Мудрый Экономист

Представление в налоговый орган сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий год

"Упрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложение", 2008, N 12

Не позднее 20 января 2009 г. налогоплательщики, в том числе применяющие УСНО, обязаны подать в налоговые органы сведения о среднесписочной численности работников за 2008 г. В статье рассмотрены следующие вопросы. Все ли "упрощенцы" обязаны подавать данные сведения? Каков порядок заполнения формы данных сведений? Как определяется среднесписочная численность работников? К какой ответственности может быть привлечен налогоплательщик за непредставление этих сведений в установленный срок?

Согласно п. 3 ст. 80 НК РФ "упрощенцы", как и другие налогоплательщики, обязаны представлять в налоговый орган налоговые декларации (расчеты) на бумажном носителе или в электронном виде вместе с документами, которые в соответствии с НК РФ должны прилагаться к этой отчетности. Большинство налогоплательщиков вправе самостоятельно решать, представлять налоговые декларации (расчеты) на бумажном носителе или в электронной форме. Не имеют права выбора налогоплательщики, у которых среднесписочная численность работников за предшествующий календарный год превысила 100 человек, - они обязаны представлять эту отчетность только в электронном виде. Тот же п. 3 ст. 80 НК РФ обязывает всех налогоплательщиков представлять данные сведения о среднесписочной численности работников в налоговые органы по окончании года.

Отметим, что у "упрощенцев" среднесписочная численность работников за предшествующий календарный год не может превышать 100 человек, иначе не будет соблюден критерий, позволяющий применять УСНО, - средняя численность работников за налоговый (отчетный) период не должна превышать 100 человек (пп. 15 п. 3 ст. 346.12 НК РФ). Уточним, что среднесписочная численность работников включается в состав списочной численности работников.

Несмотря на то что "упрощенец" по определению соблюдает критерий по среднесписочной численности работников и вправе представлять налоговые декларации (расчеты) как на бумажном носителе, так и в электронной форме, п. 3 ст. 80 НК РФ не освобождает его от обязанности не позднее 20.01.2009 представить в налоговый орган сведения о среднесписочной численности работников за 2008 г. (в случае создания (реорганизации) организации в течение календарного года сведения подаются не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем ее создания (реорганизации)).

Все ли лица, применяющие УСНО, обязаны представлять сведения о среднесписочной численности?

В п. 3 ст. 80 НК РФ говорится о том, что данные сведения представляют налогоплательщики. Под ними Налоговый кодекс понимает организации, индивидуальных предпринимателей и физических лиц.

Организации прямо поименованы в п. 3 ст. 80 НК РФ. При этом в Письме Минфина России от 27.03.2008 N 03-02-07/1-131 уточнено, что обязанность представлять сведения в налоговый орган исполняется соответствующей организацией-налогоплательщиком независимо от ее организационно-правовой формы.

Некоторые организации и индивидуальные предприниматели не имеют наемных работников, соответственно, у них возникает вопрос - обязаны ли они подавать данные сведения? В Письме Минфина России от 15.07.2008 N 03-02-07/1-285 разъяснено, что п. 3 ст. 80 НК РФ и Приказом ФНС России от 29.03.2007 N ММ-3-25/174@ не предусмотрено освобождение организаций и индивидуальных предпринимателей, не имеющих наемных работников, от представления в налоговый орган в установленный срок сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год.

Особняком стоят индивидуальные предприниматели, применяющие УСНО на основе патента:

На первый взгляд может показаться, что данные лица могут не представлять в налоговый орган сведения о среднесписочной численности работников. Но это не так. В Письме Минфина России от 21.07.2008 N 03-02-08-13 уточнено, что все налогоплательщики - индивидуальные предприниматели обязаны представлять в налоговый орган в установленный срок данные сведения.

Таким образом, организации и индивидуальные предприниматели - "упрощенцы" независимо от того, есть у них работники или нет, применяют они УСНО по общему правилу или на основе патента (индивидуальные предприниматели), обязаны представлять в налоговый орган сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий год.

Порядок и форма представления сведений о среднесписочной численности работников

Согласно п. 3 ст. 80 НК РФ сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год представляются в налоговый орган по месту нахождения организации (по месту жительства индивидуального предпринимателя). Сведения могут быть представлены на бумажном носителе или в электронном виде. В последнем случае нужно учитывать Формат представления сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год в электронном виде (на основе XML) (версия 4.01) часть LXXXII <1>.

<1> Утвержден Приказом ФНС России от 10.07.2007 N ММ-3-13/421@.

Форма сведений утверждена Приказом ФНС России от 29.03.2007 N ММ-3-25/174@, а Рекомендации по ее заполнению приведены в Письме ФНС России от 26.04.2007 N ЧД-6-25/353@ <2>. В форме указываются:

<2> В редакции Письма ФНС России от 18.05.2007 N 25-3-06/338@.

Достоверность и полноту представленных сведений подтверждает руководитель организации (индивидуальный предприниматель) либо представитель налогоплательщика. Если подпись ставит руководитель организации, то указываются его фамилия, имя и отчество, подпись заверяется печатью организации, ставится дата подписания. Если сведения подает индивидуальный предприниматель, то он ставит свою подпись и дату подписания.

