Мудрый Экономист

Сообщить о численности работников должен каждый

"Главная книга", 2008, N 24

Второй год абсолютно у всех организаций и индивидуальных предпринимателей есть ежегодная обязанность - не позднее 20 января нужно подать сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год по специальной форме <1> в налоговую инспекцию <2>:

(или) по месту нахождения организации;

(или) по месту жительства предпринимателя.

Примечание

Кроме того, вновь созданные (реорганизованные) организации должны подать такие сведения не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем их создания. Например, если организация зарегистрирована в январе, то сведения о численности она должна будет представить не позднее 20 февраля.

По желанию сведения можно представить либо в бумажном виде (нарочным или по почте ценным письмом с описью вложения), либо в электронном виде <3>. Но помните, если эти сведения в ИФНС будет подавать представитель организации (предпринимателя), то у него обязательно должны быть документ, удостоверяющий его личность, и доверенность:

(или) на совершение конкретно этого действия;

(или) на представление интересов налогоплательщика в отношениях с налоговыми органами.

Предприниматель должен заверить доверенность нотариально <4>.

<1> Приложение к Приказу ФНС России от 29.03.2007 N ММ-3-25/174@.
<2> Абзац 3 п. 3 ст. 80 НК РФ; Письма ФНС России от 09.07.2007 N ЧД-6-25/536@, от 09.07.2007 N 25-3-05/512.
<3> Пункт 1.1 Формата, утв. Приказом ФНС России от 10.07.2007 N ММ-3-13/421@.
<4> Пункт 3 ст. 29 НК РФ; ст. 185 ГК РФ.

Как рассчитать численность

Многие бухгалтерские "зарплатные" программы автоматически рассчитывают среднесписочную численность работников за любой указанный период. И конечно, можно воспользоваться уже готовыми данными. Но чтобы проверить правильность такого расчета показателя среднесписочной численности, ответственный бухгалтер может воспользоваться общей формулой расчета <5>:

-----------------------------¬   -----------------------------------¬
¦ Среднесписочная численность¦ = ¦ Сумма среднесписочной численности¦ / 12;
¦ работников за 2008 г. ¦ ¦ работников за все месяцы 2008 г. ¦
L----------------------------- L-----------------------------------
-----------------------¬ ----------------------¬ ---------------------¬
¦ Среднесписочная ¦ ¦ Среднесписочная ¦ ¦ Средняя численность¦
¦ численность ¦ = ¦численность полностью¦ + ¦не полностью занятых¦
¦ работников за месяц ¦ ¦ занятых работников ¦ ¦ работников за месяц¦
¦ ¦ ¦ за месяц ¦ ¦ ¦
L----------------------- L---------------------- L---------------------

При расчете учитываются наемные работники, работавшие по трудовому договору и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу хотя бы один день <6>.

Напомним наиболее распространенные категории работников, которые не учитываются при расчете <7>:

Для расчета среднесписочной численности работников не имеет значения, был ли работник на работе в конкретный день или отсутствовал по каким-либо причинам (находился в отпуске, в служебной командировке, болел и т.д.). Надомники (работники, заключившие трудовой договор с организацией о выполнении работы на дому) учитываются за каждый календарный день как целые единицы <8>.

Если организация (предприниматель) отработала неполный 2008 г. (например, организация была создана в середине года), то среднесписочная численность работников все равно рассчитывается по приведенной выше формуле (с делением на 12 месяцев) <9>.

Предприниматель при расчете учитывает самого себя в числе работников, при условии, что он получал зарплату.

