Мудрый Экономист

Ведение личных дел работников. На что следует обратить внимание?

"Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности", 2010, N 8

В любой организации для систематизации данных о работниках кадровики ведут личные карточки по форме Т-2 <1>. Кроме того, могут быть оформлены личные дела сотрудников. О том, обязательно ли вести личное дело, что входит в его состав, как оформляется, ведется и хранится личное дело, мы расскажем в нашей статье.

<1> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Обязательность ведения личного дела

В трудовом законодательстве, а также действующих инструкциях по делопроизводству понятие "личное дело" не раскрывается, хотя некоторыми законами установлена обязанность по его ведению. В частности, в силу ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" кадровая служба государственного органа должна вести личные дела государственных гражданских служащих. Причем порядок их ведения регламентирован Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" (далее - Положение). Также обязанность ведения личного дела установлена Федеральными законами от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации" и от 17.01.1992 N 2202-1 "О прокуратуре Российской Федерации".

Получается, что организации и учреждения, не относящиеся к государственной или муниципальной службе, не обязаны оформлять и вести личные дела и могут информацию о работниках систематизировать так, как удобно им. Но мы рекомендуем вести личные дела и иным бюджетным учреждениям, и вот почему.

Данные о работниках, которые систематизируются работодателем, являются персональными в силу Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ) и гл. 14 ТК РФ: персональные данные работника - информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (ст. 85 ТК РФ). К ним относятся имя, фамилия, дата рождения, адрес, а также имущественное положение, образование и доходы работника. Работодатель должен соблюдать установленные в отношении таких данных требования, в частности хранить их, при необходимости передавать, а также защищать от неправомерного использования или утраты за свой счет. В этих целях и ведутся личные дела.

Кроме этого, в силу Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" организации при ликвидации должны передать документы по личному составу на хранение в соответствующий архив. Поэтому оформленные надлежащим образом личные дела легче будет передать на архивное хранение.

Состав личного дела

Итак, как мы сказали выше, личное дело - это комплект документов, содержащих персональные данные работника. Для государственных служащих состав личного дела определен Положением. В частности, к нему приобщаются:

В других бюджетных организациях, не относящихся к государственной службе, кадровый работник самостоятельно формирует личное дело, руководствуясь указанным перечнем. Для этого заводится специальная папка (например, картонный скоросшиватель "Дело"), в которую подшиваются документы, касающиеся конкретного работника, в частности:

Оформляем личное дело

Для оформления личного дела рекомендуем пользоваться Положением, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" <2>, а также Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения <3> (далее - Перечень).

<2> Введен в действие Постановлением Госкомстата России от 03.03.2003 N 65-ст.
<3> Утвержден Росархивом 06.10.2000.

Лучше всего заводить личное дело после оформления трудовых отношений, то есть после подписания трудового договора и издания приказа о приеме на работу. Далее все документы, касающиеся работника, для обеспечения надлежащей сохранности и удобства в обращении с личным делом подшиваются и помещаются в отдельную папку.

При первичном оформлении личному делу присваивается учетный номер, заполняются соответствующие позиции на его лицевой обложке и корешке, в него вкладывается внутренняя опись.

Поскольку делом считается совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в одну обложку <4>, прежде всего нужно оформить его обложку. Для удобства использования и хранения заголовок дела необходимо перенести из номенклатуры дел. Приведем пример.

<4> ГОСТ 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28.
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ МЛПУ "Городской противотуберкулезный диспансер" ¦
¦ (наименование предприятия, организации, учреждения) ¦
¦ ---------------------------------+
¦ ¦Фонд N ¦
¦ ¦ -----------------------+
¦ ¦Опись N 2 л/с ¦
¦ ¦ -----------------------+
¦ ¦Дело N 2 ¦
¦ L--------------------------------+
¦ Личное дело N 26 ¦
¦ Пахомова Варвара Романовна ¦
¦ (фамилия, имя, отчество) ¦
¦ --------------------------¬ ¦
¦ ¦Фонд N ¦ Дата начала: 22.10.2005 ¦
¦ ¦ ----------------+ ¦
¦ ¦Опись N 2 л/с ¦ Дата окончания: 11.05.2010 ¦
¦ ¦ ----------------+ ¦
¦ ¦Дело N 2 ¦ На 69 листах ¦
¦ L-------------------------- ¦
¦ Хранить 75 лет ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Датами начала и окончания личного дела практически всегда являются даты приказов о приеме на работу и увольнении работника.

Кроме обложки, нужно оформить внутреннюю опись документов и лист-заверитель, а также пронумеровать листы.

