Мудрый Экономист

Аудит расчетов с поставщиками, покупателями, дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами

"Аудиторские ведомости", 2007, N 9

В статье раскрываются цели, задачи и особенности проведения аудита таких операций, как расчеты с поставщиками и покупателями, дебиторами и кредиторами, а также подотчетными лицами. Приводятся основные нарушения в бухгалтерском и документальном оформлении указанных расчетов, которые могут быть выявлены в ходе данной проверки.

Целью аудита расчетов с поставщиками, покупателями, дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами является выражение мнения о достоверности отражения в учете и отчетности показателей дебиторской, кредиторской задолженности.

Задачи данного вида аудита - установление правильности определения и отражения в учете расчетов с поставщиками, покупателями, дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами.

В процессе аудиторской проверки следует руководствоваться соответствующими нормативными документами:

Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с изм. и доп.);

Положение по бухгалтерскому учету "Доходы организации" ПБУ 9/99, утвержденное Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 32н (в ред. от 27.11.2006);

Положение по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденное Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н (в ред. от 27.11.2006);

Положение по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" ПБУ 3/2006, утвержденное Приказом Минфина России от 27.11.2006 N 154н;

Приказ Минфина России от 22.07.2003 N 67н (в ред. от 31.12.2004, 18.09.2006) "О формах бухгалтерской отчетности организаций";

Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49;

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением Совета директоров Банка России 22.09.1993 N 40;

унифицированная форма первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет", утвержденная Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

Аудитору необходимо внимательно проанализировать договоры поставки продукции (выполнения работ, оказания услуг), накладные, счета-фактуры, принятую в организации учетную политику, акты сверок, авансовые отчеты, акты о зачете взаимных требований, учетные регистры по счетам 58 "Финансовые вложения", 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками", 63 "Резервы по сомнительным долгам", 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам", 67 "Расчеты по долгосрочным кредитам и займам", 68 "Расчеты по налогам и сборам", 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению", 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", 71 "Расчеты с подотчетными лицами", 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", 75 "Расчеты с учредителями", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", 79 "Внутрихозяйственные расчеты", 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", 007 "Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов", главную книгу, бухгалтерскую отчетность.

Работы при проведении аудита финансовых результатов и распределения прибыли можно разделить на три последовательных этапа: ознакомительный, основной и заключительный.

Ознакомительный этап

Учитывая, что основной задачей аудита расчетов с поставщиками, покупателями, дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами является установление правильности определения и отражения в учете такого рода расчетов, аудитор должен прежде всего изучить договоры поставки сырья и материалов и другие хозяйственные договоры на выполнение работ (оказание услуг). Эти договоры должны отвечать нормам гражданского законодательства.

Сделки между юридическими лицами должны заключаться в простой письменной форме (ст. 161 ГК РФ). Однако несоблюдение простой письменной формы сделки не всегда влечет ее недействительность, если имеются письменные доказательства ее совершения и законом не установлено, что она ничтожна (ст. 162 ГК РФ). Одним из способов защиты гражданских прав является признание оспоримой сделки недействительной и применение последствий недействительности ничтожной сделки.

Любое заинтересованное лицо может предъявлять требования о применении последствий ничтожной сделки (ст. ст. 4, 41, 42 АПК РФ).

Согласно пп. 14 п. 1 ст. 31 НК РФ налоговые органы вправе предъявлять в суды общей юрисдикции или арбитражные суды иски в случаях, предусмотренных этим Кодексом. В числе таких случаев иски о признании сделок недействительными не предусмотрены. Право подавать указанные иски закреплено в п. 11 ст. 7 Закона Российской Федерации от 21.03.1991 N 943-1 (в ред. Федерального закона от 27.07.2006 N 137-ФЗ "О налоговых органах Российской Федерации": налоговые органы имеют право предъявлять в суд и арбитражный суд иски о признании сделок недействительными и взыскании в доход государства всего дохода, полученного по таким сделкам. Соответствующие последствия предусмотрены в ст. 169 ГК РФ. Заметим, что отсутствие аналогичной нормы в НК РФ не препятствует налоговым органам пользоваться правами, предоставленными иными законами.

