Мудрый Экономист

Заработная плата, не полученная в срок: отражаем в учете

"Бюджетные учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", 2009, N 12

Согласно ст. 136 ТК РФ заработная плата должна выплачиваться работникам не реже чем каждые полмесяца, в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным или трудовым договором. Таким образом, сотрудники получают заработную плату в определенные дни, а своевременно не полученная заработная плата относится на депонент. В этой статье рассмотрим, как нужно вести учет депонированных сумм.

Коллективным или трудовым договором устанавливаются дни выплаты аванса и окончательного расчета по заработной плате, а также место и сроки выплаты заработной платы.

Причем дни выплаты аванса и окончательного расчета по заработной плате устанавливаются в виде конкретных дат (например, выдача аванса - 20-го числа каждого месяца, а окончательный расчет - 5-го числа месяца, следующего за расчетным). Если день выдачи заработной платы совпадает с праздничным, то выплату денежных сумм следует произвести накануне (ст. 136 ТК РФ).

Если в учреждении заработную плату выдают наличными денежными средствами, то получать ее должен каждый сотрудник лично (ст. 136 ТК РФ).

Все эти выплаты производят в течение трех рабочих дней (для учреждений, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до пяти дней), включая день получения денег в банке (п. 9 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций)).

Таким образом, получить заработную плату сотрудник может в течение трех дней с установленной в коллективном или трудовом договорах даты. Если работник по какой-либо причине в этот срок не явился за заработной платой, ее относят на депонент.

На основании вышеизложенного сделаем вывод: на депонент относятся только те суммы, по которым наличные денежные средства, предназначенные для выдачи работникам, были получены в учреждении банка, но не выплачены по следующим причинам: отсутствие сотрудника на работе, неприбытие в указанный срок для получения средств, отказ работника от получения денег.

Однако нет основания для отнесения заработной платы на депонент в том случае, когда установленный срок для ее выплаты наступил и она начислена, но средства для выплаты либо отсутствуют на лицевом счете учреждения, либо по каким-то причинам не получены. Начисленные суммы заработной платы будут учитываться в регистрах бюджетного учета как несвоевременно выплаченные, поскольку для отнесения неполученных сумм на депонент главным условием является то, что заработная плата выдавалась всем сотрудникам, но не была получена отдельными из них.

Порядок отнесения на депонент неполученных выплат

Если некоторые сотрудники так и не получили заработную плату в течение трех дней, установленных для ее выдачи, то в соответствии с п. 18 Порядка ведения кассовых операций кассир должен произвести следующие действия:

На следующий день нужно составить расходный кассовый ордер и сдать депонированные суммы на счет учреждения, открытый в органах, осуществляющих кассовое обслуживание исполнения бюджетов, в филиалах ЦБ РФ или кредитных организациях.

Аналитический учет депонированных сумм

В учреждении в обязательном порядке должен вестись аналитический учет депонированных сумм. Для этого используется Книга аналитического учета депонированной заработной платы, денежного довольствия и стипендий (ф. 0504048).

В данной Книге записи производят по каждому депоненту, при необходимости - с указанием структурного подразделения учреждения. В графах "Кредит" должны быть указаны месяц и год, в котором образовалась депонентская задолженность, номера платежных (расчетно-платежных) ведомостей и суммы по каждому работнику. А в графах "Дебет" напротив фамилии депонента записывают номер расходного кассового ордера и по месяцам показывают выплаченную сумму. В конце месяца в Книге подсчитываются итоги по графам "Кредит" и "Дебет" и выводится кредитовый остаток на начало следующего месяца. В заголовочной части документа указывают наименование учреждения и код по ОКПО, название структурного подразделения, дату (период времени), единицу измерения (наименование и код по ОКЕИ), даты открытия и закрытия депонентской задолженности.

В случае отсутствия вышеобозначенного учета, в результате которого произошло искажение соответствующей статьи (строки) форм бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%, на должностных лиц учреждений образования может быть наложен административный штраф в сумме от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Согласно пп. "н" п. 193 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Руководителем Росархива 06.10.2000, Книга учета депонированной заработной платы должна храниться в организации в течение пяти лет (при условии завершения проверки (ревизии)), а в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - до вынесения окончательного решения.

Получение и выдача депонированных сумм

Депонированную сумму, своевременно не полученную работником, учреждение должно выдать по первому его требованию.

