Мудрый Экономист

Учет и оплата сверхурочной работы

"Зарплата", 2009, N 12

Продолжаем разговор о сверхурочной работе. В статье речь пойдет о том, как организовать учет сверхурочных часов, определить их структуру и оплачивать работу за пределами установленной продолжительности рабочего времени.

Согласно ч. 7 ст. 99 Трудового кодекса работодатель обязан обеспечить точный учет продолжительности сверхурочной работы каждого работника.

Цель учета сверхурочной работы

В числе прочих гарантий <1> работникам, привлекаемым к сверхурочной работе, трудовым законодательством устанавливается:

<1> Полный перечень гарантий работникам, привлекаемым к сверхурочной работе, приведен в статье "Оформляем сверхурочную работу" ("Зарплата", 2009, N 11).
Обратите внимание: повышенные коэффициенты применяются к часовой тарифной ставке, часовой части оклада, а не к среднему заработку за час, если иное не установлено коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором.

Следовательно, учет сверхурочной работы должен обеспечивать работодателя информацией о ее количестве и о том, сколько часов сверхурочной работы относится к первым двум, а сколько - к последующим.

Порядок подсчета общего количества сверхурочной работы и разделения сверхурочных часов на первые два и последующие зависит от способа учета рабочего времени - поденный или суммированный.

Сверхурочные часы при поденном учете рабочего времени

При поденном учете рабочего времени количество часов сверхурочной работы определяется ежедневно. Те часы, которые отработаны сверх продолжительности смены (в том числе и сокращенной), установленной для работника, являются сверхурочными (ч. 1 ст. 99 ТК РФ). Первые два часа сверхурочной работы выделяются за каждый день, когда была сверхурочная работа. При этом не имеет значения, отработал сотрудник весь календарный период (месяц, год) или у него были дни неявки в связи с временной нетрудоспособностью, отпуском, по другим причинам.

Пример 1. Н.Н. Пыхтин работает в ООО "Данте" курьером в режиме неполного рабочего времени 3 рабочих часа в день (с 15.00 до 18.00) четыре дня в неделю с выходными по вторникам, субботам и воскресеньям. В ноябре 2009 г. по графику он должен был отработать 48 часов.

В ноябре, 2-го и 5-го, работодатель вызывал Н.Н. Пыхтина на работу до начала рабочего времени, установленного графиком. 2 ноября курьер трудился с 12.00 до 18.00, 5 ноября - с 11.00 до 18.00.

С 6 по 19 ноября он болел. Фактически за ноябрь сотрудник отработал 32 часа. Положена ли Н.Н. Пыхтину доплата за сверхурочную работу в ноябре 2009 г.? Если да, то сколько часов относятся к первым двум, а сколько к последующим?

Решение. Доплата за сверхурочную работу положена, так как 2 ноября Н.Н. Пыхтин сверхурочно отработал 3 часа, а 5 ноября - 4 часа. Всего за месяц 7 часов. Из них к первым двум относятся 4 часа (2 ч + 2 ч), к последующим - 3 часа (1 ч + 2 ч).

Сверхурочные часы при суммированном учете рабочего времени Общее количество сверхурочных часов

При суммированном учете сверхурочными являются часы, отработанные сверх нормативного числа рабочих часов за учетный период (ч. 1 ст. 99 ТК РФ). Учетным периодом может быть месяц, квартал или год.

Общее количество сверхурочных часов можно определить только по окончании учетного периода. Для этого необходимо сравнить количество фактически отработанных часов и норму рабочего времени за этот период. Разница составит количество часов сверхурочной работы.

При этом норма рабочих часов уменьшается на часы смен, не отработанных по уважительным причинам - в связи с временной нетрудоспособностью, отпуском, увольнением и т.п.

Ежедневная переработка более восьми рабочих часов (при сокращенном рабочем дне - более шести, четырех и т.п.) работа не рассматривается как сверхурочная.

Пример 2. Работнику ООО "Беата" М.М. Флоренскому установлен суммированный учет рабочего времени с учетным периодом - месяц. Продолжительность ежедневной смены варьируется. Она может составлять 4, 8 или 12 рабочих часов.

