Мудрый Экономист

Отпускные: как рассчитывать и учитывать

"Промышленность: бухгалтерский учет и налогообложение", 2007, N 2

Расчет отпускных всегда был для бухгалтера довольно хлопотным делом. Одни сотрудники берут отпуск частями, другие из него досрочно отзываются, кто-то увольняется раньше срока и так далее. А с октября 2006 г. бухгалтеру для начисления отпускных придется учесть уже не три, а двенадцать предшествующих месяцев.

О том, как правильно рассчитать отпускные в разных обстоятельствах, как их учесть и грамотно исчислить налоги, мы расскажем в этой статье.

Расчет отпускных

Порядок расчета среднего заработка установлен ст. 139 ТК РФ и принятым в соответствии с ней Постановлением Правительства РФ N 213 <1> (далее - Положение N 213). Согласно этим документам при любом режиме работы средний заработок определяется путем умножения среднего дневного заработка на количество дней, подлежащих оплате. В свою очередь, среднедневной заработок рассчитывается исходя из фактически начисленной работнику заработной платы и фактически отработанного им времени за последние двенадцать календарных месяцев, предшествующих началу отпуска <2>.

<1> Постановление Правительства РФ от 11.04.2003 N 213 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы".
<2> Статья 139 ТК РФ предусматривает возможность установления коллективным договором иного расчетного периода для выплаты отпускных при условии, что это не ухудшает положение работников.

При расчете следует иметь в виду, что теперь среднемесячное количество календарных дней составляет 29,4 дня. Таким образом, если все двенадцать месяцев отработаны полностью, средний дневной заработок определяется так: фактически начисленная зарплата за расчетный период делится на 12 и 29,4 <3>.

<3> Продолжительность расчетного периода и среднемесячное количество календарных дней изменены Федеральным законом от 30.06.2006 N 90-ФЗ, вступившим в силу с 06.10.2006.

Как правило, расчетный период сотрудник отрабатывает не полностью, то есть находится на больничном, в очередном либо административном отпуске и т.п., поэтому средний дневной заработок в этом случае исчисляется в соответствии с п. п. 9, 10 Положения N 213. Сначала определяется количество полностью отработанных месяцев и умножается на 29,4. Далее к полученному результату нужно прибавить число календарных дней в не полностью отработанных месяцах. Для его расчета количество рабочих дней по календарю 5-дневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время, умножается на коэффициент 1,4. Затем сумма фактически начисленной за расчетный период зарплаты делится на полученное число.

Пример 1. Инженер ООО "Автоматика" Егоров А.Л. уходит в отпуск с 05.02.2007 на 28 календарных дней. Расчетный период для начисления отпускных будет включать в себя февраль - декабрь 2006 г. и январь 2007 г. В этот период сотрудник с 03.04.2006 по 07.04.2006 находился на больничном, а с 02.10.2006 по 29.10.2006 - в очередном отпуске за 2006 г. Всего за двенадцать месяцев Егоров А.Л. получил 165 400 руб., из которых 2804 руб. - пособие по временной нетрудоспособности, 13 110 руб. - отпускные.

Рассчитаем сумму отпускных работника.

  1. Из фактически начисленной инженеру зарплаты исключаем оплату больничного листа и отпускные за 2006 г.: 165 400 - 2804 - 13 110 = 149 486 руб.
  2. Количество рабочих дней по календарю 5-дневной недели в не полностью отработанных месяцах составляет:
  1. Рассчитаем средний дневной заработок: 149 486 руб. / (29,4 x 10 мес. + (15 + 2) дн. x 1,4) = 470,38 руб.
  2. Определим величину отпускных: 470,38 руб. x 28 дн. = 13 170,64 руб.

Приведем еще несколько примеров расчета отпускных в нестандартных ситуациях, например когда расчетный период составляет менее 12 месяцев либо в течение него у работника нет фактического заработка.

Пример 2. Соколов И.Г. принят в ООО "Автоматика" наладчиком 01.02.2006. По истечении семи месяцев он уходит в отпуск с 04.09.2006 на 14 календарных дней. Все рабочее время 2006 г. по календарю 5-дневной рабочей недели до ухода в отпуск он отработал полностью и получил 72 000 руб.