Статьей 7 Федерального закона от 31.07.1998 N 147-ФЗ "О введении в действие части первой Налогового кодекса Российской Федерации" установлено, что федеральные законы и иные нормативные правовые акты, действующие на территории Российской Федерации и не вошедшие в перечень актов, утративших силу, определенный ст. 2 названного Федерального закона, действуют в части, не противоречащей части первой НК РФ. В ст. 2 Закона N 147-ФЗ отсутствует указание на то, что положения п. 11 ст. 7 Закона N 943-1 утрачивают силу. Эти положения также не противоречат НК РФ.

Таким образом, в настоящее время налоговые органы вправе предъявлять в суды иски о признании сделок недействительными.

Как правило, налоговый орган обращается в суд с исками о признании сделок недействительными по основаниям, предусмотренным ст. ст. 168, 169 ГК РФ, в тех случаях, когда на расчетном счете налогоплательщика отсутствуют денежные средства.

Аудитор должен внимательно изучить договоры, с тем чтобы описать все возможные риски.

В соответствии с п. 1 ст. 49 ГК РФ коммерческая организация осуществляет любые виды деятельности, не запрещенные законом (общая правоспособность). Специальная правоспособность заключается в осуществлении отдельных видов деятельности, перечень которых определен законом, только на основании лицензии. Согласно ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 N 128-ФЗ (от 05.02.2007) "О лицензировании отдельных видов деятельности" лицензирование конкретных видов деятельности осуществляют федеральные органы исполнительной власти, определенные Правительством Российской Федерации. К полномочиям лицензирующих органов относится контроль за соблюдением лицензиатами при осуществлении лицензируемых видов деятельности лицензионных требований и условий.

Во избежание рисков в отношениях проверяемого экономического субъекта и контролирующих органов в обязанность аудитора при проверке операций с покупателями входит обязательное изучение лицензий на осуществляемые организацией лицензируемые виды деятельности.

Основной этап

При аудите дебиторской задолженности аудитор должен учитывать, что в ее состав входит задолженность:

поставщиков и подрядчиков по выданным им авансам, учтенная по дебету счета 60, субсчет "Авансы выданные";

покупателей и заказчиков по отгруженным им товарам (работам, услугам), учтенная по дебету счета 62;

налоговой инспекции по излишне уплаченным налогам и сборам, учтенная по дебету счета 68;

подотчетных лиц по выданным и не возвращенным в кассу фирмы подотчетным средствам, учтенная по дебету счета 71;

работников организации по предоставленным им ссудам и займам, а также по возмещению материального ущерба, учтенная по дебету счета 73;

учредителей по вкладам в уставный капитал фирмы, учтенная по дебету счета 75;

по штрафам, пеням и неустойкам, признанным должником или по которым получены решения суда об их взыскании, учтенная по дебету счета 76.

Аудитор сопоставляет дебетовое сальдо по указанным счетам с данными бухгалтерского баланса (форма N 1), указанными по стр. 230 "Дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты", стр. 240 "Дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты".

По стр. 620 "Кредиторская задолженность" формы N 1 отражается общая сумма кредиторской задолженности организации, не погашенная на отчетную дату, и указывается задолженность:

перед поставщиками и подрядчиками (стр. 621);

перед персоналом фирмы (стр. 622);

перед государственными внебюджетными фондами (стр. 623);

по налогам и сборам (стр. 624);

перед прочими кредиторами (стр. 625).

При заполнении формы N 1 сальдо расчетов с поставщиками, покупателями и другими лицами следует показать в балансе развернуто, т.е. дебетовое сальдо - в активе баланса (стр. 230 и 240), кредитовое - в пассиве (стр. 620 и 625).

Аудитор должен сопоставить также данные о составе дебиторской и кредиторской задолженности, указанные в приложении к бухгалтерскому балансу (форма N 5), с суммами на счетах 58, 60, субсчет "Расчеты по авансам выданным", 62, 66 - 71, 73, 75, 76.

При проверке операций по выданным авансам необходимо выяснить, открыт ли специальный отдельный субсчет "Расчеты по авансам выданным" к счету 60. Если в проверяемом периоде были получены материальные ценности (выполнены работы, оказаны услуги), то аудитор должен проверить зачет выданного аванса.

Если в договоре указано, что товар (работы, услуги) оплачивается в рублях по курсу иностранной валюты на день перечисления денег покупателем, то аудитор в данной ситуации должен проверить правильность применения ПБУ 3/2006:

отражена ли задолженность контрагента на момент перехода к нему права собственности на отгруженные ценности (по курсу иностранной валюты, действующему на этот момент);

была ли увеличена или уменьшена дебиторская задолженность исходя из суммы денежных средств, фактически перечисленных покупателем.