В октябре 2009 г. М.М. Флоренский должен был отработать 176 часов. С 5 по 12 октября работник в составе избирательной комиссии участвовал в организации и проведении местных выборов. На этот период выпали три его рабочие смены: две 8-часовых и одна 12-часовая.

14 октября 2009 г. после окончания 8-часовой смены, установленной графиком, его на 4 часа привлекли к работе вместо внезапно заболевшего сменщика. Аналогичная ситуация повторилась и 26 октября.

Фактически за октябрь было отработано 156 часов.

Сколько сверхурочных часов М.М. Флоренский отработал в октябре 2009 г.?

Решение. На первый взгляд задание сформулировано некорректно. Ведь графиком работнику предписано отработать 176 часов, а фактически он отработал только 156, то есть не выполнил норму. Но это неверно. В нашем случае для сравнения нормативного и фактического количества рабочих часов за учетный период следует скорректировать норматив. В связи с пропуском трех смен по уважительной причине нормативное количество рабочих часов в октябре 2009 г. составило 148 часов (176 ч - 8 ч - 8 ч - 12 ч). Следовательно, за учетный период М.М. Флоренский отработал сверхурочно 8 часов (156 ч - 148 ч).

Разделение сверхурочных часов на первые два часа и последующие

В ст. 152 Трудового кодекса не прописан порядок разделения сверхурочных часов на первые два и последующие при суммированном учете рабочего времени. Но исходя из разъяснений специалистов (Письмо Минздравсоцразвития России от 31.08.2009 N 22-2-3363), можно сделать вывод, что в данном случае отнесение сверхурочных часов к первым двум осуществляется однократно. После того как определено общее количество сверхурочных часов за учетный период, из него выделяют два первых часа. Все остальные часы сверхурочной работы относятся к последующим.

По итогам одного учетного периода первые два часа сверхурочной работы учитываются один раз в отличие от поденного учета рабочего времени, при котором первые два часа могут регистрироваться за каждый день, когда была сверхурочная работа. Для наглядности сравним результаты вычислений примеров 1 и 2 в таблице на с. 93.

Таблица

N п/п
                Показатели                
  Способ учета рабочего 
времени
 поденный 
(пример 1)
суммированный
(пример 2)
  1  
Количество сверхурочных часов переработки 
за месяц
     7    
      8      
  2  
Количество дней, когда сотрудник работал  
дольше, чем установлено графиком
     2    
      2      
  3  
Количество первых двух часов сверхурочной 
работы за месяц
     4    
      2      
  4  
Количество последующих часов сверхурочной 
работы за месяц
     3    
      6      

Переработка в праздник

Предусмотренная графиком работа в праздничные дни входит в месячную норму рабочего времени. Иногда работнику приходится задерживаться и после праздничной смены. В этом случае дополнительные часы, отработанные в праздник, превышают месячную норму рабочего времени. Оплата всего времени работы в праздничные дни производится по нормам ст. 153 Трудового кодекса.

Определяя количество сверхурочных часов, подлежащих повышенной оплате в соответствии с нормой ст. 152 ТК РФ, количество часов, отработанных в праздничные дни сверх нормы рабочего времени, учитывать не следует <2>, поскольку они оплачиваются в двойном размере по другому основанию. В Решении Верховного Суда РФ от 30.11.2005 N ГКПИ05-1341 говорится, что правовая природа сверхурочной работы и работы в выходные и нерабочие праздничные дни едина, оплата в повышенном размере одновременно как на основании ст. 152 ТК РФ, так и ст. 153 ТК РФ будет являться необоснованной и чрезмерной. То есть при отнесении часов переработки к той или иной категории рабочего времени в первую очередь следует установить, не относятся ли они к нерабочим праздничным. И лишь в том случае, если не относятся, классифицировать их как сверхурочные.

<2> Это справедливо и для суммированного, и для поденного учета рабочего времени. Если часы переработки приходятся на нерабочий праздничный день, они оплачиваются по правилам ст. 153 Трудового кодекса и не относятся к категории сверхурочных.

