Мудрый Экономист

Дубликат трудовой книжки: как избежать ошибок

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2009, N 12

Несмотря на введение персонифицированного учета <1>, вызвавшего разговоры о том, что трудовая книжка больше не нужна и "доживает" буквально последние дни, она по-прежнему остается основным документом, в соответствии с которым органы Пенсионного фонда назначают сотруднику положенную пенсию. Именно это обстоятельство обязывает работников кадровых служб внимательно и аккуратно относиться к заполнению трудовых книжек, при этом строго соблюдая действующие нормы трудового законодательства <2>.

<1> Индивидуальный (персонифицированный) учет в системе обязательного пенсионного страхования введен Федеральным законом от 01.04.1996 N 27-ФЗ.
<2> Имеется в виду ТК РФ; Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, далее - Правила); Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Минтрудом России 10.10.2003 N 69, далее - Инструкция).

А между тем на практике дела обстоят не так хорошо, как хотелось бы. Порой при заполнении трудовых книжек кадровики допускают досадные ошибки и промахи, которые впоследствии могут доставить работнику (в частности, при обращении за начислением пенсии) массу хлопот. Например, делают исправления на титульном листе трудовой книжки (что в принципе недопустимо!), вносят записи об увольнении, не соответствующие формулировкам Трудового кодекса, для заверения "увольнительного блока" используют не пригодную для этого печать <3>. Дубликаты утраченных трудовых книжек заполняют с нарушением требований, установленных в Правилах и Инструкции.

<3> В п. 35 Правил теперь сказано о том, что при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются печатью работодателя. А в прежней редакции говорилось о том, что эти записи заверяются печатью организации (отдела кадров). Изменение было внесено в связи с тем, что с принятием поправок в Трудовой кодекс (Федеральный закон от 30.06.2006 N 90-ФЗ) не только организации, но и индивидуальные предприниматели должны вести трудовые книжки на работников, проработавших у них свыше пяти дней. Получается, что, если строго следовать норме права, теперь заверять записи в трудовой книжке можно только основной печатью работодателя (а не структурного подразделения), то есть той печатью, образец которой фигурирует при оформлении банковской карточки.

Ситуация

Николай К., инженер по технике безопасности ООО "Станколит", уволился из организации в декабре 2003 г. В последний день работы, как и положено по закону <4>, получил трудовую книжку. Однако впоследствии документ потерял. На новом месте работы в ООО "Прогресс" кадровик выдал ему чистый бланк трудовой книжки и дал поручение объехать все организации, в которых Николай когда-либо работал, чтобы отразить на "бумаге" сведения о трудовом стаже. Мужчина так и сделал. Все последующие записи о его трудовой деятельности вносились именно в эту "обновленную" трудовую книжку. О том, что с его документом что-то не так, Николай узнал только спустя почти шесть лет (а именно - в ноябре 2009 г.), когда оформлял туристическую визу для поездки в Италию. Трудовая книжка работника (Николай представил в ОВИР заверенную ксерокопию документа) вызвала у сотрудницы визового отдела законный интерес. Дело в том, что первая запись о работе была датирована в ней октябрем 1997 г., тогда как сам бланк был новым (судя по его серии) и отпечатан в ноябре 2004 г. <5>. В оформлении документов для получения визы на этот раз Николаю было отказано, однако предъявлять какие-либо претензии к кадровику, подсказавшему, как можно восстановить утраченный документ, работник не стал. Тем более что утраченная книжка все же нашлась: она все эти годы пылилась в книжном шкафу среди стопок старых журналов. После неудачной попытки оформить визу Николай принес найденную трудовую книжку в кадровую службу ОАО "Полет", где работал в то время в должности главного инженера.

<4> Часть 4 ст. 84.1 ТК РФ.
<5> Новый образец трудовой книжки был утвержден Приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н.

Итак, у сотрудника оказались две трудовые книжки, чего в принципе быть не должно. Какому из документов кадровый специалист ОАО "Полет" должен отдать предпочтение? Давайте рассуждать.

Решаем проблему

От так называемого "дубликата", который был выдан Николаю взамен утраченной книжки, следует отказаться сразу. Дело в том, что при оформлении этого документа были допущены серьезные нарушения действующих Правил и Инструкции, что делает его, по сути, достаточно уязвимым документом. Во-первых, "дубликат" был оформлен не тем работодателем, каким полагалось бы по закону, а во-вторых, записи о трудовом стаже сотрудника были внесены в него неправильно. О том, как следует оформить дубликат, мы расскажем чуть позже.

Тогда, может быть, все имеющиеся там записи перенести во вновь обретенную трудовую книжку? Это ведь не противоречит действующему законодательству? Да, не противоречит, хотя, как вы понимаете, не совсем корректно вносить в документ какие-либо записи, что называется, "задним числом". Однако если закрыть глаза на последнее обстоятельство, возможно, так и следовало бы поступить. Если бы не одно "но". Дело в том, что одна из организаций, в которой когда-то работал Николай по так называемому "дубликату", была впоследствии реорганизована. То есть получила новое наименование и, естественно, новую печать. Это делало невозможным внесение в трудовую книжку каких-либо записей "задним числом".

Итак, получается, что ни одна из трудовых книжек Николая не пригодна для дальнейшего использования. Что делать? Может быть, просто завести новую трудовую книжку (то есть оформить ее именно как трудовую книжку, а не как дубликат)? Ведь в ст. 65 ТК РФ сказано, что в случае отсутствия у лица трудовой книжки (в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине) работодатель обязан по письменному заявлению этого лица оформить новую трудовую книжку. Однако и этот вариант не подходит. Так как распространяется лишь на ситуации, когда сотрудник только оформляется на работу. А в нашем случае Николай уже не первый день трудился в организации. Кроме того, при оформлении новой трудовой книжки "потерялся бы" весь предыдущий трудовой стаж работника, ведь, в отличие от дубликата, сведения о прошлых местах работы в оригинал документа не вносятся.