В данном случае расчетным будет считаться период, равный количеству календарных месяцев с момента принятия на работу до ухода в отпуск, то есть с февраля по август 2006 г.

Средний дневной заработок составит: 72 000 руб. / (29,4 x 7 мес.) = 349,85 руб., сумма отпускных за 14 дней равна 4897,90 руб.

Пример 3. Технолог Косолапов А.Ю. 01.11.2006 принят на работу в ООО "Автоматика" с окладом 17 000 руб. 02.11.2006 он получил травму и находился на больничном с 02.11.2006 по 24.12.2006. По согласованию с работодателем с 25.12.2006 он уходит в отпуск на 14 дней.

В соответствии с п. 6 Положения N 213 в этом случае расчетным периодом будет один рабочий день - 1 ноября. Определяем:

Если отпуск предоставляется в рабочих днях, то сумма фактически начисленной зарплаты делится на количество рабочих дней по календарю 6-дневной рабочей недели. При этом число рабочих дней в не полностью отработанных месяцах рассчитывается путем умножения рабочих дней по календарю 5-дневной рабочей недели на коэффициент 1,2.

По-новому теперь следует рассчитывать отпускные работникам, которым установлен суммированный учет рабочего времени. Дело в том, что Верховный Суд Решением от 13.07.2006 N ГКПИ06-637 признал незаконным абз. 4 п. 13 Положения N 213, которым устанавливался особый порядок расчета отпускных при суммированном учете рабочего времени. В частности, до Решения Суда для расчета среднего заработка следовало умножать средний часовой заработок на количество рабочих часов в неделю, установленных для таких работников, и на число календарных недель, приходящихся на отпуск. Тем самым работник лишался части среднего заработка, сохраняемого, в силу закона, на период ежегодного оплачиваемого отпуска, так как в расчет не брались, например, часы сверхурочной работы, оплачиваемой работодателем в повышенном размере. При одинаковом количестве сверхурочных работ его средний заработок оказывается ниже среднего заработка сотрудника с поденным учетом рабочего времени.

Отменяя данную норму, Суд указал, что, определяя особенности исчисления среднего заработка работника с суммированным учетом рабочего времени, Правительство Российской Федерации не вправе устанавливать предписания, которые не обеспечивают сохранение среднего заработка работника за период ежегодного отпуска, исчисленного на основании ч. 4 ст. 139 ТК РФ.

Из вышесказанного следует, что отпускные этой категории работников нужно исчислять, как и всем остальным, исходя из среднедневного, а не среднечасового заработка, то есть оплату труда за 12 предшествующих месяцев делить на 12 и 29,4.

Проиллюстрируем это на примере.

Пример 4. Водителю ОАО "Кварц" Воробьеву Р.Д. установлен суммированный учет рабочего времени при 40-часовой рабочей неделе. Месячная тарифная ставка Воробьева Р.Д. равна 11 500 руб. Он отработал 2006 г. полностью, за сверхурочные работы продолжительностью 72 ч ему было выплачено по двойному тарифу 9792 руб. С 09.01.2007 водителю предоставлен отпуск - 4 календарных недели (28 календарных дней).

Рассчитаем отпускные согласно абз. 4 п. 13 Положения N 213.

За расчетный период (январь - декабрь 2006 г.) общая зарплата Воробьева Р.Д. составила 147 792 руб. (11 500 руб. x 12 мес. + 9792 руб.).

Общая продолжительность рабочего времени - 2052 ч: 1980 ч согласно производственному календарю + 72 ч (сверхурочные работы).

Среднечасовой заработок составит 72,02 руб. (147 792 руб. / 2052 ч).

Определим средний заработок для оплаты отпуска: 72,02 руб. x 40 ч x 4 нед. = 11 523,20 руб.

Теперь предположим, что Воробьеву Р.Д. установлен поденный учет рабочего времени при 5-дневной рабочей неделе.

Отпускные уже будут рассчитываться по другому алгоритму. Среднедневной заработок составит 418,91 руб. (147 792 руб. / 12 мес. / 29,4), сумма отпускных, соответственно, - 11 729,48 руб. (418,91 руб. x 28 дн.).