Пример 3. Работнице ООО "Контент" А.И. Коростылевой установлен суммированный учет рабочего времени с учетным периодом - месяц. В ноябре 2009 г. по графику она должна была отработать 159 часов. Одна смена продолжительностью 12 часов выпала на нерабочий праздничный день - 4 ноября. По ее окончании сотрудница осталась для замены сменщика и отработала еще 4 часа. По завершении смены 23 ноября работнице пришлось задержаться на 3 часа. Всего за ноябрь ею отработано 166 часов. Необходимо определить структуру рабочего времени за ноябрь для начисления оплаты в соответствии с трудовым законодательством.

Решение. Сравнивая фактически отработанное время и норматив, видим, что переработка составляет 7 часов (166 ч - 159 ч). Но нам известно, что 4 часа из 7 сверхнормативных работница трудилась в нерабочий праздничный день, следовательно, они будут оплачены в двойном размере в соответствии со ст. 153 ТК РФ. А 3 часа сверх нормы выпали на обычный рабочий день. Их следует оплатить по правилам ст. 152 Трудового кодекса. Таким образом, из 166 часов, отработанных в ноябре:

Сверхурочная работа в ночное время

В целях применения трудового законодательства ночным считается время с 22.00 до 6.00 (ч. 1 ст. 96 ТК РФ). Частью 1 ст. 154 Трудового кодекса предусмотрена повышенная оплата за труд в ночное время. Постановлением Правительства РФ от 22.07.2008 N 554 установлен минимальный размер ее повышения. Он составляет 20% часовой тарифной ставки (оклада, рассчитанного за час работы) за каждый час работы в ночное время. Как сказано в ч. 3 ст. 154 Трудового кодекса, конкретные размеры повышения оплаты труда за работу в ночное время устанавливаются коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, и трудовым договором.

Если сверхурочные работы проводятся в ночное время, при их оплате учитываются оба обстоятельства: превышение норматива продолжительности работы и ночное время суток. Поэтому учитывать сверхурочные часы вместо ночных (и наоборот) не следует.

Пример 4. Д.А. Бульба работает в ООО "Погребок" 5 дней в неделю с понедельника по пятницу с 14.00 до 23.00 с перерывом на обед 1 час. За октябрь 2009 г. Д.А. Бульба должна была отработать по установленному графику 176 рабочих часов. Фактически за этот период ею было отработано 179 часов, поскольку 24 октября ей пришлось задержаться на 3 часа. Ставка работницы - 100 руб. в час.

Необходимо определить структуру рабочего времени за октябрь, выделив количество ночных и сверхурочных часов, подлежащих повышенной оплате в соответствии со ст. ст. 152 и 154 ТК РФ - и сумму заработной платы за октябрь 2009 г.

Решение. Начнем с ночных часов.

Ежедневно на ночное время приходится 1 час работы сотрудницы. Всего в октябре по графику 22 ночных часа (1 ч x 22 раб. дн.).

К общей сумме ночных часов добавим 3 ночных часа, отработанные 24 (25) октября с 23.00 до 2.00. Всего в октябре работница отработала 25 ночных часов (22 ч + 3 ч).

Теперь определим количество и структуру сверхурочных часов за октябрь. В данном случае применяется поденный учет рабочего времени. Сверхурочными будут 3 часа. При этом к первым двум относятся 2 часа, а к последующим - 1 час.

Рассчитаем размер заработной платы за октябрь.

За отработанные по графику 176 рабочих часов в соответствии со ставкой 100 руб. в час работнице будет начислено 17 600 руб. (100 руб. x 176 ч).

За работу в ночное время она получит доплату 500 руб. (100 руб. x 25 ч x 20%). За сверхурочную работу доплата составит 500 руб. (100 руб. x 2 ч x 1,5 + 100 руб. x 1 ч x 2).

Всего сумма заработной платы за октябрь равна 18 600 руб. (17 600 руб. + 500 руб. + 500 руб.).

Табель учета рабочего времени

Основным документом по учету времени работы является табель учета рабочего времени. Его формы N N Т-12 и Т-13 утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Для отражения продолжительности сверхурочной работы в табеле предусмотрены буквенный код С или числовой код 04.

