Мудрый Экономист

Особенности организации единой учетно-аналитической системы для предприятий оптово-розничной торговли нефтепродуктами *

"Все для бухгалтера", 2008, N 4

<*> Статья предоставлена Информационным центром Издательского дома "Финансы и Кредит" при Марийском государственном техническом университете.

Для формирования любой информации затрачиваются средства и время на ее получение и обработку, поэтому четкое определение цели и адресности информации позволяет сэкономить предприятию немало излишне затраченных ресурсов. В то же время достаточная информация для управления не должна быть излишней. Предприятия оптово-розничной торговли нефтепродуктами имеют свои особенности и цели в обеспечении информацией. Характеристика особенностей, цели и задачи, решаемые в единой учетно-аналитической системе данной отрасли, раскрыты автором в публикуемой статье.

Постоянное развитие общества и экономики, начиная с древности и до наших дней, расширяет область интересов экономических агентов, увеличивая их потребности в информации. В 1994 - 1995 гг. была разработана Концепция формирования и развития единого информационного пространства России. Под единым информационным пространством России понимается совокупность баз и банков данных, технологий их внедрения, информационно-телекоммуникационных систем и сетей, функционирующих на основе единых принципов, обеспечивающих информационное удовлетворение граждан.

Объективность процесса информатизации вытекает из закона разнообразия У.Р. Эшби, в котором устанавливается следующее: разнообразие механизмов управления системой должно соответствовать разнообразию самой системы. Перефразируя данный закон, объективность информатизации общества можно обосновать следующим образом: сложность механизмов управления системой, например обществом, предприятием, цехом, банком, биржей и т.д., должна соответствовать сложности управляемой системы. Для российской экономики качество обеспечения отечественных потребителей нефтепродуктами имеет важное значение, так как оно отражается на экономическом состоянии основных отраслей промышленности и сельского хозяйства, а также населения. Нефть и ее производная - бензин - стали основой целой цивилизации.

Очевидно, что основой успешного бизнеса сети АЗС является ориентация на потребности клиентов и обеспечение высокого качества услуг. Для того чтобы гарантировать клиентам стабильное качество нефтепродуктов и бесперебойность продаж, эффективно торговать товарами повседневного спроса на АЗС, продвигать новые технологии продаж, обеспечивать высокий уровень сервиса и в полной мере задействовать преимущества других сопутствующих факторов успеха, сбытовому предприятию необходима современная информационная система. Безусловно, эффективно управлять таким огромным хозяйством без использования информационных технологий проблематично.

Высокая динамика бизнеса компании, с одной стороны, и ужесточающаяся конкуренция на рынке нефтепродуктов, с другой - привели топ-менеджеров к пониманию необходимости построения единой информационной системы управления, эффективно управлять стремительно растущей сетью АЗС, получать данные о расходах и доходах по бизнесу в целом и в разрезе каждой АЗС, осуществлять детальный постатейный анализ деятельности предприятия с предоставлением в головной офис систематических отчетов о расходах и доходах, увеличить эффективность инвестиций за счет снижения затрат эксплуатирующей компании на реализацию нефтепродуктов, создать единую информационную платформу, поддерживающую процесс принятия управленческих решений.

Современная ориентация на клиента - это основа успешного бизнеса сети АЗС, которая требует углубленного знания его потребностей, постоянного наблюдения за ними и прогнозирования их развития, правильной направленности маркетинговых мероприятий, более тесного взаимодействия с клиентурой. Для реализации конкурентных преимуществ приоритетное значение приобретает информация как стратегический ресурс, а также организация и управление ею. Технический прогресс дает возможность эффективно использовать этот ресурс, предоставляя инструменты сбора, обработки и хранения информации. Развитие компьютерных технологий позволяет создавать автоматизированные системы управления производством, материальными и человеческими ресурсами предприятия. Бухгалтерский учет и финансы уже практически невозможно представить без специальных компьютерных программ.

Однако, по данным опросов, 70% организаций, внедряющих дорогостоящее всеобъемлющее программное обеспечение, не в состоянии продемонстрировать положительные результаты, потому что соответствующие инвестиции не были связаны с целями управления и с инициативами по управлению изменениями на предприятии.