Как видим, во втором случае сумма отпускных больше на 206,28 руб., что доказывает справедливость отмены абз. 4 п. 13 Положения N 213.

Учет премий при начислении отпускных

Существует особый порядок, согласно которому ежемесячные премии и вознаграждения за один и тот же показатель учитываются по одной за каждый отработанный месяц, ежеквартальные - в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода, вознаграждение по итогам работы за год, за выслугу лет - в размере одной двенадцатой за каждый месяц расчетного периода независимо от времени начисления.

Обратите внимание: в п. 14 Положения N 213 указано, что при исчислении среднего заработка учитываются премии, фактически начисленные за расчетный период. Иными словами, начисленные в пределах расчетного периода, а не за расчетный период.

Например, работник уходит в отпуск в январе 2007 г. Расчетный период для начисления отпускных включает январь - декабрь 2006 г. Премию за IV квартал 2006-го начислили в январе 2007 г., и она, согласно Положению N 213, уже не будет учитываться при расчете отпускных.

Если время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью, премии и вознаграждения учитываются пропорционально отработанному времени. Исключение составляют и учитываются полностью лишь ежемесячные премии, выдаваемые с зарплатой того месяца, за который они начислены.

Пример 5. Экономисту Васькиной А.С. предоставлен отпуск с 15.01.2007 на 28 календарных дней. За расчетный период с 1 января по 31 декабря 2006 г. сотруднице было начислено 159 022 руб., в том числе:

Кроме того, ей были выплачены:

в апреле за I квартал в размере 6000 руб.;

в октябре за III квартал - 7500 руб.

Средний заработок рассчитывается в следующем порядке:

  1. Определим величину выплат, учитываемых при начислении отпускных:

Итого: 163 079,40 руб.

  1. Количество календарных дней, приходящихся на фактически отработанное время в расчетном периоде, - 316,4 (за полностью отработанные месяцы по 29,4 дн., за апрель - 0 дн., за не полностью отработанный июль - 22,4 дн. (16 дн. x 1,4)).
  2. Среднедневной заработок - 515,42 руб. (163 079,40 руб. / 316,4 дн.).
  3. Сумма отпускных составит 14 431,76 руб. (515,42 руб. x 28 дн.)

Бухгалтерский учет отпускных

В соответствии с Планом счетов <4> учет расчетов с работниками по начислению и выплате им отпускных сумм осуществляется на счете 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".

<4> План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н.

Отпускные отражаются как затраты на оплату труда в расходах по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99 <5>) на соответствующих счетах производственных затрат в зависимости от того, к какому подразделению относятся работники, уходящие в отпуск.

<5> Положение по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н.

Дебет 20 Кредит 70 - начислены отпускные работникам цехов основного производства

Дебет 23 Кредит 70 - начислены отпускные работникам цехов вспомогательных производств

Дебет 25 Кредит 70 - начислены отпускные работникам, занятым обслуживанием производства

Дебет 26 Кредит 70 - начислены отпускные управленческому персоналу.

Выплата отпускных сопровождается проводками:

Дебет 70 Кредит 50 - при выплате наличными

Дебет 70 Кредит 51 - при перечислении на личный счет сотрудника, открытый в кредитной организации.

Налогообложение отпускных

Суммы отпускных, которые организация выплачивает работникам при уходе в отпуск, предусмотренный законодательством (основной и дополнительный), для целей налогообложения прибыли являются расходами на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ). На эти суммы начисляются:

<6> Федеральный закон от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации".
<7> Правила начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184.

Если предприятие по собственной инициативе увеличило продолжительность отпуска для своих работников, то для целей налогообложения прибыли оплата таких отпусков не признается расходами, уменьшающими налоговую базу, даже если данное положение прописано в коллективных договорах (п. 24 ст. 270 НК РФ). Следовательно, на эти суммы не нужно начислять ЕСН и взносы в ПФР (п. 3 ст. 236 НК РФ). Однако обязанность организации по исчислению, удержанию и перечислению с них в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 210 и ст. 226 НК РФ), а также взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 3 Правил N 184) сохраняется.

