Мудрый Экономист

Работник стал налоговым резидентом: как пересчитать НДФЛ

"Зарплата", 2007, N 12

В течение года иностранные работники могут изменить свой статус: из нерезидентов перейти в разряд налоговых резидентов. На основании заявления сотрудника бухгалтер должен пересчитать НДФЛ. Какие сложности подстерегают его в данном случае, читайте в статье.

В редакцию журнала "Зарплата" поступило письмо следующего содержания: "Здравствуйте! Мы хотели бы задать вопрос, касающийся перерасчета и возврата НДФЛ при получении работником статуса налогового резидента. Сотрудник принят на работу в октябре 2007 г., статус налогового резидента он приобретет в апреле 2008 г. С какого момента нужно сделать перерасчет НДФЛ: с даты приема на работу или с 1 января 2008 г.?" (О. Гайдаенко, ООО "КОЯ").

Поскольку подобная ситуация возникает довольно часто, мы решили рассмотреть вышеописанный случай подробно. Воспользуемся исходными данными, которые указала в своем письме читательница, а именно сотрудник работает в компании с октября 2007 г., в апреле 2008 г. он приобретает статус налогового резидента. Предположим, что работник приехал в Россию в октябре 2007 г.

Делаем пересчет НДФЛ

До момента пока работник не приобретет статус налогового резидента, НДФЛ нужно удерживать по ставке 30%. Это следует из п. 3 ст. 224 Налогового кодекса. С апреля 2008 г. НДФЛ нужно считать по ставке 13%, поскольку статус сотрудника изменится.

Когда и за какой период пересчитать НДФЛ?

В апреле 2008 г. можно сделать перерасчет налога за период с января по март 2008 г. Пересчитать НДФЛ за период с октября по декабрь 2007 г. нельзя. В декабре 2007 г. закончится налоговый период (ст. 216 НК РФ), в течение которого работник еще не получил статуса налогового резидента. Этот статус он приобретет только в следующем налоговом периоде, а именно в 2008 г. Такой подход к решению данного вопроса отражен в Письмах Минфина России от 26.07.2007 N 03-04-06-01/268 и от 05.10.2007 N 03-04-06-01/342.

Что делать с переплатой?

После пересчета НДФЛ в связи со сменой статуса работника образуется переплата по налогу. Ее можно зачесть в счет уплаты налога, который будет рассчитан с зарплаты сотрудника в последующих месяцах, или вернуть работнику (ст. ст. 78 и 231 НК РФ). Если иностранный работник продолжает трудиться в фирме, проще сделать зачет налога в счет будущих платежей.

"Законная" недоимка

НДФЛ перечисляют по двум КБК в зависимости от статуса работника. Если он является налоговым резидентом, налог нужно перечислять по КБК 182 1 01 02021 01 1000 110, если не является таковым - по КБК 182 1 01 02030 01 1000 110. В связи со сменой статуса сотрудника и пересчетом НДФЛ по первому КБК образуется недоимка, по второму - переплата. Можно ли сделать взаимозачет между ними?

По мнению работников Минфина России, налоговый агент может направить переплату на погашение недоимки или в счет предстоящих платежей по НДФЛ с доходов, облагаемых по ставке 13%. Об этом говорится в Письме от 24.03.2006 N 03-05-01-04/69. В нем также сказано, что налоговые инспекторы не вправе налагать штраф, если в результате пересчета НДФЛ по КБК, на который перечисляют налог по ставке 13%, образовалась недоимка, поскольку организация вовремя перечисляла НДФЛ в соответствующий бюджет.

Как зачесть переплату по НДФЛ

Правила зачета и возврата излишне уплаченных сумм налогов установлены в ст. 78 Налогового кодекса. Требования этой статьи распространяются и на налоговых агентов (п. 14 ст. 78 НК РФ).

Заявление работника

Зачет налога инспекторы делают на основании заявления налогоплательщика (п. 4 ст. 78 НК РФ). Плательщиком НДФЛ является физическое лицо (ст. 207 НК РФ), в нашем случае это работник организации. Он должен написать заявление о зачете излишне удержанной суммы НДФЛ.

Специальной формы для заявления не предусмотрено, поэтому сотрудник оформляет его в произвольной форме. Образец смотрите на с. 130.