Организация может тратить слишком много средств на приложения и проекты информационной системы. Для того чтобы воспользоваться потенциальными преимуществами в полной мере, каждая инвестиция в программное обеспечение должна сопровождаться значительными организационными изменениями, развитием новых компетенций управления и сотрудников, а также технического обеспечения предприятия. Поскольку возможности организации в плане реформ в каждый конкретный период времени ограниченны, попытка разработать слишком большое количество приложений информационной системы может превратить сделанные инвестиции в пустую трату средств.

Поэтому внутри информационного пространства должны быть предусмотрены механизмы сбора данных, их обработки и передачи готовой информации адресно тем, кто в ней заинтересован и способен использовать полученные данные в интересах предприятия. Сбалансированные единые информационные системы позволяют решить множество задач управления организацией, но, прежде всего, это учет, анализ и принятие решений.

Поскольку наиболее важными на предприятиях оптово-розничной торговли нефтепродуктами являются процессы закупки-продажи, а конкурентная среда заставляет вести счет на копейки и минуты, то надежность, адекватность и своевременность учетно-аналитической информации, а также комплексность учетно-аналитической системы трудно переоценить.

Создание эффективной системы управления торговли нефтепродуктами основано на решении ряда задач:

Одними из главных недостатков применявшихся ранее управленческих методик являлись их функциональная ориентация и строгая регламентация процессов управления. В современных условиях состав и содержание функций управления меняются. Поэтому корректно поставленные цели и разработанные взаимосвязи различных звеньев системы управления приобретают зачастую более важное значение, чем строгое установление их функциональной специализации.

Решающее влияние на эффективность современной учетно-аналитической системы оказывает использование единого комплекса информационных технологий, поддерживающих процессы исследования, моделирования и совершенствования бизнес-систем. Их использование основано на создании модели бизнес-процесса, в которой определяются конкретные критерии его функционирования и факторы, влияющие на этот процесс. Однако программные продукты для таких систем представляют собой адаптивные для конкретного объекта информационные системы.

Использование комплекса методов моделирования и соответствующих программных средств поддержки процесса моделирования бизнес-системы тесно связано с решением вопросов технологии их применения, что выдвигает требования к обеспечению формализации использования и преобразования комплекса получаемых моделей.

Моделирование применяется для обеспечения эффективной взаимосвязи этапов развития бизнес-процесса:

Понятие "цель" является основополагающим в системном анализе, так как 90% ошибок в управлении процессами происходит из-за отсутствия или ошибок в формулировке целей. Изменение целей приводит к новому видению ситуации и новым требованиям к деятельности системы. Как определил в своих работах Р. Уотерман, формирование системы управления содержит ряд обязательных последовательных этапов.

  1. Формирование целей системы. Цели практически для всех предприятий и процессов одинаковы: это улучшение, ускорение, совершенствование.
  2. Анализ процесса достижения целей и определение состава организационной системы. Определение целей позволяет установить совокупность процессов по их достижению и, соответственно, те организации (подразделения), которые будут участвовать в процессах, т.е. состав организационной системы. Это, в свою очередь, позволяет определить состав системы управления. Информационная система должна полностью повторять структуру управления организации: в соответствии с уровнями управления выделяют стратегические информационные системы и информационные системы оперативного управления. Соответственно, пользователями этих систем являются высшее руководство, совет директоров, руководители подразделений и функциональных служб, менеджеры подразделений.
  3. Разработка структуры системы управления. На основании определенного состава системы управления и принятой иерархии ее элементов выбирается один из известных типов организационных структур системы управления, между элементами которой распределяются конкретные задачи, права, обязанности и ответственности.
  4. Разработка технологии управления. При выполнении этого этапа решаются задачи определения технологии выполнения всего процесса управления выработки и принятия решений, организации выполнения решений, координации и контроля за выполнением решений разработки, путей использования системы методов управления, определения порядка оценки эффективности и т.п.
  5. Определение связей, объектов и путей прохождения информации, разработка порядка документооборота. На основании известных структур и технологии управления определяются количество, состав отчетных документов, порядок представления отчетности (формы, сроки, уровень принимаемых решений).
  6. Выбор использования организационной и вычислительной техники.
  7. Подбор и обучение руководителей и управленческого персонала - обязательное условие эффективного функционирования системы управления.

Такова последовательность формирования системы управления бизнес-процессом. Она одинакова для систем управления любых уровней, в любой сфере управления, но при практической работе, естественно, нужно учитывать их специфику.

