Мудрый Экономист

Рецепты выдачи командировочных

"Главная книга", 2008, N 12

(Как выдать средства на заграничные командировки)

Практически каждая компания, какая - реже, какая - чаще, посылает своих сотрудников в служебные командировки. И если с внутрироссийскими поездками все достаточно просто, то при заграничных командировках возникает ряд вопросов уже на этапе выдачи командировочных. Как выдавать командировочные - наличными или безналичными? В какой валюте? Если деньги безналичные, то какие карты - к расчетному счету или специальному карточному счету - лучше использовать?

В статье мы расскажем, как организации оптимальнее всего решить все эти проблемы.

Монета звонкая в кармане

Самый незатейливый способ - выдать командировочные наличными в рублях или в иностранной валюте.

Удобнее, конечно, выдать работнику под отчет рубли, а он уже самостоятельно приобретет нужную валюту. Ведь тогда организации не придется:

При этом не забудьте, что командированный работник купит валюту в России по курсу коммерческого банка. Обычно этот курс выше курса Банка России. Если не вся валюта израсходована в командировке, ее остаток работник продаст (чтобы вернуть рубли) опять же по курсу коммерческого банка, и этот курс наверняка будет ниже курса Банка России. В состав командировочных расходов обязательно нужно включить суммы, потерянные на обмене, как расход, образовавшийся из-за разницы курсов покупки и продажи, а не как курсовую разницу. Если не учесть это, то вы искусственно сделаете работника должником организации, что неправильно. Работник же, если не хочет записаться в должники, должен обязательно брать справки из банков, в которых обменивал рубли на валюту и наоборот, с тем чтобы сообщить вам "коммерческий" курс обмена.

Поскольку аванс выдается в рублях, то и авансовый отчет должен быть в рублях, даже учитывая то, что некоторые оправдательные документы будут выражены в валюте. Именно эти валютные суммы и укажет командированный работник на оборотной стороне авансового отчета. Не забудьте также включить в отчет расходы в виде разницы между "коммерческим" курсом и курсом ЦБ РФ на дату покупки и продажи валюты. Все командировочные затраты и будут признаны расходами организации на дату утверждения отчета для целей как бухгалтерского, так и налогового учета <3>.

К сведению

Подробнее о решении ВАС РФ по этой проблеме читайте в журнале "Главная книга", 2008, N 9, с. 9.

Можно выдать командировочные и в иностранной валюте. Единственный плюс этого способа - вы не теряете на разнице курсов, да и то если у организации уже открыт счет в нужной валюте. А вот недостатков много:

Таким образом, сравнив два способа выдачи командировочных наличными, можно сделать вывод о целесообразности использования "рублевого" варианта.

Пример. Учет расходов по загранкомандировке при авансе, выданном в рублях

Условие

Из кассы ООО "Лютик" сотрудник Цветиков 7 мая 2008 г. получил на командировку в Париж 41 000 руб. После приобретения авиабилетов Москва - Париж - Москва стоимостью 11 000 руб. оставшиеся командировочные Цветиков обменял на 800 евро. Стоимость четырехдневного проживания в гостинице "Le Fleur" составила 480 евро. 13 мая был составлен и утвержден авансовый отчет, за 4 дня суточные составили 260 евро (65 евро/сут. по коллективному договору). Согласно командировочному удостоверению период командировки - с 8 по 11 мая 2008 г. Обменные операции Цветиков совершил 7 и 13 мая.

Курсы валют представлены в таблице.

Дата  
Курсы евро          
и доллара,
установленные ЦБ РФ
Курс евро,             
установленный
коммерческим банком
Разница между курсами
евро, установленными
ЦБ РФ и коммерческим
банком
Евро      
Доллар   
Продажа    
Покупка    
7 мая 
   36,7701
    Х    
      37,50
     Х     
               0,7299
13 мая
   36,6715
  23,8328
     Х     
      36,40
               0,2715

Решение

Содержание операции   
Дт      
Кт     
Сумма    
Пояснения              
              На дату выдачи командировочных (07.05.2008)                
Отражена выдача под   
отчет аванса на
служебную командировку
в рублях
71      
50-1   
41 000,00
           На дату утверждения авансового отчета (13.05.2008)            
Отражена стоимость    
проживания
(480 евро x
36,6715 руб/евро)
20      
(26, 44)
71     
17 602,32
Датой совершения       
операции по расходам на
командировки,
выраженным в
иностранной валюте,
является дата
утверждения авансового
отчета
Отражена стоимость    
билетов
20      
(26, 44)
71     
11 000,00
Отражена сумма        
суточных
(260 евро x
36,6715 руб/евро)
20      
(26, 44)
71     
 9 534,59
Суточные, выплачиваемые
по коллективному
договору, сверх норм,
утвержденных для целей
налогообложения прибыли
(норма суточных при
командировке во Францию
- 65 долл. <6>),
приводят к
возникновению
постоянной разницы и
соответствующего ей
постоянного налогового
обязательства <7>
Отражена сумма        
постоянного налогового
обязательства
((9534,59 руб. -
(65 долл. x 4 дн. x
23,8328 руб/долл.)) x
24%)
99      
68     
   801,13
Отражены расходы,     
связанные с обменом
валюты
(800 евро x
0,7299 руб. +
(800 евро - 480 евро -
260 евро) x
0,2715 руб.)
20      
(26, 44)
71     
   600,21
На основании справок из
обменных пунктов
делается бухгалтерская
справка-расчет потерь
из-за разницы курса ЦБ
и коммерческого банка
Возвращена в кассу не 
израсходованная
работником сумма
командировочных
(41 000 руб. -
17 602,32 руб. -
9534,59 руб. -
600,21 руб. -
11 000 руб.)
50-1    
71     
 2 262,88