Поскольку оплата отпусков, предоставляемых дополнительно в соответствии с коллективным договором, учитывается в составе расходов организации для целей формирования бухгалтерской прибыли (убытка), но не учитывается при налогообложении прибыли, согласно п. 4 ПБУ 18/02 <8> такие расходы признаются постоянными разницами, исключаемыми из расчета налоговой базы по налогу на прибыль как текущего, так и последующих отчетных периодов. Возникновение постоянной разницы приводит к образованию постоянного налогового обязательства, на величину которого предприятие должно корректировать сумму налога на прибыль, рассчитываемую исходя из бухгалтерской прибыли (убытка), и тем самым определять текущий налог на прибыль (п. п. 20, 21 ПБУ 18/02).

<8> Положение по бухгалтерскому учету "Учет расчетов по налогу на прибыль" ПБУ 18/02, утв. Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н.

К сведению: в отношении дополнительных отпусков, предоставленных за ненормированный рабочий день, которые также устанавливаются коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка, Минфин в Письме от 06.05.2006 N 03-03-04/2/131 разъясняет, что ненормированный рабочий день, согласно ст. 57 ТК РФ, является существенным условием трудового договора, поэтому для целей налогообложения прибыли расходы на оплату такого отпуска продолжительностью не менее трех календарных дней учитываются в фактических размерах при соблюдении порядка предоставления указанного отпуска, предусмотренного действующим законодательством Российской Федерации (см. также Письмо Минфина России от 20.12.2006 N 03-03-04/1/846).

Когда отпускные включать в расходы и как уплачивать налоги в бюджет

Как правило, предприятия промышленности работают по методу начисления, в связи с чем на основании п. п. 1, 4 ст. 272 НК РФ суммы отпускных признаются ежемесячно в расходах того месяца, за который они начислены, независимо от даты их фактической выплаты. Другими словами, если работник уходит в отпуск с 1 февраля, то начислить и выплатить отпускные ему должны в январе, не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ), то есть до 29 января, а учесть их нужно в расходах за январь (Постановление ФАС ЗСО от 11.05.2006 N Ф04-2610/2006(22165-А46-40)).

Единый социальный налог, исчисленный с этой суммы, включается в расходы в полном объеме в месяце начисления отпускных. Это следует из п. 3 ст. 243 НК РФ, где указано, что по итогам каждого календарного месяца налогоплательщики рассчитывают ежемесячные авансовые платежи исходя из величины выплат и иных вознаграждений, начисленных с начала налогового периода до окончания соответствующего календарного месяца, и ставки налога. Датой выплаты отпускных, согласно ст. 242 НК РФ, считается день их начисления.

Точно так же относят в расходы взносы в ПФР (п. 2 ст. 10 Закона N 167-ФЗ) и на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (п. 3 Правил N 184).

Таким образом, все рассмотренные нами налоги с отпускных, начисленных в январе, предприятие должно признать в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, в январе (пп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Уплатить в бюджет ЕСН и взносы в ПФР нужно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным (п. 3 ст. 243 НК РФ), а взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний - в срок, установленный для получения (перечисления) в банках денег на выдачу заработной платы за истекший месяц (п. 6 Правил N 184).

Теперь об НДФЛ. В соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ днем фактического получения дохода признается дата его выплаты, поэтому с отпускных, выплаченных в январе, НДФЛ следует удержать в январе (п. 4 ст. 226 НК РФ). Уплатить его в бюджет надо не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода либо перечисления средств со счета работодателя в банке на счет работника (п. 6 ст. 226 НК РФ). При этом имейте в виду, что датой выплаты доходов в виде оплаты труда (в том числе отпускных) считается день получения зарплаты за вторую половину истекшего месяца (п. 2 ст. 223 НК РФ), поэтому уплачивать налог с сумм отпускных, начисляемых в течение месяца, в день их выплаты работнику нет необходимости.

В отношении НДФЛ необходимо также отметить, что налог исчисляется с совокупного дохода работника с начала года с учетом стандартных налоговых вычетов (если они ему полагаются). Иными словами, начисленные в январе, но не включенные в январские затраты отпускные не должны учитываться в совокупном доходе работника за январь при предоставлении вычетов.