В случае, если курс валюты на дату оплаты материальных ценностей выше, чем на дату их отгрузки, аудитор должен проверить полноту исчисления положительной суммовой разницы (задолженность увеличивается и доначисляется НДС); если ниже, то возникает отрицательная суммовая разница и соответственно задолженность покупателя уменьшается, НДС сторнируется.

При использовании организацией товарных векселей в качестве оплаты аудитор должен обратить внимание на следующие моменты:

открыт ли для учета задолженности по выданным товарным векселям отдельный субсчет "Векселя полученные" к счету 62;

правильно ли отражены хозяйственные операции в регистрах бухгалтерского учета;

верно ли отражена полученная разница в случае превышения номинальной стоимости товарного векселя, выдаваемого покупателем поставщику, сумм его задолженности; эта разница должна быть отражена как процент, уплаченный за отсрочку платежа, на эту сумму увеличивается дебиторская задолженность.

В ходе аудита необходимо обратить внимание на задолженность, срок исковой давности по которой истек (три года с момента исполнения должником своих обязательств). В этом случае организация имеет право списать указанную задолженность, соответствующим образом оформив принятое решение (имеется приказ, подобран полный комплект документов о невозможности ее взыскания). Сумма списанной задолженности должна быть отражена в бухгалтерском учете в составе прочих расходов и учитываться на забалансовом счете 007 в течение пяти лет.

Согласно п. 1 ст. 167 НК РФ при определении выручки датой оплаты товаров (работ, услуг) - датой начисления НДС признается наиболее ранняя из следующих дат:

день истечения указанного срока исковой давности;

день списания дебиторской задолженности.

Следовательно, аудитор должен проверить полноту исчисления НДС со списанной дебиторской задолженности.

При проверке правильности формирования кредиторской задолженности перед поставщиками аудитор должен внимательно изучить комплект документов, на основании которых задолженность была сформирована - договоры поставки (оказания услуг, выполнения работ), накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ. Отсутствие любого из указанных документов не является основанием для формирования кредиторской задолженности в регистрах бухгалтерского учета. В случае списания кредиторской задолженности по истечении срока исковой давности (три года) аудитор должен проверить наличие приказа о списании задолженности и комплект документов, на основании которых было принято такое решение. При этом необходимо подтвердить полноту включения списанных сумм в состав прочих доходов для целей бухгалтерского и внереализационных доходов для целей налогового учета. Сумма НДС по поставленным материальным ценностям (работам, услугам), не оплаченным поставщику, должна быть включена в состав прочих (внереализационных) расходов.

Отметим, что в соответствии со ст. 200 ГК РФ срок исковой давности начинает отсчитываться с той даты, не позже которой покупатель должен перечислить деньги по договору. Если дата в договоре не установлена, то срок исковой давности исчисляется с того момента, когда право собственности на товар перешло от продавца покупателю. Срок исковой давности может быть прерван и отсчитываться снова. Для этого поставщик должен обратиться в суд с иском к организации. В этом случае срок исковой давности прерывается в тот день, когда суд принял исковое заявление. Кроме того, срок исковой давности прерывается, если организация признала за собой долг письменно, а также если организация перечислила поставщику часть денежных средств. В указанных случаях организация не имеет оснований для списания кредиторской задолженности.

Если организация создает резерв по сомнительным долгам, то аудитор проверяет, как данный факт отражен в учетной политике и была ли проведена инвентаризация дебиторской задолженности. Необходимо выяснить, как была определена величина резерва на счете 63. В соответствии с действующим законодательством величина резерва определяется отдельно по каждому сомнительному долгу в зависимости от финансового состояния (платежеспособности) должника и оценки вероятности погашения долга полностью или частично. Если до конца отчетного года, следующего за годом создания резерва по сомнительным долгам, этот резерв в какой-либо части не будет использован, то неизрасходованные суммы должны быть присоединены при составлении бухгалтерского баланса на конец отчетного года к финансовым результатам.