Поскольку при суммированном учете переработка выявляется по окончании учетного периода, в момент ежесменного проставления отметок в табель коды С и 04 не применяются. Например, часы, отработанные А.И. Коростылевой (см. пример 3) 4 ноября в табеле будут обозначены буквенным кодом РВ или числовым 03, а все рабочие часы 23 ноября - кодом Я или 01.

Фрагмент табеля, отражающего привлечение к сверхурочной работе при поденном учете рабочего времени, смотрите на с. 97.

Унифицированная форма N Т-13

                                                         ----------¬
¦ Код ¦
+---------+
Форма по ОКУД ¦ 0301008 ¦
Общество с ограниченной ответственностью "Аврал" +---------+
------------------------------------------------ по ОКПО ¦400620011¦
наименование организации +---------+
служба регистрации происшествий ¦ ¦
---------------------------------------------------------L----------
структурное подразделение
----------T-----------¬ ----------------------¬
¦ Номер ¦ Дата ¦ ¦ Отчетный период ¦
¦документа¦составления¦ +----------T----------+
¦ ¦ ¦ ¦ с ¦ по ¦
+---------+-----------+ +----------+----------+
¦ 11 ¦ 30.11.2009¦ ¦01.11.2009¦30.11.2009¦
ТАБЕЛЬ L---------+------------ L----------+-----------
УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
Номер
по
по-
рядку
    Фамилия,   
инициалы,
должность
(специальность,
профессия)
Та-    
бельный
номер
  Отметки о явках и неявках на работу по числам 
месяца
Отработано за
  Данные для начисления заработной платы 
по видам и направлениям затрат
   Неявки по причинам   
 1 
2 
3 
4 
5 
6 
7 
8 
9 
10
11
12
13
14
15
 Х
полови-
ну ме-
сяца
(I, II)
месяц
             код вида оплаты             
 код 
  дни  
(часы)
код
 дни  
(часы)
          корреспондирующий счет         
 16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
     дни     
  код 
вида
оплаты
коррес-
понди-
рующий
счет
  дни 
(часы)
код 
вида
оп-
латы
коррес-
понди-
рующий
счет
  дни 
(часы)
     часы    
  1  
       2       
   3   
                       4                        
   5   
  6  
   7  
   8   
   9  
  7 
   8   
   9  
 10  
  11   
12 
  13  
  1  
Горидзе Н.Г.,  
старший
диспетчер
  3244 
 в 
 я
 я
 в
 я
 я
 в
 в
 я
 я
 я
 я
 я
 в
 в
 Х
    9  
  20 
поврем
   20  
  159 
 х 
 8
 7
 х
 8
 8
 х
 х
 8
 8
 8
 8
 8
 х
 х
 Х
   71  
 сверх
   20  
    4 
я/с
 я
 я
 я
 я
 в
 в
 я
 я
 я
 я
 я
 в
 в
 я
 Х
   11  
 163 
8/4
 8
 8
 8
 8
 х
 х
 8
 8
 8
 8
 8
 х
 х
 8
 Х
   92  
  2  
Благова Ю.Е.,  
диспетчер
  3318 
 в 
 я
 я
 в
 я
 я
 в
 в
 я
 я
 я
 я
 я
 в
 в
 Х
    9  
  20 
поврем
   20  
  159 
 х 
 8
 7
 х
 8
 8
 х
 х
 8
 8
 8
 8
 8
 х
 х
 Х
   71  
 я 
 я
 я
 я
 я
 в
 в
 я
 я
 я
 я
 я
 в
 в
 я
 Х
   11  
 159 
 8 
 8
 8
 8
 8
 х
 х
 8
 8
 8
 8
 8
 х
 х
 8
 Х
   88  
  3  
Внезапная Л.К.,
диспетчер
  3328 
 в 
 я
 я
 в
 я
 я
 в
 в
 я
 я
 я
 я
 я
 в
 в
 Х
    9  
  20 
поврем
   20  
  119 
  6  
   5   
 х 
 8
 7
 х
 8
 8
 х
 х
 8
 8
 8
 8
 8
 х
 х
 Х
   71  
 болн 
   69  
    5 
 б 
 б
 б
 б
 б
 в
 в
 я
 я
 я
 я
 я
 в
 в
 я
 Х
    6  
 119 
 х 
 х
 х
 х
 х
 х
 х
 8
 8
 8
 8
 8
 х
 х
 8
 Х
   48  
                                                              начальник
службы
старший Руководитель регистрации
Ответственное диспетчер Горидзе Н.Г. Горидзе структурного происшествий Забодаев Г.Д. Забодаев 30 ноября 09
лицо --------- ------- ------------ подразделения ------------ -------- ------------- "--" ------- 20-- г.
должность личная расшифровка должность личная расшифровка
подпись подписи подпись подписи
инспектор
Работник по кадрам Зеленкина М.П. Зеленкина 30 ноября 09
кадровой службы --------- --------- --------------- "--" ------ 20-- г.
должность личная расшифровка
подпись подписи
Печатать с оборотом. Подписи печатать на обороте.

