Сообщить о численности работников должен каждый

Второй год абсолютно у всех организаций и индивидуальных предпринимателей есть ежегодная обязанность - не позднее 20 января нужно подать сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год по специальной форме <1> в налоговую инспекцию <2>:

(или) по месту нахождения организации;

(или) по месту жительства предпринимателя.

Примечание

Кроме того, вновь созданные (реорганизованные) организации должны подать такие сведения не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем их создания. Например, если организация зарегистрирована в январе, то сведения о численности она должна будет представить не позднее 20 февраля.

По желанию сведения можно представить либо в бумажном виде (нарочным или по почте ценным письмом с описью вложения), либо в электронном виде <3>. Но помните, если эти сведения в ИФНС будет подавать представитель организации (предпринимателя), то у него обязательно должны быть документ, удостоверяющий его личность, и доверенность:

(или) на совершение конкретно этого действия;

(или) на представление интересов налогоплательщика в отношениях с налоговыми органами.

Предприниматель должен заверить доверенность нотариально <4>.

Как рассчитать численность

Многие бухгалтерские "зарплатные" программы автоматически рассчитывают среднесписочную численность работников за любой указанный период. И конечно, можно воспользоваться уже готовыми данными. Но чтобы проверить правильность такого расчета показателя среднесписочной численности, ответственный бухгалтер может воспользоваться общей формулой расчета <5>:

-----------------------------¬   -----------------------------------¬
¦ Среднесписочная численность¦ = ¦ Сумма среднесписочной численности¦ / 12;
¦    работников за 2008 г.   ¦   ¦ работников за все месяцы 2008 г. ¦
L-----------------------------   L-----------------------------------
-----------------------¬   ----------------------¬   ---------------------¬
¦    Среднесписочная   ¦   ¦   Среднесписочная   ¦   ¦ Средняя численность¦
¦      численность     ¦ = ¦численность полностью¦ + ¦не полностью занятых¦
¦  работников за месяц ¦   ¦  занятых работников ¦   ¦ работников за месяц¦
¦                      ¦   ¦       за месяц      ¦   ¦                    ¦
L-----------------------   L----------------------   L---------------------

При расчете учитываются наемные работники, работавшие по трудовому договору и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу хотя бы один день <6>.

Напомним наиболее распространенные категории работников, которые не учитываются при расчете <7>:

• внешние совместители;
• лица, работавшие по гражданско-правовым договорам;
• женщины, находившиеся в отпуске по беременности и родам либо в отпуске по уходу за ребенком.

Для расчета среднесписочной численности работников не имеет значения, был ли работник на работе в конкретный день или отсутствовал по каким-либо причинам (находился в отпуске, в служебной командировке, болел и т.д.). Надомники (работники, заключившие трудовой договор с организацией о выполнении работы на дому) учитываются за каждый календарный день как целые единицы <8>.

Если организация (предприниматель) отработала неполный 2008 г. (например, организация была создана в середине года), то среднесписочная численность работников все равно рассчитывается по приведенной выше формуле (с делением на 12 месяцев) <9>.

Предприниматель при расчете учитывает самого себя в числе работников, при условии, что он получал зарплату.

Составляющим общей формулы является среднесписочная численность за месяц, которая рассчитывается следующим образом <10>:

-----------------------¬   -----------------------¬   --------------------¬
¦    Среднесписочная   ¦   ¦    Сумма списочной   ¦   ¦                   ¦
¦ численность полностью¦   ¦численности работников¦   ¦       Число       ¦
¦  занятых работников  ¦ = ¦ на каждый день месяца¦ / ¦  календарных дней ¦
¦       за месяц       ¦   ¦(включая праздничные и¦   ¦       месяца      ¦
¦                      ¦   ¦     выходные дни)    ¦   ¦                   ¦
L-----------------------   L-----------------------   L--------------------

При этом численность работников за выходной или праздничный (нерабочий) день принимается равной численности работников за предшествующий рабочий день (к примеру, численность за 2, 3 и 4 ноября 2008 г. принимается равной численности за 1 ноября 2008 г.) <10>.

Расчет списочной численности работников, которые работали неполное рабочее время в соответствии с трудовым договором или были переведены на неполное рабочее время (с их письменного согласия), будет следующим <11>.

1. Определяем общее количество человеко-дней, отработанных такими работниками.

--------------------¬   -------------------------¬   ---------------------¬
¦  Общее количество ¦   ¦                        ¦   ¦Продолжительность   ¦
¦    отработанных   ¦ = ¦Общее число отработанных¦ / ¦рабочего дня исходя ¦
¦   человеко-дней   ¦   ¦ человеко-часов в месяце¦   ¦из продолжительности¦
¦                   ¦   ¦                        ¦   ¦ рабочей недели     ¦
L--------------------   L-------------------------   L---------------------

За дни болезни, отпуска, неявок, приходящиеся на рабочие дни, в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню.

Продолжительность рабочего дня исходя из продолжительности рабочей недели определяется следующим образом:

Продолжительность       
рабочей недели в часах  

Число рабочих дней в   
неделе                 

Продолжительность       
рабочего дня в часах    

40                      

5                      

8,00                    

6                      

6,67                    

36                      

5                      

7,20                    

6                      

6,00                    

24                      

5                      

4,80                    

6                      

4,00                    

2. Рассчитываем среднюю численность не полностью занятых работников за месяц в пересчете на полную занятость.

---------------------¬   ---------------------------¬   ------------------¬
¦ Средняя численность¦   ¦     Общее количество     ¦   ¦  Число рабочих  ¦
¦не полностью занятых¦ = ¦отработанных человеко-дней¦ / ¦  дней в месяце  ¦
¦ работников за месяц¦   ¦                          ¦   ¦                 ¦
L---------------------   L---------------------------   L------------------

Лица, переведенные на неполное рабочее время по инициативе работодателя без их письменного согласия, учитываются как целые единицы <12>.

Ответственность за неподачу сведений

За неподачу сведений о среднесписочной численности грозит штраф:

(и) организации - 50 руб. <13>;

(и) руководителю организации (предпринимателю) - от 300 до 500 руб. <14>.

* * *

С помощью этих сведений налоговики отслеживают налогоплательщиков, у которых в штате более 100 сотрудников. Ведь они обязаны представлять отчетность только в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, подключившись к специализированному оператору <15>. При этом "малочисленные" фирмы (100 и менее сотрудников) по-прежнему могут подавать отчетность "на бумаге" <16>.

Е.В.Строкова

Экономист