Образец заявления работника о зачете НДФЛ

-----------------------------------------------------------------¬
¦ Генеральному директору¦
¦ ООО "Восток"¦
¦ Селиванову А.Б.¦
¦ от секретаря-переводчика¦
¦ ООО "Восток"¦
¦ Райлендер А.И.¦
¦ ¦
¦ Заявление ¦
¦ ¦
¦ Прошу пересчитать НДФЛ за период с января по март 2008 г. по¦
¦ставке 13%. В этот период я не являлась налоговым резидентом¦
¦России, поэтому НДФЛ был исчислен по ставке 30%. В апреле¦
¦2008 г. мой статус изменился. Излишне удержанную сумму НДФЛ¦
¦прошу зачесть в счет уплаты налога, который будет рассчитан с¦
¦моих доходов в последующих месяцах. Основание - п. 1 ст. 231 и¦
¦п. 1 ст. 78 Налогового кодекса. ¦
¦ ¦
¦ Райлендер А.И. Райлендер ¦
¦ --------- --------------------- ¦
¦ (подпись) (расшифровка подписи) ¦
¦ ¦
¦ 15.04.2008 ¦
¦ ---------- ¦
¦ (дата) ¦
L-----------------------------------------------------------------
Обратите внимание: заявление работника - важный документ. Без него налоговые инспекторы не будут производить зачет налога. Судебная практика свидетельствует о том, что арбитры поддерживают позицию контролеров. Примером могут служить Постановления ФАС Уральского округа от 10.04.2006 N Ф09-2378/06-С2 и Московского округа от 26.12.2005 N КА-А40/12608-05-П.

Заявление организации

Для того чтобы налоговая инспекция произвела зачет налога, организация должна написать заявление. Его оформляют в произвольной форме (образец на с. 131).

Образец заявления организации о зачете НДФЛ

-----------------------------------------------------------------¬
¦ Руководителю ИФНС России¦
¦ по г. Воскресенску Шевяковой Г.П.¦
¦ Адрес: 140200, г. Воскресенск,¦
¦ ул. Докторова, д. 4¦
¦ от ООО "Восток"¦
¦ ИНН 5005031217, КПП 500501001¦
¦ Адрес: 140200, г. Воскресенск,¦
¦ ул. Советская, д. 4а¦
¦ ¦
¦ Заявление ¦
¦ ¦
¦ Согласно п. 4 ст. 78 Налогового кодекса просим зачесть¦
¦НДФЛ, перечисленный по КБК 182 1 01 02030 01 1000 110 в сумме¦
¦19 800 руб., в счет погашения недоимки по НДФЛ по¦
¦КБК 182 1 01 02021 01 1000 110 в сумме 8580 руб., а также в счет¦
¦предстоящих платежей по данному налогу по¦
¦КБК 182 1 01 02021 01 1000 110. ¦
¦ Данный зачет связан с тем, что в апреле 2008 г. работник¦
¦ООО "Восток" А.И. Райлендер приобрела статус налогового¦
¦резидента России. НДФЛ, удержанный за период с января по март¦
¦2008 г. по ставке 30%, был пересчитан с применением ставки 13%. ¦
¦ Приложения ¦
¦ 1. Копия заявления А.И. Райлендер о зачете излишне удержанного¦
¦НДФЛ в счет будущих платежей. ¦
¦ 2. Копия паспорта А.И. Райлендер с отметками пропускного¦
¦контроля о дне въезда в Россию. ¦
¦ 3. Копия налоговой карточки по форме 1-НДФЛ. ¦
¦ 4. Копии платежных поручений на уплату НДФЛ по¦
¦КБК 182 1 01 02030 01 1000 110 на общую сумму 19 800 руб.,¦
¦а именно: от 31.01.2008 N 12 на сумму 6600 руб., от 29.02.2008¦
¦N 131 на сумму 6600 руб., от 31.03.2008 N 200 на сумму 6600 руб.¦
¦ ¦
¦ М.П. Генеральный директор Селиванов ¦
¦ ООО "Восток" --------- А.Б. Селиванов¦
¦ ¦
¦ Главный бухгалтер Нарышкина ¦
¦ ООО "Восток" --------- Т.В. Нарышкина¦
L-----------------------------------------------------------------

Как сказано в Письме ФНС России от 13.06.2006 N 04-1-02/309@, если у налоговой инспекции возникнут сомнения в правомерности возврата (зачета) НДФЛ, будет проведена выездная налоговая проверка налогового агента. Развеять сомнения можно, приложив документы, которые подтверждают правомерность возврата или зачета налога. В Налоговом кодексе их список не приведен. На практике бухгалтеры прилагают:

Зачет излишне уплаченного налога в счет предстоящих платежей осуществляется по решению налоговой инспекции. Контролеры должны принять его в течение 10 дней со дня получения заявления от организации или со дня подписания акта сверки уплаченных налогов, если такая совместная сверка проводилась (п. 4 ст. 78 НК РФ).