Составляющим общей формулы является среднесписочная численность за месяц, которая рассчитывается следующим образом <10>:

-----------------------¬   -----------------------¬   --------------------¬
¦ Среднесписочная ¦ ¦ Сумма списочной ¦ ¦ ¦
¦ численность полностью¦ ¦численности работников¦ ¦ Число ¦
¦ занятых работников ¦ = ¦ на каждый день месяца¦ / ¦ календарных дней ¦
¦ за месяц ¦ ¦(включая праздничные и¦ ¦ месяца ¦
¦ ¦ ¦ выходные дни) ¦ ¦ ¦
L----------------------- L----------------------- L--------------------

При этом численность работников за выходной или праздничный (нерабочий) день принимается равной численности работников за предшествующий рабочий день (к примеру, численность за 2, 3 и 4 ноября 2008 г. принимается равной численности за 1 ноября 2008 г.) <10>.

Расчет списочной численности работников, которые работали неполное рабочее время в соответствии с трудовым договором или были переведены на неполное рабочее время (с их письменного согласия), будет следующим <11>.

  1. Определяем общее количество человеко-дней, отработанных такими работниками.
--------------------¬   -------------------------¬   ---------------------¬
¦ Общее количество ¦ ¦ ¦ ¦Продолжительность ¦
¦ отработанных ¦ = ¦Общее число отработанных¦ / ¦рабочего дня исходя ¦
¦ человеко-дней ¦ ¦ человеко-часов в месяце¦ ¦из продолжительности¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ рабочей недели ¦
L-------------------- L------------------------- L---------------------

За дни болезни, отпуска, неявок, приходящиеся на рабочие дни, в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню.

Продолжительность рабочего дня исходя из продолжительности рабочей недели определяется следующим образом:

Продолжительность       
рабочей недели в часах
Число рабочих дней в   
неделе
Продолжительность       
рабочего дня в часах
40                      
5                      
8,00                    
6                      
6,67                    
36                      
5                      
7,20                    
6                      
6,00                    
24                      
5                      
4,80                    
6                      
4,00                    
  1. Рассчитываем среднюю численность не полностью занятых работников за месяц в пересчете на полную занятость.
---------------------¬   ---------------------------¬   ------------------¬
¦ Средняя численность¦ ¦ Общее количество ¦ ¦ Число рабочих ¦
¦не полностью занятых¦ = ¦отработанных человеко-дней¦ / ¦ дней в месяце ¦
¦ работников за месяц¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L--------------------- L--------------------------- L------------------

Лица, переведенные на неполное рабочее время по инициативе работодателя без их письменного согласия, учитываются как целые единицы <12>.

<5> Пункт 8 Порядка заполнения и представления формы федерального государственного статистического наблюдения N 1-Т "Сведения о численности и заработной плате работников", утв. Постановлением Росстата от 11.10.2007 N 76 (далее - Порядок); Приказ Росстата от 18.08.2008 N 193.
<6> Пункт 9 Порядка.
<7> Пункты 10.1, 10.2, 10.7, 11.1 Порядка.
<8> Пункты 9, 9.7 Порядка.
<9> Пункт 11.6 Порядка.
<10> Пункт 8 Порядка.
<11> Пункт 11.3 Порядка.
<12> Пункт 11.3 Порядка.

Ответственность за неподачу сведений

За неподачу сведений о среднесписочной численности грозит штраф:

(и) организации - 50 руб. <13>;

(и) руководителю организации (предпринимателю) - от 300 до 500 руб. <14>.

* * *

С помощью этих сведений налоговики отслеживают налогоплательщиков, у которых в штате более 100 сотрудников. Ведь они обязаны представлять отчетность только в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, подключившись к специализированному оператору <15>. При этом "малочисленные" фирмы (100 и менее сотрудников) по-прежнему могут подавать отчетность "на бумаге" <16>.

<13> Пункт 1 ст. 126 НК РФ.
<14> Часть 1 ст. 15.6 КоАП РФ.
<15> Пункт 3 ст. 80 НК РФ; п. п. 4, 5 разд. I Порядка представления налоговой декларации в электронном виде, утв. Приказом МНС России от 02.04.2002 N БГ-3-32/169.
<16> Письмо Минфина России от 14.11.2007 N 03-02-07/1-472.

Е.В.Строкова

Экономист