Оплата сверхурочной работы

Основанием для повышенной оплаты сверхурочной работы являются первичные документы: приказ о привлечении к сверхурочной работе и табель учета рабочего времени. Заметим, что сверхурочная работа подлежит оплате в повышенном размере независимо от того, соблюден ли порядок привлечения к сверхурочным работам (Письмо ФНС России от 23.09.2005 N 02-1-08/195@), предельный лимит количества часов сверхурочной работы в год (Заключение Федеральной службы по труду и занятости от 23.06.2005 N 956-6-1). Нарушения, допускаемые работодателем, не должны отражаться на реализации права работника на оплату труда за сверхурочную работу.

Расчет оплаты сверхурочной работы при наличии сведений о ее количестве и структуре не вызывает особых трудностей.

Примечание. Нет учета сверхурочных - расходы не признаются

Налоговый инспектор может не признать в уменьшение облагаемой базы по налогу на прибыль расходы, которые произведены сотрудниками за пределами установленной им продолжительности рабочего времени, если дополнительное время их работы не будет документально оформлено (как сверхурочная работа или работа в режиме ненормированного рабочего дня).

Пример 5. Работник ООО "Урожай" И.И. Усердов трудится в режиме пятидневной рабочей недели, по 8 часов в день, 40 часов в неделю. Ему установлен поденный учет рабочего времени. В ноябре он отработал 15 рабочих дней по 8 рабочих часов, один день 16 ноября - 11 рабочих часов и еще 4 рабочих дня с 23 по 26 ноября - по 9 рабочих часов. Оклад работника составляет 16 000 руб. в месяц. Необходимо рассчитать заработную плату И.И. Усердова за ноябрь с учетом нормы ст. 152 ТК РФ.

Решение. По производственному календарю в ноябре 2009 г. 20 рабочих дней. Сотрудник отработал все 20 рабочих дней (15 раб. дн. + 1 раб. дн. + 4 раб. дн.). За 20 отработанных дней работнику следует начислить оклад в сумме 16 000 руб. (16 000 руб.: 20 раб. дн. x 20 раб. дн.).

В ноябре И.И. Усердов отработал сверхурочно:

Всего 7 часов. Из них к первым двум относятся 6 часов:

К последующим часам относится 1 час, отработанный 16 ноября (3 ч - 2 ч). Рассчитаем размер оплаты за 1 час работы. Для этого оклад разделим на среднемесячное число рабочих часов. В 2009 г. по производственному календарю этот показатель равен 165,58 часа (1987 ч : 12 мес.). Размер оплаты труда за 1 час в ноябре составит 96,63 руб. (16 000 руб. : 165,58 ч). Определим сумму оплаты за первые 2 часа сверхурочной работы в ноябре. Она равна 869,67 руб. (96,63 руб. x 6 ч x 1,5).

За последующие часы сверхурочной работы сумма оплаты составит 193,26 руб. (96,63 руб. x 1 ч x 2).

За ноябрь работнику начислено 17 062,93 руб. (16 000 руб. + 869,67 руб. + 193,26 руб.).