Если работник, обратившийся с требованием о выплате депонированной заработной платы, получит от работодателя отказ, будет нарушено его право на получение заработной платы.

Согласно ст. 392 ТК РФ работник может обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права.

В Письме ФНС России N 3-2-06/109 <1> разъяснено, что день получения работником отказа - это начало трехмесячного срока для его обращения в суд. В Письме также указано, что при этом срок обращения работника с требованием о выплате депонированной заработной платы к работодателю законодательством не ограничен. В случае отказа работодателя в удовлетворении требования и при обращении работника в суд с соблюдением трехмесячного срока (ст. 392 ТК РФ) суд может вынести решение об удовлетворении иска, если не истек общий, то есть трехлетний, срок исковой давности (ст. 196 ГК РФ).

<1> Письмо ФНС России от 06.10.2009 N 3-2-06/109 "О сроке исковой давности в отношении задолженности по депонированной заработной плате".

Согласно ст. 141 ТК РФ в случае смерти работника не полученная к этому времени заработная плата (и приравненные к ней платежи: пенсии, стипендии, пособия по социальному страхованию, возмещение вреда, причиненного жизни или здоровью, алименты и иные денежные суммы, предоставленные гражданину в качестве средств к существованию) выдается членам его семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего на день его смерти.

Кому из членов семьи можно выдать причитающиеся работнику суммы, не полученные работником до дня смерти? За ответом на этот вопрос обратимся к Семейному кодексу, в соответствии со ст. 2 которого к членам семьи относятся: супруг, родители (усыновители) и дети (в том числе усыновленные).

Для подтверждения родства необходимо представить в бухгалтерию свидетельство о браке (для супруга), свидетельство о рождении (для детей, родителей, братьев и сестер).

Как указано выше, в качестве получателя заработной платы умершего работника может выступать также лицо, находившееся на его иждивении на день смерти. Под иждивением понимается получение от кормильца полного содержания либо помощи, которая была для данного лица постоянным и основным источником средств к существованию. Факт иждивения должен быть документально доказан. Доказательством может служить решение суда, установившего данный юридический факт (ст. 264 ГПК РФ).

Выдача депонированных сумм производится не позднее одной недели со дня представления в бухгалтерию соответствующих документов.

Отражение в бухгалтерском учете депонированных сумм

Согласно п. 211 Инструкции N 148н <2> суммы заработной платы, не полученные в срок, отражают проводкой:

Дебет счета 1 (2) 302 00 000 "Расчеты по принятым обязательствам"

Кредит счета 1 (2) 304 02 730 "Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами".

<2> Инструкция по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н.

В соответствии с п. 181 Инструкции N 148н внесение наличных денежных средств (депонированных сумм) на счет на основании расходного кассового ордера и квитанции к объявлению на взнос наличными отражается следующей проводкой:

Дебет счета 1 (2) 210 03 560 "Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств"

Кредит счета 1 (2) 201 04 610 "Выбытия из кассы".

Зачисление депонированных сумм на лицевой счет учреждения сопровождается записью:

Дебет счетов 1 304 05 000 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами", 2 201 01 510 "Поступления денежных средств учреждения на счета"

Кредит счета 1 (2) 210 03 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств".

Операции по получению и выдаче депонированных сумм отражаются следующими проводками:

Дебет счета 1 (2) 210 03 560 "Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств"

Кредит счетов 1 304 05 000 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами", 2 201 01 610 "Выбытия денежных средств учреждения со счетов"

Дебет счета 1 (2) 201 04 510 "Поступления в кассу"

Кредит счета 1 (2) 210 03 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств"

Дебет счета 1 (2) 304 02 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами"

Кредит счета 1 (2) 201 01 610 "Выбытия из кассы".

Если в течение срока исковой давности за депонированными суммами не обратились ни сотрудник учреждения, ни его родственники, то невостребованные суммы депонированной заработной платы должны быть списаны.

Основанием для этого являются данные проведенной инвентаризации и приказ (распоряжение) руководителя учреждения. При этом оформляется следующая запись:

Дебет счета 1 (2) 304 02 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами"

Кредит 1 (2) 401 01 173 "Чрезвычайные доходы от операций с активами".