Оперативность бухгалтерского учета, так же как и его полнота, тесно связана с категорией системы бухгалтерского учета. В этой связи нельзя требовать, чтобы существующая на предприятиях система бухгалтерского учета обеспечивала бы управленческий персонал оперативной (своевременной) информацией для проведения анализа и принятия оперативных решений, т.е. для оперативного управления производственным процессом.

Под оперативностью в бухгалтерском учете понимается способность своевременно выдавать информацию. Для того чтобы понятие своевременности объективно характеризовало качество учетного процесса, необходимо установить регламент решения учетных задач, т.е. сроки выдачи той или иной учетной информации.

Например, на АЗС даже непродолжительный сбой в поставках топлива обходится очень дорого. На основании известного объема остатков в резервуарах и планируемого потребления, которое рассчитывается с учетом данных за предыдущий трехнедельный период, в системе формируется задание на довоз топлива для каждой АЗС. Всего лишь час простоя на некоторых АЗС по причине несвоевременной поставки топлива может привести к потере выручки компании до 60 тыс. руб. Поэтому своевременность учетной информации характеризует качество ведения бухгалтерского учета с точки зрения выполнения учетным персоналом в установленные сроки задач по систематизации, обобщению и отображению учетной информации. Вместе с тем установленные сроки для получения той или иной учетной информации могут не удовлетворять управленческий персонал и не позволят ему оперативно принимать решения по устранению недостатков. А значит, понятие своевременности характеризует качество выполнения персоналом предприятия установленного учетного процесса.

Однако серьезная поддержка будет оказываться только тем информационным моделям, которые способствуют достижению стратегических конкурентных преимуществ.

В рамках деятельности по эксплуатации АЗС целью информатизации стало создание системы, с помощью которой будет возможно:

Информация о процессе "закупки-продажи" нефтепродуктов должна способствовать решению следующих задач:

Решение перечисленных задач позволит создать объемные показатели рыночных продаж, изменения розничных отпускных цен, что является важным инструментом в управлении продажами нефтепродуктов.

Такой инструмент, как мониторинг, может позволить удобно, наглядно и быстро обнаруживать определенные проблемы или вскрывать источники дополнительной прибыли в деятельности эксплуатирующих организаций. Мониторинг лучше проводить по стандартным "разрезам" информации - финансовому (объем продаж, измеренный через объем пролива, и оборачиваемость капитала), клиентскому, производственному и кадровому.

Можно представить проведение мониторинга на примере такого показателя, как оборачиваемость капитала. Общеизвестно, что запасов топлива на АЗС должно быть достаточное количество. Если топливо закончится - это прямые потери, но если на АЗС его избыток - это замороженный капитал.

Посредством мониторинга в информационной системе можно: контролировать запасы топлива на каждой АЗС, простои АЗС; поддерживать требуемый уровень детализации аналитических показателей для формирования внутренней отчетности на основе единого хранилища данных. Мониторинг, обеспеченный мощной информационной системой, позволит повысить эффективность принимаемых управленческих решений, влияющих на развитие бизнеса в сегменте торговли нефтепродуктами.

Литература

  1. Каплан Роберт С., Нортон Дейвид П. Стратегические карты. Трансформация нематериальных активов в материальные результаты. Пер. с англ. - М.: ЗАО "Олимп-Бизнес", 2005. - 512 с.
  2. Никитин А.В., Рачковская И.А., Савченко И.В. Управление предприятием (фирмой) с использованием информационных систем: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2007.
  3. Романов А.Н., Одинцов Б.Е. Информационные системы в экономике: Учебное пособие. - М.: Вузовский учебник, 2007. - 300 с.
  4. Росс Эшби У. Введение в кибернетику. Пер. с англ. Лахути Д.Г. / Под ред. В.А. Успенского. С предисловием Колмогорова А.Н. - М.: Изд-во Иностранной литературы, 1959. - 432 с.
  5. Уотерман Р.Х., Том Питерс. В поисках совершенства: уроки самых успешных компаний Америки. - М.: Изд-во "Вильямс", 2005. - 560 с.
  6. http://www.total.com/total-in-2005/en/index.htm.
  7. http://www.neftecentr.ru.

М.В.Комаров

Главный бухгалтер

ООО "Татнефть-АЗС Центр"