Мудрый Экономист

Учет расходов по служебной поездке без командировочного удостоверения

"Новое в бухгалтерском учете и отчетности", 2007, N 16

Как известно, отправление работника в командировку оформляется оправдательными документами. Одним из таких документов является командировочное удостоверение. Можно ли учесть командировочные расходы при налогообложении прибыли, если по каким-либо причинам данный документ не оформлялся?

Как правило, направляя работника в командировку, руководитель организации издает соответствующий приказ, в котором указываются цель, пункт назначения и продолжительность командировки. Являясь документом, подтверждающим производственный характер командировки и определяющим ее продолжительность, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку имеет то же назначение, что и командировочное удостоверение.

До недавнего времени Минфин России считал, что одновременное составление двух этих документов по одному факту хозяйственной деятельности необязательно (Письмо от 26 декабря 2005 г. N 03-03-04/1/442). Более того, специалисты финансового ведомства прямо указывали, что, если приказ руководителя организации о командировании работника отвечает требованиям унифицированной формы N Т-9а <1>, оформление командировочного удостоверения не требуется (Письмо Минфина России от 28 октября 2005 г. N 03-03-04/2/90). Тем не менее налоговые органы не обращали особого внимания на разъяснения финансового ведомства и, обнаружив отсутствие командировочного удостоверения, обвиняли работодателя в том, что он не подтвердил затраты документально.

<1> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.

Налогоплательщику не оставалось ничего иного, как идти в суд. Как видно из анализа арбитражной практики, по мнению судей, в доказательство реальности тех или иных затрат можно представлять любые первичные документы, поскольку конкретного перечня документов, которые могут подтвердить командировочные расходы, Налоговый кодекс РФ не содержит.

Пример. По итогам выездной налоговой проверки инспекция приняла решение о привлечении общества к ответственности и доначислении налога на прибыль. По мнению проверяющих, предприятие неправомерно включило в расходы, учитываемые при налогообложении прибыли, документально не подтвержденные затраты на командировки. Дело в том, что работники направлялись в командировки без командировочных удостоверений, а в приказах отсутствовали сведения об организациях и целях командировки.

Общество не согласилось с данным решением, и арбитражный суд поддержал позицию налогоплательщика. В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ затраты на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Документами, подтверждающими такие расходы, признаются приказы о направлении в служебные командировки, проездные билеты с указанием дат прямого и обратного вылета, документы на проживание в гостиницах в городах назначения командировки, авансовые отчеты.

Суд учел и разъяснения Минфина России, изложенные в Письме от 6 декабря 2002 г. N 16-00-16/158, где указано, что организация может издать приказ (иной распорядительный документ), в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку. В частности, это может быть приказ о командировании и (или) командировочное удостоверение.

Поскольку проверяющие не оспаривали производственную направленность командировок, а обоснованность затрат общества была подтверждена документально, арбитражный суд признал недействительным решение инспекции.

(Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 7 мая 2007 г. по делу N Ф04-2644/2007(33834-А45-14))

Схожий подход к решению рассматриваемого вопроса прослеживается и в другом судебном вердикте: ФАС Уральского округа признал, что отсутствие командировочных удостоверений не может служить основанием для признания командировочных расходов необоснованными, поскольку действующим законодательством не предусмотрено обязательное наличие одновременно командировочного удостоверения и приказа о направлении работника в командировку. Кроме того, отнесение выплат к расходам, связанным со служебными командировками, в соответствии со ст. ст. 166 и 168 ТК РФ обусловлено их целевым назначением и не ставится в зависимость от наличия либо отсутствия командировочного удостоверения установленной формы (Постановление от 4 мая 2007 г. по делу N Ф09-3119/07-С2).

И вот не так давно увидело свет новое разъяснение по этому вопросу, в котором Минфин России кардинально пересмотрел свою точку зрения. В Письме от 23 мая 2007 г. N 03-03-06/2/89 финансовое ведомство отметило следующее. Порядок направления в командировки изложен в Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62, действующей в части, не противоречащей ТК РФ. Согласно п. 2 этой Инструкции работники организаций направляются в командировку руководителями этих организаций с выдачей командировочного удостоверения <1>. Вместе с тем по усмотрению руководителя направление работника в командировку наряду с командировочным удостоверением может оформляться приказом.

<1> Унифицированная форма N Т-10 утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1. - Прим. ред.

Принимая во внимание, что в командировочном удостоверении делаются отметки о выбытии и прибытии в место назначения, командировочные расходы, учитываемые в целях налогообложения, по мнению Минфина России, должны быть подтверждены командировочным удостоверением, оформленным с учетом положений Инструкции N 62.

Итак, финансовое ведомство настаивает на том, чтобы компания выписывала командировочное удостоверение. Между тем законодательством о налогах и сборах не установлен конкретный перечень документов, подтверждающих производственный характер служебных командировок работников, а командировочные удостоверения составляются в целях реализации требований Трудового кодекса РФ. В НК РФ командировочное удостоверение в качестве документа, необходимого для решения вопросов налогообложения, не упоминается. Отсутствие документа, предназначенного для оформления трудовых отношений, не может повлечь за собой наступление налоговой ответственности.

К тому же Минфин России в Письме от 23 мая 2007 г. обосновывает свою позицию не положениями федеральных законов, а постановлениями министерств и ведомств. Эти документы имеют меньшую юридическую силу, чем Налоговый кодекс РФ. Кроме того, ведомственные постановления приняты в целях регулирования трудовых, а не налоговых правоотношений. А раз так, то не стоит безропотно соглашаться с довольно спорными высказываниями чиновников, которые, ко всему прочему, противоречат друг другу.

И все же в целях минимизации налоговых рисков рекомендуется оформлять командировочные удостоверения. Ведь отсутствие этого документа может создать проблемы не только по налогу на прибыль, но и по другим налогам: НДФЛ и ЕСН. Так, проверяющие могут признать суммы суточных налогооблагаемым доходом командированного работника, а работодателя обвинить в неисполнении обязанностей налогового агента.

О.А.Мясников

К. ю. н.,

налоговый юрист