить время доступа клиентов к информации и повысить качество предоставления информации.

Использование средств управления корпоративным содержанием как части корпоративной информационной системы компании упрощает размещение информации на корпоративном сайте. Это может быть как автоматическая публикация той новостной информации, которая передается клиентам в виде уведомлений и информационных писем, так и организация онлайн-доступа клиентов к своим персональным договорам страхования. Онлайн-доступ дает клиентам возможность отслеживать состояния страховых полисов и решений о страховых выплатах, передавать сотрудникам компании затребованную информацию, отправлять заявления на изменения договоров страхования и другую информацию, требующую оперативной связи.

Эффекты от использования

Суммируя вышесказанное, можно отметить следующие эффекты от использования электронного архива в страховой компании:

Анализируя эффекты от использования электронного архива и автоматизации документооборота в страховой компании, можно с уверенностью утверждать, что использование систем управления документами в страховом бизнесе приносит ощутимую экономическую выгоду и конкурентные преимущества. Ежегодный рост объемов обрабатываемой информации в скором времени сделает работу без этих инструментов просто немыслимой.

О.М.Пашин

Руководитель направления

системных решений

"КОРУС Консалтинг"