Мудрый Экономист

Практические вопросы управления проектами

"Управление персоналом", 2007, N 4

Трудно найти более популярную тему за последние несколько десятилетий, чем управление проектами. Существует множество методик, маститые консультанты предлагают различные тематики тренингов, семинаров-совещаний, которые так или иначе связаны с этой проблематикой. Но когда дело касается практической реализации того или иного проекта, то организация сталкивается с серьезными проблемами.

Настоящая публикация должна помочь управленцам-практикам преодолеть основные проблемы. Как показывает практический опыт работы и управленческого консультирования, практически все вопросы, возникающие в процессе реализации проектов, коренятся во всякого вида сбоях общей системы управления. В качестве "пожарных" мер, предотвращающих основные проблемы, можно предложить специально организованный семинар-совещание по тематике "Управление проектами". Семинар-совещание состоит из теоретического блока, который занимает одну четвертую общего времени и практических занятий. Теоретический блок охватывает общие вопросы проектного менеджмента.

  1. Основные понятия проектного менеджмента:
  1. Классификация проектов:
  1. Жизненный цикл проекта:
  1. Планирование проекта:

На практическом этапе семинара-совещания происходит деление участников на группы (состав группы должен быть не менее пяти и не более десяти человек). Основная задача практической работы состоит в том, чтобы участники семинара-совещания осознали свою роль, свои задачи в данном проекте, оценили свою менеджерскую компетенцию, составили реальный сетевой график, график и тематику производственных совещаний, разработали общую систему коммуникаций в управлении проектами.

В завершение работы семинара-совещания группы защищают свои сетевые и индивидуальные графики работ. Какие проблемы возникают в ходе управления проектами, какие вопросы необходимо решать в ходе практической проектной работы? Во-первых, часто состав проектной группы неоправданно раздут. Автор рекомендует оптимальный состав проектной группы из пяти - семи человек. Оправдан подход формирования проектной группы исходя из блока основных задач. Как правило, в проектном менеджменте можно выделить следующие типы задач:

За каждую из этих задач должен нести ответственность отдельный специалист, член проектной группы. В помощь им создаются проектные подгруппы, участники которых прорабатывают только свои конкретные задачи. Участник проектной группы, отвечающий за определенный блок вопросов, формирует свою собственную систему коммуникаций для специалистов из проектной подгруппы, не зависящую от коммуникационной системы главной проектной группы. Во-вторых, большинству участников проектной группы не хватает системных административных управленческих навыков при избытке лидерских потенций, что приводит к тому, что в группе одни лидеры, творческие натуры и не хватает "рабочих лошадок" для реализации задуманного. В-третьих, сталкиваются различные амбиции членов проектной группы, и сетевой график становится полем битвы различных группировок, теневых лидеров. В-четвертых, отсутствие общей управленческой культуры, отсутствие системных коммуникаций. В-пятых, отсутствие навыков time-management, умения планировать свое рабочее время. Исправить это помогает работа с матрицами ответственности, в ходе которой происходит анализ занятости во время рабочего дня. Типичная матрица ответственности содержит следующие поля:

Таким образом, проблемы в проектном менеджменте являются отражением общей ситуации в организации. Семинар-совещание позволяет выявить эти застаревшие проблемы, для решения которых требуется дальнейшая работа с руководством и специалистами организации.

Приложение

План теоретической части семинара-совещания

Цель и задачи курса. Ознакомить специалистов предприятия с основными подходами и методиками по управлению проектами. Дать на примере реальных ситуаций особенности управления проектами в условиях Приволжского ФО, познакомить с опытом внедрения инновационных проектов успешных предприятий Российской Федерации в области производства, торговли, общественного питания. Окончательная задача курса состоит в том, чтобы дать руководителям целостное видение проектного управления, а также полный набор инструментов реализации на каждом из этапов.

Цели использования проектной методики. Основное преимущество использования проектной методики состоит в возможности наиболее полно раскрывать и использовать потенциал "ключевых" сотрудников.

Содержание

  1. Основные понятия проектного менеджмента:
  1. Классификация проектов:
  1. Жизненный цикл проекта:
  1. Участники проекта:
  1. Концепция проекта:
  1. Планирование проекта:
  1. Оценка рисков:
  1. Реализация проектов:

Сценарий семинара тренинга Первый день

  1. Теоретическое обучение: 9.00 - 12.00.
  2. Разбивка участников по мини-подразделениям.

2.1. Выявление основных направлений проекта.

2.2. Какие специалисты принимают участие в реализации этого направления?

2.3. Формирование подгрупп по подразделениям.

  1. Тест "Лидер - Администратор".
  2. Задание:
  1. SWOT-анализ всего проекта.
  2. Определение целей проекта.
  3. Ранжирование проекта по фазам.
  4. SWOT-анализ отдельных фаз проекта.

Второй день

  1. Разработка собственных матриц ответственности в ходе работы над проектом.
  2. Разработка персонального графика для каждого участника (защита его в группе).
  3. Разработка критериев завершенности фаз проекта.
  4. Разработка форм отчета по фазе.
  5. Разработка систем мотивации (ее защита).
  6. Разработка бюджета фаз проекта, защита бюджета; разработка бюджета всего проекта, его защита.
  7. Составление сетевого графика фаз проекта, выборы человека, ведущего протокол, составление оптимистического и пессимистического графика проекта, его защита.
  8. Разработка внутрифирменного положения о проектах.
  9. Выводы, рекомендации.

И.А.Юрасов