Мы рассмотрели ситуацию, когда отпуск приходится на один месяц. А как быть, если он начинается в одном, а заканчивается в другом месяце, например с 22.01.2007 по 18.02.2007? Ответ на этот вопрос дает Минфин в Письме от 04.04.2006 N 03-03-04/1/315. В таком случае отпускные нужно включать в состав расходов января и февраля пропорционально дням отпуска, приходящимся на эти месяцы. Такие выплаты, по сути, являются оплатой труда, которая сохраняется работнику на время отпуска, поэтому они учитываются, как и заработная плата, ежемесячно, исходя из начисленных сумм (п. 4 ст. 272 НК РФ).

Единый социальный налог, взносы в ПФР и на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний исчисляются с сумм отпускных, как и в предыдущем случае, и включаются в расходы в полном объеме в месяце фактического начисления отпускных.

Обратите внимание: некоторые специалисты полагают, что нормы законодательства также не будут нарушены, если учесть все отпускные суммы в январе (вернемся к примеру), потому что, выплачивая их, работодатель выполняет условия ст. 136 ТК РФ и отражает выполнение этой обязанности в учете в тот же период. Есть подтверждение этому и в арбитражной практике (Постановление ФАС ЗСО от 11.05.2006 N Ф04-2610/2006(22165-А46-40)).

Как поступить, решайте сами исходя из своего профессионального суждения.

Когда отпускные нужно пересчитывать

Если работника отозвали из отпуска. Пересчет отпускных в данной ситуации происходит следующим образом. Из общей суммы вычитают отпускные, приходящиеся на те дни, которые работник уже отгулял. Оставшаяся сумма возвращается работником в кассу или постепенно удерживается бухгалтерией из его зарплаты.

По взаимному согласию между работодателем и сотрудником этот остаток можно также считать авансом по зарплате, ведь за дни работы вместо отпуска сотруднику будут начислять заработную плату.

Позднее, когда работник решит использовать оставшиеся дни отпуска, отпускные нужно будет рассчитать заново. Причем, если в расчетный период при определении среднего заработка попадает первая часть отпуска, учитывать ее не надо. Это следует из п. 4 Положения N 213.

Пример 6. Начальник смены Комов А.Е., работающий в ОАО "Металлист", оформил отпуск на 28 календарных дней с 04.12.2006. Расчетный период (декабрь 2005 г. - ноябрь 2006 г.) он отработал полностью, за это время ему начислили 244 500 руб., в том числе оклад - 216 000 руб. (18 000 руб. x 12 мес.) и квартальные премии: в январе за IV кв. 2005 г. - 9000 руб., в апреле за I кв. - 7500 руб., в июле за II кв. - 3000 руб., в октябре за III кв. - 9000 руб.

Среднедневной заработок составит: 244 500 руб. / (29,4 дн. x 12 мес.) = 693,03 руб.

Сумма отпускных: 693,03 руб. x 28 дн. = 19 404,84 руб.

В связи с производственной необходимостью с 25.12.2006 Комова попросили выйти на работу, он дал согласие. Излишне начисленные отпускные было решено удержать из зарплаты за декабрь.

Декабрьская зарплата составила 5142,86 руб.

Оставшуюся часть отпуска Комов А.Е. решил использовать с 09.01.2007 по 15.01.2007. Бухгалтер должен заново сделать расчет за семь дней отпуска. Расчетный период теперь январь - декабрь 2006 г. При этом время, когда Комов А.Е. был в отпуске с 04.12.2006 по 24.12.2006, в расчет не берется. В декабре он отработал шесть рабочих дней, которые равны 8,4 календарного (6 дн. x 1,4).

В расчет войдут следующие суммы: 55

за IV квартал 2005 г. - 9000 руб.;

за I квартал 2006 г. - 7500 руб.;

за II квартал 2006 г. - 3000 руб.;

за III квартал 2006 г. - 6857,14 руб. (по 3000 руб. за октябрь, ноябрь, 857,14 руб. (3000 руб. / 21 дн. x 6 дн.) за декабрь).

Итого: 229 500 руб.

Новый среднедневной заработок равен 691,68 руб. (229 500 руб. / (29,4 дн. x 11 мес. + 8,4 дн.)).

Сумма отпускных за 7 дней составит 4841,76 руб. (691,68 руб. x 7 дн.).