Общим минусом выдачи наличных командировочных сумм (как в рублях, так и в валюте) является обязательность письменного декларирования, если вывозимая сумма превышает в эквиваленте 3000 долл. США. А вывоз суммы, превышающей в эквиваленте 10 000 долл. США, вообще не допускается <8>. Избежать этого можно, выдав работнику пластиковую карту, с помощью которой он и оплатит все необходимые командировочные расходы.

<1> Пункт 9 ч. 1 ст. 9, ч. 2 ст. 14 Федерального закона от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле".
<2> Пункты 7, 13 Положения по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" (ПБУ 3/2006), утв. Приказом Минфина России от 27.11.2006 N 154н.
<3> Приложение к ПБУ 3/2006; пп. 5 п. 7, п. 10 ст. 272 НК РФ.
<4> Постановление Президиума ВАС РФ от 18.03.2008 N 10840/07.
<5> Пункт 7 ПБУ 3/2006.
<6> Приложение к Постановлению Правительства РФ от 08.02.2002 N 93.
<7> Пункты 4, 7 Положения по бухгалтерскому учету "Учет расчетов по налогу на прибыль" ПБУ 18/02, утв. Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н; Инструкция по применению Плана счетов, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н.
<8> Часть 3 ст. 15 Федерального закона от 10.12.2003 N 173-ФЗ.

Дайте что ли карты в руки

Итак, организация решила для выдачи аванса использовать банковские карты. Обычно для этого применяют так называемые корпоративные карты. Вообще нормативного определения такой карты нет. На практике это банковская карта, которая позволяет держателю, уполномоченному организацией, распоряжаться деньгами этой организации в пределах расходного лимита и в рамках разрешенных операций.

Примечание

По мнению ЦБ РФ, использование зарплатных карт работников для перечисления на них денег под отчет невозможно <9>. Кроме того, это крайне неудобно, так как нельзя отделить личные средства сотрудника от средств организации. И доказать налоговым органам, что расходы, произведенные по такой карте, - это расходы организации, а не работника, будет затруднительно.

Существует несколько видов карт. Наиболее распространены различающиеся объемом услуг, предоставляемых банком-эмитентом, расчетные и кредитные карты. В первом случае операции происходят за счет денег клиента (организации), во втором же случае расчеты производятся и за счет средств клиента, и за счет средств банка в пределах установленного договором лимита. Корпоративные карты могут выпускаться банком:

Наиболее удобно открывать карты к расчетному счету в рублях, который точно есть у каждой организации, поскольку:

Примечание

Налоговые органы зачастую привлекают организацию к ответственности за несообщение об открытии или закрытии СКС <12> и штрафуют на 5000 руб. <13>. Так что лучше уведомить их об открытии и закрытии СКС по форме N С-09-1 <14>.

Получение работником карты по синтетическим счетам отразить нельзя, поэтому организации лучше завести журнал учета корпоративных карт, где будут указаны номер карты, ее держатель, срок, на который она предоставлена, даты получения и возврата. Также карты удобно учитывать на специально открытом забалансовом счете в условной оценке 1 руб. за одну карту.

Авансовый отчет по расходованию командировочных с карты работник будет заполнять в валюте, а затем бухгалтер сделает при необходимости нужные расчеты.

Для справки

Памятка работнику

1. При расчетах корпоративной картой за проездные билеты и гостиницу внимательно проверить точность указания данных на подтверждающих расходы документах, а также не забыть взять слипы.

2. При обналичивании денежных средств аккуратно собирать квитанции банкоматов.

3. Сохранить для приложения к авансовому отчету все документы, подтверждающие командировочные расходы, например счет гостиницы, проездные билеты.

Если же организация предпочтет открыть СКС, то для этого ей нужно представить в банк тот же пакет документов, что и для открытия обычного расчетного или валютного счета. Таким образом, сложностей с открытием СКС у организации возникнуть не должно, но появятся лишь дополнительные временные и материальные затраты.

Для оплаты расходов в командировках можно использовать дорожные чеки. Однако приобрести чеки для этих целей организация от своего имени не может. Это может сделать только работник. То есть организация просто выдает сотруднику деньги, и если он хочет обезопасить себя от кражи или утери командировочных, то покупает дорожные чеки. Но при этом все сопутствующие затраты работник несет сам.