И все же с помощью корпоративного юриста выход был найден: взамен двух непригодных документов (найденной трудовой книжки и так называемого "дубликата") нужно оформить настоящий дубликат трудовой книжки. Давайте посмотрим, как следует оформить дубликат трудовой книжки.

О дубликате

В п. 31 Правил сказано, что дубликат трудовой книжки оформляется по последнему месту работы сотрудника. То есть подготовить документ, фиксирующий трудовой стаж Николая, должен в данном случае инспектор отдела кадров ОАО "Полет".

Что для этого он должен сделать?

Вначале следует взять чистый бланк трудовой книжки и на лицевой стороне в правом верхнем углу написать "Дубликат". Затем оформить титульный лист по правилам, предусмотренным для заполнения титульного листа трудовой книжки. Важно помнить, что вносимые данные должны отражать информацию о работнике на день оформления дубликата!

Затем в раздел "Сведения о работе" следует внести запись об общем (непрерывном трудовом стаже) работника до поступления в данную организацию и подтвердить это ссылкой на соответствующие документы (справки, копии приказа). При этом общий стаж записать суммарно (общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки).

После этого общий (непрерывный трудовой стаж) записать по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 - дату приема на работу; в графе 3 - наименование работодателя, а также структурное подразделение и должность, на которую был принят работник. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу у того же работодателя, то об этом также сделать соответствующую запись. Затем в графе 2 указать дату увольнения, а в графе 3 - причину увольнения.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения. В графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате (например, номер приказа или справки) (п. 7 Инструкции).

Как должен выглядеть правильно оформленный дубликат трудовой книжки, см. пример 1.

Пример 1.

                        Сведения о работе             ТК N 8604301
  N   
записи
     Дата       
 Сведения о приеме на  
работу, переводе на
другую постоянную
работу, квалификации,
увольнении (с указанием
причин и ссылкой на
статью, пункт закона)
  Наименование, 
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена
запись
число
месяц
 год
  1   
       2        
            3          
        4       
Общий трудовой стаж -  
15 лет 7 месяцев и     
3 дня,                 
непрерывный трудовой   
стаж - 12 лет 4 месяца 
2 дня                  
<...> <1>
Общество с ограниченной
    ответственностью   
      "Станколит"      
    ООО "Станколит"    
   1  
  07 
  10 
1997
Принят                 
Приказ          
в производственный     
от 07.10.1997   
отдел на должность     
N 21-к          
инженера по технике    
безопасности           
   2  
  05 
  12 
2003
Уволен по собственному 
Приказ          
желанию, пункт 3
от 05.12.2003   
статьи 77 Трудового    
N 33-к          
кодекса Российской     
Федерации              
Общество с ограниченной
    ответственностью   
       "Прогресс"      
     ООО "Прогресс"    
   3  
  12 
  01 
2004
Принят в               
Приказ          
административно-       
от 12.01.2004   
хозяйственный отдел    
N 2-к           
инженером по технике   
безопасности           
   4  
  04 
  10 
2008
Уволен по собственному 
Приказ          
желанию, пункт 3
от 04.10.2008   
статьи 77 Трудового    
N 84-к          
кодекса Российской     
Федерации              
  Открытое акционерное 
    общество "Полет"   
      ОАО "Полет"      
      ОАО "Полет"      
   5  
  05 
  10 
2008
Принят в сборочный     
Приказ          
отдел на должность     
от 05.10.2008   
главного инженера      
N 73-к          
<1> Записи о предыдущих местах работы вносятся в том же порядке, что и указанные ниже.

Итак, дубликат трудовой книжки оформлен. Этот документ успешно заменит собой оригинал и вполне устроит органы Пенсионного фонда в качестве легитимного носителя информации о трудовой деятельности работника.

Личный опыт. Анна Щетинина, начальник службы персонала ГК "Дон Консультант":

Из-за специфики деятельности долго искали системного администратора, а когда нашли, оказалось, что у него потеряна трудовая книжка. Как и положено, мы предложили ему оформить книжку на последнем месте работы, но его последнее место работы - это служба в Вооруженных силах РФ. В данном ведомстве трудовые книжки не ведут, но период службы должен быть отражен в трудовой. Эту запись должен вносить работодатель, который принимает на работу сотрудника после службы в армии, согласно пп. "а" п. 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек в соответствии с п. 1 ст. 2 Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе". Однако до службы в армии сотрудник имел трудовой стаж, правда, только в одной организации, но, во-первых, находилась она в другой местности, а во-вторых, закрылась. Стаж работы у специалиста в этой структуре был продолжительным - около пяти лет, поэтому он настаивал на его учете. Правопреемника у данной организации и вышестоящей организации не было, поэтому согласно п. 9.7.2 Основных правил работы архивов организаций документы по личному составу ликвидированной организации должны были быть переданы на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии - в государственный архив.

Мы решили выдать дубликат трудовой книжки. Наша организация сделала запрос в госархив того города, в котором находилась ликвидировавшаяся организация.

В ответ на свой запрос мы получили выписки из приказов о приеме, перемещении (сотрудника не раз повышали в должности) и увольнении, после чего все полученные сведения внесли в трудовую книжку. Запись в трудовую книжку о службе сделали на основании военного билета.

Н.Сергеева

Начальник юридического отдела

ЗАО "Дормашинвест"