Рассмотрим на примере порядок отражения операций по депонированию сумм заработной платы.

Пример. Лицеем N 25 наличные денежные средства на выплату окончательного расчета по заработной плате за август 2009 г. получены в кассу учреждения 5 сентября 2009 г. в сумме 380 000 руб. За три дня выплачено 370 000 руб. Не полученную Фроловым И.Т. заработную плату в сумме 10 000 руб. отнесли на депонент и сдали в банк для зачисления на лицевой счет учреждения. Заработная плата начислена за счет бюджетных средств. 20 сентября эта сумма была получена и выдана. Лицевой счет получателя бюджетных средств открыт в ОФК.

В бухгалтерском учете эти операции отражаются следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма,

руб.

Получены в кассу наличные для

выплаты заработной платы

1 210 03 560,

1 201 04 510

1 304 05 211,

1 210 03 660

380 000

Выдана зарплата

1 302 01 830

1 201 04 610

370 000

Депонированы денежные суммы

(380 000 - 370 000) руб.

1 302 01 830

1 304 02 730

10 000

Сданы депонированные суммы на

лицевой счет в ОФК

1 210 03 560,

1 304 05 211

1 201 04 610,

1 210 03 660

10 000

Получены в кассу наличные для

выплаты заработной платы

1 201 04 510

1 304 05 211

10 000

Выдана депонированная заработная

плата Фролову И.Т.

1 304 02 830

1 201 04 610

10 000

Книга аналитического учета депонированных сумм, исходя из условий примера, будет заполнена следующим образом.

Книга аналитического учета депонированной заработной платы за период с 1 сентября 2009 года по 30 сентября 2009 года

                                                                 Лицей N 25
Организация ----------
руб.
Единица измерения ----

Табел.

N

Ф.И.О.

Кредит (отнесено на счет

депонентов)

Дебет (выплачено (списано))

Месяц

Платежная

ведомость

Сумма

Расходный

ордер

Январь

Февраль

Сентябрь

1

2

3

4

5

6

7

8

14

Остаток на начало периода - 0 руб.

0001

Фролов И.Т.

Сентябрь

N 40 от

07.09.2009

10 000

N 115 от

20.09.2009

10 000

Итого депонировано за август - 10 000 руб. Итого выплачено за сентябрь - 10 000 руб.

Остаток на конец периода - 0 руб.

                       Иванова
Исполнитель кассир ------- (И.С. Иванова)
Суворова
Главный бухгалтер -------- (Г.А. Суворова)

Учет депонированных сумм при исчислении налога на прибыль

Согласно п. 18 ст. 250 НК РФ суммы депонированной заработной платы, начисленные за счет внебюджетных источников и списанные в связи с истечением срока исковой давности, включаются в состав внереализационных доходов.

Как уже было указано выше, общий срок исковой давности - три года.

Таким образом, по истечении трех лет невостребованную сумму депонированной заработной платы учреждение должно учесть во внереализационных доходах.

Однако в Письме Минфина России от 02.04.2009 N 03-03-06/1/211 разъясняется, что сумму кредиторской задолженности по заработной плате нужно списывать для целей налогообложения прибыли организаций и включать во внереализационные доходы после истечения срока исковой давности, установленного ст. 392 ТК РФ, то есть по истечении трех месяцев. Такое утверждение явно противоречит положениям ст. 196 ГК РФ.

В более позднем Письме ФНС России от 06.10.2009 N 3-2-06/109 при рассмотрении вопроса о порядке определения срока исковой давности в отношении задолженности по депонированной заработной плате для списания такой задолженности в налоговом учете приведены следующие разъяснения.

По мнению ФНС, предусмотренный ст. 392 ТК РФ срок в три месяца не может рассматриваться в качестве срока исковой давности для списания в целях налогообложения прибыли кредиторской задолженности по депонированной заработной плате.

Вышеуказанной статьей определяется срок, в течение которого работник вправе обратиться в суд, а не к работодателю, по причине нарушения работодателем его права.

ФНС считает, что для целей налогообложения прибыли сумма кредиторской задолженности по депонированной заработной плате подлежит включению во внереализационные доходы в связи с истечением срока исковой давности, если она не была востребована работником в течение трех лет.

И.Зернова

Редактор журнала

"Бюджетные учреждения образования:

бухгалтерский учет и налогообложение"