Примечание. Оплата сверхурочной работы сдельщиков

При сдельной оплате труда продукция, произведенная в первые два часа сверхурочной работы, оплачивается по полуторным сдельным расценкам, а произведенная в последующие часы - по удвоенным сдельным расценкам. Чтобы соблюсти требования ст. 152 Трудового кодекса о повышенном размере оплаты труда, необходимо организовать раздельный учет количества продукции, произведенной в первые два часа и в последующие часы сверхурочной работы. При этом разделение на первые два и последующие часы следует производить в порядке, предусмотренном при поденном учете рабочего времени, за каждый день, когда проводились сверхурочные работы.

Работодатель или стороны коллективного (трудового) договора могут установить иной порядок назначения повышенной оплаты сверхурочной работы (ст. 152 ТК РФ).

Пример 6. Работнице ООО "Белая мгла" Х.Ф. Вещун установлен суммированный учет рабочего времени. Учетный период - квартал. Ее оклад - 20 000 руб. в месяц.

В III квартале 2009 г. у работницы не было неявок, она отработала 540 часов. Норма рабочего времени в III квартале 2009 г. - 528 часов. Коллективным договором установлено, что первый час сверхурочной работы оплачивается с учетом коэффициента 1,75, а все последующие - в двойном размере.

Необходимо определить сумму заработной платы за июль, август и сентябрь 2009 г.

Решение. Порядок оплаты сверхурочной работы, установленный в ООО "Белая мгла", отличается от приведенного в ст. 152 Трудового кодекса, но не ухудшает положения работника.

За июль и август Х.Ф. Вещун начислено по 20 000 руб. Сумма заработной платы за сентябрь, помимо оклада 20 000 руб., включает повышенную оплату сверхурочных часов за III квартал 2009 г. Определим общее количество и структуру сверхурочных часов. Всего за учетный период сверхурочно отработано 12 часов (540 ч - 528 ч). Из них 1 час будет оплачен с учетом коэффициента 1,75, а последующие 11 часов в двойном размере.

Определим часовую ставку. Оклад работницы разделим на среднемесячное число рабочих часов. В примере 5 мы уже рассчитали этот показатель. Напомним, что в 2009 г. по производственному календарю среднемесячное число рабочих часов составляет 165,58 часа (1987 ч : 12 мес.). Размер оплаты труда за 1 час в III квартале 2009 г. составит 120,79 руб. (20 000 руб. : 165,58 ч).

Сумма оплаты сверхурочных часов равна 2868,76 руб. [(120,79 руб. x 1 ч x 1,75) + (120,79 руб. x 11 ч x 2)]. За сентябрь работнице начислено 22 868,76 руб. (20 000 руб. + 2868,76 руб.).

Примечание. Отдых вместо повышенной оплаты

По желанию работника и с согласия работодателя сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно (ст. 152 ТК РФ). При этом время, отработанное сверхурочно, оплачивается в одинарном размере. В период, когда работник с согласия работодателя использует время дополнительного отдыха, ему начисляется заработная плата. Она включает все предусмотренные трудовым договором и системой оплаты труда выплаты: начисления исходя из оклада (тарифной ставки), доплаты, надбавки, премии и вознаграждения.

Особенности налогового учета повышенной оплаты сверхурочной работы

В расходы на оплату труда, уменьшающие облагаемую базу по налогу на прибыль, включаются начисления работникам, связанные с режимом работы. Согласно п. 3 ст. 255 Налогового кодекса к ним относятся начисления за сверхурочную работу, производимую в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Заметим, что указание на соответствие законодательству Российской Федерации не ограничивает признаваемую в расходах сумму повышенной оплаты сверхурочных работ предельным лимитом в 120 часов в год на одного работника.

Минфин России подчеркивает, что оплата сверхурочной работы (в том числе и продолжительностью более 120 часов в год) в целях исчисления налога на прибыль относится к расходам на оплату труда в том случае, если привлечение к такой работе предусмотрено трудовым договором (Письма от 22.05.2007 N 03-03-06/1/278, от 07.11.2006 N 03-03-04/1/724 и от 02.02.2006 N 03-03-04/4/22).

О.С.Овчинникова

Заместитель главного редактора

журнала "Зарплата"