Мудрый Экономист

Актуальные вопросы служебных командировок

"Бюджетные учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение", 2010, N 9

Практически каждое бюджетное учреждение сталкивается с необходимостью оформления служебных поездок своих работников. Поэтому вопросы документального оформления и учета командировочных расходов всегда актуальны. Некоторые аспекты служебных командировок рассмотрены в данной статье.

Понятие командировки

В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Однако не каждая поездка сотрудника (водителя, курьера и др.) является командировкой. Для направления специалиста в командировку должны одновременно соблюдаться следующие условия:

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

В соответствии с Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение N 749), местом постоянной работы является место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором. Также признается командировкой поездка работника по распоряжению работодателя в обособленное подразделение (представительство, филиал) командирующей организации.

Командировка работника учреждения

Работником считается физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем (ст. 20 ТК РФ). Обязательным условием возникновения трудовых отношений является наличие трудового договора (ст. 15 ТК РФ).

Под трудовыми отношениями следует понимать отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.

Специалисты, выполняющие работы в рамках гражданско-правовых договоров (например, по договору подряда, возмездного оказания услуг или поручения), в командировки направляются только в исключительных случаях (в случаях производственной необходимости). При этом работодателям следует руководствоваться нормами Гражданского кодекса.

Служебная командировка совместителя

Совместительство - это выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время. Работа по совместительству может выполняться работником как по месту его основной работы, так и у других работодателей (ст. 282 ТК РФ).

Порядок направления в командировку работника-совместителя аналогичен порядку направления в командировку работника по основному месту работы. По поводу направления в командировку работников-совместителей также есть ряд вопросов, не урегулированных законодателем.

Так, в соответствии с п. 9 Положения N 749 работнику, работающему по совместительству, гарантировано сохранение среднего заработка у работодателя, направившего его в командировку. Следовательно, на время командировки у другого работодателя должно быть документально оформленное основание отсутствия работника на рабочем месте. Логичным является оформление отпуска без содержания. Однако из ст. 128 "Отпуск без сохранения заработной платы" ТК РФ следует, что предоставление отпуска без содержания - это не обязанность, а право работодателя. То есть, если работник не сможет согласовать с работодателем по основному месту работы отпуск без содержания, его отсутствие на рабочем месте может быть классифицировано как прогул.

При этом в случае направления сотрудника в командировку как по основной работе, так и по работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется за ним у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.

В настоящее время остается открытым вопрос о порядке распределения командировочных расходов между работодателями, а именно о базисе распределения и документальном оформлении таких расходов, ввиду того, что оригиналы первичных документов составляются в одном экземпляре. В данном случае алгоритм распределения расходов "один работодатель платит суточные, другой - прочие выплаты", по мнению автора, является спорным, и вот почему.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), и иные расходы. Таким образом, на законодательном уровне не предусмотрен отказ работодателя от какой-либо гарантированной выплаты. По мнению автора, в соглашении между работодателями можно указать время на выполнение служебного задания, которое потратил работник в интересах каждого работодателя. Полученные доли будут учтены в расчете всех компенсационных выплат, произведенных каждым работодателем.

Однако названная позиция также неоднозначна. У каждого из работодателей должен быть пакет первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, так как копии документов с точки зрения бухгалтерского законодательства не имеют юридической силы. Следовательно, выход из создавшейся ситуации - наличие в соглашении между работодателями информации о том, у кого из них хранятся оригиналы первичных документов, а у кого - заверенные копии. В случае проверки к копиям указанных документов должны быть представлены оригиналы.

Гарантии командированному работнику

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ). Гарантия сохранения места работы означает, что во время командировки работник не может быть уволен, переведен на другую должность, срок командировки исключается из испытательного срока и срока извещения об увольнении.

При исчислении среднего заработка следует руководствоваться ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922.

Сотрудникам, находящимся в командировке, работа в выходные или праздничные дни оплачивается в соответствии со ст. 153 ТК РФ, то есть в двойном размере, в частности:

Обратите внимание! По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит (ст. 153 ТК РФ).

