Мудрый Экономист

Расходы на содержание служебного транспорта

"Новое в бухгалтерском учете и отчетности", 2009, N 1

Учет расходов на содержание служебного транспорта и использование сотрудниками организации личных автомобилей в служебных целях не так прост, как кажется на первый взгляд. Рассмотрим его особенности.

Расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иного) относятся к прочим расходам (пп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). К ним также относится компенсация за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ.

С 1 января 2008 г. применяются новые нормы расхода топлив и смазочных материалов (Распоряжение Минтранса России от 14 марта 2008 г. N АМ-23-р). Эти нормы необходимо учитывать при определении обоснованности для целей налогообложения произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля (Письмо Минфина России от 4 сентября 2007 г. N 03-03-06/1/640). При этом расходы на покупку бензина для служебных легковых автомобилей могут быть подтверждены кассовыми чеками на покупку топлива и путевыми листами. В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, при их определении налогоплательщику следует руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителями автомобилей.

Специализированные автотранспортные организации должны применять унифицированные формы первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте <1>. Формы путевых листов для индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозочную деятельность на автомобильном транспорте, утверждены Приказом Минтранса России от 30 июня 2000 г. N 68.

<1> Утверждены Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78.

Между тем организации, не относящиеся к специализированным либо автотранспортным, могут применять самостоятельно разработанные формы путевых листов либо иных документов, подтверждающих произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов (ГСМ) (Письмо Минфина России от 20 февраля 2006 г. N 03-03-04/1/129). В такой форме должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Если организация использует самостоятельно разработанную форму путевого листа, то она должна быть приведена в приказе об учетной политике.

Путевые листы должны быть составлены таким образом и с такой периодичностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенного расхода. Если еженедельное (ежемесячное, ежеквартальное) составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода ГСМ, то путевой лист, составленный с такой периодичностью с приложением к нему кассовых чеков, отражающих приобретение указанных материалов, может подтверждать расходы налогоплательщика (Письмо Минфина России от 16 марта 2006 г. N 03-03-04/2/77).

Самостоятельно разработанная форма путевого листа в обязательном порядке должна содержать информацию о месте следования автомобиля, поскольку такие данные позволяют судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях (Письмо УФНС России по г. Москве от 14 ноября 2006 г. N 20-12/100253). Отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования автомобиля не подтверждает произведенные налогоплательщиком расходы по использованию ГСМ (Письмо Минфина России от 20 февраля 2006 г. N 03-03-04/1/129).

Нормы расходов в виде компенсаций за использование личных автомобилей для служебных поездок, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относят к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, утверждены Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 92. Расходы в виде выплаты работникам компенсации за использование личного транспорта могут быть учтены в целях налогообложения прибыли только в тех случаях, когда работа связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями, и в пределах законодательно установленных норм независимо от того, исправно ли ходит общественный транспорт.

Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя организации, в котором указаны размеры компенсации (Письмо УФНС России по г. Москве от 22 февраля 2007 г. N 20-12/016776). Для ее получения работники представляют в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, и ведут учет служебных поездок в путевых листах.

В размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Поэтому данные затраты на автомобиль не могут быть дополнительно учтены в составе расходов (Письма Минфина России от 16 мая 2005 г. N 03-03-01-02/140 и УФНС России по г. Москве от 22 февраля 2007 г. N 20-12/016776).

В то же время в ст. 188 Трудового кодекса РФ указано, что наряду с компенсацией за использование личного транспорта, принадлежащего работнику, также возмещаются расходы, связанные с его эксплуатацией. Размер возмещения этих расходов определяется письменным соглашением сторон трудового договора отдельно от компенсации.

У многих организаций отсутствуют собственные гаражи для содержания служебных автомашин. В таких случаях возникает необходимость либо арендовать гаражи у других организаций, либо пользоваться услугами платных автостоянок. Расходы на аренду гаражей в целях налогообложения прибыли учитываются согласно пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ. Если организация пользуется услугами платных автостоянок, то оплата производится наличными денежными средствами через подотчетное лицо. Расходы по оплате услуг автостоянок организация может отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, как расходы на содержание служебного автотранспорта. Но только при наличии оформленных в соответствии с требованиями бухгалтерского учета первичных оправдательных документов (кассовых чеков, авансовых отчетов подотчетных лиц) (Письмо Минфина России от 11 января 2006 г. N 03-03-04/2/1).

В составе расходов на содержание служебного автотранспорта можно учесть в том числе расходы, связанные с оплатой мойки служебных автомобилей (Письмо Минфина России от 20 июня 2006 г. N 03-03-04/1/530).

В.В.Семенихин

Эксперт,

консультант

по бухгалтерским

и налоговым вопросам