Если достоверность и полнота показателей, указанных в сведениях, подтверждается организацией - представителем налогоплательщика, ставятся подпись руководителя уполномоченной организации, которая заверяется печатью организации, и дата подписания. Если достоверность и полнота показателей, указанных в сведениях, подтверждается физическим лицом - представителем налогоплательщика, ставятся подпись физического лица и дата подписания. Также указывается наименование документа, подтверждающего полномочия представителя, и прилагается копия этого документа.

Порядок определения среднесписочной численности

При заполнении сведений о среднесписочной численности работников перед налогоплательщиком встает вопрос о порядке определения этого показателя, так как ст. 80 НК РФ его не приводит. В Письме Минфина России от 21.07.2008 N 03-02-07/1-297 разъяснено, что определение среднесписочной численности работников осуществляется в соответствии с Порядком заполнения и представления унифицированных форм федерального государственного статистического наблюдения: N П-1 "Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг", N П-2 "Сведения об инвестициях", N П-3 "Сведения о финансовом состоянии организации", N П-4 "Сведения о численности, заработной плате и движении работников", N П-5(м) "Основные сведения о деятельности организации" (далее - Порядок), утвержденным Постановлением Росстата от 20.11.2006 N 69.

Среднесписочная численность работников за предшествующий год определяется на 1 января текущего года путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы отчетного года и деления полученной суммы на 12.

Пример 1. На основании данных о среднесписочной численности работников организации за каждый месяц 2008 г. рассчитаем среднесписочную численность на 1 января 2009 г.

    Месяц    
    Среднесписочная   
численность
    Месяц    
    Среднесписочная   
численность
Январь       
          80          
Июль         
          60          
Февраль      
          75          
Август       
          60          
Март         
          75          
Сентябрь     
          75          
Апрель       
          75          
Октябрь      
          70          
Май          
          77          
Ноябрь       
          77          
Июнь         
          60          
Декабрь      
          68          

Среднесписочная численность работников за 2008 г. - 71 человек (852 чел. / 12 мес.).

Среднесписочная численность работников определяется на основании данных о списочной численности. Согласно п. п. 87, 88 Порядка среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца, то есть с 1-го по 30-е или 31-е число (для февраля - по 28-е или 29-е число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца.

Численность работников списочного состава за выходной или праздничный (нерабочий) день принимается равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день. При наличии двух или более выходных или праздничных (нерабочих) дней подряд численность работников списочного состава за каждый из этих дней принимается равной численности работников списочного состава за рабочий день, предшествовавший выходным и праздничным (нерабочим) дням.

Сложность расчета среднесписочной численности работников за месяц связана с правильностью определения количества лиц, учитываемых в среднесписочной численности.

Пример 2. В таблице приведена списочная численность работников организации за октябрь 2008 г. Также имеются следующие данные:

  Числа месяца  
    Списочная    
численность
работников
    Не подлежат   
включению в состав
среднесписочной
численности
 Подлежат включению
в состав
среднесписочной
численности
1               
         75      
         1        
          74       
2               
         65      
         1        
          64       
3               
         70      
         1        
          69       
4 (суббота)     
         70      
         1        
          69       
5 (воскресенье) 
         70      
         1        
          69       
6               
         73      
         3        
          70       
7               
         72      
         3        
          69       
8               
         70      
         3        
          67       
9               
         72      
         3        
          69       
10              
         73      
         3        
          70       
11 (суббота)    
         73      
         3        
          70       
12 (воскресенье)
         73      
         3        
          70       
13              
         75      
         3        
          72       
14              
         73      
         3        
          70       
15              
         74      
         4        
          70       
16              
         74      
         4        
          70       
17              
         70      
         4        
          66       
18 (суббота)    
         70      
         4        
          66       
19 (воскресенье)
         70      
         4        
          66       
20              
         73      
         2        
          71       
21              
         73      
         2        
          71       
22              
         72      
         2        
          70       
23              
         73      
         2        
          71       
24              
         75      
         2        
          73       
25 (суббота)    
         75      
         2        
          73       
26 (воскресенье)
         75      
         2        
          73       
27              
         74      
         2        
          72       
28              
         74      
         2        
          72       
29              
         73      
         2        
          71       
30              
         74      
         2        
          72       
31              
         73      
         2        
          71       
Итого за месяц  
       2246      
        76        
        2170       

Рассчитаем среднесписочную численность работников организации за октябрь 2008 г.

Не учитываются в составе списочной численности (п. п. 86 и 89 Порядка):

Учитываются в составе среднесписочной численности сотрудники (п. 88 Порядка):

Учитываются в составе списочной численности, но не включаются в состав среднесписочной численности следующие лица (п. 90.1 Порядка):

Таким образом, среднесписочная численность за октябрь 2008 г. составила 70 человек (2170 чел. / 31 дн.).

Ответственность за непредставление сведений о среднесписочной численности в установленные сроки

За непредставление в установленный Налоговым кодексом срок сведений о среднесписочной численности работников налогоплательщик, а также его должностные лица могут быть привлечены к налоговой и административной ответственности:

В.В.Никитин

Редактор журнала

"Акты и комментарии

для бухгалтера"