В ходе аудита расчетов с подотчетными лицами необходимо установить, что все расчеты осуществляются со счета 71. Выданные под отчет суммы дебетуются в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

В целях обеспечения внутреннего контроля над сохранностью денежных средств в организации должен был издан приказ, устанавливающий перечень лиц, которые имеют право получать денежные средства, размеры и срок, на который выдаются денежные средства. Не возвращенные работниками в установленные сроки подотчетные суммы отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94. В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 (если они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аудитору необходимо проверить, ведется ли аналитический учет по счету 71 по каждой сумме, выданной под отчет. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Аудитором должны быть сопоставлены суммы, указанные в авансовых отчетах, с данными первичных документов, подтверждающих указанные расходы. Дата авансового отчета не должна быть ранее, чем дата приложенных документов, подтверждающих расходы. Ниже приведен перечень первичных документов, которые аудитор должен проанализировать для признания указанных расходов правомерными.

   Вид расходов           Наименование первичных документов
Хозяйственные Товарные и кассовые чеки, акты выполненных
расходы работ, накладные, счета-фактуры
Представительские Товарные и кассовые чеки, накладные, счета-
расходы фактуры, приказы о назначении лиц,
ответственных за проведение мероприятий,
программы встречи с представителями, сметы
расходов, утвержденных руководителем, списки
участников встречи с указанием результатов
встречи
Командировочные Проездные документы, счета гостиниц, документы,
расходы подтверждающие оплату постельных
принадлежностей, товарные и кассовые чеки,
счета-фактуры

Отсутствие документов, подтверждающих расходы подотчетных лиц, является основанием для налоговых органов доначислить НДС и налог на прибыль.

Напомним, что на основании Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" с 28 июня 2003 г. на всей территории Российской Федерации организации и индивидуальные предприниматели обязаны осуществлять наличные денежные расчеты за реализованные товары, выполненные работы и оказанные услуги с применением контрольно-кассовой техники (далее - ККТ), включенной в государственный реестр. Таким образом, ККТ применяется при всех наличных денежных расчетах с юридическими и физическими лицами, включая предоплату за оказание услуг, что и должен проконтролировать аудитор. При принятии к учету авансового отчета подотчетного лица наличие чека ККТ как оправдательного документа по расходу подотчетных денежных сумм обязательно.

Наиболее спорным моментом при проведении аудита подотчетных лиц является применение налогового вычета по НДС в части расходов на оплату проживания в гостинице. При оплате за наличный расчет подотчетными лицами услуг гостиниц (относящихся к расходам на наем жилого помещения) в период служебной командировки, услуг по перевозке работника к месту служебной командировки и обратно (включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельными принадлежностями) основанием для вычета суммы налога, уплаченной по таким услугам, является бланк строгой отчетности с выделенной в нем отдельной строкой суммой налога, а при отсутствии его - счет-фактура и документы, подтверждающие фактическую уплату суммы налога (в том числе кассовые чеки с выделенной в них отдельной строкой суммой налога).

Следовательно, для проверки таких расходов аудитору лишь остается собрать необходимый комплект документов, подтверждающих командировочные расходы.

Заключительный этап

После окончания работ аудитор формирует пакет рабочих документов, составляет аудиторский отчет и представляет его совместно с рабочей документацией руководителю проверки.

Перечислим основные виды нарушений, которые могут быть выявлены в результате проверки проведения расчетов с поставщиками, покупателями, дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами.

  1. Отсутствие договоров на поставку продукции (выполнение работ, оказание услуг), первичных документов, подтверждающих возникновение дебиторской (кредиторской) задолженности.
  2. Нарушение порядка составления бухгалтерской отчетности в части формирования показателей о размере дебиторской (кредиторской) задолженности, нарушения в части составления первичных документов, подтверждающих формирование показателей о дебиторской (кредиторской) задолженности.
  3. Отсутствие или ненадлежащее ведение аналитического учета, инвентаризации дебиторской (кредиторской) задолженности.
  4. Несоблюдение порядка оформления и предъявления претензий по договорам.
  5. Выдача денежных средств под отчет лицам, не отчитавшимся за ранее выданные суммы.
  6. Отсутствие первичных документов, подтверждающих расходы подотчетных лиц.
  7. Неправомерное применение налоговых вычетов по НДС в части расходов, понесенных подотчетными лицами.

С.М.Бычкова

Д. э. н.,

профессор

Санкт-Петербургский государственный

аграрный университет

Т.Ю.Фомина

Научный сотрудник

Санкт-Петербургский государственный

аграрный университет