Отдельно скажем про внутреннюю опись, которая представляет собой перечень документов, помещенных в личное дело. Она содержит информацию о номерах страниц личного дела, на которых расположен конкретный документ, и помогает быстро его найти. Опись подшивается сразу при заведении личного дела и заполняется по мере поступления документов в течение трудовой деятельности работника. В нее необходимо вносить наименования помещаемых в личное дело документов, количество листов, дату изъятия документа из дела с указанием лица, изъявшего документ. В случае временного изъятия документа вместо него вкладывается лист-заменитель. Изъятие документов из личного дела производится только с разрешения руководителя кадрового отдела. Внутренняя опись подписывается составившим ее лицом с указанием даты составления. Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно.

Приведем пример оформления внутренней описи личного дела.

-------------------------------------------------------------------------------¬
¦ Опись документов личного дела ¦
¦ Тропининой Анны Петровны ¦
¦ ---------------------------------- ¦
¦ (фамилия, имя, отчество работника) ¦
¦----T-------------T----------T----------T-------------T------T----------------+
¦¦ N ¦ Наименование¦Количество¦ Дата ¦ Кому выдан ¦Номера¦ ¦
¦¦п/п¦ документа ¦ листов ¦ выдачи ¦ документ ¦листов¦ Примечание ¦
¦¦ ¦ ¦ ¦ документа¦ ¦ дела ¦ ¦
¦+---+-------------+----------+----------+-------------+------+----------------+
¦¦ ¦Заявление ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦¦1 ¦о приеме ¦1 ¦ ¦ ¦1 - 2 ¦ ¦
¦¦ ¦на работу ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦+---+-------------+----------+----------+-------------+------+----------------+
¦¦ ¦Копия ¦ ¦ ¦Петрова А.И.,¦ ¦Вернула ¦
¦¦2 ¦диплома об ¦2 ¦06.07.2010¦старшая ¦3 - 5 ¦12.07.2010 ¦
¦¦ ¦образовании ¦ ¦ ¦медсестра ¦ ¦ ¦
¦+---+-------------+----------+----------+-------------+------+----------------+
¦¦ ¦Копия ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦¦ ¦свидетельства¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦¦3 ¦обязательного¦1 ¦ ¦ ¦6 ¦N 325-425-963-52¦
¦¦ ¦пенсионного ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦¦ ¦страхования ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦+---+-------------+----------+----------+-------------+------+----------------+
¦¦4 ¦Трудовой ¦5 ¦ ¦ ¦7 - 11¦от 22.06.2010 ¦
¦¦ ¦договор ¦ ¦ ¦ ¦ ¦N 23-06 ¦
¦+---+-------------+----------+----------+-------------+------+----------------+
¦¦ ¦Приказ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦от 22.06.2010 ¦
¦¦5 ¦о приеме ¦1 ¦ ¦ ¦12 ¦N 6-к ¦
¦¦ ¦на работу ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦+---+-------------+----------+----------+-------------+------+----------------+
¦¦...¦... ¦... ¦... ¦... ¦... ¦... ¦
¦L---+-------------+----------+----------+-------------+------+----------------+
¦ Специалист отдела кадров Морозова /Н.В. Морозова/¦
L-------------------------------------------------------------------------------

Не рекомендуем включать в личные дела документы, имеющие временный срок хранения - до 10 лет (например, справки о составе семьи, о состоянии здоровья и пр.). Срок хранения документа поможет определить Перечень.

Согласно п. 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) личное дело формируется в течение всего периода работы данного лица в организации.

После увольнения работника дело закрывается, оформляется лист-заверитель и личное дело прошивается. Важно не забыть оформить лист-заверитель, так как он показывает количество листов в деле и изменения в составе и состоянии дела (повреждения документов, присоединение новых документов). Заверительная надпись составляется на отдельном листе и подписывается работником кадровой службы.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ 39 ¦
¦ Лист-заверитель дела N -- ¦
¦ ¦
¦ 102 (сто два) ¦
¦ В деле прошито и пронумеровано ------------- листов, ¦
¦ в том числе: ¦
¦ 10а, 29а, 57б ¦
¦ литерные номера листов ------------- ¦
¦ пропущенные номера листов __________ ¦
¦ 3 (три) ¦
¦ + листов внутренней описи ------- ¦
¦ -------------------------------------------------------T--------------¬ ¦
¦ ¦Особенности физического состояния и формирования дела ¦Номера листов ¦ ¦
¦ +------------------------------------------------------+--------------+ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ L------------------------------------------------------+--------------- ¦
¦ Специалист отдела кадров Морозова /Н.В. Морозова/¦
¦ 20.05.2010 ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором урегулировать вопросы ведения, оформления и хранения личных дел. В таком документе можно предусмотреть упрощенный порядок ведения личных дел (например, не прошивать листы и не составлять опись).