Пример. Учет расходов по загранкомандировке с использованием корпоративной карты, открытой к расчетному счету в рублях

Условие

8 мая 2008 г. бухгалтерия выдала работнику Цветикову карту для поездки в командировку. 12 мая Цветиков посредством корпоративной карты приобрел обратный авиабилет Париж - Москва стоимостью 200 евро, оплатил четырехдневное проживание в гостинице "Le Fleur" в сумме 320 евро и снял суточные в общем размере 300 евро (по коллективному договору суточные в страны Европы составляют 75 евро/сут.). Согласно выписке банка с расчетного счета от 12 мая 2008 г. данные расходы составили 7340 руб., 11 744 руб., 11 010 руб., кроме того, была списана комиссия - 220,20 руб. Авансовый отчет был утвержден 19 мая.

Курс доллара на 19 мая составляет 23,8391 руб/долл.

Решение

Содержание операции   
Дт      
Кт     
Сумма    
Пояснения              
            На дату совершения операций по карте (09.05.2008)            
Отражено приобретение 
авиабилета
71      
51     
 7 340,00
Поскольку все расчеты  
были сделаны по карте,
открытой к рублевому
расчетному счету, то
никаких перерасчетов
сумм валютных платежей
делать не надо, так как
все расходы по
конвертации и
обналичиванию "зашиты"
в комиссии банка,
которая также
списывается с рублевого
расчетного счета в
сумме, определяемой по
условиям договора
Отражена оплата       
проживания
71      
51     
11 744,00
Отражено снятие       
суточных со счета
71      
51     
11 010,00
Отражено списание     
комиссии банка
71      
51     
   220,20
            На дату утверждения авансового отчета (19.05.2008)           
Признана в расходах   
стоимость авиабилета
20      
(26, 44)
71     
 7 340,00
Положения ПБУ 3/2006 к 
расходам, пусть и
выраженным в
иностранной валюте
(согласно первичным
документам, счету и
билету), неприменимы,
так как ни активов, ни
обязательств в
иностранной валюте у
организации нет.
Поэтому на дату
утверждения авансового
отчета никаких
перерасчетов делать не
надо
Признана в расходах   
стоимость проживания
20      
(26, 44)
71     
11 744,00
Признаны в расходах   
суточные, списанные со
счета организации
20      
(26, 44)
71     
11 010,00
Суточные, выплачиваемые
по коллективному
договору, сверх норм,
утвержденных для целей
налогообложения прибыли
(норма суточных при
командировке во Францию
- 65 долл. <15>),
приводят к
возникновению
постоянной разницы и
соответствующего ей
постоянного налогового
обязательства <16>
Отражена сумма        
постоянного налогового
обязательства
((11 010,00 руб. -
(65 долл. x 4 дн. x
23,8391 руб/долл.)) x
24%)
99      
68     
 1 154,84
Признан расход в виде 
комиссии
91-2    
51     
   220,20
            На очередную дату выплаты работнику зарплаты (аванса)        
Удержан НДФЛ с        
суточных, превышающих
норматив
((11 010 руб. -
(2500 руб. x 4 дн.)) x
13%)
70      
68     
   131,30
Так как с 01.01.2008 не
облагаются НДФЛ
суточные по
загранкомандировкам в
размере не более 2500
руб. за каждый день
командировки <17>, то
сумма превышения (в
нашем случае 1010 руб.)
включается в облагаемый
доход сотрудника

Итак, познакомившись со всеми плюсами и минусами различных способов выдачи средств на заграничные командировки, можно свести их вот в такую таблицу.

Критерий оценки                  
Выдача             
командировочных
наличными
Выдача             
командировочных
безналично с
использованием
корпоративных карт
в рублях 
в валюте 
в рублях 
в валюте 
Удобство использования           
    +    
    -    
    +    
    +    
Возможность контроля за          
использованием
    +    
    +    
    +    
    +    
Возмещение средств при утрате    
    -    
    -    
    +    
    +    
Удобство отражения в бухучете    
    +    
    -    
    +    
    -    
Беспроблемность отнесения        
сопутствующих трат (комиссий,
разниц курсов) в расходы
организации в налоговом учете
    +    
    +    
    +    
    +    

Таким образом, если заграничные командировки - единичное явление, то организации выгоднее всего выдать работнику командировочные наличными рублями. Если организация практикует командировки сотрудников за рубеж, то ей лучше выдать командировочные с помощью открытой к рублевому расчетному счету корпоративной карты, которая, помимо всех перечисленных плюсов, позволит избежать декларирования вывозимых за рубеж сумм. Что выбирать - решать вам.

<9> Письмо ЦБ РФ от 18.12.2006 N 36-3/2408.
<10> Часть 2 ст. 14 Федерального закона от 10.12.2003 N 173-ФЗ.
<11> Пункт 2.6 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 N 266-П "Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт".
<12> Пункт 2 ст. 23 НК РФ.
<13> Пункт 1 ст. 118 НК РФ.
<14> Приложение 1 к Приказу ФНС России от 17.01.2008 N ММ-3-09/11@.
<15> Приложение к Постановлению Правительства РФ от 08.02.2002 N 93.
<16> Пункты 4, 7 ПБУ 18/02; Инструкция по применению Плана счетов.
<17> Пункт 3 ст. 217 НК РФ.

О.А.Шарапова

Юрист