Вопрос о необходимости явки на работу командированного работника в день отъезда или приезда законодательно отдан на согласование работника и работодателя. Однако спорным является вопрос оплаты труда в такие дни. Например, если работник присутствовал на работе с 10.00 до 19.00, а в 23.00 уехал в командировку, необходимо ли производить ему начисление заработной платы за отработанный день или среднего заработка? Сложности обусловлены отсутствием в ТК РФ и Положении N 749 понятия "явка работника на работу". Если работник в указанные дни работал, то с точки зрения Трудового кодекса заработная плата должна быть выплачена ему в соответствии с установленной системой оплаты труда, но никак не из расчета среднего заработка. В данной ситуации мы рекомендуем использовать механизм премирования.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возмещать работнику:

Обратите внимание! Вышеперечисленные расходы должны быть возмещены работнику вне зависимости от того, выполнено служебное задание или нет (Письмо Роструда от 30.04.2008 N 1024-6).

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются работодателем самостоятельно и устанавливаются в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

В состав расходов по проезду входят расходы по проезду к месту командировки на территории РФ и обратно, по проезду из одного населенного пункта в другой, которые, в свою очередь, включают расходы по проезду транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии проездных билетов, а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, комиссионные сборы за оформление документов и оплату услуг по предоставлению постельных принадлежностей в поездах.

В данной ситуации спорным является вопрос: возможно ли использование такси? Налоговые органы считают, что возмещение работодателем указанных расходов будет обоснованно в случае отсутствия общественного транспорта (при соблюдении условий производственной необходимости) (Письма УФНС России по г. Москве от 24.12.2009 N 20-20/3/3535, от 30.12.2009 N 16-15/139297).

Еще одним видом командировочных расходов являются суточные (дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства). Если работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Целесообразность ежедневного возвращения работника определяется руководителем исходя из дальности места назначения, наличия транспортного сообщения, служебных заданий и обеспечения полноценного отдыха командированного.

Срок командировки

В соответствии с п. 4 Положения N 749 срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. На законодательном уровне срок командировки не ограничен. Аналогичная точка зрения высказана в Письме УФНС России по г. Москве от 11.06.2009 N 16-12/059796.

Однако срок командировки должен быть обоснован, ведь командируемый работник обязан выполнять трудовую функцию по месту основной работы.

К сведению. В соответствии со ст. 209 ТК РФ рабочее место - это место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя. При этом под оборудованностью рабочего места понимается создание необходимых для выполнения работником трудовой функции условий и самовыполнение указанной функции (Письмо УФНС России по г. Москве от 31.03.2010 N 16-15/033302@).

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее - последующие сутки. В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Документальное оформление командировки

В соответствии со ст. 9 Закона о бухгалтерском учете <1> и п. 3 Инструкции N 148н <2> все хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами. Первичные учетные документы, поступающие в учреждение в качестве оправдательных документов на осуществленные им хозяйственные операции, в рамках установленного в Российской Федерации обычая делового оборота принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам документов. Такими документами являются: Служебное задание (ф. Т-10а), Приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (ф. Т-9, Т-9а), Командировочное удостоверение (ф. Т-10).

<1> Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
<2> Инструкция по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н.

В служебном задании указывается цель командировки. Приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку и командировочное удостоверение оформляются сотрудником кадровой службы. Служебное задание и приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку утверждаются руководителем организации.

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре, подписывается руководителем учреждения и передается работнику. В нем указываются срок пребывания сотрудника в командировке, даты приезда и выезда из пункта назначения. На оборотной стороне командировочного удостоверения должностное лицо принимающей организации проставляет отметки о датах приезда и выезда, которые заверяются подписью сотрудника и печатью принимающей организации.

Обратите внимание! Направление работника в командировку за пределы территории РФ производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы (п. 15 Положения N 749).

Первичным документом, на основании которого командировочные расходы принимаются к учету, является утвержденный руководителем авансовый отчет. К нему прикладываются оправдательные документы: оформленное надлежащим образом командировочное удостоверение, проездные билеты, документы, подтверждающие проживание, и др.

Нарушение порядка оформления указанных документов влечет несоответствие первичных документов требованиям действующего законодательства.

В Письме Минфина России от 14.09.2009 N 03-03-05/169 указано, что в целях исчисления налога на прибыль нет необходимости в единовременном заполнении приказа и служебного задания ввиду того, что эти документы утверждаются внутренними локальными актами. Однако с точки зрения трудового законодательства заполнение данных документов является обязательным.

О.Виноградова

К. э. н.,

аудитор

Основные этапы проведения инвентаризации
 
Отдельные вопросы забалансового учета в бюджетных учреждениях