Кадровики часто задают вопрос: можно ли ознакомить работника с его личным делом? Не только можно, но и нужно. В соответствии с Законом N 152-ФЗ работник, как субъект персональных данных, обладает определенными правами на защиту своих данных, имеющихся у работодателя. Статья 89 ТК РФ конкретизирует такие права работника. В частности, работник имеет право на полную информацию о его персональных данных и обработке этих данных, на свободный бесплатный доступ к своим данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.

На основании п. 3 ст. 14 Закона N 152-ФЗ доступ к своим персональным данным предоставляется работнику при обращении либо при получении запроса работника или его законного представителя. А ст. 20 Закона N 152-ФЗ обязывает работодателя, как оператора персональных данных, при обращении либо при получении запроса работника сообщить ему информацию о наличии персональных данных, а также предоставить возможность ознакомления с ними при обращении работника либо в течение десяти рабочих дней с даты получения его запроса.

Исходя из анализа законодательных актов работник имеет право в любое время ознакомиться со своим личным делом, а работодатель не вправе ему отказать в этом, за исключением случаев, когда:

В этих случаях отказ в предоставлении информации должен быть мотивирован и выдан работнику в письменном виде в срок, не превышающий семи рабочих дней со дня обращения или даты получения запроса (ст. 20 Закона N 152-ФЗ).

Порядок передачи личных дел в архив

Личные дела работников должны храниться в отделе кадров. А вот после увольнения личное дело нужно подготовить к передаче в архив. Для этого несколько личных дел объединяются и помещаются в одну обложку путем их сшивания, при этом их объем не должен превышать 250 листов (том).

Материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) располагаются в алфавитном порядке (пофамильно), при этом материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, отделяются друг от друга чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего лица, трудовые отношения с которым прекращены.

Каждое объединенное дело (том) сопровождается внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы (сведения). Опись документов можно готовить на компьютере, а дата и подпись ставятся вручную. В конец дела подшивается лист-заверитель дела.

Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Согласно п. 337 Перечня личные дела сотрудников должны храниться 75 лет, а личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов фирмы, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, - постоянно.

Ответственность за ведение личных дел

Напомним, что вся информация, хранящаяся в личном деле, относится к категории персональных данных, работодатели должны соблюдать нормы и требования Закона N 152-ФЗ и гл. 14 ТК РФ. Поскольку на работодателя возлагается обязанность по защите персональных данных, рекомендуем оборудовать офис отдела кадров таким образом, чтобы исключить возможность хищения и утраты личных дел (например, приобрести несгораемые шкафы). Помните, что лица, уполномоченные на ведение и хранение личных дел работников, могут привлекаться к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения этих дел.

Например, в случае разглашения сведений, составляющих государственную и иную тайну, или служебной информации, ставшей известной гражданскому служащему в связи с исполнением им должностных обязанностей, в том числе персональных данных, он может быть уволен с гражданской службы (п. 3 ч. 1 ст. 37 и п. 5 ч. 1 ст. 57 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ).

Административным законодательством также предусмотрены санкции за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных). В частности, ст. 13.11 КоАП РФ предусмотрен штраф в размере от 5000 до 10 000 руб. для организации, от 500 до 1000 руб. для должностного лица.

В соответствии со ст. 13.14 КоАП РФ разглашение информации с ограниченным доступом лицом, получившим доступ к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей, влечет наложение на должностное лицо административного штрафа в размере от 4000 до 5000 руб.

К гражданским служащим могут быть применены нормы уголовного законодательства. Например, если установлена вина гражданского служащего в разглашении персональных данных, относящихся к сведениям, составляющим государственную тайну, то в соответствии со ст. 283 УК РФ его могут наказать арестом на срок от 4 до 6 месяцев либо лишением свободы на срок до 4 лет с лишением права занимать определенную должность или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового. Совершение того же деяния, но повлекшего по неосторожности тяжкие последствия, наказывается лишением свободы на срок от 3 до 7 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет.

Незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо оглашение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации в силу ст. 137 УК РФ наказываются штрафом в размере от 20 000 до 50 000 руб. или в размере заработной платы осужденного за период от 2 до 5 месяцев, либо обязательными работами на срок от 120 до 180 ч, либо исправительными работами на срок до 1 года, либо арестом на срок до 4 месяцев, если эти деяния совершены из корыстной или иной личной заинтересованности и причинили вред правам и законным интересам граждан.

Те же деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, наказываются штрафом в размере от 50 000 до 80 000 руб. либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 4 до 6 месяцев.

Т.Шадрина

Эксперт журнала

"Бюджетные учреждения: ревизии

и проверки финансово-хозяйственной

деятельности"

Отражение принятия бюджетных обязательств по заработной плате в отчете (ф. 0503128)
 
О нарушении, совершенном под давлением органов муниципальной власти