Если изменилась зарплата. Как в этом случае пересчитать отпускные, сказано в п. 15 Положения N 213. Для этого, прежде всего, нужно определить коэффициент повышения, разделив новый оклад (тарифную ставку) на старый. Если зарплата повысилась в одном из месяцев расчетного периода, то на полученный коэффициент умножают выплаты, начисленные за месяцы до ее повышения. Если зарплата изменилась после расчетного периода, но до ухода сотрудника в отпуск, то на коэффициент повышения умножают уже рассчитанный средний заработок. В случае, когда зарплату повысили во время отпуска, пересчитывают часть среднего заработка, которая приходится на период с момента повышения до окончания отпуска.

Отпускные также пересчитываются, если они начислены до того, как выплачена премия по итогам работы за год или вознаграждение за выслугу лет. Эти суммы учитываются при расчете среднего заработка независимо от времени их начисления в размере 1/12 премии за каждый месяц расчетного периода (п. 14 Положения N 213). В результате перерасчета средний заработок увеличивается, соответственно, повышается размер отпускных.

Если работник увольняется до того, как отработал отпуск, который уже использовал. Для этого определяют, сколько календарных дней отпуска приходится на отработанное время из расчета, что каждый месяц работы дает право на 2,33 дня отпуска (28 дн. / 12 мес.).

Обратите внимание: при исчислении срока работы количество дней, составляющее менее половины месяца, исключается, а более половины - округляется до полного месяца (п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках <9>). Если работник увольняется, отработав больше 11 месяцев, отпуск ему положен за полный год (п. 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках).
<9> Правила об очередных и дополнительных отпусках, утв. Постановлением НКТ СССР от 30.04.1930 N 169.

Далее вычитают эти дни из общих календарных дней отпуска и определяют, какая сумма должна быть возвращена работником. Ее можно вычесть из его последней зарплаты, но при этом надо помнить, что удержание не должно превышать 20% заработка (ст. 138 ТК РФ). Если удерживаемая сумма превышает установленное ограничение, то сотрудник вносит остаток в кассу организации <10>. Если он этого не сделает, то сумма долга может быть взыскана в порядке гражданского судопроизводства.

<10> Как отражать удержание сумм в бухгалтерском учете, см. в Письме Минфина России от 20.10.2004 N 07-05-13/10.


Кроме этого, бухгалтер должен скорректировать величину начисленных ЕСН, взносов в ПФР и на социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний, а также НДФЛ (часть налога работнику нужно вернуть).

К сведению: законодательством предусмотрены случаи, когда суммы, выплаченные за неотработанные дни отпуска, возвращать не надо. Они перечислены в ст. 137 ТК РФ (в частности, это прекращение деятельности, сокращение штата и т.п.).

Как отражать в формах отчетности перерасчет налогов, исчисленных с сумм отпускных, разъяснено в Письме Минфина России от 06.05.2006 N 03-05-01-04/119. В частности, в отношении НДФЛ в нем говорится, что в соответствии с Приказом МНС России от 31.10.2003 N БГ-3-04/583 выплаты в пользу работника (в том числе в оплату очередного отпуска) в формах 1-НДФЛ и 2-НДФЛ должны указываться в поле того месяца, за который они начислены. Следовательно, перерасчет налога также следует отражать в месяце начисления, а не перерасчета отпускных.

Излишне начисленные суммы ЕСН и взносов в ПФР, напротив, корректируются в месяце перерасчета, поскольку выплаты в пользу работников включаются в налоговую базу по ЕСН (и, соответственно, по пенсионным взносам) в том периоде, когда они были начислены (ст. 242 НК РФ), независимо от того, за какой период производилось начисление (доначисление). При этом уточненную отчетность представлять в налоговый орган не нужно.

К сведению: отпускные за неотработанное время с увольняющегося сотрудника можно и не удерживать, если заранее оговорить этот момент в трудовом договоре. В ст. 137 ТК РФ сказано, что удержания могут (а не должны) производиться, что свидетельствует о праве предприятия, а не его обязанности. Не нужно эти суммы исключать и из состава расходов, так как они начислены в соответствии с трудовым договором.

Л.В.Карпович

Эксперт журнала



"Промышленность:

бухгалтерский учет

и налогообложение"