Мудрый Экономист

Специфика и роль распорядительных документов

"Отдел кадров бюджетного учреждения", 2010, N 8

В каждой организации ежедневно издается множество распорядительных документов. Однако не всегда сотрудники кадровых служб и секретари обращают внимание на особенности их составления. В настоящей статье рассмотрим различия документов данного вида, случаи их составления и порядок оформления.

Виды документов и их классификация

Необходимость упорядочения применяющихся в организациях документов разных видов и сокращения их количества привела к принятию Общероссийского классификатора управленческой документации ОК 011-93 <1>. К системе организационно-распорядительной документации относятся в том числе документы:

<1> Утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299 (ред. от 08.06.2009).

Обобщая назначение всех подобных документов, можно сказать, что организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц <2>.

<2> Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98, утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28 (пп. 38 п. 2.1).

В составе организационно-распорядительной документации можно выделить следующие основные группы документов:

  1. Организационные (уставы, положения, правила, инструкции, определяющие статус предприятия, его структурных подразделений и порядок их работы).
  2. Распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения).
  3. Информационно-справочные (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные и служебные записки и др.).
  4. Документы по личному составу (приказы по л/с, трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки формы N Т-2, лицевые счета по зарплате, личные дела).
  5. Коммерческие документы (коммерческие контракты (договоры)).
  6. Документы по обращениям граждан (предложения, заявления, жалобы и документы по их рассмотрению).

В настоящей статье подробно рассмотрим содержание и порядок оформления второй группы названных документов - распорядительных.

Сразу отметим, что состав реквизитов и порядок их размещения в документах определены ГОСТ Р 6.30-2003 <3>. Однако в нем не указано их назначение и отсутствуют определения данных терминов. Чтобы понять, с какой целью используется каждый из документов, обратимся к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 (далее - Рекомендации).

<3> Государственный стандарт "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003", принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Приказ, распоряжение, решение: есть ли различия?

Из п. 3.3.5.2 Рекомендаций можно сделать вывод, что приказ, как и распоряжение, является индивидуальным правовым актом, оформляющим решения персонального характера (кадровые приказы), решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы организации, рассчитанные на разовое выполнение. Решение отличается от приказа и распоряжения тем, что это документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов.

В нормативных документах различия между приказами и распоряжениями не делается. Нормативно это не урегулировано, но на практике сложился следующий подход к названным документам. Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием. Распоряжение - это также правовой акт, но издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов (вопросы информационно-методического характера, повседневной административной, производственно-хозяйственной деятельности, а также связанные с организацией исполнения приказов, инструкций, правил и др.). Руководствуясь указанным, можем рекомендовать:

Приказы предприятия делятся на две основные группы: приказы по основной деятельности (производственным вопросам) и приказы по личному составу (персоналу предприятия). Последние относятся к вопросам приема, увольнения, перевода работников.

Приказы по основной деятельности относятся:

Мы уделим внимание распоряжениям и приказам по основной деятельности предприятия, поскольку формы приказов по личному составу утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 и распространяются на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ.

Порядок подготовки и оформления приказов и распоряжений

Относительно порядка подготовки и оформления приказов (распоряжений) обратимся к Приложению 15 к Рекомендациям, адаптировав изложенную процедуру для организаций. Сразу отметим, что в зависимости от численности работников предприятия и в отсутствие рекомендаций по подготовке данных видов документов, изданных вышестоящими организациями, процедура, изложенная ниже, может быть упрощена. Однако в любом случае стоит прописать порядок подготовки и принятия приказов и распоряжений в локальном нормативном акте, например в правилах делопроизводства в организации.

Подготовка приказа (распоряжения) включает три стадии:

Итак, изданию приказов и распоряжений предшествует подготовка их проектов, которые готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя организации, его заместителя либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит подразделение государственной службы и кадров на основании соответствующих представлений. Контроль за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) осуществляет служба делопроизводства, а в отсутствие таковой - работник, ответственный за делопроизводство.

Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте даются поручения, а также руководителями службы делопроизводства и юридической службы. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей. Эти проекты печатаются на бланках приказа установленной формы и представляются на подпись (при необходимости - со справкой, содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован). Датой издания приказа является дата его подписания.

Приказы регистрируются в службе делопроизводства по порядку номеров в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения регистрируются отдельно.

Копии приказов (распоряжений) на бумажном носителе служба делопроизводства заверяет своей печатью и направляет адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу делопроизводства.

Приказы по основной деятельности предприятия, распоряжения и решения составляются по рекомендациям, установленным ГОСТ Р 6.30-2003, который содержит перечень реквизитов, необходимых для любого документа, и порядок их размещения. Руководствуясь указанным ГОСТом и Рекомендациями, расскажем о правилах оформления данных документов и приведем примеры.

Приказы и распоряжения оформляются на общем бланке предприятия или на бланке приказа (распоряжения), решения - на общем бланке предприятия. Данные документы должны иметь следующие реквизиты: наименование вида документа; дату; номер; заголовок к тексту; текст; подпись.

В решении, кроме того, должно быть указано наименование соответствующего коллегиального органа.

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру. Текст отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами и печатается шрифтом, сопоставимым с шрифтом Times New Roman размера N 14, через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Непосредственно текст приказа и распоряжения состоит, как правило, из двух частей: констатирующей (преамбула) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и др. Если приказ издается на основании другого документа, в констатирующей части указываются наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, даты, регистрационного номера и заголовка к тексту. Констатирующая часть может быть опущена, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении. В проектах приказов преамбула завершается словом "Приказываю", которое печатается в разрядку.

Распорядительная часть должна содержать поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения. Обратите внимание, что в приказе пишут "Приказываю", в распоряжении - "Предлагаю (обязываю)", в решении - "Решил (решили)". Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

Федеральное государственное унитарное предприятие "Атлас"

от 12.06.2010 N 7 г. Москва

Приказ о привлечении к работе в нерабочий праздничный день

В связи с аварией в цехе N 5 ФГУП "Атлас" и отключением от холодного и горячего водоснабжения данного цеха

Приказываю:

  1. Привлечь к работе в нерабочий праздничный день, 12.06.2010, с 9.00 до окончания ремонтных работ бригаду N 2 в составе:
  1. Бухгалтеру И.И. Сомовой в соответствии со ст. 153 ТК РФ произвести оплату работы в нерабочий праздничный день 12.06.2010 в двойном размере.

Основание: докладная записка начальника бригады N 4 от 04.11.2009 N 6 "Об аварии на водопроводе", заявления работников от 04.11.2009.

    Директор                       Рогов                       /В.Г. Рогов/
С приказом ознакомлены:
Слесарь аварийно-восстановительных
работ 6-го разряда Орлов 12.06.2010 /К.И. Орлов/
Слесарь аварийно-восстановительных
работ 4-го разряда Токов 12.06.2010 /Р.Г. Токов/
Слесарь аварийно-восстановительных
работ 2-го разряда Смирнов 12.06.2010 /О.Е. Смирнов/

Федеральное государственное унитарное предприятие "Атлас" Распоряжение

от 17.06.2010 N 15

О проведении служебного расследования

В связи с фактом утраты личного дела работника И.В. Иванова в службе управления персоналом

Предлагаю:

  1. Заместителю директора А.Б. Герасимову создать рабочую группу для проведения служебного расследования.
  2. Рабочей группе установить причины и виновных в утрате документов. О результатах работы доложить на диспетчерском совещании 21.06.2010.
  3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя директора П.И. Васнецова.

Директор Рогов /В.Г. Рогов/

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату и проставляются на обороте последнего листа приказа или на отдельном листе согласования (визирования). Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

Приказы (распоряжения) подписывает руководитель организации, а в его отсутствие - лицо, его замещающее. Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

Г.А.Соловьева

Эксперт журнала

"Отдел кадров

бюджетного учреждения"

Предоставление налоговых вычетов по НДФЛ работодателем
 
Нюансы предоставления отпуска без сохранения заработной платы