Исправления в бухгалтерском учете

В случаях выявления неправильного отражения хозяйственных операций до окончания отчетного года исправительные записи нужно сделать в том месяце, когда искажения выявлены. Об этом говорится в п. 11 Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности, утвержденных Приказом Минфина России от 22.07.2003 N 67н. Следовательно, исправления нужно сделать в том месяце, в котором поменялся статус работника. Для этого необходимо сторнировать сумму НДФЛ, начисленную ранее по ставке 30%, и отразить начисление налога по ставке 13% с учетом стандартных налоговых вычетов. Как внести исправления в бухгалтерском учете, рассмотрим на примере.

Пример. А.И. Райлендер прибыла в Россию 1 октября 2007 г. В этом же месяце она поступила на работу в ООО "Восток" на должность секретаря-переводчика. Оклад сотрудницы равен 22 000 руб. Бухгалтер компании удерживал НДФЛ с доходов А.И. Райлендер по ставке 30%.

2 апреля 2008 г. период нахождения работницы в России превысил 183 календарных дня, поэтому она получила статус налогового резидента. Сотрудница написала заявление с просьбой пересчитать НДФЛ за период с января по март 2008 г. по ставке 13%, излишне удержанную сумму НДФЛ зачесть в счет будущих платежей по налогу. Какие записи должен сделать бухгалтер?

Решение. За период с января по март 2008 г. доход А.И. Райлендер составил 66 000 руб. (22 000 руб. x 3 мес.). Сумма удержанного НДФЛ за этот период равна 19 800 руб. (66 000 руб. x 30%). Каждый месяц с января по март 2008 г. бухгалтер делал проводки:

Дебет 26 Кредит 70

Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ по ставке 30%"

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ по ставке 30%" Кредит 51

В апреле 2008 г. на основании заявления работницы бухгалтер пересчитал НДФЛ по ставке 13%. Стандартные налоговые вычеты сотруднице не положены, так как ее доход за январь превысил 20 000 руб., детей у А.И. Райлендер нет. После пересчета сумма НДФЛ составила 8580 руб. (66 000 руб. x 13%).

В апреле бухгалтер сторнировал ранее начисленные суммы НДФЛ:

Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ по ставке 30%"

      ------------¬
- ¦19 800 руб.¦ - сторнирован НДФЛ, начисленный по ставке 30%.
L------------

Далее бухгалтер начислил НДФЛ по ставке 13%:

Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ по ставке 13%"

В карточке по форме 1-НДФЛ бухгалтер сторнировал начисление налога по ставке 30% и отразил сумму НДФЛ, начисленную по ставке 13%.

На дату вынесения налоговой инспекцией решения о зачете переплаты бухгалтер сделал проводку:

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ по ставке 13%" Кредит 68

субсчет "Расчеты по НДФЛ по ставке 30%"

За период с апреля по июнь 2008 г. бухгалтер начислял налог на доходы физических лиц, но не удерживал его из зарплаты работницы, поскольку учитывал переплату налога. В бухгалтерском учете отражались следующие записи:

Дебет 26 Кредит 70

Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ по ставке 13%"

Дебет 70 Кредит 50

В июле бухгалтер должен удержать из зарплаты А.И. Райлендер НДФЛ в сумме 220 руб. (22 000 руб. x 7 мес. x 13% - 19 800 руб.). В этом месяце бухгалтер сделал следующие записи:

Дебет 26 Кредит 70

Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ по ставке 13%"

Дебет 70 Кредит 50

В последующих месяцах бухгалтер должен удерживать из зарплаты А.И. Райлендер налог на доходы физических лиц в сумме 2860 руб. (22 000 руб. x 13%). На руки сотрудница будет получать 19 140 руб. (22 000 руб. - 2860 руб.).

Т.А.Аверина

Главный редактор

журнала "Зарплата"